كيفية إدارة وقتك في العمل بشكل فعال للحد من التوتر

هناك اعتقاد شائع بأنه إذا كان بإمكانك جعل نفسك تعمل بشكل أسرع ، فيمكنك التغلب على التوتر.يعتقد الآخرون ، من ناحية أخرى ، أنهم قادرون على إدارة وقتهم بشكل أفضل من خلال زيادة عدد الساعات التي يعملون فيها يوميًا ، ونتيجة لذلك فقدوا نومهم.

3 الفائدة النهائية لإدارة الوقت الفعالة

هذا يساعد على تقليل القلق المرتبط بتنفيذ المشروع. عند إنشاء خطة واضحة وجدول زمني لمعالم هامة ، فإنك تقلل من الإجهاد المرتبط بالعمل في المشروع.

سيساعدك وجود علامات تحقق يمكن التحقق منها على الحفاظ على المركزية ويسمح لك بمراجعة تقدمك مقارنة بالمراحل الرئيسية التي حددتها بعبارات عامة. نظرًا لحقيقة أنه يمكنك التحكم بسهولة في المشروع أثناء تنفيذه ، ستكون أكثر هدوءًا أثناء هذه العملية.

ب. يتيح لك ذلك الحصول على قسط كافٍ من الراحة: من خلال إدارة وقتك بشكل فعال ، ستحصل على راحة ليلية جيدة. كما أنه يوفر عليك الراحة في مكان آخر للاسترخاء ، لأنه كان لديك بالفعل الراحة الباقية عندما كان عليك القيام بذلك. بفضل الإدارة الفعالة للوقت ، يمكنك إكمال المهمة التي لديك في مكان عملك ، والاستمتاع بحياتك الشخصية والنوم بهدوء.

c. يساعد ذلك في منع الشعور بالازدحام: غالبًا ما تشعر بالارتباك عند محاولة بدء مشروع ، خاصةً إذا كانت هناك مشاريع صغيرة أخرى لا تزال تتطلب اهتمامك.من خلال إدارة وقتك بشكل صحيح ، ستتمكن من تحديد أولويات أهم المهام وبالتالي التحكم بشكل أفضل في الموقف.

أحد أفضل الأسباب لتحسين إدارة الوقت هو تجنب الإجهاد. ومع ذلك ، بغض النظر عن مدى إدارتك لوقتك ، ستشعر حتما ببعض أشكال التوتر من وقت لآخر. فيما يلي علامات شائعة لسوء الضغط وإدارة الوقت:

• زيادة التهيج
• التعب
• صعوبة التركيز
• النسيان
• فقدان النوم
• الاضطرابات الجسدية مثل الصداع والطفح الجلدي والحكة والتشنجات ، إلخ.
• الاكتئاب

ومع ذلك ، لا تزال الحقيقة صحيحة: لن توفر أي من الطرق المذكورة أعلاه حلاً دائمًا ، لأنه إذا وصلت إلى الحد الأقصى ، فسوف يحرقك بشكل أسرع ويزيد من حدة التوتر.

إليك الأخبار الجيدة ؛ يمكنك أن تتحسن في إدارة الوقت. إن الاهتمام بكيفية قضاء وقتك سيساعدك على إدارته بشكل أكثر فعالية. إليك بعض النصائح لمساعدتك في إدارة وقتك في العمل لتقليل الإجهاد بفعالية.

كيفية إدارة وقتك في العمل بفعالية لتقليل الإجهاد

1. استخدام المخططين: لا يزال بعض الناس يرون أن تخطيط وقتهم ببساطة يستغرق وقتًا يمكن أن يكرسوه للمشاكل الأكثر أهمية. ومع ذلك ، فإن هذا بعيد جدًا عن الحقيقة ، فالمجدولة أدوات مفيدة جدًا لإدارة الوقت.

لاستخدامها بفعالية ، يجب أولاً تحديد موعد لجميع المواعيد المجدولة ثم إضافة أشياء أخرى يجب القيام بها في وقت محدد. لكن التي لم توضع في الحجر. بعد ذلك ، يجب عليك إضافة مهام أخرى يجب إكمالها خلال الأسبوع ، وإضافة بعض الوقت للتعافي والاسترخاء والتواصل ، لأنها مهمة جدًا إذا كنت تريد العيش بدون إجهاد.

