هل تدير شركة بناء وتريد ألا تظهر الأشباح على راتبك؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فهناك 20 نصيحة جيدة حول كيفية منع عمال الأشباح من العمل.
ما هو عامل الأشباح؟
عمال الشبح هم ببساطة موظفون يتلقون رواتبهم بانتظام في الشركة ، لكنهم لا يعملون في الشركة المحددة.
يتم تطبيق موظفي الشبح من قبل موظفي كشوف المرتبات ، الذين يقومون بإنشاء معرفات مزيفة تحتوي على شبكات SSN وهمية وعناوين وأرقام هواتف وما إلى ذلك ، أو الذين يستمرون في دفع مدفوعات للموظفين الذين تركوا الشركة وإعادة توجيه الدفع لأنفسهم. بغض النظر عن الشكل الذي يتخذه خادم الشبح ، فهذا ببساطة مخطط رائع لسرقة الأموال من الشركة.
يمكن أن يكون عامل الأشباح شخصًا حقيقيًا ، على سبيل المثال ، فرد من العائلة لا يعمل لصالح الشركة ولكنه يجمع الدفع وإما مشاركتها مع المحتال ، أو تحمل الدفعة بالكامل لنفسه.
ظاهرة عامل الأشباح حقيقية في صناعة البناء ، حيث عادة ما يكون لديك دائمًا الكثير من الأشخاص مدفوع الأجر. نظرًا للعدد الكبير من المقاولين والموظفين المتفرغين والمتخصصين الذين يدفعون باستمرار في صناعة البناء ، يصعب عادة تتبع مدفوعاتهم. لقد لوحظ أن عمال الأشباح هم أكثر شيوعًا في المؤسسات الكبيرة مقارنة بالمؤسسات الصغيرة ، حيث يسهل عليهم تحديد موقعهم.
تعد ظاهرة العامل الشبح واحدة من أكثر حالات الاحتيال في الأجور شيوعًا في قطاع البناء.يمكن أن تظهر طريقة الاحتيال هذه بطرق عديدة ، والتي قد تشمل:
- مدير كشوف مرتبات غاضب إذا كانت لدى شركة البناء مدير كشوف رواتب غير سعيد ويعتقد أنه أو أنها تستحق تعويضًا إضافيًا ، سيكون من السهل عليهم تغيير سجلات الأجور من أجل إنشاء موظف جديد ولكنه وهمي وجمع شيكات هذا الموظف عن نفسه. يكون هذا صحيحًا بشكل خاص إذا كان مدير كشوف المرتبات لديه حق وصول غير مقيد وغير مراقب إلى نظام كشوف المرتبات.
- الاحتيال المتعدد للموظفين هي طريقة أخرى يمكن أن يؤدي بها خداع الموظف الوهمية من خلال عملية كشوف المرتبات الأكثر تعقيدًا ، أو إذا لم يكن لدى الموظف إمكانية الوصول المباشر إلى نظام كشوف المرتبات ، يمكن للعديد من الموظفين التآمر لخداع النظام ، ثم تقسيم الأموال ، والتي ولا يضيع. عادةً ما يلعب أحد الموظفين دورًا في التحقق من كشوف المرتبات والتصريح بها حتى يتمكنوا من الاشتراك في جداول زمنية مزيفة.
- التعويض إلى العائلة / الأصدقاء . يمكن للموظف إنشاء إدخال في نظام كشوف المرتبات لأحد أفراد العائلة أو الأصدقاء حتى يتقاضوا راتباً من الشركة.في هذه الحالة ، قد يتلقى أو لا يحصل الموظف الفعلي على حصة من هذا الراتب.
يمكن أن تختلف مخططات “الموظف الوهمية” من إدخال البيانات البسيط (خاصةً إذا كان الموظف المزيف يتقاضى رواتبًا) ، إلى التلاعب المعقد باستخدام جداول وهمية ودفع المدفوعات. إذا كنت لا تراقب عن كثب الرواتب في أعمال الإنشاءات الخاصة بك ، فغالبًا ما يمر هذا النوع من الاحتيال دون أن يلاحظها أحد لبعض الوقت ، وهذا يكفي لخسارة شركة بملايين الدولارات.
