למזכירה תפקיד מאוד חזק בכל ארגון. כאשר אדם נכנס לחברה שלך לראשונה, האדם הראשון שהוא עשוי לראות יהיה המזכיר או המנהל שלך, וכיצד לטפל בהם יהיה חשוב מאוד ביצירת רושם של החברה שלך בעיני המבקרים. p5>
לכן לא ניתן לומר בטעות שמזכירות / מנהלים הם מקבלי תדמית של החברה שלך. הם צריכים להיות מסוגלים להתלבש יפה, לדבר טוב ואפילו לדבר טוב; הם צריכים להיות גם אנשים שיכולים לאחסן מידע רגיש ולהיות דייקן בעבודה כל יום. כאשר מתראיינים עם מזכירה או מזכירה, יש לציין את הגורמים הבאים:
6 גורמים שיש לקחת בחשבון בעת הראיון עם מזכירה / פקידת קבלה
- רמת ניסיון – עליכם לגלות עד כמה המועמד יודע שהוא עובד כמנהל או כמזכיר, והאם היא בעבר מילאה תפקיד דומה.
- כישורים -: דבר נוסף שכדאי לשים לב אליו הוא מיומנויות המועמדים כמו כישורי תקשורת והקלדה.
- יכולת לעבוד עם בוסים -. למנהלים / מזכירות יהיו בעיקר עובדים בכירים איתם עליהם לעבוד. אתה רוצה לדעת אם אדם זה יכול לעבוד טוב עם הממונים עליו.
- כישורי תקשורת בין-מחלקתיים -: אתה יכול גם לקבוע אם אדם זה יכול להתמודד עם אישים שונים, עם שסביר להניח שהיא תפגוש בכל יום.
- דייקות -: כל אחד אחר יכול לדלג על העבודה, אך לא על המנהל. המשרה שהיא מעסיקה כל כך חשובה שהיא צריכה להיות בעבודה כל הזמן, ועליך לברר אם אדם זה מסוגל להשיג זאת.
- כישורי קבלה מרובים: עבודה עומס העבודה של המזכיר הוא בדרך כלל גבוה. היא צריכה לחייג, לענות לשיחות, לקבל אורחים ולעשות הרבה דברים במקביל. ריבוי משימות היא מיומנות חשובה מאוד שכל מזכירה חייבת להיות בה.
כיצד להתכונן לראיון עם מזכירה / מנהל
- בחר מקום לראיין המיקום צריך להיות שקט ולא מסיח את הדעת.
- קבע את זמן הראיון . כמה זמן יימשך הראיון.
- בחר בחלונית הראיונות . אם יש לך מנהל משאבי אנוש, הוא צריך להיות בפאנל הראיונות. עליכם לכלול גם כמה אנשים שהמנהל יעבוד איתם בארגון שלכם.
- הדפיסו עותק מהביוגרפיה של כל מועמד והעבירו אותו לחברי צוות הראיונות כדי שיוכלו ללמוד משהו על המועמד. ולשאול כמה שאלות שיש לשאול לפני הראיון.
- הכן את השאלות שלך מראש וקבע מי ישאל כל אחת מהן.
חלק מהם שאלות שכדאי לשאול במהלך הראיון:
35 שאלות אפשריות שתוכלו לשאול מזכירות / מנהלים פוטנציאליים
- האם יש לך ניסיון בתחזוקת לוח השנה ותזמון פגישות? אם כן, איך מתכננים את הפגישה?
- מה אתה צריך לזכור כשאתה מתכנן פגישה?
- איזו תוכנת ניהול לוח שנה אתה מכיר?
- מה סודי? מידע?
- אם המידע / הקובץ מסומן כסודי, איך היית מתמודד עם זה?
- ספר לי מה אתה יודע על מערכות אחסון.
- איך אתה מסתדר הנהלת חשבונות?
- איך היית מתמודד עם רישום במחשב?
- מהו מכתב רשמי ובלתי פורמלי?
- מה תכלול במכתב רשמי שאתה לא טורח לקבל במכתב לא רשמי?
- האם יש לך דוגמאות של מכתבים רשמיים שכתבת בעבר?
- אילו סוגים של מערכות תקשורת עסקיות קיימות?
- באילו תוכנות או יישומים אתה משתמש כדי להבטיח איות נכון?
- תן למזכירה מכתב עם כמה שגיאות ובקשה ממנה לערוך את המכתב תוך מספר דקות.
- באילו בעיות אתה נתקל כשמנסים למסור הודעה בכתב?
- אילו צעדים אתה נוקט בכדי לוודא שקל למצוא קבצים, במיוחד כשאתה לא נמצא?
- מדוע אתה רוצה לעזוב את העבודה הנוכחית שלך?
- מה אתה יש לך הצעות או הצעות לשיפור בהתבסס על נהלי המזכירות הנוכחיים שלנו?
- אם היו לך מספר סדרי עדיפויות הדורשים עיבוד סימולטני, כיצד לבחור את הראשון שיעבד קודם?
- תאר ריבוי משימות?
- מה אתה חושב שאתה מסוגל לבצע ריבוי משימות?
- מה אם אתה מגלה שעומס העבודה שלך גדול מדי יופי, מה היית עושה?
- איך היית מתמודד עם מועדים מוגדרים?
- ספר לי על הזמן בו תצטרך להתמודד עם תאריך יעד מאוד קפדני למשך זמן לא מספיק.
- אילו סוגים של תוכנות מחשב ויישומים אתה מכיר היטב?
- מהי מהירות ההדפסה שלך?
- בישיבת הנהלה, מה על מזכירה לעשות?
- כיצד אתה מתקשר עם אנשים מורכבים בטלפון?
- האם ביקרת או לקוח אי פעם בגסות רוח? אם כן, איך הרגשת ואיך התמודדת עם זה?
- איך אתה מתמודד עם לקוחות זועמים?
- האם אתה עובד מהר מאוד או מעדיף לא למהר כדי לא לטעות במקום זאת ?
- מהי הגהה?
- למה לשים לב כשאתה מגהה?
- האם אתה אוהב לעבוד עם אנשים אחרים או שאתה מעדיף לעבוד לבד?
- מה הסכום המינימלי שאתה יכול לקחת אם אתה מציע עבודה זו?
אלה השאלות העיקריות שעליך לשאול את המועמדים לראיון. מזכיר / מנהל אתה יכול גם לחשוב על להמשיך עוד יותר על ידי מתן המועמד למשימות מעשיות, למשל, כתיבת מכתב או מענה לשיחת טלפון.
עליכם גם לראות כיצד המועמד מתלבש ושמלות; מזכירות צריכות להיות לבושות היטב, מנומסות ותמיד יתנהגו יפה. מכיוון שאדם זה גם יעבד הרבה מידע סודי, ייתכן שתרצה להסתכל על ההיסטוריה של המועמד ולבקש המלצות כדי שתוכל להיות בטוח.
