Trebuie să plătiți salariul companiei dvs.? Dacă DA, iată un ghid detaliat despre cum să găsiți serviciul de salarizare perfect pentru afacerea dvs. și cât costă.
Se știe că multe companii s-au confruntat cu erori de salarizare în timpul cursului. viețile lor. S-a constatat că IRS pedepsește aproximativ unul din trei proprietari de afaceri pentru erori de salarizare în fiecare an din cauza depunerii necorespunzătoare a impozitului pe salarizare.
Chiar dacă greșelile nu sunt atât de obișnuite, să-ți faci propriul salariu te poate costa și în alte moduri. Timpul și energia valoroase pe care le cheltuiți pentru a afla cât de mulți bani datoriți pot fi cheltuiți câștigând bani, motiv pentru care multe companii apelează la ajutor atunci când vine vorba de serviciile lor de salarizare.
Ce este salarizarea?
Programul de salarizare este utilizat pentru proiectarea, automatizarea și gestionarea procesului de remunerare a angajaților, care include calcularea plăților, reținerea impozitului pe angajați și efectuarea plăților lunare către conturile bancare ale angajaților sau orice altă metodă de plată.
Alegerea celui mai bun serviciu de salarizare pentru nevoile dvs. vă poate ajuta să reduceți la minimum erorile de salarizare. Din nou, un serviciu bun de salarizare va primi cel puțin verificări la timp atât pentru IRS, cât și pentru angajații dvs., în timp ce va lua cea mai mare parte a volumului de muncă de pe umerii deja stresați.
În acest ghid, vom acoperi tot ce trebuie să știți despre serviciul de salarizare ideal, ce oferă aceste servicii, cum să alegeți unul și cât costă.
De ce ai nevoie de un serviciu de salarizare perfect?
Există multe motive pentru care trebuie să obțineți un serviciu bun de salarizare pentru afacerea dvs., iar unele dintre ele includ:
- Pentru a ajuta la procesarea salariilor
Având în vedere nivelul de erori întâlnite în procesarea salarizării, mulți oameni de afaceri au într-adevăr nevoie de ajutor cu serviciile lor de salarizare. Serviciile de salarizare online calculează automat câți angajați urmează să fie plătiți pentru fiecare zi de plată. Sistemele iau în considerare ratele de plată, diferențele de schimb, orele suplimentare, plata pentru concediu și impozite, precum și prestațiile sociale și deducerile de beneficii pe cont propriu.
- Livrare cu plata directa
O altă sarcină de lucru de la care este scutit serviciul de salarizare este aceea de a plăti plăți sau cecuri direct angajaților dvs. Un serviciu bun de salarizare va plăti angajaților cu depozit direct, carduri de debit preplătite sau cec pe hârtie, oricare preferă.
- Depozitați și impozite pe salarii
Un serviciu bun de calcul vă va ajuta, de asemenea, să deduceți și să rețineți impozitul angajaților și să depuneți declarații fiscale. Aceste servicii pot reține impozitele angajaților, pot depune declarații trimestriale de impunere pe salarii și pot plăti rețineri fiscale agențiilor locale, de stat și federale corespunzătoare.
De asemenea, eliberează formulare de angajați W-2 și 1099 la sfârșitul anului. Unele servicii oferă o garanție fără erori. Dacă se face o greșeală, aceste salarii o vor corecta și vor plăti orice penalități sau dobânzi.
- Îl avertizează pe noul angajat
Amintiți-vă că angajatorii sunt întotdeauna foarte ocupați și că detaliile mici pot dispărea întotdeauna din memorie, ducând la amenzi. Un serviciu bun de salarizare vă poate ajuta să raportați noi angajări guvernului în numele dvs., scutindu-vă astfel de povară.
- Poate oferi integrare software pentru afacerea dvs.
Un serviciu bun de salarizare ar trebui să fie capabil să se integreze cu diversele programe legate de salarizare pe care afacerea dvs. le folosește deja, cum ar fi software de contabilitate, sisteme de prezență temporară și software de resurse umane.
