Tehokas muistiinpano liiketapaamisissa on taito, jonka hallitseminen vie aikaa. Ja jos olet yritys- tai yritysmaailman toimija, sinun on epäilemättä hallittava tämä taito, koska sinun on osallistuttava liiketapaamisiin, joissa muistiinpanojen tekeminen on erittäin tärkeää.
Vaikka sinulla voi olla sihteeri tai avustaja tekemässä muistiinpanoja liikekokouksista, he eivät tee samoin, kun osallistut tärkeään ulkomaan liiketoimintakonferenssiin tai improvisoituun tapaamiseen asiakkaan tai toimittajan kanssa toimiston ulkopuolella.
Vaikka olisit tehnyt muistiinpanoja henkilökohtaiseen käyttöön muutaman kerran, se ei tarkoita, että olet hyvä tekemään muistiinpanoja liiketapaamisissa. Tämä johtuu siitä, että muistiinpanojen tekeminen liiketapaamisissa vaatii hyvin erilaisia taitoja. Esimerkiksi henkilökohtaisissa muistiinpanoissasi voit käyttää lyhenteitä ja transkriptioita tai jopa piirustuksia, jotka vain sinä voit tulkita. Henkilökohtaiset muistiinpanosi eivät saisi noudattaa kaavaa tai näyttää mitään huomioita toiselle lukijalle. Ja niiden ei tarvitse olla siistejä, koska ne ovat vain sinun käyttöösi.
Kokousmuistiinpanot palvelevat kuitenkin aivan eri tarkoitusta, koska ne on kirjoitettu muille ja ne toimivat historiallisina asiakirjoina, jotka merkitsevät päätöksiä ja toimia, jotka on tehty tai keskusteltu liiketapaamisessa. Jos sinun on tehtävä muistiinpanoja liikekokouksessa; Seuraavat vinkit auttavat sinua käyttämään niitä tehokkaasti.
10 Tehokasta muistiinpanostrategiaa ja vinkkejä liiketapaamisiin
1. Käytä kynää ja paperia
Voit lyödä vetoa, että olemme tällä hetkellä tablettien, kannettavien ja kämmenmikrojen maailmassa. Mutta totuus on, että kynän ja paperin käyttö on vähemmän tunkeilevaa ja helpottaa silmäyhteyden ylläpitämistä puhuvaan henkilöön. Sen lisäksi, että digitaaliset laitteet luovat seinän sinun ja keskustelukumppanisi välille, ne antavat vaikutelman, että työskentelet jonkin muun asian parissa tai kommunikoit jonkun kanssa, vaikka et olisikaan. Ja on vielä helpompaa häiritä näitä laitteita käytettäessä.
2. Opi ja käytä pikakirjoitusta
Ei, lyhenne ei ole vain sihteereille ja toimittajille; se on edelleen merkityksellistä muistiinpanojen tekemisessä liiketapaamisissa, varsinkin kun kuuntelet puhujaa, joka puhuu nopeasti. Pikavalinnan oppiminen ei ole niin vaikeaa kuin luulisi. Etsi Internetistä hyödyllisiä ja asiaankuuluvia resursseja, ja sinun pitäisi pystyä hallitsemaan ne muutaman kuukauden kuluessa.
Jos sinulla ei ole aikaa opiskella pikakirjoitusta, voit muotoilla omia lyhenteitä ja muistelmia, joita käytät liiketapaamisten tallennuksessa. Voit kuvitella mitä haluat; vain varmista, että se on sinulle järkevää.
3. Korosta vain tärkeimmät kohdat
Kyllästyt muistiinpanojen tekemiseen, jos yrität sekoittaa asioita. Kun teet muistiinpanoja liiketapaamisessa, kuuntele kaikkia, mutta kirjoita muistiin vain tärkeät ja tärkeät asiat. On sanomattakin selvää, mutta sinun ei tarvitse kirjoittaa lyhyitä vitsejä, jotka hakkeroitiin kokouksen aikana.
- Valmistele kirjallinen raportti heti kokouksen jälkeen
Kuten aiemmin todettiin, liikeasiakirja toimii historiallisena asiakirjana ja viitetiedoina, mutta vain silloin, kun siitä tehdään kattava teksti. Et tietenkään voi odottaa yrityksen pitävän kokouksen aikana kirjoittamaasi paperiluonnosta; sinun on laadittava siististi kirjoitettu raportti, joka on edustavampi ja ymmärrettävämpi jokaiselle lukijalle.
Yritä valmistella raporttisi heti kokouksen jälkeen, kun kaikki on vielä mielessäsi. Ja vaikka sinua ei pyydetä toimittamaan virallista raporttia, voit käyttää tätä asiakirjaa henkilökohtaisiin arkistoihisi tai todisteeksi, jos keskustelu on ristiriidassa.
- Kuuntele tarkasti
Kun liiketapaaminen alkaa, kaksoisroolisi alkaa: kuunteleminen ja muistiinpanojen tekeminen. Vaikka molempien tekeminen yhdessä on vaikeaa ja näennäisesti epärealistista, sinun on kuunneltava, jos haluat olla parempi yhdessä. Jos voit kuunnella kaikki tärkeät yksityiskohdat menettämättä yhtäkään, voit aina sisällyttää unohtamasi kirjoittamalla myöhemmin.
- Tiedä ero eri lauseiden välillä
Liiketapaamisen aikana osallistujat keskustelevat erityyppisistä lausunnoista. Näitä ovat mielipiteet, tosiasiat, kysymykset, ehdotukset, arvaukset, kysymykset ja niin edelleen. Sinun on tiedettävä, miten määritellä kukin tällainen väite sekaannusten välttämiseksi. Tiedät, että voi olla hämmentävää, kun raportoit ehdotuksen tosiasiana.
- Pidä se lyhyenä ja yksinkertaisena
Riippumatta siitä, miten kirjoitat kokouksen aikana tapahtuneet asiat, sinun on tehtävä loppuraportistasi tarpeeksi selkeä muiden hyväksi. Varmista tämä, että kielesi on selkeä ja objektiivinen kaikessa.
- Kirjoita muistiin kaikki tapaamisesta
Kun teet muistiinpanoja liikekokouksessa, älä unohda lisätä kaikkia tarvittavia tietoja kokouksesta; keskusteluja kohti. Näitä ovat kokouksen tyyppi ( suunniteltu tai hätätilanne ), kokouksen tarkoitus, kokouksen päivämäärä ja kellonaika, kokouksen kutsuneen tai sitä johtaneen henkilön nimi, läsnäolijoiden nimet ja kaikki seuraavaan kokoukseen liittyvät tiedot. Nämä tiedot tekevät kokousmuistiinpanostasi täydellisen. Et halua ihmisten alkavan kysyä, kuka sanoi kokouksen päivämäärän tai kellonajan.
9. Ole tarkka: … Sinun on oltava ehdottoman tarkka esittäessäsi liiketapaamisen yksityiskohdat. koska siitä tulee hyväksytty virallinen asiakirja.
10. Lue huolellisesti
Vaikka tavoitteenasi on antaa muistiinpanosi kanssa tarkkoja tietoja liikekokouksesta, myös kirjoitus-, kielioppi- ja kirjoitusvirheiden välttäminen on erittäin tärkeää. Jos muistiinpanosi ovat täynnä näitä virheitä, heikennät mainettasi luotettavana tiedon tarjoajana.
