ביליתם זמן ביצירת תוכנית המשכיות אידיאלית. אפילו הכשרת את כל בעלי העניין ודאגת שכל עובדי המפתח ידעו בדיוק מה לעשות בכל זמן נתון. אבל איך אתה יכול להיות בטוח שיש לך תוכנית אמינה
אכן אינך יכול לדעת אם לא בדקת את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך כדי לתת לך מושג על המצב האמיתי בחיים. ייראה ככה. אך מכיוון שאף בעל עסק לא יכול לחכות עד שיתרחש אסון כדי שיוכלו לבחון את תוכנית ההמשכיות העסקית שלו, יש למצוא דרכים יצירתיות לבחון תוכנית זו. לפני שנדון בכמה אסטרטגיות בדיקה בהן תוכלו להשתמש, חשוב לקחת בחשבון כיצד לתכנן בדיקות מוצלחות לתכנית ההמשכיות העסקית שלכם.
ראשית עליכם להחליט על יעדי הבדיקה. מה בדיוק אתה מתכוון להשיג? איך היית מדרג את ההופעות? לאילו תוצאות אתה מצפה ?עליכם לענות על שאלות חשובות אלו כדי לאפשר לכם ליצור תרגילים חזקים לבדיקת תוכנית ההמשכיות העסקית שלכם.
זה גם עוזר להרכיב צוות בדיקה לתוכנית ההמשכיות העסקית שלך. קבוצה זו תהיה אחראית לבחון אזורים עסקיים מרכזיים שעשויים להיות מושפעים ממצב חירום, ואז לפתח מטלות ניסיוניות וגם תיאורטיות שיעזרו לבצע בדיקות של תוכנית המשכיות עסקית. להלן כמה דרכים יצירתיות וחכמות לבחון את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך.
כיצד לבדוק את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך
א. דיונים סביב השולחן העגול
ניתן לעשות זאת אם עובדי מפתח או משיבים העיקריים מתיישבים לדון בתרחישים של אסונות טבע וכיצד לפתור אותם. זוהי דרך חכמה לוודא שכל עובד או משיב יודעים בדיוק מה תפקידם בהחלמת האסון, וכי הם באמת מסוגלים להתמודד עם תפקיד זה.
אתה יכול להמשיך ללמד מישהו כיצד להגיב במשך שנים ועדיין להיות מופתע עמוק כאשר בסופו של דבר קטסטרופה מתרחשת מכיוון שאדם מזלזל בה. כדי להימנע ממצבים כאלה, עדיף לוודא שכולם מבינים מה מהם. הנדרש על ידי הדגמה מילולית כיצד יגיבו למקרי חירום ואיך ימלאו את תפקידם בהבטחת המשכיות עסקית.
b. בדוק כמה משתנים
כשמתרחשת תאונה, זה בעצם מתחיל כמצב שמשפיע על חלק קטן מהארגון, ואז מתפשט ומשפיע על הארגון כולו. לדוגמה, גרזן מחשב קטן יכול להוות אסון עצום עבור הארגון אם הוא לא נבדק בזמן.
לכן, אם ברצונך לבדוק את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך, אתה יכול ליצור מצב מבחן קטן, למשל, להגביל את הגישה לאינטרנט של החברה או לשבש במכוון את תהליך העבודה ואז לצפות כיצד עובדים יגיבו אליו זה.כמו כן, הקפידו להשוות את תשובותיהם למה שתואר בפירוט בתוכנית ההמשכיות העסקית כדי להבטיח שהם באמת יבינו את תפקידם ויפעלו בהתאם.
ג. צור אי נוחות
אסטרטגיה יעילה נוספת ליצירת מצב של אי נוחות, אם יש משהו שהעובדים שלך כל כך רגילים לעבוד איתו, נסה לתקן את הבעיה הזו במשך כמה ימים ולראות איך הם יכולים להתמודד בלעדיה.
לדוגמא, אתה יכול להפוך את הטנדרים ל"בלתי נגישים ". במשך מספר ימים ולראות כיצד הם יבטיחו שהלקוחות יישארו מרוצים ומצוידים. הרעיון הוא לראות כיצד העובדים שלך יכולים להגיב ולנהל את המצב במשאבים מוגבלים.
ד. תרגילי חירום
ניתן להשתמש בהם כדי לבחון את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך ואת תגובת העובד שלך למקרי חירום ובעיות אבטחה. כאשר מתרחש אסון, התרגיל הראשון הוא פינוי. לכן עליכם להיות בטוחים כי העובדים והמשיבים שלכם מבינים היטב את הליך הפינוי. יש לעשות זאת לפחות פעם בשנה.
ה. ימי עיון והדרכות
סמינרים והדרכות רגילות עם תרגילים מעשיים בסוף היום יכולים לעזור בהגברת הידע של העובדים שלך על תכנון המשכיות עסקית.בנוסף, מבחנים מעשיים ותרגילים בסוף אימונים כאלה יכולים לעזור גם במבחן הידע שלהם.
f. בדיקות רגילות
זה גם עוזר לבדוק באופן קבוע את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך. אתה יכול לשכור מומחים לתכנון המשכיות עסקית שיעזרו להעריך את התוכנית שלך ואת מוכנות החברה שלך לאסון. מומחים אלה יבחנו את התוכנית שלך ויתנו ייעוץ מקצועי לגבי מה עליך לכלול או לא לכלול מתוכנית ההמשכיות העסקית שלך. עדיף.
