רישום הערות יעיל בפגישות עסקיות הוא מיומנות שלוקח זמן לשלוט בה. ואם אתה שחקן בעולם התאגידי או העסקי, ללא ספק תצטרך לשלוט במיומנות זו מכיוון שתצטרך להשתתף בישיבות עסקיות בהן רישום הערות חשוב מאוד.
למרות שיש לך מזכירה או עוזר, שרושם עבורך פגישות עסקיות, הם לא יעשו אותו דבר כשאתה משתתף בכנס עסקי חשוב בחו"ל או פגישה מאולתרת עם לקוח או ספק מחוץ למשרד.
גם אם רשמת פתקים לשימוש אישי כמה פעמים זה לא קורה אממ, כי יהיה לך טוב כדי לרשום הערות בפגישות עסקיות. הסיבה לכך היא שרשום הערות בפגישות עסקיות מצריך מערך מיומנויות שונה לחלוטין. לדוגמה, בתווים אישיים אתה יכול להשתמש בקיצורים ותמלילים או אפילו ברישומים שרק אתה יכול לפרש. הערותיך האישיות לא צריכות ללכת לפי התבנית או להראות מחשבות בפני קורא אחר. והם לא צריכים להיות מסודרים, מכיוון שהם נועדו לשימושך בלבד.
עם זאת, הערות על פגישות עסקיות משמשות מטרה שונה לחלוטין מכיוון שהן נכתבות עבור אחרים, והן משמשות כמסמכים היסטוריים המסמנים החלטות ופעולות שננקטו או נדונו בישיבה עסקית. אם אתה צריך לרשום הערות בפגישה עסקית; הטיפים הבאים יעזרו לכם להשתמש בהם ביעילות:
10 אסטרטגיות יעילות לרישום הערות וטיפים לפגישות עסקיות
1. השתמש בעט ונייר
אתה יכול להמר שאנחנו עכשיו בעולם הטאבלטים, המחשבים הניידים והמחשבים האישיים. אבל האמת היא ששימוש בעט ונייר פחות פולשני, וקל יותר לך לשמור על קשר עין עם האדם המדבר. בנוסף ליצירת קיר בינך לבין האדם האחר, מכשירים דיגיטליים נותנים רושם שאתה עובד על משהו אחר או מתקשר עם מישהו, גם אם זה לא. ועוד יותר קל להסיט את דעתך בעת השימוש במכשירים אלה.
2. למד ולהשתמש בקצרים
לא, התיעוד אינו מיועד רק למזכירות ועיתונאים.זה עדיין רלוונטי להערות בפגישות עסקיות, במיוחד כשאתה מאזין לדובר שמדבר במהירות. לימוד קצרנות אינו קשה כמו שאתה חושב. פשוט חפש באינטרנט משאבים מועילים ורלוונטיים ותוכל ללמוד אותם תוך מספר חודשים.
אם אין לך זמן ללמוד שורטורטים, תוכל לנסח קיצורים משלך ומנומוניקה שתשתמש בהם בעת רישום הערות. פגישות עסקיות. אתה יכול לדמיין את כל מה שאתה אוהב; רק וודא שזה הגיוני עבורך.
3. פשוט הדגישו את נקודות המפתח
עבורך יהיה משעמם לרשום הערות אם אתה מנסה להרוס את הכל. כאשר רושמים הערות בפגישה עסקית, הקשיבו לכל דבר, אך רשמו רק את הדברים החשובים והחשובים. למותר לציין, אך אינך צריך לרשום בדיחה קצרה שנפרצה במהלך הפגישה.
- הכן דוח כתוב מיד לאחר הפגישה
כפי שצוין קודם לכן, הערה עסקית משמשת כמסמך היסטורי ומידע רקע, אך רק כאשר היא הופכת לטקסט ממצה. כמובן, אינך יכול לצפות שהחברה תשמור את גיליון הטיוטה שכתבת במהלך הפגישה.עליכם להכין דוח כתוב בצורה מסודרת שיהיה ניתן להצגה ולהבנה יותר לכל קורא.
נסו להכין דוח מיד לאחר הפגישה, כשאתה עדיין טרי במוחכם. וגם אם אינך מתבקש להגיש דוח רשמי, אתה יכול להשתמש במסמך זה לארכיון האישי שלך או כראיה במקרה של התנגשות בנושא הדיון.
- האזין היטב
כשמתחילה פגישה עסקית, התפקיד הכפול שלך מתחיל: להקשיב ולרשום הערות. אם כי לעשות את שניהם יחד זה קשה, ונראה שזה לא מציאותי, אם אתה רוצה להיות טוב יותר באחד, אתה צריך להקשיב. אם אתה יכול להקשיב לכל פרט חשוב בלי לפספס אף אחד, אתה תמיד יכול לכלול את מה שפספסת על ידי כתיבה מאוחר יותר.
- דע את ההבדל בין סוגים שונים של הצהרות
במהלך פגישה עסקית, משתתפים דנים בסוגים שונים של תביעות. אלה כוללים דעות, עובדות, שאלות, הצעות, השערות, שאלות וכן הלאה. עליכם לדעת להגדיר כל אחת מההצהרות מסוג זה כדי למנוע בלבול. אתה יודע שזה יכול להיות מבלבל כשאתה מדווח על הצעה כעובדה.
- עשה זאת בקצרה ובפשטות
לא משנה איך תעד את מה שקורה במהלך הפגישה עליכם להבהיר את הדוח הסופי שלכם לטובת אחרים. לשם כך, וודא שהשפה שלך ברורה ואובייקטיבית בכל דבר.
- כתוב את כל הדברים על הפגישה
ביצוע הערות בפגישה עסקית, אל תשכחו להוסיף את כל הפרטים הדרושים אודות הפגישה; לקראת דיונים. אלה כוללים את סוג הפגישה ( מתוזמן או חירום ), מטרת הפגישה, תאריך ושעה של הפגישה, שם האדם שכינס או היה יו"ר הישיבה, שמות הנוכחים וכל מידע הנוגע לפגישה הבאה. פרטים אלה הופכים את הערות הפגישה שלך למושלמות. אינך רוצה שאנשים יתחילו לשאול מי אמר באיזה תאריך ובאיזו שעה התקיימה הפגישה.
9. היו מדויקים: . עליכם להיות מדויקים לחלוטין בהצגת פרטי פגישה עסקית. , מכיוון שזה יהפוך למסמך רשמי מאושר.
10. קרא בעיון
גם אם המטרה שלך היא לספק מידע מדויק אודות הפגישה העסקית עם ההערה שלך חוסר טיפוגרפיה, דקדוק ואיות טעויות הן גם חשובות מאוד. אם ההערות שלך מלאות בשגיאות אלה, אתה מערער את המוניטין שלך כספק מידע אמין.