الأعلام الحمراء التي قد تلمح إلى العمال الأشباح في أعمال البناء
أ. الشذوذ من معلومات الموظف. هناك العديد من الحالات الشاذة التي قد تلاحظها في شركة الإنشاءات الخاصة بك وسيعلمون أن لديك مشكلة خفية. إذا لم يكن رقم الضمان الاجتماعي للموظف (SSN) مدرجًا في القائمة أو إذا كان لدى العديد من الموظفين نفس رقم الضمان الاجتماعي ، فهذا يشير إلى شيء واحد ، وهذا الاحتيال. مرة أخرى ، إذا حدث تغيير متعدد في العنوان خلال العام ، فيجب أن تكون مريبًا.
ب. الشذوذ في سجل الرواتب للودائع المباشرة. يحدث هذا عند استخدام رقم الحساب المصرفي نفسه للعديد من الموظفين ، مما قد يشير إلى أن راتب الشيك للموظف الشبح يضاف إلى نفس الحساب المستخدم من قبل موظف آخر. هذا هو علم أحمر آخر للاحتفال. من المحتمل أن تشير عدة حسابات بنكية لراتب موظف واحد إلى أن راتب الموظف الشبحي يتم توزيعه بين الشركاء.
c. تحقق الشذوذ الدفع. إذا تم منح الموظف عدة شيكات أثناء الدفع في أعمال الإنشاءات خلال فترة سداد واحدة ، أو إذا أظهرت صورة حساب التحقق أنه تم التحقق منه بواسطة شخص يختلف اسمه عن اسم المستلم ، فقد تواجه مشكلات في يديك. <ص 40>
د. المكافآت أو زيادة الرواتب الشذوذ. إذا لاحظت في أي وقت أن الموظف يتلقى مكافأة مختلفة عن التوزيع المعتاد لمكافآت الشركة ، أو أن الموظف يتلقى زيادة متعددة في الأجور خلال عام واحد ، فإن هذا هو سبب التحقيق. .
e. اتجاهات عطلة الموظف. لم يتلق الموظف إجازة مدفوعة الأجر أو إجازة مرضية طوال العام ، أو لم يأخذ مدير الرواتب إجازة أبدًا.قال ويلدر: “الإجازة القسرية أو تناوب المهام تحكم فعال.
20 نصيحة مؤكدة حول كيفية منع الأشباح في شركة البناء الخاصة بك
بسبب العدد الكبير من المتغيرات التي تؤثر على كيفية حدوث الاحتيال مع الموظفين المزيفين ، لا توجد طريقة موثوقة لمنع هذا أو جلب الموظفين إلى العمل. ومع ذلك ، هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتقليل المخاطرة الخاصة بك:
- تدقيق موظفي الأشباح
في معظم الحالات ، الموظفين -الأشباح الكشف عنها عن طريق مراجعة شاملة لسجلات الرواتب الخاصة بك. يجب أن يكون لديك شخص ما في أعمال البناء الذي يقوم بمقارنة سجلات كشوف المرتبات بانتظام مع تقارير البطاقات المؤقتة وملفات الموظفين لتحديد التناقضات مثل الموظفين المزيفين أو أرقام التأمين الاجتماعي المكررة أو العناوين المكررة أو الحسابات المصرفية المكررة. 2>
- واجبات منفصلة للرواتب
هناك شيء آخر يجب عليك القيام به في أعمال البناء لمنع ظهور عمال شبح هو ضمان بحيث تتم معالجة أجزاء مختلفة من عملية الدفع من قبل أشخاص مختلفين. إذا كان شخص ما مسؤولاً عن تفويض الشيكات ، فتأكد من أن شخصًا آخر مسؤول عن توزيع هذه الشيكات.إذا كان لشخص ما الحق في إنشاء / إزالة موظفين في نظام كشوف المرتبات ، فتأكد من قيام شخص آخر بمراجعة التغييرات.
- تقييم سياسة شؤون الموظفين
تأكد من قيام موظفي الموارد البشرية والرواتب بتحديث سياسة الموارد البشرية بالكامل ، خاصة عندما يتعلق الأمر بإضافة الموظفين وإزالتهم من قائمة الموظفين. سيساعد هذا في منع استخدام معلومات الموظف السابق في عمليات الاحتيال الاحتيالية.
- جعل كشف مرتباتك أصعب لتزويره
إذا إذا كان لديك موظفون يتلقون تعويضًا بناءً على وقتهم ، فتأكد من أن لديك عمليات تجعل من الصعب تزوير سجلات الوقت. من الناحية المثالية ، استخدم تتبع الوقت التلقائي عندما يأتي الموظفون ويذهبون. لمزيد من الحماية ، استخدم نظام تتبع الوقت مع التحقق من الهوية المدمج.