- Ajută la gestionarea timpului angajaților
Multe dintre aceste servicii de salarizare gestionează timpul facturabil urmărind câte vacanțe și ore de boală au câștigat angajații și cât au cheltuit. Unele soluții de salarizare facilitează chiar solicitarea și confirmarea unei zile libere.
- Acestea oferă salarii în deplasare
Un beneficiu frumos pe care ți-l poate oferi salarizarea este că îți permite să-ți vezi salariul din mers. Multe sisteme oferă aplicații mobile sau site-uri web compatibile cu dispozitivele mobile care permit companiilor să gestioneze și să gestioneze salarizarea de pe smartphone-uri sau tablete. De asemenea, acestea oferă rapoarte detaliate privind salarizarea și forța de muncă care pot oferi o perspectivă mai profundă asupra performanței unei companii.
- Ai o grămadă de muncă de pe umeri
Cel mai mare avantaj al serviciilor de salarizare online este că toată munca – salarizare, plăți de impozite, formulare de impozitare la sfârșitul anului etc. – se face pentru dvs. În aceste sisteme, salariul poate fi de obicei început în câteva secunde. Minute.
Caracteristici așteptate de la un serviciu de salarizare ideal
Când vă gândiți să obțineți un serviciu de salarizare pentru afacerea dvs., trebuie să luați în considerare faptul că nu toți furnizorii de salarii oferă același nivel de serviciu. Dar pentru ca sistemul dvs. de salarizare să vă servească în mod optim, acesta trebuie să aibă anumite caracteristici. Unele dintre aceste caracteristici includ:
A. Mai multe opțiuni de plată. Unul dintre lucrurile la care ar trebui să vă așteptați de la sistemul dvs. de salarizare dacă vă va servi mai bine este să aveți mai multe opțiuni de plată. Înainte de a alege un serviciu, ar trebui să vă gândiți dacă acesta oferă mai multe opțiuni de plată, cum ar fi depunerea directă, cecurile pe hârtie sau cardurile de debit preplătite.
De asemenea, ar trebui să verificați dacă furnizorul oferă mai multe tarife salariale, plăți salariale, gestionarea concediilor plătite, gestionarea despăgubirilor pentru muncitori, asigurări pentru șomaj și rapoarte detaliate privind salariile.
b. Costul muncii: conducerea unei afaceri este costisitoare, deci trebuie să profitați de toate oportunitățile pentru a economisi bani. Astfel, atunci când alegeți un serviciu de salarizare pentru afacerea dvs., ar trebui să puteți obține unul care vă oferă un preț rezonabil. Dincolo de costuri, trebuie să determinați dacă este necesar un contract de servicii.
Multe servicii funcționează lunar fără contracte pe termen lung, în timp ce altele necesită un angajament anual și este, de asemenea, important să luați în considerare dacă plătiți pe lună sau pe perioada de plată.
În funcție de frecvența cu care rulați salarizarea, tipul de structură pe care îl alegeți poate avea un cost ridicat. Există întotdeauna ceva pentru toată lumea, așa că ar trebui să alegeți software-ul care se potrivește cel mai bine bugetului dvs. și, în același timp, are toate caracteristicile de care aveți nevoie.
c. Ușor de utilizat: Nu are rost să obțineți o salarizare care va fi dificil de utilizat pentru dvs. și personalul dumneavoastră. Deci, atunci când căutați serviciul perfect de salarizare pentru afacerea dvs., încercați să găsiți unul care să fie foarte ușor de utilizat. Ar trebui să aibă o interfață care să vă permită să lansați sistemul de salarizare și să adăugați angajați la sistem în câteva minute.
Petrecerea orelor încercând să vă dați seama cum funcționează sau sunând întotdeauna la biroul de asistență, astfel încât să puteți trece, nu pare o idee bună. Mai degrabă alegeți una care să vă plătească angajații, să le trimiteți salarii și să trimiteți automat date către sistemul contabil cât mai curând posibil. Pentru ca serviciul dvs. de salarizare să fie considerat ușor de utilizat, acesta trebuie să aibă:
- Structură de meniu intuitivă
- Text lizibil
- Butoane etichetate clar care vă spun ce trebuie să faceți (și ce se întâmplă când le apăsați).
