בכל פעם שהעסק שלך צריך לקבל מבקרים עסקיים מחו"ל, עליך לכתוב ויזת עסקים מכתב הזמנה. מבקרים אלו יכולים להיות הקונים הקיימים או הפוטנציאליים שלך, משקיעים קיימים או פוטנציאליים, מבקרים בתערוכה או בכנס, שותפים או סוכנים זרים, עובדים זרים או אנשים המגיעים ללמוד באתר במפעלים של חברתך.
המכתב שלך בהזמנה אמורה הצהרה ברורה של המניעים והפעילות המתוכננת של הביקור. הוא גם יודיע על תוכניות המבקשים לחזור לארצם בתום ביקורו. אך עליכם לזכור שמכתב ההזמנה אינו מהווה ערובה לכך שהוויזה העסקית שלכם תאושר. עם זאת, אם לא תכתוב, ויזת האורח תידחה, מכיוון שמכתב הוא תמיד תנאי מוקדם למבקרים עסקיים.
אם החברה שלך מזמינה מבקר למטרות עסקיות, אתה או נציג אחר של החברה שלך חייבים לכתוב מכתב הזמנה עבור המבקר.עליכם לשלוח למבקר שני עותקים מקוריים של המכתב, האחד שעליו לספק בעת הגשת בקשה לוויזה, והשני בעת כניסתכם לארץ.
כמה טוב אתה מגדיר את הזמנת הויזה העסקית שלך יכול לקבוע במידה רבה אם אשרות מבקרים שאושרו או לא (, אם כי מבקשי הויזה ישקלו בגורמים אחרים, כגון האם למבקש יש זכות לבקר במדינתך ). לכן, עליכם לדעת לכתוב מכתבי הזמנה עסקיים משכנעים. להלן מספר הנחיות כלליות לכתיבת הזמנה לוויזה עסקית.
כיצד לכתוב תבנית הזמנה לוויזה עסקית לדוגמא.
1. כתובת נכונה: הזמנת הויזה העסקית שלך תידחה אם היא לא מטופלת כראוי. רוב השגרירויות או העמלות הגבוהות לא יסלחו אפילו על שגיאת כתיב בכתובת, ולכן עליכם לעשות זאת נכון. לפני כתיבת המכתב שלך, בקר באתר הרשמי של שגרירות ארצך במדינה כדי לקבל את הכתובת הנכונה שאליה יש לשלוח מכתבים כאלה.
בנוסף, עליך להשתמש גם בברכה המתאימה.אם אתה יודע את שמו של הקצין הקונסולרי שיקבל את המכתב, אתה יכול לכלול אותו. אבל אם אינך יודע את שמו של הנמען הסביר, ברכה פשוטה כמו קצין קונסולרי יקר .
3. ציין את מיקום המבקרים ומידע רלוונטי אחר-: במכתב -זמנה לוויזה עסקית, עליך לציין גם את שם המבקרים, את שם החברה שהם מייצגים, את מיקומם בחברה זו ואת הקשר שלהם לחברה שלך.
בהתאם לדרישות, הנדרש עשוי להידרש לציין את תאריך הלידה של האורח, עיר, ארץ הולדת, מספר דרכון, מצב משפחתי ונתונים אישיים אחרים. בכל מקרה, כלול את פרטי הקשר המלאים של המבקר, מכיוון שהמחלקה הקונסולרית תרצה לפנות אליהם ישירות לשאלות מסוימות.
4. ציין את מטרת הביקור ומשך הזמן: מכתב ההזמנה לויזה עסקית אמור גם לציין את המטרה שלשמה אתה מזמין את המבקר, וכן כמה זמן הוא מבזבז במדינה שלך לפני שאתה חוזר למדינתך.
בנוסף, עליך לציין את כוונת המבקרים לעזוב את מדינתך ברגע שתושג מטרת הביקור. כדי לשכנע את מקבל הדברים, עליכם לציין את כל ההתחייבויות של המבקרים במדינת מולדתם שיעודדו את יציאתם מייד לאחר שהגיעו למטרת ביקורם.
5. ציין מי יכסה את העלויות: במכתבך עליך לציין גם אם אתה או המבקר תכסה את הוצאות הנסיעות והוצאות נלוות. אם ברצונך לכסות הוצאות, יתכן שתתבקש לספק עדות לזמינות הכספים לכיסוי הוצאות, כגון הצהרת בנק.
לאחר שכללת את כל פרטי המידע החשובים, ציין בפסקה האחרונה שאפשר ליצור איתך קשר לצורך הבהרה כלשהי. וכולל את פרטי הקשר שלך. סיבוב המכתב שלך בברכה או סגירה מקובלת אחרת; לאחר מכן עקוב אחר זה עם חתימתך, שם ומיקומך בחברה אותה אתה מייצג.
זכור שוב שמכתב ההזמנה אינו מסמך חובה, אך הוא מכיל הוכחות תיעודיות המאשרות את הצורך בהוצאת ויזה, ויכול להיות לפשט את הליך בקשת הוויזה.
