В деловом мире благодарственные письма всегда приветствуются. Будь то сказать спасибо за рекомендацию или рекомендацию, или за другую услугу от человека или организации, потратив время, чтобы сказать спасибо, не только покажет получателю, насколько вы цените услугу, но это также покажет вашу вдумчивость и помогите построить более прочные отношения с получателем.
Хотя телефонного звонка или случайного электронного письма может показаться достаточно, оно не имеет такой же серьезности, как и письмо, отправленное по почте. Будучи конкретным, а не электронным, благодарственное письмо добавляет более индивидуальный подход к вашему сообщению благодарности. Это также оказывает сильное эмоциональное воздействие на получателя и имеет тенденцию оставлять впечатление, которое длится дольше.
Поскольку благодарственные заметки могут быть очень эффективными для установления новых связей, развития существующих отношений и демонстрации вдумчивости отправителей, это более чем необходимо, чтобы каждый владелец бизнеса или профессионал знал, как их написать. Вот рекомендации по написанию незабываемого благодарственного письма.
Как написать деловую благодарственную записку
1. Выберите подходящее приветствие: если вы отправляете письмо с благодарностью одному конкретному человеку, отправьте ему или ей имя и фамилию, например Уважаемый мистер Адамс. Если вы обращаетесь к нескольким лицам, включите их всех по имени и названию в строку приветствия. Избегайте клише и безличных приветствий, таких как , к которым это может относиться, или дорогой сэр. Такие приветствия снимают блеск с вашего письма и ослабляют интерес к нему получателей. Ваше приветствие должно убедить получателя, что благодарственное письмо было отправлено им специально.
2. Начните с благодарности: . Первое предложение в вашем письме с благодарностью должно быть структурировано вокруг слов благодарности. Это предложение придет после приветствия, но до объяснения, почему вы благодарите получателя. Старайтесь не продлевать или не ослаблять это предложение ненужными словами, поскольку я хотел бы выразить свою благодарность за это, и я просто пишу, чтобы сказать «спасибо». Вместо этого используйте прямое предложение, представленное в простом настоящем совершенном времени — например, Большое спасибо за или Мы очень ценим вашу
3.Объясните причину вашего письма: важно, чтобы вы сначала четко указали причину, по которой вы пишете благодарственное письмо. В вашем письме не будет желаемого эмоционального воздействия, если вы не укажете причину или если вы сформулируете неопределенную причину, например, это может означать тысячу вещей, таких как Мы ценим ваш бизнес или Большое спасибо за быть там для нас. Вместо этого напишите что-то вроде: большое спасибо за предложение огромной скидки в прошлый раз, когда я пришел за покупками в ваш магазин или Спасибо за позволяя нам служить вам в течение 10 лет.
4. Укажите пользу или значение услуги-: чтобы читатель понял, насколько вы цените, и цените то, что Вы благодарите их, назовите основную выгоду или влияние причины, которую вы указали ранее. Например, вы могли бы написать, ваш совет оказался неоценимым для того, чтобы помочь нам в достижении годовых целей наших компаний , или скидка, которую я получил, помогла мне сэкономить несколько сотен долларов, и все, что мне было нужно для оплаты моей полезности счета в прошлом месяце. Подобные заявления мотивируют читателя продолжать эти отношения и предлагать еще больше.
5.Выскажите свою надежду на будущее. Одна из самых вдохновляющих и заставляющих задуматься частей благодарственного письма — это ваша мысль или надежда на будущее, связанные с той выгодой, которую вы изложили. Обязательно связывайте эту надежду с текущими усилиями или целями получателей. Например, вы можете написать: Я надеюсь, что мы продолжим удовлетворять ваши потребности в обслуживании активов, когда вы откроете новое учреждение в Сиэтле . Такое заявление сообщает получателю, чего вы ожидаете, и прямо заявляет о своем желании установить с ними долгосрочные отношения.
6. Еще раз поблагодарите и закройте свое письмо: Ваше последнее предложение должно быть простым, которое повторяет вашу первую благодарность. Начните с чего-то вроде Еще раз спасибо за , но используйте другие слова по своей причине.
В большинстве случаев будет уместно закрыть вашу благодарственную записку с некоторыми вариациями С уважением, С уважением или С уважением. Это должно затем следуйте вашей подписи. Всегда пишите свое имя в пеневене, если письмо напечатано. И когда это уместно, укажите свое название или должность и название своей компании под своим именем.
