האם אתה רוצה לעקוב אחר ההוצאות שלך, אך חסר לך הידע והכלים? אם כן, הנה 17 טיפים שימושיים כיצד לעקוב אחר הוצאות העסק שלך בחינם.
ללא קשר לסוג העסק שאתה מפעיל או מפעיל, בהכרח תעביר אותו. טופס עלות כזה או אחר. סכום הכסף שעסק מוציא וכיצד הוא מוציא תמיד ישמש תפקיד חשוב בקביעת האם עסק יצליח או לא.
לעסק שמוציא כסף רב על הוצאות כדי להישאר מעל לצוף. הוא אמור להיות מסוגל לייצר רווחים. חברות שיש בהן הוצאות גדולות במהלך עשיית עסקים, אך אינן מרוויחות רווחים גדולים, בהחלט יצטמצמו עם הזמן.
מכיוון שכל החברות צריכות לנסות לשמור על איזון בין הרווח שהן מקבלות להוצאות שהן מוציאות, חשוב ביותר להעריך כל העת עלויות.הערכת עלויות אלה מאפשרת לבעלי עסקים לקבוע היכן הם מוציאים את הכסף הגבוה ביותר ולקבוע דרכים למזער עלויות. סגנון
על ידי הקטנת הסכום שעסק מוציא הוא יכול להגדיל את הרווח שלו. אך לפני שמעריכים את הוצאות העסק, על בעלי העסקים לעקוב אחר הוצאות העסק כראוי. ישנן שיטות שונות בהן תוכלו להשתמש כדי לעקוב אחר הוצאות עסקיות. כמה מהשיטות הפופולריות ביותר למעקב אחר הוצאות עסקיות כוללות שימוש במסמכי נייר, גיליונות אלקטרוניים ומערכות תוכנה.
השיטה שתבחר עשויה להיות מבוססת על העדפות אישיות או סוג וגודל העסק שמעורב. כל אחת משיטות אלה מתמקדת בארגון הוצאות עסקיות בקטגוריות מסוימות ועדכון שוטף של הסכומים שהוצאו בכל אחת מהן לקביעת ההוצאות העסקיות הכלליות של החברה. להלן מספר סיבות נוספות שכדאי לעקוב אחר ההוצאות העסקיות שלך על בסיס קבוע.
4 סיבות מדוע עליך לעקוב אחר ההוצאות העסקיות שלך, החל מהיום
א, שיפור הידע במימון ובניהול מזומנים . אחת הסיבות השכיחות ביותר לכישלון של מרבית המפעלים היא היעדר כסף.מכיוון שתזרימי מזומנים כה חשובים להישרדותו של עסק, האם זה רק הגיוני שאיש או אישה חכמים מנסים לעשות הכל כדי שהעסק שלו לא ייפול בפח בגלל שיש לו מעט מדי?
דרך אחת לעשות זאת היא דרך ניהול הוצאות יומיומי כך שלא תגיעו לסוף החודש ותמצאו שהוצאות עלו על הכנסות.
על ידי מעקב אחר ההוצאות העסקיות שלך, אתה יכול לשלוט טוב יותר על ההוצאות, לדעת בדיוק מה אתה מוציא וכמה הן עולות. אתה. המספרים היומיים האלה הופכים לסמן שלך כדי לראות אם אתה חורג מהתקציב החודשי שלך או לא. התהליך כולו עוזר לכם להיות מודעים יותר כלכלית. באמצעות נתונים אלה אתה יכול לאתר ולתקן הרגלי בילוי רעים כבר מההתחלה לפני שהם יוצאים מכלל שליטה.
לא תחסוך רק כסף, מה שישפיע לטובה על הרווח שלך, אלא גם תפנה כסף שתוכל להשקיע בתחומים חשובים אחרים בעסק, כמו למשל מחלקת השיווק.