2. تحديد الأولويات: تعد القدرة على تحديد الأولويات مهمة جدًا لإدارة الوقت الفعالة وتقليل الإجهاد إلى الحد الأدنى. هناك العديد من الطرق لتحديد أولويات المهام ، أحدها طريقة ABC.

هنا ستحتاج إلى إنشاء ثلاث قوائم. تتضمن القائمة المهام العاجلة. يجب أن تتضمن القائمة “ب” المهام التي يجب إتمامها ، ولكن ليس بالوقت الحساس ، ويجب أن تتضمن القائمة “ج” المهام التي ترغب في القيام بها ولكن ليست حساسة للوقت.

يمكنك أيضًا تحديد أولويات المهام باستخدام وجهة نظر تأثير مقابل الجهد.إن المهمة ذات العوائد المرتفعة ، ولكن مع القليل من الجهد ستكون انتصارًا سريعًا ، في حين أن المهام ذات العوائد المرتفعة والجهود الكبيرة هي مشاريعك الرئيسية.

هناك طريقة أخرى لتحديد الأولويات وهي النظر إلى الإلحاحية والأهمية. يجب إعطاء الأولوية القصوى للمهمة الملحة والمهمة ، في حين أن المهام غير الملحة وغير المهمة تعتبر عادةً مضيعة للوقت وقد لا تستحق حتى ذلك.

3. التحكم في التسويف: يعني التسويف ببساطة تأجيل المهام التي يمكنك القيام بها الآن فقط. بالنسبة لمعظم الأشخاص ، كلما كانت المهمة أكثر كثافة أو وقتًا طويلاً أو غير مرغوب فيها ، زادت احتمالية أنهم سيحاولون تأجيلها للمستقبل.

قام الأشخاص أيضًا بتأجيلها إلى وقت لاحق بسبب نقص المعرفة أو المهارات اللازمة لأداء مهمة محددة. الخوف من المجهول ، تقييم القلق (الخوف من أنك لن تؤدي المهمة بشكل جيد بما فيه الكفاية) هي أيضا بعض من الأسباب التي تجعل الناس لا تزال قائمة. هذا ، ومع ذلك ، يؤدي فقط إلى حقيقة أن الشخص يصبح أكثر حماسا مع زيادة عدد المهام المعلقة. فكيف نتغلب على المماطلة؟ يمكننا القيام بذلك على النحو التالي:

• تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة .على سبيل المثال ، إذا كان لديك مشروع يستغرق حوالي 4 ساعات لإكماله ، يمكنك تقسيم عملك إلى كتلة واحدة في اليوم أو حتى بضعة أيام. تكون المهمة الصعبة أسهل في التعامل معها إذا كرست لها بعض الوقت.
• استخدم خطة مدتها خمس دقائق: أخبر نفسك أنك ستعمل فقط في المهمة لمدة خمس دقائق ، وبعد بدء العمل ستلاحظ من المحتمل أنك ستتجاوز علامة الخمس دقائق.
• إنشاء مدة قصيرة: سيساعد المدى القصير على الوفاء بالمواعيد النهائية المعتادة ، وهذا سيجبرك على فعل شيء دائمًا ، وبالتالي عند تشغيلك على المدى الطويل ، لن يكون لديك الكثير من الضغط والعمل.
• تجنب حاول أن تكون مثاليًا: الكمالية هي واحدة من الصفات التي لا يمكنك تحقيقها أبدًا ، ولكن محاولة تحقيقها ستسبب لك دائمًا ضغوطًا. يجب أن يكون هدفك النهائي دائمًا في قواك إذا منحت نفسك الوقت الكافي لبذل قصارى جهدك ، فسيؤدي ذلك في النهاية إلى تقليل التوتر.
• تحديد الأهداف: ، بعد تحليل أهدافك ومراقبة السعر ، سترى أهمية ما تفعله. حاول إنشاء أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً.
• استخدم طريقة بومودورو: هنا يمكنك حل المشكلة التي تحتاج إلى إكمالها. ثم قمت بتعيين الموقت لمدة 25 دقيقة.خلال هذه الفترة ، قم بالعمل على المهمة حتى يرن المؤقت. خذ استراحة قصيرة من ثلاث إلى خمس دقائق. بعد أربع دورات ، ابدأ في أخذ فترات راحة أطول من خمسة عشر إلى ثلاثين دقيقة.

