כיצד לנהל ביעילות את זמנך בעבודה להפחתת לחץ

האם משימות המשרד שלך לחוצות ועייפות? אם כן, הנה 7 אסטרטגיות מעשיות לניהול יעיל של זמנך ובסופו של דבר להפחתת מתח.

ניהול זמן הוא היבט חשוב מאוד בחיים, אך אנשים רבים מעדיפים ללמוד כיצד לנהל את כספם לעומת זמנם. אתה יכול למעשה להרוויח יותר כסף, אך לא ניתן להחזיר את הזמן שבזבזת או שלא ניצלת אותו שלא נכון.

אם אתה לא מצליח לנהל את זמנך בצורה טובה, אתה בהחלט נלחץ. עם זאת, אם תנהל את זמנך בצורה טובה, תבחין שאתה תהיה מאושר יותר ויהיה לך הרבה יותר זמן לעשות דברים חשובים אחרים עבורך.

מהו לחץ?

ניתן לומר כי לחץ הוא תגובה פיזית, נפשית ורגשית של הגוף לגירויים חיצוניים, כמו סכנה או איום. כאשר אדם מתמודד עם מצב מסוכן או מאיים, הגוף משחרר זרם של הורמוני לחץ, כולל קורטיזול ואדרנלין, לזרם הדם. . הורמונים אלו עוזרים להגדיל את המיקוד, להגדיל את זמן התגובה, להידוק השרירים ולהגברת כוח וסיבולת, ועוזרים לכם להתגבר על המצב בצורה הטובה ביותר.

משמעות הדבר היא פשוט כי מתח אינו בהכרח דבר רע. לדוגמה, לחץ יכול לעזור לכם לשמור על טון בזמן הצגתכם בעבודה. עם זאת, לעיתים גוף האדם אינו יכול להבחין בין סכנה גופנית לבין לחץ רגשי, ולכן הוא יכול להגיב באופן שווה גם לאיומים פיזיים וגם רגשיים.

לדוגמא, גופך עשוי לפרש את הניסיון שלך לעמוד בלוחות זמנים בעבודה כסכנה פיזית. מה שמוביל לשחרור הורמוני לחץ. כאשר זה קורה לעתים קרובות למדי, זה הופך להיות אפילו יותר קל לגוף לשחרר את ההורמון האמור, וקשה יותר לכבות אותו, מה שמוביל לכך שברוב המקרים אתה נמצא במצב מוגבר של לחץ.

מה הקשר בין מתח ללחץ? ניהול זמן?

האם אתה מפגר ללא הרף בעבודה שלך? האם אתה בא בסוף היום ומגלה שלא השגת שום דבר ברשימת המטלות שלך.ובכן, יש סיכוי שתעשה עבודה גרועה בניהול זמן, וזה לא משפיע על בריאותך הפיזיולוגית.

למעשה, מחקר של עבודה וסטרס מצא כי עובדים שלא עשו מאמץ מפוקפק. על מנת לנהל את זמנם הם הרגישו פחות בשליטה על חייהם. מחקר שערך כתב העת הרפואי הבריטי אומר כי על ידי ניהול יעיל של זמן, מתח ממוזער במקום העבודה. עוד צוין כי לחץ במקום העבודה נכנס גם לחיי משפחה ומערער על חיי בית שקטים.

כמעט כל מי שנמצא במקום העבודה סובל מהלחץ של ניסיון לעמוד בלוחות הזמנים תוך שהוא מנסה ללהטט אחריות אישית אחרת. ומשימות. אנשים רבים בעולם כיום חייבים להתאים לתפקיד של הורה, בן / בת זוג או עובד. ניסיון לשמור על התפקידים שמגיעים עם כל העמדות הללו יכול להיות די מסובך, אפילו עם הטכנולוגיה. סגנון

ישנה אמונה רחבה שאם אתה יכול לגרום לעצמך לעבוד מהר יותר, אתה יכול להתגבר על לחץ.אחרים, לעומת זאת, מאמינים שהם יכולים לנהל טוב יותר את זמנם על ידי הגדלת מספר השעות שהם עובדים ביום, וכתוצאה מכך הם מאבדים משנתם.

