يعد تنظيم المؤتمرات التجارية والندوات أحد أكثر الطرق ذكاءً لتعزيز عملك وزيادة الوعي بعلامتك التجارية. هذا ما يفسر سبب عقد عدة آلاف من مؤتمرات الأعمال والندوات سنويًا.
سيحدد مدى نجاح المؤتمر أو الندوة كيف سيرى المشاركون عملك أو علامتك التجارية. يرسل مؤتمر أو ندوة أعمال منظمة تمامًا إشارات تدل على أن عملك يمكن أن يفعل الشيء الصحيح طوال الوقت. من ناحية أخرى ، فإن الإعداد السيئ سيخلق انطباعًا سلبيًا دائمًا في أذهان المشاركين.
كل عملية أو رحلة أو مؤسسة أعمال أو استثمار ؛ يبدأ بخطة. لا يحدث شيء دون التخطيط النقدي والاهتمام بالتفاصيل. كصاحب عمل ورجل أعمال ، لا يمكنك أبدًا تجنب الخجل من الندوات أو العروض التجارية. لماذا أقول هذا ؟ فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل العروض التجارية والندوات مهمة.
أهمية تنظيم العروض التجارية والندوات لرجال الأعمال
العروض والندوات التجارية مهمة بالنسبة لهذه العملية:
- إرسال المستثمرين
- زيادة رأس المال
- إصدار المنتج
- تدريب الموظفين
- الاتصال بالعملاء وأصحاب المصلحة
- المؤتمرات
- حماية مشروع أو اقتراح تجاري
في معظم الحالات ، يبدو أن المؤتمرات التجارية والندوات تعمل بشكل مثالي مع جميع الأحداث التي تجري بسلاسة في الموعد المحدد. في الواقع ، ومع ذلك ، هناك الكثير مما يتعين القيام به لتحقيق ذلك. يتطلب تنظيم مؤتمر أو ندوة ناجحة تخطيطًا وإعدادًا مكثفين. يجب القيام بالكثير لخلق المناخ المناسب وتجربة مفيدة للمشاركين. إليك الخطوات اللازمة لتنظيم مؤتمر أو ندوة أعمال ناجحة.
7 “طرق ذكية لتنظيم مؤتمر أو ندوة عمل”
1. حدد موضوعًا أو موضوعًا
سيحدد موضوع أو موضوع الحدث الخاص بك المؤسسة أو الجمهور المستهدف أو المشاركين والضيوف ونهج التسويق.بشكل عام ، سيحضر أولئك الذين يديرون أعمال في هذه الصناعة مؤتمرا أو ندوة أعمال خاصة بقطاع معين ، أو يستهدفون عملاء الشركات في هذه الصناعة.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن موضوع أو موضوع مؤتمر أو ندوة عملك سيحدد نوع قنوات التسويق التي سيتم استخدامها للإعلان ، وكذلك الأفراد الذين يشكلون فريق التسويق. على سبيل المثال ، من المحتمل أن يعتمد مؤتمر أو ندوة عمل بشأن التسويق عبر الإنترنت على قنوات التسويق عبر الإنترنت ، حيث قد يكون الجمهور المستهدف متاحًا عبر الإنترنت بدلاً من وضع عدم الاتصال.
2. حدد مكانًا .
يعتمد اختيار المكان لعقد مؤتمر أو ندوة عملك على عدة عوامل. ويشمل ذلك العدد المتوقع من المشاركين ، ووجود ضيوف شرف أو ضيوف من بلدان أخرى ، وأحداث أثناء الحدث ، وما إلى ذلك.
يمكنك بسهولة تنظيم مؤتمر أو ندوة أعمال نموذجية يشارك فيها من 100 إلى 200 مشارك. في غرفة الندوات بالفندق ، ربما في الفصل الدراسي أو على النمط المسرحي. ومع ذلك ، ستحتاج الأحداث من 500 إلى 1000 مشارك أو أكثر إلى قاعة كبيرة أو جمهور أو مركز مؤتمرات.
يعد موقع الموقع ومعايير الجودة الخاصة به من الأمور الهامة أيضًا ، خاصةً إذا كان من المتوقع أن يزور الأشخاص VIP أو الضيوف الأجانب. عند القيام بذلك ، ستحتاج إلى مكان حسن السمعة مع بيئة جذابة ووسائل راحة عالية الجودة. هل أنت متأكد من أنك لا تريد دعوة شخصيات مهمة لحضور ندوة أعمال تعقد في مكان يُطلق عليه عادة الأحياء الفقيرة.
3. إنشاء خطة تسويق
يجب عليك قم بإنشاء خطة تسويقية تبدأ بتحديد ما إذا كان هناك طلب كبير على ندوتك لجذب الزوار. حتى عند إجراء ندوة داخلية ، يجب عليك تحديد الأسباب التي تجعل الأشخاص يحضرون هذا الحدث الخاص بك ، وهذا سيساعدك على تخطيط المحتوى الخاص بك.
يجب عليك أيضًا تحديد كيفية وصولك إلى زائريك وكم سيكون كلفتك للوصول إليهم. هل ستصل إليهم من خلال الإعلانات المطبوعة المباشرة أو البريد أو التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي؟ تحتاج أيضًا إلى تحديد مقدار تكلفة شحن زائريك. يمكنك التحقق مما تقدم ورش العمل المماثلة وما النفقات. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن هدفك في تنظيم ندوة أو ندوة سيحدد ما إذا كان حضور ندوتك سيكون مجانًا أم لا.