כיצד ליישם תוכנית המשכיות עסקית
למרות שאתה זקוק למינון אופטימי בינוני כדי להתחיל ולהתחיל את העסק שלך, עליך לזכור תמיד שהעסק שלך עשוי להתמודד בעיות חמורות בכל עת. אסון הוא בעיה אחת כזו.
אף על פי שאסונות אינם צפויים, עליכם להכין את העסק שלהם עבורם כך שהם יוכלו להמשיך גם מול אסונות אלה. זה לא צריך הרבה אסון כדי לשבש את העבודה היומית שלך. אפילו אסון טבע פשוט, כמו הפסקת חשמל או התקפה של פושעי רשת, יכול לגרום נזק אדיר לעסק שלך, שלא לדבר על אסונות גדולים כמו שיטפונות קשים והוריקנים.
תוכנית המשכיות עסקית היא אסטרטגיה מתואמת הכוללת תכניות ונהלים, דבר שמבטיח ללקוחות שהעסק יוכל לספק כל הזמן את צרכיהם לאחר שיבושים עסקיים לא מתוכננים. הוא מפרט כיצד העסק שלך ימשיך לפעול לאחר כל סוג של אסון. פיתרון כזה אומר שתמשיך לספק את המוצרים והשירותים שלך ( הכי חשוב לפעילות עסקית ) ותקבע את המשאבים הנחוצים כדי להבטיח את המשכיות העסק שלך.
בעל תוכנית המשכיות עסק חשוב מאוד, עם זאת, היישום הנכון ובזמן הנכון חשוב עוד יותר. לא תשיג את יעדי תכנון ההמשכיות העסקית שלך אם התוכנית שלך מיושמת בצורה גרועה.
סוגי האסונות שייתכן שהם עומדים בפני העסק שלך יקבעו אילו פעולות עליך לנקוט כדי להבטיח את המשכיות העסקית מול אסונות כאלה. לדוגמה, במקרה של שריפה או כל אסון טבע אחר שעלול להוות סכנה לבניין החברה שלך, אחת התוכניות החשובות ביותר שלך צריכה להיות פינוי העובדים שלך לאזורי ישיבות ייעודיים במקום אחר. עם זאת, במקרה של אסון סביבתי או מזג האוויר, פינוי בניין החברה שלך עשוי להציב את עובדיך בסיכון גדול יותר לפגיעה. לכן חשוב לנקוט בצעדים הנכונים כשמנסים להבטיח המשכיות עסקית.
יישום תוכנית המשכיות עסקית אמור להיות משימה פשוטה אם עשית את כל המאמצים הדרושים ליצירת תוכנית מלכתחילה. והצעד שתעשו במהלך היישום תלוי באסונות שלמענכם אתם מכינים את העסק שלכם. להלן כמה צעדים אופייניים שאתה צריך לנקוט בעת יישום תוכנית המשכיות עסקית:
שלב 1 . בדוק את תכניות ההמשכיות העסקית שלך כדי לברר את סוג תוכנית פינוי האסון. העדיפות הראשונה שלך היא להבטיח שכולם, ובמיוחד העובדים שלך, יהיו בטוחים ומאובטחים. אובדן עובד כתוצאה מאסון טבע עלול לפגוע בעסק שלך, תלוי עד כמה הוא חשוב לעסק שלך. ברגע שתגיעו לנקודות המפגש הייעודיות לפגישת הפינוי, ספרו את העובדים כדי לוודא שכולם נוכחים והכל בסדר. אם עובד מושפע מאסון טבע, התחל לעשות מאמצים לעזור לו להתאושש במהירות האפשרית.
שלב 2: העריך את מידת הנזק שנגרם כתוצאה מאסון הטבע. האם איבדת את המלאי שלך? האם איבדתם מידע חשוב על לקוחות ומוצרים? האם האסון גרם נזק משמעותי למרכז הנתונים שלך? האם איבדתם כמה נכסים חשובים בעסק שלכם ?התשובות שלך יקבעו אילו צעדים לנקוט כדי לשחזר אובייקטים אבודים במלואם.
שלב 3: צור קשר עם צדדים שלישיים שיכולים לעזור לך. צור קשר עם הספקים והלקוחות שלך כדי ליידע אותם על ההתפתחות ובקש את התמיכה שלהם בזמן שאתה מנסה לחדש את העסק שלך. כמו כן, צור קשר עם חברת הביטוח שלך כדי להתחיל לנקוט בצעדים להגשת תביעה.
שלב 4: צור פגישה לעובדים, למנהלים ולבעלי המניות שלך. בפגישה עליכם להודיע להם על הזמן שייקח להתאושש ולהדגיש את אסטרטגיות ההתאוששות השונות בתכנית ההמשכיות שלכם.
שלב 5. התחל לשחזר את הסחורה או השירותים הדרושים כדי חידוש הפעילות העסקית לרמה פונקציונלית, גם אם בניין החברה שלך עדיין משופץ. אם מישהו מעובדיך מצליח כרגע לבצע פעולות תקשורת טלוויזיות, עשה זאת, מכיוון שמטרתך להחזיר את העסק שלך למסלול בהקדם האפשרי.
שלב 6: בדוק את הכיסוי הביטוחי שלך ולקבוע אילו נכסים פגומים (, כגון חומרה / תוכנה ותשתית צריכים להחליף ). ערכו רשימה מלאה של נכסים אלה ונתחו כיצד תחליפו אותם. שלחו את הרשימה לחברת הביטוח, כמו גם את עלות החלפת הנכסים האבודים.
למרות שתוכניות המשכיות עסקית משתנות בהתאם לעסק ולסוג האסון הצפוי, צעדים אלה חלים כמעט על כל תוכניות ההמשכיות העסקית.