- Culori care arată viu
- Site prietenos pentru mobil, astfel încât să puteți rula salarizarea oriunde
- Și cel mai important, un proces simplu de salarizare
d. Capacitatea de integrare cu alte aplicații software. Când căutați aplicația perfectă de salarizare, ar trebui să luați în considerare faptul că poate funcționa cu alte aplicații de afaceri pe care le utilizați deja la locul de muncă, cum ar fi sistemele de timp și prezență și software-ul de contabilitate.
e. Control intern. Un software bun de salarizare nu necesită cunoștințe speciale din partea dvs., așa că nu mai trebuie să angajați persoane din afară pentru a vă ocupa de salarizare. Nu numai că economisiți timp și bani atunci când utilizați software-ul de salarizare, dar aveți și un control complet asupra informațiilor dvs. financiare, precum și a confidențialității datelor. Prin urmare, în sistemul dvs. de salarizare, merită să acordați atenție dacă îl puteți folosi singur.
f. Sisteme de sprijin dovedite. Un lucru pe care trebuie să-l aveți în vedere atunci când calculați salariul este acela care vă poate oferi companiei sprijinul de care are nevoie, atunci când aveți nevoie de el. Ar trebui să vă întrebați dacă aveți un reprezentant de asistență dedicat care va fi întotdeauna punctul dvs. principal de contact.
g. Calcule simple: întreprinderile mici petrec mult timp plătindu-și salariile în fiecare lună. Este necesară îngrijirea pentru a plăti lucrătorilor suma corectă de bani câștigată. Utilizarea software-ului de salarizare automatizează toate aceste procese și, de asemenea, elimină posibilitatea erorilor în calcule. Cu un sistem de salarizare manual, proprietarul afacerii sau personalul de întreținere se poate concentra asupra altor sarcini, un proces care este productiv și eficient, economisind în același timp timp și bani.
h. Încercare gratuită. Unele programe de salarizare oferă o perioadă de încercare gratuită, astfel încât să puteți găsi o soluție gratuit. Încercarea gratuită vă va ajuta să știți exact ce doriți să cumpărați. Acest lucru vă va permite să decideți dacă software-ul este potrivit pentru dvs. În acest fel, sunteți blocat cu software-ul numai până la expirarea abonamentului.
eu. Servicii aditionale: unii furnizori de salarii oferă diverse servicii cu valoare adăugată, cum ar fi gestionarea personalului, autoservirea angajaților și administrarea de beneficii și planuri de pensionare. Trebuie să aflați dacă serviciul dvs. ideal de salarizare oferă astfel de servicii, dar trebuie să știți că serviciul adăugat înseamnă valoare adăugată.
Cum să alegeți serviciul perfect de salarizare pentru afacerea dvs.
Știind la ce să vă așteptați de la serviciul de salarizare pe care îl doriți și caracteristicile pe care trebuie să le aveți în vedere, este momentul să învățați cum să vă asigurați că alegeți serviciul de salarizare perfect pentru dvs.
- Creați-vă lista de salarii
Înainte de a cumpăra un furnizor de salarizare, primul lucru de făcut este să faceți o listă cu nevoile dvs. actuale de salarizare. Acestea sunt toate serviciile de care aveți nevoie de o companie de plăți. Majoritatea serviciilor solicitate de companii includ:
- Înregistrați rapoarte de stare și salarii federale și evidențe fiscale
- Trimiteți și trimiteți W-2 angajaților
- Prelucrarea directă a depozitelor și cecurilor
- Plătiți 1099 contrapartide și depuneți 1099
- Previziuni salariale în afara ciclului
- Deduceri fiscale suplimentare
- Adăugați bonusuri sau comisioane la plata angajaților
După calcularea serviciilor de bază de care aveți nevoie în acest moment, poate fi necesar să creați și o listă de dorințe pentru calcularea salarizării de care veți avea nevoie peste un an, trei ani și cinci ani. Ar trebui să vă gândiți dacă doriți să oferiți oricare dintre aceste beneficii în viitor;
- Concediu și concediu medical
- Beneficii pentru sănătate
- Planuri de pensionare
- Asigurări de viață și invaliditate
- Respectarea donațiilor
- Recompense pentru navetiști etc.