3 היתרון האולטימטיבי של ניהול זמן יעיל

א. זה עוזר להפחית את החרדה הקשורה ליישום הפרויקט. כשאתה יוצר תוכנית ולוח זמנים ברור של אבני דרך חשובות, אתה מפחית את הלחץ הכרוך בעבודה על הפרויקט.

קביעת אבני דרך ניתנות לאימות תעזור לך לשמור על הריכוזיות ותאפשר לך לבדוק את ההתקדמות שלך מול אבני הדרך שתיארת. באופן כללי. בשל העובדה שאתה יכול לשלוט בקלות על הפרויקט במהלך ביצועו, תהיה רגוע בהרבה במהלך תהליך זה.

b. זה מאפשר לך לקבל מנוחה מספקת: על ידי ניהול יעיל של הזמן שלך, תקבל מנוחת לילה טובה. זה גם חוסך ממך את הצורך לנוח במקום אחר כדי להירגע, מכיוון שכבר היה לך את המנוחה הנכונה כשהיית צריך לעשות את זה. בזכות ניהול זמן יעיל, תוכלו להשלים את המשימה שיש לכם במקום העבודה, ליהנות מחייכם האישיים ועדיין לישון בשלווה.

ג. זה עוזר במניעת תחושת גודש: לעיתים קרובות הוא מוצף כשמנסים להתחיל פרויקט, במיוחד אם ישנם פרויקטים קטנים אחרים שעדיין דורשים את תשומת ליבך.על ידי ניהול נכון של זמנכם תוכלו לתעדף את המשימות החשובות ביותר וכך לשלוט טוב יותר על המצב.

אחת הסיבות הטובות ביותר לשיפור ניהול זמן היא הימנעות ממתח. עם זאת, לא משנה כמה טוב תנהל את זמנך, בהכרח תרגיש סוג כלשהו של לחץ מעת לעת. להלן סימנים נפוצים ללחץ לקוי וניהול זמן:

• עצבנות מוגברת
• עייפות
• קושי להתרכז
• שכחה

>

• אובדן שינה
• הפרעות גופניות כמו כאבי ראש, פריחה, גירוד, התכווצויות וכו '.
• דיכאון

עם זאת עם זאת, האמת עדיין נכונה: אף אחת מהשיטות שלעיל לא תיתן פיתרון מתמשך, מכיוון שאם תגיע למגבלה, היא רק תשרוף אותך מהר יותר ותהפוך את הלחץ שלך למהיר עוד יותר.

הנה החדשות הטובות; אתה יכול להשתפר בזמן הניהול. תשומת לב לאיך שאתה מבלה את זמנך תעזור לך לנהל אותו בצורה יעילה יותר. להלן מספר טיפים שיעזרו לך לנהל את זמנך בעבודה להפחתת לחץ בצורה יעילה.

כיצד לנהל ביעילות את זמנך בעבודה להפחתת לחץ

1. השתמש במתכננים: יש אנשים שעדיין מעריכים שתכנון זמנם פשוט גוזל זמן שהם יכולים להקדיש לנושאים חשובים יותר. אולם, זה רחוק מאוד מהאמת. מתזמנים הם כלים שימושיים מאוד לניהול זמן.

כדי להשתמש בהם ביעילות, עליך לתזמן תחילה את כל הפגישות המתוזמנות ואז להוסיף דברים אחרים שצריך לעשות בזמן מסוים. אבל שאינם קבועים באבן. אז אתה צריך להוסיף משימות אחרות שכדאי להסתיים במהלך השבוע, ולהוסיף קצת זמן להתאוששות, הרפיה ותקשורת, מכיוון שהן חשובות מאוד אם אתה רוצה לחיות ללא לחץ.