- تحقق بشكل دوري من تقارير كشوف المرتبات
دورية تعد مراجعة تقارير كشوف المرتبات خطوة مهمة في تخفيف الاحتيال واكتشافه ، ويجب على المراجع القيام بذلك أكثر من مرة واحدة في السنة. مع الأخذ في الاعتبار رقم التحكم في العدد الإجمالي للموظفين في أعمال البناء الخاصة بك ، يمكنك الحصول على نقطة انطلاق جيدة لهذا الاستعراض.
من هنا ، يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل مسح الأسماء. تجدر الإشارة إلى أنه بالنسبة للفصل المناسب ، يجب أن يتم هذا الاستعراض من قبل شخص آخر غير أولئك الذين يمكنهم إضافة موظفين جدد أو فصل الموظفين القدامى.> إذا لم يتغير راتبك في كثير من الأحيان ، كما في الحالات التي يتغير فيها عدد الموظفين كالمعتاد ، في كل مرة تبدأ فيها كشوف رواتب ، تحقق مما إذا كان يفي بتوقعاتك. اختبر بعناية جميع النتائج غير الطبيعية واكتشف ما يمكن توقعه عند تنفيذ التقارير.
- استخدم قواعد التحول المحددة مسبقًا
قواعد التحول المحددة مسبقًا تحد من الفترة الزمنية التي يمكن للموظفين خلالها القدوم والذهاب. إذا حاولوا القيام بذلك خارج إطار الوقت المحدد مسبقًا ، فلن يسمح النظام لهم. يمكن تعيين القواعد للأفراد أو الإدارات أو الشركة ككل.
- استخدام مصادقة المستخدم
تعمل مصادقة المستخدم على التخلص من تثقيب الأصدقاء من خلال مطالبة الموظفين بتوفير معرّف فريد عند الدخول في نوبة الخروج والخروج منها. اعتمادًا على تعقيد النظام وإمكانية تكامله مع أي جهاز ، مثل الماسح الضوئي ، يمكن أن يكون هذا المعرّف رمز تعريف أو بصمة أو حتى صورة لوجه الموظف.
بالنسبة لنظام كشوف المرتبات نفسه ، اسأل مقدم الخدمة عما إذا كان لديه أي ميزات يمكنها تلقائيًا تمييز الإدخالات التي قد تواجه مشكلات معها. هذه الميزات شائعة إلى حد ما.
يجب عليك أيضًا ربط البرنامج بقواعد الحضور الصوتي. على سبيل المثال ، تتطلب أفضل الممارسات من الموظفين الذين يتخطون النافذة المعتمدة الموافقة عليهم تشغيله أو إيقاف تشغيله لطلب إدخال يدوي من مديرهم. يمكن للمدير مراجعة الظروف المحيطة لماذا كان هذا الموظف مبكرًا أو متأخرًا وتحديد ما إذا كان يجب السماح بالتسجيل.
- عرض أذونات مستخدم النظام
يجب أن تكون قادرًا على تقييد وصول كل مستخدم على أساس احتياجاته فقط حتى لا يتمكن الموظفون العاديون من تغيير معدلات الأجور. يمكنك أيضًا تقييد إمكانية تغيير معدلات الدفع ، على سبيل المثال ، بعد تحليل الأداء.
- التخلص من الشيكات الورقية
عمليات الشيكات المادية أسهل في التزوير والسرقة من نظيراتها الرقمية ، لذلك ضع في اعتبارك إمكانية وجود طريق إيداع مباشر أو بطاقة دفع إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. يجب أن يسمح لك البرنامج بتغيير طرق الدفع الخاصة بك بسهولة.
- إنشاء تقارير استثناء
يجب تصميم نظام المحاسبة مع عناصر تحكم تضع العلامات الحمراء على النتائج التي تقع خارج المعدل الطبيعي. قد تشمل هذه:
- عند إضافة أو إزالة كشوف كشوف المرتبات ، يجب إنشاء تقرير تلقائيًا للمدير المعني.
- يجب دفع دفع مقابل العمل الإضافي أو مدفوعات الحوافز التي تتجاوز المعلمات المحددة تقرير حول الاستثناءات.
- ابحث عن موظفين دون حقوق ملكية
طريقة جيدة للعثور على الموظفين الأشباح في شركة البناء الخاصة بك ، عليك أن تبحث عن أولئك الذين لديهم خصومات قليلة أو معدومة من راتبه. نادرًا ما يواجه المقاول مشكلة إنشاء مجموعة كاملة من الائتمانات للاستحقاقات ، خاصة وأن هذا سيؤدي إلى تقليل مبلغ المال الذي يمكن أن يسرقه من صاحب العمل.