În mod ideal, un bun furnizor de salarizare ar trebui să vă ofere posibilitatea de a adăuga servicii pe măsură ce afacerea dvs. se extinde. Acest lucru vă oferă posibilitatea de a vă dezvolta în ritmul propriu și de a nu plăti pentru serviciile pe care nu le utilizați.
- Încearcă acum
O modalitate de a vă convinge că serviciul de salarizare pe care intenționați să-l primiți promite ceea ce poate oferi este să îl luați pentru un test drive. Acesta este singurul mod de a ști dacă ceea ce vi s-a spus este adevărat sau nu.
Pentru a rezolva această problemă, solicitați companiei o perioadă de probă. Adesea, companiile de salarizare au la dispoziția clienților versiuni de probă ale software-ului lor de salarizare. Această versiune de încercare ar trebui să vă poată răspunde la toate întrebările.
Când utilizați un serviciu sau o opțiune de încercare, ar trebui să aflați dacă;
- Puteți naviga prin backend și parcurgeți singur acești pași
- Puteți înțelege toată terminologia utilizată sau oferă explicații simple
- Sistemul este prea fiabil pentru dimensiunea afacerii dvs. Există funcții care nu se aplică unei echipe de mărimea ta?
- Există o funcție de chat live. Această caracteristică este foarte utilă dacă utilizați software-ul de salarizare pentru prima dată.
- Există articole de ajutor sau baze de cunoștințe care sunt ușor disponibile
Dacă Experiența te gândește în al doilea rând, trebuie să cauți o opțiune concepută pentru companiile mici.
Dar dacă compania pe care intenționați să o alegeți nu oferă un proces, nu trebuie să renunțați doar la companie. Există și alte modalități de a trage concluziile tale. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să găsiți unii dintre clienții lor și să le puneți câteva întrebări despre serviciile pe care le oferă. Ar trebui să îi întrebați despre capacitatea de reacție, acuratețea și compararea acestui serviciu cu alții pe care i-au folosit în trecut.
Citiți numeroasele recenzii bune și rele despre companie pentru a vedea cum le plac oamenilor funcțiile care contează cel mai mult. De asemenea, încercați să înțelegeți dacă persoanele care testează software-ul au probleme similare cu ale dvs.
De exemplu, dacă un recenzent este proprietarul unui restaurant, ar putea fi îngrijorați de lucruri precum sfaturi despre cum să raportați ceea ce s-ar putea să nu vi se aplice dacă toți angajații dvs. sunt plătiți (sau invers). De asemenea, puteți găsi mărturii de la recenzori profesioniști, care sunt bine versați în toate opțiunile disponibile.
- Verificați echipa lor de asistență
Un alt lucru pe care sunteți încurajat să îl faceți, astfel încât să puteți selecta serviciul de salarizare ideal, este să apelați departamentul de servicii pentru clienți pentru a vedea pe cine veți apela pe cealaltă linie. De fapt, trebuie să apelați toate liniile lor pentru a vedea dacă serviciul lor pentru clienți este rapid și eficient.
Compania trebuie să aibă un serviciu excelent pentru clienți pentru a se asigura că solicitările dvs. sunt îndeplinite, vă oferiți asistență și nevoile dvs. sunt îndeplinite. Dacă întârziați mai mult de 30 de minute, plecați.
4. Acordați atenție ratei de eșec
Serviciile de salarizare online sunt bazate pe cloud, permițând companiilor să primească plata de la un furnizor de salarizare și să o mențină în funcțiune. Asigurați-vă că întrebați dacă furnizorul are multe întreruperi și cât de des scade pentru întreținere.
