În lumea afacerilor, există momente în care ceva nu merge bine și trebuie să vă cereți scuze și să remediați problema.
Fie că sunteți al său în legătură cu dezacordul clienților, livrarea cu întârziere a unei comenzi sau întârzierea la o întâlnire cu părțile interesate, o scrisoare de scuze este bună pentru suflet. Purifică aerul și vă permite utilizatorului și destinatarului să mergeți mai departe și să eliberați resentimente.
Nu cădea niciodată în capcana refuzului unei scuze. Chiar dacă ești înșelat, nu ai făcut nimic greșit, îți ceri scuze pentru rolul pe care l-ai jucat în neînțelegere sau pentru că nu ai putut să răspunzi mai eficient.
Scrierea scuzelor este și mai necesară atunci când este implicat clientul. În acest caz, ar trebui să o scrieți în termeni de clienții au întotdeauna dreptate … De ce? Motivul este că pierderea unui client poate fi foarte costisitoare. Și un client nefericit poate să descurajeze alți clienți potențiali să lucreze cu dvs.
Astfel, în calitate de proprietar sau profesionist al unei companii, ar trebui să puteți scrie în mod eficient scrisori de scuze care să încurajeze destinatarul să ierte greșeala și să returneze o relație bună cu afacerea pe care o reprezentați. Iată câteva linii directoare pentru scrierea unei scrisori de scuze pentru afaceri.
Cum să scrieți o scrisoare de scuze pentru afaceri – model de șablon
1. Discutați cu persoana potrivită: dacă scrieți o scrisoare de scuze către o anumită persoană ( de exemplu, un client frustrat ), trebuie să vă referiți la el prin nume și prenume, de exemplu, Stimate doamnă Edwards. Cu toate acestea, dacă trimiteți o scrisoare către o companie, trimiteți-o către persoana care se ocupă de primirea acestor scrisori. Dacă nu cunoașteți numele persoanei, aflați-l și includeți-l în scrisoarea dvs.
O scrisoare de scuze este cea mai eficientă dacă destinatarul știe că i-a fost trimisă în mod specific. Cu orice preț, evitați felicitările impersonale și suprautilizate, cum ar fi Stimate domn sau Cei interesati. Felicitări ca acestea îți trimit semnale că scrisoarea ta este alta obișnuit scrisoare.
2 Indicați de ce scrieți scrisoarea. Începeți scrisoarea prin precizarea punctului. Adică, anunțați destinatarul că scrisoarea este o scuză. Acest lucru îi va pregăti emoțional pentru fiecare cuvânt ulterior. Nu vrei să ghicească sau să fie jenat de ceea ce scrii sau de ceea ce urmează să spui.
Începeți scrisoarea cu o declarație simplă directă, cum ar fi Îmi cer sincer scuze pentru sau Prin prezenta scriu această scrisoare pentru a-mi cere scuze sincer nu bateți tufișul. Și nu începe să vorbești despre ce s-a întâmplat. Lansarea unei scrisori de scuze îl face pe cititor să fie calm și receptiv la scuzele tale.
3. Formulează greșeala ta: … că vă scuzați, vă rugăm să indicați pentru ce vă scuzați. Există momente în care destinatarul poate a uitat ce s-a întâmplat. Așadar, nu omiteți niciodată această parte, presupunând că destinatarul își va aminti oricum.
Când îți arăți greșeala, fii precis și clar. Acest lucru îl va convinge pe destinatar că înțelegeți cu adevărat ce ați făcut. Scrie ceva de genul:
Ceea ce s-a întâmplat săptămâna trecută a fost destul de neprofesionist; în calitate de client, ai avut dreptul să alegi orice culoare ți-a plăcut atunci când ai achiziționat articole în mai multe culori. Trimițându-vă un smartphone negru în locul celui alb pe care l-ați comandat, v-am lipsit de această libertate și a fost greșit. Și respingerea cererii dvs. de a înlocui un dispozitiv cu una dintre culorile dorite a fost una dintre cele mai grave greșeli pe care le-am făcut vreodată cu un client. Și regretăm profund acest lucru.
4. Confirmați cât de mult le-ați rănit: revendicând greșeala dvs., confirmați cât de mult a rănit destinatarul. Aceasta este o bună ocazie pentru tine de a menționa că nu ai intenționat niciodată să le faci rău – să nu te absolvi de vinovăție sau să-ți faci scuze exagerate.
Scrie ceva de genul:
Ulterior am aflat că fiul tău, căruia i-ai comandat un smartphone ca cadou de ziua de naștere pentru culoarea sa albă preferată, deoarece este culoarea lui preferată, dar în cele din urmă l-am făcut să fie de acord cu ceva care chiar nu-i plăcea. Sperăm să înțelegeți că aceasta nu a fost niciodată intenția noastră. Am vrut să vă uitați înapoi în acest moment și să vă amintiți doar de lucrurile fericite, dar am stricat acest lucru din cauza neglijenței noastre și a atitudinii neprofesionale.
5. Asumați-vă responsabilitatea: aceasta este una dintre cele mai grele părți ale scuzelor, dar cea mai importantă. Chiar și destinatarul are și unele defecte, va trebui să presupui că au fost impecabile. Recunoașteți-vă greșeala în mod deschis și fără nicio calificare. Chiar dacă aveți o scuză pentru acțiunile voastre, acest lucru nu ar trebui să vă împiedice să admiteți că acțiunile dvs. afectează de fapt destinatarul.
Afirmație de tip simplu Suntem singurii responsabili pentru atitudinea noastră neprofesionistă și durerea cumplită pe care v-am provocat-o. , va fi bine.
6. Sugerați o soluție pentru a remedia situația: a spune doar că îți pare rău nu este suficient. Ceea ce îți face cu adevărat scuzele eficiente este să găsești modalități de a rezolva problema în viitor.
Dacă o greșeală este ceva ce poate fi corectat, cum ar fi o comandă greșită sau defectă, oferiți-o să o remediați imediat, fără efort. Cost pentru destinatar. Dar dacă acest lucru nu poate fi corectat, convingeți beneficiarul de angajamentul dvs. reînnoit de a evita astfel de greșeli în viitor și în planurile dvs. de a-l atinge. Este mai bine decât să spui: Promitem că acest lucru nu se va mai întâmpla niciodată.
7. Exprimă-ți dorința de a continua relația – … O scuză nu înseamnă doar să ceri iertare beneficiarilor; în cele din urmă, a însemnat remedierea greșelii din relația dvs. cu ei și menținerea relației din nou netedă. Este mai bine să exprimi ceea ce îți dorești cu adevărat, cum ar fi continuarea unei relații de afaceri. După ce ați scris corpul principal al scrisorii de scuze pentru afaceri, rotunjiți-o și trimiteți-o destinatarului.