2. עדיפות: היכולת לתעדף חשובה מאוד לניהול זמן יעיל ולמזעור מתח. ישנן דרכים רבות לתעדוף משימות, אחת מהן היא שיטת ABC.

כאן תצטרך ליצור שלוש רשימות. הרשימה כוללת משימות דחופות. רשימה B צריכה לכלול משימות שצריך להסתיים, אך לא כל כך רגישות לזמן, ורשימה C צריכה לכלול משימות שתרצו לבצע אך לא רגישות לזמן.

תוכלו גם לתעדף משימות באמצעות נקודת מבט השפעה לעומת מאמץ.משימה עם תשואות גבוהות, אך עם מעט מאמץ תהיה ניצחון מהיר, בעוד משימות עם תשואה גבוהה ומאמצים גדולים הן הפרויקטים העיקריים שלך.

דרך נוספת לתעדוף היא לבחון את הדחיפות והחשיבות. יש לתת עדיפות גבוהה ביותר למשימה שהיא דחופה וחשובה, בעוד שמשימות שאינן דחופות ואינן חשובות נחשבות בדרך כלל לבזבוז זמן ואולי אפילו לא שווה את זה.

3. דחיית דחיינות: דחיינות פירושה פשוט דחיית משימות שתוכלו פשוט לבצע כרגע. עבור מרבית האנשים, ככל שמשימה אינטנסיבית יותר, גוזלת זמן או לא רצויה, כך גדל הסיכוי שהם ינסו לדחות אותה לעתיד.

אנשים גם דוחים אותה למועד מאוחר יותר בגלל חוסר ידע או כישורים לבצע משימה ספציפית. הפחד מפני הערכת החרדה הלא ידועה (החשש שלא תעשה את העבודה מספיק טוב) הם גם חלק מהסיבות לכך שאנשים מתעכבים. עם זאת, הדבר רק מוביל לכך שהאדם מתרגש עוד יותר ככל שמספר המשימות הבולטות גדל. אז איך מתגברים על דחיינות? אנו יכולים לעשות זאת באופן הבא:

• חלוקת משימות גדולות לחלקים קטנים יותר וניתנים לניהול .לדוגמה, אם יש לך פרויקט שנמשך כ -4 שעות, אתה יכול לפצל את העבודה שלך לחסימה של שעה ביום או אפילו לכמה ימים. המשימה הקשה קלה יותר להתמודדות אם תקדיש להם זמן.
• השתמש בתוכנית של חמש דקות: אמור לעצמך שתעבוד רק על המשימה במשך חמש דקות, לאחר תחילת העבודה תבחין בתכנית ככל הנראה שתחרוג מסימן חמש הדקות.
• צור טווח קצר: לטווח הקצר יעזור לעמוד בתאריכים הרגילים. זה יאלץ אותך תמיד לעשות משהו, וכך כשאתה נתקל בטווח הארוך לא יהיה לך כל כך הרבה לחץ ועבודה.
• הימנע נסו להיות מושלמים: פרפקציוניזם הוא אחת התכונות שלעולם לא תוכלו להשיג, אך ניסיון להשיג זאת תמיד יגרום לכם ללחץ. המטרה הסופית שלך צריכה להיות תמיד בכוחך; אם אתה נותן לעצמך מספיק זמן כדי לעשות את המיטב, זה בסופו של דבר יפחית את הלחץ.
• קביעת יעדים: , לאחר ניתוח המטרות שלך ופיקוח על המחיר, תראה החשיבות של מה שאתה עושה. נסה ליצור יעדים ספציפיים, ניתנים למדידה, בר השגה, רלוונטיים ותקופת זמן.
• השתמש בשיטת פומודורו: כאן אתה פותר את הבעיה שאתה צריך להשלים. ואז תגדיר את הטיימר למשך 25 דקות.במהלך תקופה זו, עבדו על המשימה עד שהטיימר יצלצל. קח הפסקה קצרה של שלוש עד חמש דקות. לאחר ארבעה מחזורים, התחל לקחת הפסקות ארוכות יותר מרבע שעה לשלושים דקות.

