לא משנה כמה אתה מוציא על ביטוח עבור היבטים שונים של העסק שלך; אתה עדיין זקוק לתכנית המשכיות עסקית.
תוכנית המשכיות עסקית מפשטת את ניהול האסון וחידוש העסק שלך במקרה של תאונה בלתי צפויה. עם תוכנית המשכיות עסקית, לא תצטרך להפסיד הרבה מבחינת עסקים, לקוחות ועובדים פוטנציאליים במקרה של תאונה. אתה יכול להמשיך בעסק שלך כאילו לא קרה כלום.
תוכנית המשכיות עסקית היא אחת מצורות הביטוח הזולות ביותר שיכולה להיות לחברה, מכיוון שהיא לא תעלה כלום. אך למרבה הצער, חברות רבות מעדיפות להעביר פן חיוני זה ולרוב אינן דואגות עד שיהיה מאוחר מדי. כדי לפתח תוכנית המשכיות עסקית משלך, הנה כמה פריטי רשימת בדיקה שעליך להכיל.
כתיבת תבנית / רשימת דוגמאות לדוגמה עבור תוכנית המשכיות עסקית
1. פרט את היעדים והמטרות של התוכנית
ראשית, עליך לנתח בבירור את הסיבה ליצירת תוכנית המשכיות עסקית, כמו גם את היעדים שאתה רוצה להשיג. כמובן שהמטרה העיקרית שלכם היא ליצור תוכנית המשכיות עסקית שתעזור לחברה שלכם להתאושש במהירות האפשרית במקרה של תאונה. עליך לציין זאת במונחים של המשכיות עסקית (BCP), כמו גם אופי אסונות פוטנציאליים.
2. צוות מילואים
אז עליך להכין רשימת עובדים שיהיו אחראים לקבלת החלטות או למלא תפקידים חשובים במקרה של אסון. חלק מתפקידי התפקיד חשובים מכדי שיישארו ריקים מכל סיבה שהיא, מכיוון שהשארתם פנויה יכולה להוביל לבעיות גדולות עוד יותר להמשך קיומה של החברה. עליכם לזהות עמדות כאלה ולערוך רשימה של אנשים שימלאו תפקידים כאלה, יחד עם כתובות אנשי הקשר שלהם, כתובות הדואר האלקטרוני ומספר הטלפון וכל שאר פרטי הקשר הדרושים.
3. אנשי קשר חיצוניים
בנוסף לקריטיות פנימיות תפקידים, חלק מהתפקידים החיצוניים הם גם חשובים מאוד, כמו יועצים עסקיים, עורכי דין ורואי חשבון של חברות, בנקאים ויועצי טכנולוגיות מידע. בעיקרון, אלה צריכים להיות אנשים הממלאים תפקיד חשוב ויכולים לעזור במהירות להתאושש. עליך להכין רשימה של אנשים כאלה, כמו גם את כתובות אנשי הקשר שלהם, ולכלול אותה בתוכנית ההמשכיות העסקית שלך.
4. ציוד
ניתן לעשות את אותו הדבר עם ציוד קריטי. האם יש מכונות או ציוד שהם קריטיים לעסק שלך? האם יש תוכנה מיוחדת המכילה נתונים עסקיים חשובים ? עליך להכין רשימה של חומרה ותוכנה כאלה. ואם יש גיבויים מחוץ לאתר, יש לכלול אותם גם.
5. מסמכים עסקיים
לכל חברה יש כמה מסמכים חיוניים ו ניירות עסקיים, כגון מסמכים מורכבים, תעודות מס, פרטי בנק, חכירה ומידע על כוח אדם.במקרה של קטסטרופה כמו שריפה או שיטפון, מסמכים כאלה עלולים לאבד, מה שיוביל לסיבוכים נוספים לעסק. כיצד אתה מתמודד עם אובדן המסמכים במקרה של תאונה ? עליך לכלול זאת גם ב- BCP שלך.
6. ציוד לאירועים
נניח שחברת ייצור תאבד את כל הציוד והמכונות החיוניים שלה, אותם היא כדי לייצר את הסחורה שלהם. כמובן שהחברה הייתה מבטחת ציוד ומכונות אלה, אך חברת הביטוח לא מתכוונת לשלם לך באותו יום כשאתה מגיש את התביעה שלך, נכון? האם אתה יכול להשאיר את הלקוחות שלך לבד ולתת למתחרים שלך להשתלט כשאתה מנסה להיפגש שוב ? עליך להכין תוכנית לציוד מגירה שתוכל להשתמש בו כדי להמשיך לעבוד עד שתוכל להתחיל לעבוד שוב מחדש.
7. מרחב מגירה
איפה היית מעביר מחדש את העסק שלך אם היית מאבד את המשרד הנוכחי שלך? האם העובדים שלך יכולים לעבוד מהבית ולחכות לזמן בו תוכל לשחזר את המיקום שלך ? אלה דברים שעליכם ללמוד ולתאר בפירוט כיצד זה יקרה במקרה של מצבים כאלה.
8.רשימת הוראות
צריכה להיות גם רשימת הוראות, הכוללת מספר תפקידים חשובים שיש לבצע במהלך אסון, וכיצד למלא אותם. לדוגמא, צריכות להיות הוראות מפורטות ליצירת קשר עם הביטוח שלך. חברה שתיידע אותם על אסון טבע וכן כיצד להגיש תביעת ביטוח. יש לעשות זאת לכל אחריות חשובה בחברה.
9. תעד את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך
לאחר השלמת תוכנית ההמשכיות העסקית שלך, וודא שהיא מתועדת גם בדפוס וגם בדפוס. אתה יכול להשתמש באחסון ענן ובגיבויים של צד שלישי עבור עותקי תוכנה. באשר לעותקים קשיחים, וודא כי לכל צוות המפתח יש לא רק עותק, אלא גם הבנה מה לעשות איתו.
למרות שתוכנית המשכיות עסקית קלה ליצור ואמורה להיות מה שאתה יכול לחשוב עליה בכוחות עצמך, אתה יכול לשכור יועץ שיוכל לטפל בך אם קשה לך להתמודד איתו.