<חזק> ב.אתה מוכן יותר לעונת המס ויכול להחזיר את הכסף: עונת המס יכולה להיות די בעייתית, במיוחד אם אינך מוכן מספיק; למעשה, זה יכול להיות מפחיד. לעתים קרובות בעלי עסקים מבלים כדי לקבל את כל החשבונות והתעודות הנדרשים על המחשבים הניידים ותיבות הנעליים שלהם.
אבל אינך צריך לעבור על זה. על ידי שמירת רשומות נאותות, אתה תמיד תהיה מוכן לעונת המס הקרובה. אל תרוץ, אל תהיה עצבני ואל תדאג אם אתה מפסיד כסף. אתה מבין, הוצאות רבות ניתנות לניכוי מס, מה שאומר שאתה יכול להחזיר את הכסף. עלויות אלה כוללות:
- ארוחות צהריים ופגישות עסקיות
- הוצאות על העברת טלפון נייד והעברת נתונים
- הוצאות נסיעה, למשל דלק לצורך השתתפות בישיבה עם לקוח
- ציוד משרדי כמו נייר מכתבים.
- עלויות השכרה
- עלויות של משרד ביתי : אם יש לך בית במשרד, אתה יכול להיות זכאי למחיקה של משרד הביתי. לדוגמה, אם המשרד הביתי שלך הוא 20% מהגודל, אתה יכול לדרוש החזר של 20% מכלי השירות, התחזוקה וכו '.
אבל אתה יכול להחזיר את הכסף רק אם אם אתה עוקב אחר, סווג וחשף את ההוצאות העסקיות הללו. כישלון רישום מדויק פירושו שאתה משאיר כסף שנצבר קשה על השולחן ובידיו של פקיד מס.
ג.עובדים שמחים יותר: אם אתה מנהל צוות עובדים, סביר להניח שהם ישלחו לך קבלות על הוצאות נסיעה, ארוחות והוצאות אישיות אחרות. על ידי מעקב אחר ההוצאות הללו אתה יכול להחזיר לעובדיהם את כספם במועד, החזר לעובדיך בכספם משמח אותם ואינו מאפשר להם להזכיר לך הוצאות שהוגשו לפני זמן מה.
ד. קלות קביעת הרווחיות: כמעט כל בעל עסק יודע לחשב את הרווחיות (הכנסות פחות הוצאות). הרווחיות אומרת לך אם העסק שלך עובד טוב, זה גם עוזר למשוך משקיעים, לממן את הפעילויות היומיומיות שלך ועוזר להשיג מימון.
לא ניתן להעריך בחשיבות הרווחיות, אך באופן פרדוקסאלי, בעלי עסקים רבים מבינים בצורה גרועה מאוד זה. לרוב זה נובע מהעובדה שהם לא מסוגלים לעקוב במדויק אחר הכנסותיהם והוצאותיהם, מה שמקשה עליהם לדעת באמת היכן הם נמצאים.
למרבה המזל, לעיתים קרובות על ידי מעקב אחר הוצאות, אתה אתה יכול לקבוע במהירות את הרווחיות שלך מבלי להבין אותה. רשומות.
מעקב קבוע אחר הוצאות עסקיות גם ימנע מכם להניח הנחות סבירות לגבי הרווחיות. ארגונים רבים מבצעים את הטעות הזו כשהם רואים שמכירות מגיעות, בטעות מאמינים כי העסק שלהם משתלם יותר ממה שהוא בפועל.
עם זאת בחשבון, הנה כמה דרכים בהן עסק יכול לעקוב אחר הוצאותיו;
4 דרכים נוחות אך יעילות ביותר למעקב אחר הוצאות עסקיות
i. ספר חשבונות: ישנם בעלי עסקים שעדיין מעדיפים עט ונייר מיושנים כדי לעקוב אחר הוצאותיהם, עם זאת, ניתן לנהל את הספרים רק לעסקים קטנים, כמו בעלות יחידה, ללא עובדים או הרבה עסקאות מורכבות, ולכן לעקוב אחר הוצאותיהם. אתה יכול באותה קל לכתוב אותם בשדה מדי יום או פעם בשבוע. .
