بغض النظر عن المبلغ الذي تنفقه على التأمين لمختلف جوانب عملك ؛ لا تزال بحاجة إلى خطة استمرارية العمل.
تعمل خطة استمرارية العمل على تبسيط إدارة الكوارث واستئناف أعمالك في حالة وقوع حادث غير متوقع. مع خطة استمرارية العمل ، لن تضطر إلى خسارة الكثير من حيث الأعمال والعملاء والموظفين المحتملين في حالة وقوع حادث. يمكنك متابعة عملك مرة أخرى كما لو لم يحدث شيء.
تعد خطة استمرارية العمل واحدة من أرخص أشكال التأمين التي يمكن أن تحصل عليها الشركة ، لأنها لن تكلف شيئًا. لكن لسوء الحظ ، تفضل العديد من الشركات نقل هذا الجانب الحيوي ولا تقلق عادة إلا بعد فوات الأوان. لتطوير خطة استمرارية العمل الخاصة بك ، فيما يلي بعض العناصر المرجعية التي يجب تضمينها.
كتابة نموذج / قائمة نموذج لخطة استمرارية الأعمال
1. أدرج أهداف وأهداف الخطة
أولاً ، تحتاج إلى تحليل واضح لسبب إنشاء خطة استمرارية العمل ، فضلاً عن الأهداف التي تريد تحقيقها. بالطبع ، هدفك الرئيسي هو إنشاء خطة لاستمرار العمل لمساعدة شركتك على التعافي في أسرع وقت ممكن في حالة وقوع حادث. يجب الإشارة إلى ذلك من حيث استمرارية العمل (BCP) ، وكذلك طبيعة الكوارث المحتملة.
2. طاقم الموظفين الاحتياطيين
ثم يجب عليك إعداد قائمة بالموظفين من سيكون مسؤولاً عن اتخاذ القرارات أو لعب أدوار مهمة في حالة وقوع كارثة. بعض الوظائف الوظيفية مهمة للغاية بحيث لا يتم تركها فارغة لأي سبب ، لأن تركها شاغرة يمكن أن يؤدي إلى مشاكل أكبر لاستمرار وجود الشركة. يجب عليك تحديد مثل هذه المواقف وعمل قائمة بالأفراد الذين سيشغلون هذه الوظائف ، إلى جانب عناوين الاتصال وعناوين البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وجميع معلومات الاتصال الضرورية الأخرى.
3. جهات الاتصال الخارجية
بالإضافة إلى الأهمية الداخلية المناصب ، بعض المناصب الخارجية مهمة جدًا أيضًا ، مثل مستشاري الأعمال ومحامي الشركة والمحاسبين والمصرفيين ومستشاري تكنولوجيا المعلومات. في الأساس ، يجب أن يكون هؤلاء أشخاصًا يلعبون دورًا مهمًا ويمكنهم المساعدة في الارتداد بسرعة. يجب عليك إنشاء قائمة بهؤلاء الأشخاص ، بالإضافة إلى عناوين جهات الاتصال الخاصة بهم ، وإدراجها في خطة استمرارية العمل.
4. المعدات
يمكن إجراء الشيء نفسه باستخدام المعدات المهمة. هل هناك آلات أو معدات مهمة لعملك؟ هل هناك أي برامج خاصة تحتوي على بيانات تجارية مهمة ؟ يجب عليك عمل قائمة بهذه الأجهزة والبرامج. وإذا كان هناك أي نسخ احتياطية خارج الموقع ، فيجب أيضًا تضمينها.
5. مستندات العمل
تحتوي كل شركة على بعض المستندات الحيوية و أوراق العمل ، مثل المستندات التأسيسية ، والشهادات الضريبية ، والتفاصيل المصرفية ، وعقود الإيجار ومعلومات الموظفين.في حالة وقوع كارثة مثل حريق أو فيضان ، قد تضيع هذه الوثائق ، الأمر الذي سيؤدي إلى مزيد من التعقيدات بالنسبة للشركة. كيف ستتعامل مع فقدان المستندات في حالة وقوع حادث ؟ يجب عليك أيضًا تضمين ذلك في BCP.
6. معدات الطوارئ
لنفترض أن شركة تصنيع تخسر جميع المعدات والآلات الحيوية الخاصة بها ، والتي يستخدم لإنتاج سلعهم. بالطبع ، كانت الشركة قد قامت بتأمين هذه المعدات والآلات ، لكن شركة التأمين لن تدفع لك في نفس اليوم عندما تقدم مطالبتك ، صحيح؟ هل يمكنك ترك عملائك بمفردك والسماح لمنافسك بالسيطرة على ذلك عندما تحاول الاجتماع مرة أخرى ؟ تحتاج إلى وضع خطة لمعدات الطوارئ التي يمكنك استخدامها لمواصلة العمل حتى تتمكن من بدء العمل بالكامل مرة أخرى.
7. مساحة الطوارئ
أين ستنقل عملك مؤقتًا إذا فقدت مكتبك الحالي؟ هل يمكن لموظفيك العمل من المنزل ، في انتظار الوقت الذي يمكنك فيه استعادة موقعك ؟ هذه هي الأشياء التي يجب عليك دراستها ووصفها بالتفصيل كيف سيحدث هذا في حالة حدوث مثل هذه المواقف.
8.قائمة التعليمات
يجب أن تكون هناك أيضًا قائمة بالتعليمات ، والتي تتضمن العديد من الواجبات المهمة التي يجب القيام بها أثناء وقوع كارثة ، وكيفية الوفاء بها ، على سبيل المثال ، يجب أن تكون هناك تعليمات مفصلة حول كيفية الاتصال بالتأمين الخاص بك شركة لإبلاغهم كارثة طبيعية ، وكذلك كيفية رفع دعوى التأمين. يجب أن يتم ذلك لكل مسؤولية مهمة في الشركة.
9. قم بتوثيق خطة استمرارية عملك
عندما تكمل خطة استمرارية عملك ، تأكد من توثيقها سواء في الطباعة أو في الطباعة. يمكنك استخدام التخزين السحابي والنسخ الاحتياطي لجهات خارجية لنسخ البرامج. بالنسبة للنسخ المطبوعة ، تأكد من أن كل الموظفين الرئيسيين ليس لديهم نسخة فقط ، ولكن أيضًا فهم ما يجب فعله بها.
على الرغم من أن خطة استمرارية العمل سهلة الإعداد ويجب أن تكون ما يمكنك التفكير فيه لوحدك ، يمكنك استئجار مستشار يمكنه التعامل معك إذا كان من الصعب عليك التعامل معه.