4. إدارة التزاماتك: الكثير من الالتزامات أو حتى قد لا تكفيها يمكن أن تؤدي إلى الإجهاد. رفض بعض الالتزامات التي قد تكون لديكم لا يعني بالضرورة أنك تستسلم.

هذا يعني أنك تعرف ما هو مهم بالنسبة لك ، وحد المهمة التي يمكنك الوفاء بها ، ويمكنك أن تقرر كيف تريد أن تقضي الوقت الذي يجب أن تكون فيه على مستوى الأداء الأقصى. لا تتعجل في فعل أشياء ليست مهمة بالنسبة لك.

5. إذا أمكن ، فوض: محاولة القيام بكل شيء بنفسك أو محاولة التواجد في جميع الأماكن في نفس الوقت يمكن أن تتعب بسرعة شخص. من المهم الإشارة إلى أنه بغض النظر عن مدى كفاءة رجل الأعمال أو الموظف ، لا يمكنه إكمال جميع المهام.

بدلاً من محاولة إدارة المهام على المستوى الجزئي ، من الأفضل تفويض المسؤوليات المفرطة إلى الموظفين الأكفاء. ، وهنا يأتي الفريق الفعال. من خلال توزيع العمل بشكل أكثر توازنا ، سيتلقى كل شخص مسؤوليات أقل ، وبالتالي ، سيكون أكثر كفاءة وإنتاجية.

بالإضافة إلى ذلك ، من المفيد التمييز بين الوقت الذي يمكنك المساعدة فيه والمكان الذي تحتاج إليه. يتعلم القادة ذوو الخبرة أن الأخير أكثر أهمية من السابق.

6. تعرف على العلامات التي قد تشير إلى تعرضك للإجهاد أو أنك تواجه صعوبة في إدارة وقتك. يمكنك أن تطلب من أصدقائك أو أفراد أسرتك أو زملائك إخبارك عن العلامات التي يرونها عندما تكون تحت الضغط.

7. إدارة الوقت تسبب الإدمان. يمكنك التدرب بطرح سؤال بسيط ؛ “هل هذا ما يجب علي فعله الآن؟” إذا كان الأمر كذلك ، فسيستمرون في القيام بذلك.

8. تجنب إضاعة الوقت: تجنب إهدار الوقت في مكان العمل لأنهم مضمونون سوف تسحب لك دائمًا ولن تسمح لك بإكمال مهمتك. إليك بعض هذه الخسائر الزمنية:

• المقاطعة: ستكون الانقطاعات دائمًا جزءًا من مكان العمل ، ولكن هذه الطريقة التي تعالجها بها والتي ستقول إنها ستؤدي إلى ضياعها بالفعل الوقت.
• مهارات التفويض السيئة: محاولة القيام بأشياء كثيرة بنفسك لن تؤدي إلا إلى إضاعة الوقت الذي يمكن استخدامه بشكل أفضل. في المساعي الأخرى.
• الأدوات: تعد أدوات الاتصال مهمة جدًا في مكان العمل ، ولكن إذا أصبحت الهواتف المحمولة ومشغل الموسيقى وأجهزة الكمبيوتر وما إلى ذلك تدار بشكل غير صحيح ، فإنها تشكل مصدرًا كبيرًا للإلهاء و يؤدي في النهاية إلى ضياع الوقت.
• التواصل مع الزملاء: التواصل مع زميل ضروري لبيئة عمل صحية ، ومع ذلك ، يجب أن تضع في اعتبارك أنك لم تعمل في المنظمة للتواصل مع الآخرين. حدد مقدار الوقت الذي تقضيه في مناقشة مع زملائك ومراجعة عملك.

في الختام ، يعد الإجهاد شائعًا جدًا في مكان العمل بسبب الطبيعة الديناميكية لمكان العمل وعبء العمل المتزايد باستمرار في المتوسط موظف. ولكن لا يزال هناك أمل في أن تكون قادرًا على العيش في وظيفة كاملة وقيادة حياة شخصية خالية من الإجهاد.

ستكون هناك دائمًا حقيقة أنه سيكون هناك دائمًا الكثير من القواسم المشتركة مع قلة الوقت أو الطاقة لمنحهم كل الاهتمام. ومع ذلك ، إذا تعلمت إدارة وقتك بفعالية ، فيمكنك تبسيط حياتك.