Aina kun yrityksesi tarvitsee liikematkailijoita ulkomailta, sinun on kirjoitettava yritysviisumikutsukirje. Nämä vierailijat voivat olla olemassa olevia tai potentiaalisia ostajiasi, olemassa olevia tai potentiaalisia sijoittajia, messujen tai konferenssien osallistujia, ulkomaisia yhteistyökumppaneita tai agentteja, ulkomaisia työntekijöitä tai henkilöitä, jotka tulevat paikan päällä koulutukseen yrityksesi tiloihin.
Kirjeesi Kutsu tarkoittaa selkeää selvitystä vierailun syistä ja suunnitelluista toimista. Hän tiedottaa myös hakijoiden suunnitelmista palata kotimaahansa vierailun päätteeksi. Mutta sinun tulee muistaa, että kutsukirje ei takaa, että vierailuviisumi hyväksytään. Jos et kuitenkaan kirjoita, vierailijaviisumi hylätään, koska kirjoittaminen on aina pakollista liikematkailijoille.
Jos yrityksesi kutsuu vierailijan liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, sinun tai yrityksesi muun edustajan tulee kirjoittaa vieraalle kutsukirje, josta tulee lähettää vierailijalle kaksi alkuperäistä kopiota – yksi, joka hänen on toimitettava viisumia haettaessa ja muuta maahan tullessasi.
Yritysviisumikutsun laatiminen voi suurelta osin määrittää, onko vierailijaviisumi hyväksytty vai ei (vaikka viisuminhakijat harkitsevat muita tekijöitä, kuten sitä, onko hakija oikeutettu vierailemaan maassasi ). Joten sinun on osattava kirjoittaa vakuuttavia yrityskutsukirjeitä. Tässä on yleiset ohjeet yritysviisumikutsun kirjoittamiseen.
Kuinka kirjoittaa malliesimerkki yritysviisumikutsusta
1. Osoite oikein: yritysviisumikutsusi hylätään, jos se on osoitettu väärin. Useimmat suurlähetystöt tai korkeat palkkiot eivät anna anteeksi edes kirjoitusvirhettä osoitteessa, joten sinun on tehtävä se oikein. Ennen kuin kirjoitat kirjeen, vieraile maasi kyseisessä maassa sijaitsevan suurlähetystön virallisella verkkosivustolla saadaksesi oikean osoitteen, johon kirjeet lähetetään.
Lisäksi sinun tulee käyttää asianmukaista tervehdystä Jos tiedät kirjeen vastaanottavan konsulivirkailijan nimen, voit ottaa sen käyttöön. Mutta jos et tiedä todennäköisen vastaanottajan nimeä, yksinkertainen tervehdys, kuten Arvoisa konsulivirkailija .
2. Ilmoita vierailijoiden nimi ja asema: <Sinun on ilmoitettava selkeästi liikematkaa varten viisumia hakevan vierailijan nimi täsmälleen siinä muodossa kuin se on hänen passissaan. Virheiden välttämiseksi tarkista vierailijalta ennen kirjeen kirjoittamista. Huomaa, että dokumentaation tulee olla johdonmukaista. Jos esimerkiksi vierailijoiden sukunimi on ensimmäisenä kaikissa heidän tunnistetiedoissaan, kirjoita heidän sukunimensä ensin sähköpostiin sekaannusten välttämiseksi.
3. Ilmoita vierailijoiden asema ja muut asiaankuuluvat tiedot-: Yritysviisumikutsukirjeessäsi sinun tulee myös mainita vierailijoiden nimet, heidän edustamansa yrityksen nimi, heidän asemansa kyseisessä yrityksessä ja heidän suhteensa yritykseesi.
Vaatimuksista riippuen vastaanottajaa voidaan vaatia ilmoittamaan vierailijan syntymäaika, kaupunki, syntymämaa, passin numero, siviilisääty ja muut henkilötiedot. Liitä mukaan joka tapauksessa vierailijan täydelliset yhteystiedot, sillä konsuliosasto saattaa haluta ottaa häneen suoraan yhteyttä joissakin kysymyksissä.
4. Ilmoita vierailun tarkoitus ja kesto: yritysviisumikutsukirjeessä tulee myös mainita tarkoitus, jota varten kutsut vierailijan sekä kuinka kauan hän viettää maassasi ennen paluutaan maahan.
Lisäksi sinun on ilmoitettava vierailijoiden aikomus poistua maastasi heti, kun vierailun tarkoitus on saavutettu. Vakuuttaaksesi vastaanottajan tästä, sinun tulee ilmoittaa kaikki vierailijoiden kotimaassa olevat velvoitteet, jotka saavat heidät lähtemään välittömästi vierailunsa tarkoituksen saavuttamisen jälkeen.
5. Ilmoita, kuka maksaa kustannukset: Kirjeessäsi tulee myös ilmoittaa, maksatko sinä vai vierailija matka- ja niihin liittyvät kulut. Jos haluat kattaa kulut, sinua voidaan pyytää toimittamaan todisteet kulujen kattamiseksi tarvittavista varoista, kuten tiliote.
Kun olet lisännyt kaikki tärkeät tiedot, ilmoita viimeisessä kappaleessa, että sinuun voi ottaa yhteyttä lisäselvityksissä. Ja liitä mukaan yhteystietosi. Pyöristä kirjeesi Terveisin tai muu hyväksyttävä sulkeminen; seuraa sitten sitä allekirjoituksellasi, nimelläsi ja asemallasi edustamassasi yrityksessä.
Muista jälleen, että kutsukirje ei ole pakollinen asiakirja, mutta se sisältää asiakirjoja, jotka tukevat viisumin tarvetta ja voivat yksinkertaistaa viisumin hakuprosessia.