בואו לזמן המס, הוסיפו כל קטגוריית הוצאות וכתבו אותם ברשימה ג של החזרי המס שלכם. בחברה גדולה יותר תצטרך לעשות משהו יעיל יותר בכדי לכסות את ההוצאות שלך בצורה נכונה.
ii. תוכנה וגיליונות אלקטרוניים: תוכנת מחשב מפשטת מאוד את המעקב אחר ההוצאות העסקיות. לדוגמה, תוכנה כמו QuickBooks מאפשרת לך לסווג את ההוצאות, לרשום את כל ההוצאות ולתייג אותן בקטגוריה המתאימה.
ניתן גם ליצור דוחות למעקב אחר הוצאות בקטגוריות שונות. התוכנה יעילה יותר ממדריך ונייר, ומאפשרת הכנת מיסים, שכן המחשב עוקב אחר העלויות ומוסיף אותם עבורך.עליך לגבות את התוכנה שלך מדי יום כדי לא לאבד את הרשומות העסקיות שלך.
בעלי עסקים יכולים גם לעקוב אחר הוצאות עסקיות באמצעות גיליונות אלקטרוניים. גיליונות אלקטרוניים ותוכנה משתמשים בכתבי עת ממוחשבים כדי לעקוב אחר הוצאות כמו כתבי עת לנייר. חברות רבות מעדיפות להשתמש בשיטה זו בעת מעקב אחר הוצאות, מכיוון שהיא דורשת פחות שטח אחסון, וניתן לגשת לרשומות כמעט מכל מקום ובכל זמן.
השימוש בשיטה זו יכול גם לפשט את ארגון הקטגוריות של הוצאות עסקיות ו עדכוני סיכומים. קטגוריות ההוצאות העסקיות הנפוצות ביותר הכלולות במערכות מעקב תוכנה כוללות השכרה, שירותים, הוצאות נסיעה, בידור לקוחות, משכורות, מיסים ואספקה. תוכנת מעקב אחר הוצאות לעסקים קטנים מחשבת אוטומטית עלויות כשאתה נכנס אליהם, וחוסך זמן רב בהשוואה לשיטות אחרות.
iii. קבלות: רישומי ההוצאות שלך, שנרשמו או נכנסו למחשב, הם רק חלק מהתיעוד הנדרש לתשלום מיסי עסקים. עליכם גם לשמור קבלות על הוצאותיכם.עבור עסק קטן עם מספר קטן של צ'קים, תיק כמו אקורדיון עם תוויות לקטגוריות שונות של הוצאות, כגון פרסום, נייר מכתבים, דואר וכו 'יעבוד מצוין, עבור עסק גדול תיקיות בארון תיקים יכולות לעבוד. לאחר שרשמת את ההוצאה, שלח את הקבלה לתיקיה או החלק המתאים של קובץ האקורדיון שלך.
iv. קילומטראז ' אם אתה משתמש במכונית האישית שלך לעסק שלך, אתה יכול לשמור על מחיר קבוע לכל מייל שאתה נוהג למטרות עסקיות, כמו להתקשר ללקוחות או ללכת לחנות האספקה למשרד כדי לאסוף מחסניות מדפסת. לשם כך עליכם לרשום רישום קילומטראז ברכבכם ולרשום את מיילים ההתחלה והסיום עבור כל נסיעה, כמו גם את מטרת הנסיעה, הדבר מקל על צבירת מיילים העסקים שלכם בסוף השנה, אך משמש גם כתיעוד כדי להצדיק את ניכוי המיילים שלכם במס הכנסה.