4. נהל את ההתחייבויות שלך: יותר מדי או אפילו לא מספיק התחייבויות יכולות לגרום ללחץ. סירוב של כמה התחייבויות שעשויות להיות לך לא בהכרח אומר שאתה מוותר.

פירוש הדבר שאתה יודע מה חשוב לך, גבול המשימה שתוכל למלא, ותוכל להחליט כיצד אתה רוצה להקדיש את הזמן שאתה צריך להיות ברמה של ביצועים מקסימליים. אל תמהרו לעשות דברים שלא חשובים לכם.

5. אם הדבר אפשרי, האצילו: לנסות לעשות הכל בעצמכם או לנסות להיות בכל המקומות בו זמנית יכולים להתעייף במהירות. אדם. חשוב לציין כי לא משנה עד כמה היזם או העובד מוכשר, הוא / היא לא יכולים לבצע את כל המשימות.

במקום לנסות לנהל משימות ברמת המיקרו, עדיף להאציל אחריות מוגזמת לעובדים המוסמכים. , הנה הצוות האפקטיבי. על ידי חלוקת העבודה באופן שווה יותר, כל אחד יקבל פחות אחריות ולכן יהיה יעיל ופרודוקטיבי יותר.

בנוסף, מועיל להבחין מתי אתה יכול לעזור ואיפה אתה צריך. מנהיגים מנוסים לומדים שהאחרון חשוב יותר מהראשונים.

6. גלה על סימנים שעשויים להעיד על לחץ או שאתה מתקשה לנהל את זמנך. אתה יכול לבקש מחבריך, מבני משפחה או מעמיתים לספר לך על הסימנים שהם רואים כשאתה נמצא תחת לחץ.

7. ניהול זמן ממכר. אתה יכול להתאמן על ידי שאלת עצמך שאלה פשוטה; "האם זה מה שעלי לעשות עכשיו?" אם כן, הם ממשיכים לעשות את זה.

8. הימנע מבזבוז זמן: הימנע מבזבוז זמן במקום העבודה כי הם מובטחים תמיד ימשוך אותך לאחור ולא יאפשר לך להשלים את המשימה שלך. להלן כמה מהפסדי זמן אלה:

• הפרעה: הפרעות תמיד יהיו חלק ממקום העבודה, אך זו הדרך בה אתה מעבד אותם שאומר שזה אכן יוביל לאובדן. זמן.
• כישורי משלחות רעים: ניסיון לעשות הרבה דברים בעצמך רק יביא לבזבוז זמן שניתן להשתמש בו טוב יותר. במאמץ אחר.
• גאדג'טים: גאדג'טים לתקשורת הם באמת חשובים במקום העבודה, אך אם מנוהלים בצורה לא נכונה, טלפונים ניידים, נגן מוסיקה ומחשבים וכו 'יכולים להפוך במהירות למקור עצום של הסחת דעת ו בסופו של דבר להוביל לאובדן זמן.
• תקשורת עם קולגות: תקשורת עם עמית הכרחית לסביבת עבודה בריאה, עם זאת, עליך לזכור שלא עבדת בארגון כדי לתקשר עם אחרים. הגבל את משך הזמן שאתה מבלה בדיונים עם עמיתייך ובדיקת עבודתך.

לסיכום, מתח נפוץ מאוד במקום העבודה בגלל האופי הדינמי של מקום העבודה ועומס העבודה ההולך וגדל של הממוצע עובד. אך עדיין יש תקווה להיות מסוגלים לחיות משרה מלאה ולנהל חיים אישיים נטולי לחץ.

תמיד תהיה אמת שתמיד יהיו הרבה במשותף עם חוסר זמן או אנרגיה כדי לתת לכולם תשומת לב. עם זאת, אם תלמד לנהל את זמנך בצורה יעילה, תוכל לפשט את חייך.