- التوزيع اليدوي للشيكات
من وقت لآخر ، يجب أن تسترشد بمبدأ التوزيع اليدوي للشيكات في شركة البناء الخاصة بك. من خلال المراهنة على التوزيع اليدوي للشيكات ، ستتاح لمنظمتك أفضل فرصة لتحديد الموظفين الشبحيين.
- تحليل العناوين أو حسابات الإيداع المباشر
شيء آخر يمكنك القيام به في شركة البناء الخاصة بك لمنع ظهور عمال الأشباح ، فإنه لتحليل العناوين أو حسابات الإيداع المباشر. عند التحقق من الحسابات والعناوين ، يمكن لمؤسستك تحديد أرقام حسابات مكررة أو عناوين أو أرقام ضمان اجتماعي للعديد من الموظفين.
- تحليل الخصومات من كشوف الرواتب
إذا كان جدول الرواتب الخاص بك يحتوي على موظفين لا يحتفظون بالضرائب أو أي خصومات أخرى ، فقد يكونون موظفين شبحيين. من خلال تحليل الودائع المباشرة ، يمكنك تقليل تكاليف العمالة ، باستثناء الشيكات الورقية وإمكانية التغيير ، المزيفة ومعظم السرقات ، على الرغم من أن هذا لا يمنع اختلاس الودائع في حسابات غير مصرح بها. / ol>
على الرغم من أن معظمها قانوني ، يمكن أن يشير توقيعان إلى تزوير موافقة الموظف المغادر ، والذي يدعمه Thief ويساهم في حسابه الخاص.
- احذر من تغييرات الميزانية في تكاليف الأجور
تكاليف العمالة التي تتجاوز التكاليف المدرجة في الميزانية ، قد يشير إلى موظفين غير عاملين ، لذا يجب أن تكون حذراً من أي تغييرات غير مخطط لها في ميزانيتك.
- استخدام الفصل بين الوظائف
في شركة البناء الخاصة بك ، يجب عليك التأكد من أن العديد من الوظائف لدفع الأجور لا يتم نقلها إلى شخص واحد. تأكد من أن وظائف التدريب والدفع والرواتب منفصلة. يجب تطبيقه بالطرق التالية:
- لا ينبغي لأحد أن يكون قادرًا على إضافة موظف جديد إلى جدول الرواتب ، وتحديد الراتب ، وإدخال الوقت ، ودفع الشخص.
- يجب إجراء تسوية شهرية بين سجل كشوف المرتبات وقائمة بأفراد من إدارة شؤون الموظفين ، يقوم بها شخص خارج دائرة كشوف المرتبات.
- يجب ألا يكون الشخص الذي يأذن بتشغيل الشيك مؤهلاً لتلقي الشيكات المطبوعة.
- الوظيفة يجب أن تكون الرواتب مستقلة عشر من وظيفة دفتر الأستاذ العام.
- يجب ألا يتمتع محترفي تقنية المعلومات بإمكانية الوصول إلى برامج الموارد البشرية أو كشوف المرتبات.
18.قم بتشغيل SSN بشكل دوري لجميع الموظفين من خلال موقع الويب الخاص بإدارة الضمان الاجتماعي ، وخاصةً في المناصب العليا ، ومراجعتها. وتشمل المواقع الأخرى للتحقق من هوية الموظف التحقق الإلكتروني أو موقع مصلحة الضرائب. سيساعدك هذا في معرفة من هو.
20. استخدم نظام الدفع الذي يتطلب من الموظفين تحديد هويتهم
إذا كان هذا ينطوي على استخدام إلكتروني نظم التمرير السريع ، وفحص بعناية ما إذا كان الشخصان نفسهان سيحتفظان ببطاقاتهما في نفس الوقت تقريبًا قد يشير هذا إلى أن شخصًا ما سرق شارة الشخص الثاني ، بينما لم يبلغ الثاني عن الوظيفة.
- فحص مدى ثبات ساعات الموظف
إذا لم تتغير الساعة أبدًا ، فقد يكون ذلك علامة حمراء تشير إلى موظف شبح ، لأن المحتال يريد التأكد من أن لا أحد ينظر إلى هذا الشخص ولا يفرض ما يحدث.
الاستنتاج
على الرغم من أن آفة العمال الأشباح قد لا تختفي قريبًا ، فإن استخدام بعض التدابير المذكورة أعلاه سيسمح لك بحفظ شركة ضد تهديد العمال الأشباح.