כיצד לעקוב אחר הוצאות עסקיות 17 טיפים שימושיים
1. צור חשבון בנק מסחרי: רבים אישיים יזמים לא רואים צורך להפריד בין חשבונות עסקיים ואישיים שלהם. אם יש לך חשיבה מסוג זה אז הגיע הזמן לנטוש אותה ולקבל חשבון בבנק עסקי.בדוק תמיד אם ההכנסה העסקית שלך מזוכה בחשבון העסקי שלך, והשתמש בהלוואה עסקית או בחשבון שוטף עבור כל רכישה הקשורה לעסקים שניתן לשלם בכרטיס.
אם הם צצים, אתה יכול להעביר כספים. בין שני חשבונות, אך הבחנה ברורה בין שני החשבונות תעזור לכם לעקוב בקלות אחר ההוצאות העסקיות והעסקיות שלכם. יצירת חשבון בבנק עסקי תיצור גם את ההלוואה העסקית שלך, שהיא שימושית אם תזדקק למימון בעתיד.
בנוסף, הגיוני לקבל כרטיס אשראי המיועד לשימוש עסקי. הסיבה לכך היא שיהיה לכם קל יותר לארגן באופן שיטתי את ההוצאות שלכם באמצעות כרטיס אשראי מיוחד. זה אמור להיות נוח יותר מאשר נשיאת מזומנים, מכיוון שרוב הקמעונאים מקבלים כרטיסי אשראי לעסקות קטנות.
2. אל תסרב לקבלות שלך. אל תזרוק רק קבלות, אלא כשאתה מקבל קבלות לרכישות הקשורות לעסקים, אחסן אותן במעטפות או במגירה ואז אחסן אותן בארון קבצים הממוין לפי חודש. אם עברת את הביקורת, יתכן שתצטרך קבלות אלה כהוכחה לרכישות העסק שלך.
שמירת עותקים של תקבולי הוצאות מועילה מאוד בעת מילוי החזרי מס.כמובן שמס הכנסה אינו מחייב קבלות על הוצאות עסקיות שאינן עולות על 75 דולר, אך מומלץ (במיוחד לעסקים קטנים) לשמור על תקבולי רכישה למעקב יעיל אחר הוצאות עסקיות.
3. השתמש בלוח השנה המקוון, לרשום את ההוצאות שלך בזמן שהן מתרחשות : כלי לוח שנה מקוון כמו לוח השנה של Google יכול להיות כלי בעל ערך רב להגדרת התראות על הוצאות חוזרות או חד פעמיות. השתמש בטופס האירוע כדי לרשום את סוג ההוצאות (לדוגמה, שירותים, שכר דירה, שירותי קבלן) ומקבל הכספים. אתה יכול גם להשתמש ביומנים האלה כדי להגדיר התראות שמזכירות לשלם עבור ההוצאות הקרובות לפני שהן מתרחשות, ותוכל להדפיס את לוח השנה כולו להתייחסות כשתגיע תקופת המס הבאה.
4. השתמש בתוכנת המעקב ולנתח את הרכישות העסקיות שלך. מרבית התוכניות החשבונאיות מספקות את היכולת ליצור קטגוריות הוצאות ולשייך אותן לאלמנטים דומים בצורות המס שלך, מה שמקטין את משך הזמן בהכנת החזרי מס.אתה יכול גם להשתמש בתוכניות אלה כדי ליצור דוחות הכנסה, כך שתוכל להעריך בקלות את מצבך הכלכלי. העסק שלך.שימוש בתוכנת מעקב מכירות תחסוך לך זמן רב כשמגיע עונת המס ועליך להגיש את המסים שלך.
5. שכור רואה חשבון: אם אתה שם לב ככל שהעסק שלך גדל וההוצאות מסתבכות יותר, כדאי לשקול להעסיק רואה חשבון שיעזור לך לעבור את התקבולים והחשבונות שלך ולעקוב אחר מספר פעמים בתוכנת החשבונאות שלך. שעות בכל חודש. בדרך כלל, רואי חשבון גובים 20 עד 50 דולר לשעה עבור שירותיהם, וזה בהחלט שווה את זה.
