في عالم الأعمال ، توجد مواقف يحدث فيها خطأ ما ، وستحتاج إلى الاعتذار وتصحيح الموقف.
هل أنت على صلة بالخلاف مع العميل ، في الوقت المناسب طلب التسليم أو التأخر عن لقاء مع الأطراف المعنية ، خطاب اعتذار مفيد للروح. إنه ينقي الهواء ويسمح لك والمتلقي بالمضي قدمًا والتخلص من الاستياء.
لا تسقط مطلقًا في فخ رفض الاعتذار. حتى لو تم خداعك ، لم تقم بأي شيء خاطئ ، أو اعتذر عن الدور الذي لعبته في سوء الفهم ، أو عن حقيقة أنك لا تستطيع الإجابة بشكل أكثر فعالية.
تعد كتابة اعتذار ضروريًا أكثر عندما يشارك العميل. في هذه الحالة ، يجب عليك كتابتها من حيث العملاء دائمًا على حق . لماذا؟ والسبب هو أن فقدان العميل يمكن أن يكون مكلفًا للغاية. وقد يثبط عميل غير راضٍ عدة عملاء محتملين آخرين عن العمل معك.
لذلك ، بصفتك مالك عمل أو محترفًا ، يجب أن تكون قادرًا على كتابة خطابات اعتذار تجارية بكفاءة ، التي تحفز المتلقي على مسامحة الخطأ وإعادة علاقة جيدة مع العمل الذي تمثله. فيما يلي بعض الإرشادات لكتابة خطاب اعتذار عن العمل.
كيفية كتابة نموذج نموذج لخطاب اعتذار العمل
1. اتصل بالشخص الذي تحتاجه: إذا كنت تكتب خطابًا باستخدام نعتذر عن شخص معين ( على سبيل المثال ، عميل بخيبة أمل ) ، يجب عليك الاتصال به بالاسم واللقب ، على سبيل المثال ، عزيزتي السيدة إدواردز. ومع ذلك ، إذا كنت ترسل خطابًا إلى شركة ما ، فأرسله إلى الشخص المسؤول عن تلقي هذه الرسائل. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص ، فاكتشفه وقم بتضمينه في رسالتك.
يكون خطاب الاعتذار أكثر فاعلية إذا علم المستلم أنه تم إرساله إليه على وجه التحديد. تجنب جميع التحيات غير الشخصية والمستخدمة بشكل مفرط مثل عزيزي سيدي أو من يهمه الأمر. ترسل هذه التحيات إشارات تشير إلى أن رسالتك هي رسالة عادية أخرى.
2 حدد سبب كتابة الرسالة. ابدأ بريدك الإلكتروني مع ملخص. وهذا هو ، دع المتلقي يعرف أن الرسالة اعتذار. هذا سوف يعدهم عاطفيا لكل كلمة لاحقة. لا تريدهم أن يخمنوا أو يشعروا بالحرج حيال ما تكتبه أو ما ستقوله.
ابدأ رسالتك ببيان مباشر بسيط مثل ، أعتذر بصدق عن أو أكتب هنا هذه الرسالة لأعتذر بصدق عن عدم القتال حول الأدغال. ولا تبدأ في الحديث عما حدث. بداية خطاب الاعتذار تجعل القارئ هادئًا ويقبل بآرائك.
3. حدد خطأك-: . أن تعتذر ، وضح ما تعتذر عنه. هناك أوقات يمكن أن ينسى فيها المستلم ما حدث. لذلك ، لا تقم مطلقًا بتخطي هذا الجزء ، على افتراض أن المستلم سيظل يتذكر.
عندما تشير إلى خطأك ، فكن دقيقًا وواضحًا. سيؤدي ذلك إلى إقناع المستلم أنك تفهم حقًا ما قمت به. اكتب شيئًا مثل:
كان ما حدث الأسبوع الماضي غير مهني إلى حد ما.بصفتك مشترًا ، كان لك الحق في اختيار أي لون أعجبك عند شراء البضائع بعدة ألوان. من خلال إرسال هاتف ذكي أسود بدلاً من الهاتف الأبيض الذي طلبته ، فقد حرمنا من هذه الحرية ، وكان هذا خطأ. كان رفض طلبك لاستبدال الجهاز بأحد الألوان المرغوبة أحد أسوأ الأخطاء التي ارتكبناها على الإطلاق مع أحد العملاء. ونحن نأسف بشدة لذلك.
4. تأكد من مدى غضبك عليها: معلنة خطأك ، أكِّد إلى أي مدى أضر المستلم. هذه فرصة جيدة لك لتذكر أنك لم تقصد أبدًا إيذائها حتى لا تقلع عن ذنبك ولا تجعل أعذارًا بعيدة المنال.
اكتب شيئًا مثل:
اكتشفنا لاحقًا أن ابنك ، الذي طلبت منه هاتفًا ذكيًا كهدية عيد ميلاد للون الأبيض المفضل لديك ، لأنه لونه المفضل ، لكن في النهاية جعلناه نتفق على أنه لم يعجبه حقًا. نأمل أن تفهم أن هذا لم يكن نيتنا أبدًا. أردنا أن تنظر إلى الوراء في هذا الوقت وتتذكر الأشياء السعيدة فقط ، لكننا دمرناها بسبب الإهمال لدينا والموقف غير المهني.
5. تقبل المسؤولية-: هذا هو واحد من أصعب أجزاء الاعتذار ، لكنه الأهم. حتى المتلقي لديه أيضًا بعض العيوب ، سوف تضطر إلى افتراض أنها كانت لا تشوبها شائبة.فقط اعترف بخطأك بشكل علني وبدون تحفظ ، حتى لو كان لديك بعض الأعذار لأفعالك ، فلا ينبغي أن يردعك هذا عن إدراك أن أفعالك تلحق الضرر حقًا بالمستلم.
عبارة بسيطة مثل نحن مسؤولون تمامًا عن موقفنا غير المحترف والألم الفظيع الذي سببناه لك سيكون على ما يرام.
6. اقترح حلاً لتصحيح الموقف: فقط أن أقول إنك آسف لا يكفي. ما يجعل اعتذارك فعّالًا حقًا هو إيجاد طرق لحل المشكلة في المستقبل.
إذا كان الخطأ شيئًا يمكن إصلاحه ، على سبيل المثال ، أمر غير صحيح أو معيب ، فاعرض إصلاحه على الفور ، دون بذل جهد لا لزوم له. التكلفة للمستلم. ولكن إذا لم يكن بالإمكان إصلاح ذلك ، فأقنع المستلم بالتزامك المتجدد بتجنب مثل هذه الأخطاء في المستقبل وخططك لتحقيق ذلك. هذا أفضل من مجرد القول: نحن نعد بأن هذا لن يحدث مرة أخرى.
7. عبر عن رغبتك في متابعة العلاقة – . ليس الغرض من الاعتذار هو الاعتذار للمستفيدين فقط ؛ في النهاية ، كان هذا يعني تصحيح خطأ في علاقتك معهم والحفاظ على سلاسة العلاقة مرة أخرى. من الأفضل التعبير عما تريده حقًا ، مثل استمرار علاقة العمل.بعد كتابة الجزء الرئيسي من خطاب اعتذار عملك ، قم بتدويره وأرسله إلى المستلم.