4.حدد محتوى الندوة
قبل تنظيم ندوة أو تقديم عرض تقديمي ، يجب عليك أولاً تحديد ماهية الموضوع الخاص بك ، وأين ستتلقى المعلومات ، ومن سيقدمها ، وكيف سيتم تقديم المعلومات إلى الناس. قد تحتاج أيضًا إلى إضافة برنامج أو برنامج مع أوقات البدء والانتهاء لكل جزء من ورشة العمل. تذكر أن تضيف فترات راحة. أيضًا ، قم بعمل قائمة بالمواد التي تحتاجها ، مثل المصنف ، ومكبرات الصوت للضيوف ، والمحاضرات.
5. اكتب قائمة باللوجستيات اللازمة للحدث
<قم بتدوين تكلفة حجز مكان أو مكان وترتيب المقاعد ومكتب الاستقبال والاحتياجات السمعية البصرية وجهاز العرض والمنصة والمشروبات. يجب أن تقرر ما إذا كنت ستجلب الطعام والشراب إلى المنطقة أو ما إذا كنت ستستخدم خدمات تقديم الطعام في الموقع.
6. إنشاء وإرسال الدعوات عبر البريد
يمكن أن تتراوح دعواتك من نسخة مطبوعة بسيطة من Microsoft Word إلى تصميم غير عادي أنشأه مصمم جرافيك محترف. كل هذا يتوقف على حجم وشكل مؤتمرك أو ندوتك.
حتى يتوفر للمشاركين الوقت الكافي للتخطيط لزيارتهم ، يجب عليك إرسال دعوات لهم قبل أسابيع قليلة من الحدث.ومع ذلك ، لا تقم بذلك مقدمًا حتى يتمكنوا من نسيان قبل التاريخ الفعلي ، على سبيل المثال ، عن طريق إرسال الدعوات قبل سبعة أشهر من تاريخ الحدث ، بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إرسال دعواتك عن طريق البريد الإلكتروني. ولكن ضع في اعتبارك أن بعض المستلمين قد لا يتلقون دعوات بالبريد الإلكتروني بسبب عوامل تصفية البريد العشوائي التي تتسم بالجهد الشديد.
7. ابدأ التسويق
التسويق هو الأكثر أهمية وأصعب مهمة مرتبطة بتنظيم مؤتمر أو ندوة أعمال ، وهذا هو أهم عنصر لنجاح الأحداث الخاصة بك. وذلك لأن عدد المشاركين الذين يصلون إلى هذا الحدث الخاص بك يعتمد إلى حد كبير على جهود التسويق الخاصة بك. بنفس الطريقة ، سواء كان الحدث الخاص بك سوف يحقق أهدافه أم لا ، يعتمد إلى حد كبير على التسويق. لذلك ، تحتاج إلى اعتماد استراتيجية التسويق الصحيحة لجذب حركة مرور رائعة.
وفقًا لجمهورك المستهدف ، ستحتاج إلى التركيز أكثر على التسويق عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت. تشمل أساليب الحكم الذاتي توزيع المنشورات والمنشورات ، والإعلانات في الصحف والمجلات ، والإعلانات على التلفزيون والإذاعة ، وما إلى ذلك. تتضمن طرق الإنترنت الإعلانات المدفوعة ، والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، وتسويق البريد الإلكتروني ، إلخ.
8.قم بإعداد الباقي
، نظرًا لأن الغرض من هذا الحدث الخاص بك هو توصيل رسالة إلى المشاركين ، فأنت بحاجة إلى إعداد مواد العرض التقديمي قبل الحدث. قد ترغب في إنشاء عرض تقديمي لـ PowerPoint ليكون له رابط مرئي عندما تقدم أنت أو مقدمو العروض الخاصة بك المواد.
تذكر توفير الأقلام والملاحظات للمشاركين ، خاصةً إذا كان موضوع مؤتمر عملك أو ندوتك يتطلب الكثير سجلت. بالإضافة إلى ذلك ، عليك أن تقرر كيف ستستمتع بالمشاركين والضيوف. إذا تم عقد مؤتمرك أو ندوتك لعدة ساعات ، فستحتاج إلى تقديم وجبات الغداء أو الوجبات الخفيفة. إذا بدأ في الصباح واستمر لأكثر من ساعة ، فستحتاج إلى تقديم الغداء.
ستحتاج أيضًا إلى إنشاء علامات أسماء وصحيفة إدخال. يسعد المشاركون برؤية أسماء الأشخاص الآخرين وأصولهم فور لقائهم معهم.
شيء آخر لا ينبغي أن تنساه هو الترويج لعملك ، خاصة إذا كان هذا هو هدفك الرئيسي في تنظيم الحدث. ، قم بإنشاء كتيبات ومواد ترويجية أخرى حول عملك ووضعها على مكاتب المشاركين. باتباع الخطوات المذكورة أعلاه ، يمكنك تعيين المكان لمدة يوم أو يومين والتأكد من تثبيت كل شيء.