6. קבל עזרה : אם אתה רק מתחיל עסק משלך ומגלה שאתה נתקל בבעיות עם מעקב אחר עלויות, עליך לבקש עזרה כדי שתוכל להתחיל ברגל ימין.
7. הישאר על מסמכי נייר . בכדי לנכות את מרבית העלויות, עליכם לעקוב אחר רכישות, כגון קבלות, המחאות שבוטלו או חשבוניות. הקדישו זמן בסוף השבוע על ידי הזנת קבלות או הורדתם מאתר הבנק או כרטיס האשראי לתכנית החשבונאית שלכם. סווג תמיד עלויות לקטגוריות כמו פרסום, שירותים, ציוד משרדי וכו '. עליכם לשמור על כל תקבולים עסקיים פיזיים למשך 7 שנים למקרה שמס הכנסה או מפקח המס שלכם יראו אותם.
8, חתוך את העודף: אם ההוצאות שלך עולות על התקציב שלך, אתה יודע שעליך לשבת ולנקוט אמצעי זהירות. עיין בכל אחת מההוצאות שלך כדי לראות היכן תוכל לקצץ אותן.
9. אל תשכח את המכונית שלך: עקוב אחר קילומטראז 'והוצאות נלוות אחרות בנפרד ועדכן אותה באופן קבוע. לא רק עקוב אחר כמה קילומטרים היו מנקודה A לנקודה B, אלא גם וודא לרשום את הקילומטראז '.
10. השתמש בתוכנת הנהלת חשבונות : באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות תוכל בקלות לאזן את פנקס צ'קים. אך לרוב התוכנה מגיעה גם עם תכונות נוספות, כמו בדיקת דוח ההכנסה שלך מדי חודש, רבעוני, או בכל פעם שאתה צריך לראות היכן הרווח שלך נמצא. הגיע הזמן להפסיק להסתמך על מחשבונים כדי לעקוב אחר העסק שלך.
ישנן מספר תוכניות הנהלת חשבונות שמקלות על מעקב ובניהול הוצאות. רובם נטולי שגיאות ומספקים תוצאות מהירות. בבחירת תוכנת הנהלת חשבונות לעסק שלך, הקפד לרכוש תוכנית רווחת ידועה ופופולרית בקרב רואי חשבון.
11. הקצה עיבוד של מזומנים קטנים. הקצה אדם אמין אחד לחברה כדי לעבד מזומנים קטנים כדי להקל על מעקב אחר תנועת הכסף שלך ולהימנע מבלבול וטעות. למרות שמזומנים קטנים הם בעצם סכום כסף קטן, הסכומים הקטנים הללו יכולים במהירות להמציא סכום גדול סכום. קבע הנחיות ברורות מדוע אתה יכול להשתמש בכמויות קטנות של כסף ולחסל הוצאות מיותרות.
12. אל תתמהמה: רשמו תמיד את התקבולים ברגע שתשיג אותם, במקום זאת צריך לחכות עד שהם יצטברו. עיכוב בעניין זה עלול להוביל לאובדן שליטה על הנתונים הכספיים שלך. תיעוד נתונים כאלה חוסך לך באופן קבוע זמן ושומר על הרשומות שלך מעודכנות.
13. שמירה על תקציב. בעל תקציב ושמירה עליו חשוב מאוד לעקוב אחר ההוצאות שלך. בדוק את ההוצאות השבועיות שלך בפירוט ובדוק עד כמה ההכנסה שלך נגדן.
עם זאת, בהתאם למצב בשטח, יתכן שתצטרך להתאים את התקציב שלך מעת לעת. אם מתעורר הצורך, עליכם לעשות כל מה שצריך, אך וודאו כי אתם מקצים מספיק כספים לכל המחלקות העיקריות בעסק שלכם. בנוסף, הקדישו כספי חירום.
14.הכירו את היסודות של הנהלת חשבונות: גם אם אתם מתכוונים לשכור מומחה לניהול חשבונאות עבורכם, העסק שלכם יהיה שימושי מאוד אם אתם בקיאים בכלים של חשבונאות בסיסית ומשתתפים באופן פעיל בניהול ההון בעסק שלכם. כסף הוא מאוד חשוב בעולם העסקי מכיוון שהכרת ההיבטים הכספיים של ניהול עסק חשובה לא פחות מהידיעה על המוצר או השירות שאתה מוכר.
נסה כמיטב יכולתך ללמוד נושאים כמו הנהלת חשבונות והנהלת חשבונות. חשבונאות Tersky על מנת לקבל הבנה טובה יותר והבנה של ההשקעה שלך. עקוב אחר תזרים המזומנים לעסק שלך וממנו; זה נקרא תזרים מזומנים. מזומנים מתייחסים לכספי הבנק שלך שעליך לשלם לעובדיך, לספקים ולנושים שלך. הערכת ההבדלים וההשלכות של תזרים מזומנים חיובי ושלילי יכולה להועיל מאוד לרווחתה הכספית של החברה שלך.
תזרים מזומנים חיובי טוב לעסק כולו, וזה מצביע על כך שיותר כסף נכנס לעסק ממה שהוא משאיר. מצד שני, תזרים מזומנים שלילי מצביע על כך שמושקעים יותר כסף ממה שהוא מתקבל, וזה אף פעם לא טוב. אם מגמת התזרים השלילית לא תשתנה, העסק בהחלט ייסגר.
מעקב אחר תזרים המזומנים שלך יעזור לך לעקוב אחר הכסף שלך על ידי קביעה אם יותר מדי נכסים של החברה שלך קשורים במניות, אם אתה צריך לאסוף את הכסף שמגיע לך, או אם זרימת הכסף לעסק פשוט לא מספיקה.
בנוסף, עליך לבחון גם את המאזן של החברה שלך. מאזן הוא תמונת מצב של המצב הכספי של חברתך בכל זמן נתון, והוא מונה את הנכסים וההתחייבויות של העסק שלך כדי לקבל את שוויו הנקי. זה גם נותן תמונה ברורה יותר של מה יש לעסק שלך וצריך בכל עת.
15. תכנן הוצאות גדולות: שמור תמיד על ההוצאות העיקריות בפרספקטיבה ותכנן להתאים אותן. עם מתי לוח השנה הפיננסי פורח, ולא בתקופות שיש לך תקציב מוגבל. חשוב מאוד שכל בעלי העסקים יידעו אילו חודשים הם האיטיים ביותר למכור בכדי להימנע מהוצאות מיותרות בתקופות אלה. תכנן מראש את כל ההוצאות הגדולות כדי להתכונן לעלויות נוספות. זה יעזור להימנע מהלוואות מיותרות מחשבונות החברה. במידת האפשר הימנע מהוצאות גדולות במהלך העונה האיטית.
16. רישום נכונה של פיקדונות: עליך להבטיח שנרשם נכון את כל הפיקדונות העסקיים שלך כדי להבטיח שלא תעשה זאת לשלם מיסים על כסף שלא הושקע בעסק כלל כהכנסה.הטמיע מערכת במשרדך כך שכל העסקאות הכספיות יהיו ברורות, דע מאיפה הכסף מגיע ולאן הוא הולך.
לסיכום, פתיחת עסק משלך יכולה להיות די מרגשת, אך הפיכת עסק מצליח יכולה להיות די בעייתית. יחד עם מספר עליות יהיו כמה נפילות. עליכם להפיק את הידע והטכנולוגיה לטובתכם בכדי להתמודד עם כשלים, בנוסף הטיפים לעיל צריכים לעזור לכם להתכונן לסערות ולעמוד בהן תוך שמירה על עלויות נמוכות ותשואה גבוהה.