5. Solicitați o ofertă
Un alt lucru pe care ar trebui să-l faceți atunci când cumpărați serviciul perfect de salarizare pentru compania dvs. este să le cereți o ofertă. Aveți nevoie de acest preț pentru a vă asigura că vă puteți permite serviciile pe care vi le oferă și că nu sunt ascunse.
Ar trebui să obțineți cu siguranță o ofertă care să includă taxe pentru toate serviciile pe care le-ați planificat. Obțineți o ofertă pentru anul acesta și anul viitor, astfel încât dacă prețurile se schimbă în timp, veți ști dacă serviciul va rămâne în limita bugetului dvs.
Întrebări de pus pentru a vă asigura că nu sunteți separat Dezactivat
- Cât de des sunt actualizate tabelele lor fiscale pentru a se potrivi?
- Aveți alți clienți în industria dvs.?
- Se pot integra cu ofertele de beneficii ale angajaților?
- Cum îți vor gestiona afacerea pe măsură ce compania ta crește?
- Ce măsuri de securitate există pentru a păstra securitatea datelor salariale ale companiilor dvs.?
- Cât de rapid se face procesarea?
- Dacă serviciul a făcut o greșeală, cine este responsabil pentru aceste greșeli?
- Cât durează remedierea erorii?
- Există taxe suplimentare pentru adăugarea sau modificarea salariului unui angajat?
- Taxele anuale se vor schimba sau vor crește într-un an?
- Cât de des veți primi rapoarte de la serviciu? ?
- Oferă planuri de pensionare?
- Cum se integrează cu software-ul dvs. de contabilitate?
- Ce tehnologie de back office folosește serviciul?
- Care sunt orele și metodele de disponibilitate a serviciului pentru clienți?
- Vi se va atribui un reprezentant sau veți fi întotdeauna direcționat către cineva nou?
- Există taxe suplimentare de depunere a impozitelor în mai multe state?
- Dacă datele sunt reintroduse, veți putea să le revizuiți înainte de a fi creditate în statul de plată?
- Cât de des veți auzi de ei?
Cât costă un serviciu bun de salarizare?
Costurile salarizării variază de obicei în funcție de ce servicii doriți și de ce aveți nevoie de ele. În ciuda acestui fapt, există o structură de cost standard pe care o urmează majoritatea serviciilor de salarizare. În structura de plată standard, există o taxă de bază fixă care se percepe pe lună sau pe fiecare perioadă de plată.
Costul tipic al salarizării este o colecție de diferite taxe percepute din diferite servicii de salarizare oferite unui client. Sunt disponibile diverse servicii contra cost și pot include:
- Principalele costuri ale externalizării salarizării
Trebuie remarcat costul primului serviciu de salarizare pentru dvs., acesta este principalul cost al externalizării forței de muncă. Majoritatea companiilor de salarizare oferă un pachet de bază cu plăți lunare sau pe fiecare salariu. Plata poate varia de la 20 USD la 200 USD pe lună, în funcție de factori precum frecvența plății, volumul, cerințele fiscale și pachetele de servicii.
Unii furnizori percep, de asemenea, o taxă de inspecție separată de aproximativ 1-2 USD. Întreprinderile mici cu maximum 10 persoane tind să plătească mai mult decât companiile mari pe angajat, deoarece compania de salarizare oferă reduceri companiilor mari.
Dacă compania dvs. de salarizare necesită acces la sistem, vi se poate percepe o taxă de licență unică, taxa de instalare, costurile de întreținere și actualizare. Fiți conștienți de aceste taxe ascunse potențiale și solicitați întotdeauna furnizorului dvs. transparență.
Unele salarii pot oferi procesarea salariilor numai în configurația lor de bază. În astfel de cazuri, aceștia pot percepe taxe pentru servicii suplimentare, inclusiv depozite directe, pregătirea cecurilor și introducerea datelor angajaților. În plus, există de obicei taxe suplimentare pentru modificări de urgență sau actualizări ale chitanțelor.
- Costul serviciilor de impozitare pe salarii
Majoritatea companiilor de salarizare au o înregistrare fiscală în planul lor de bază, dar majoritatea percep separat pentru biroul fiscal. Aceasta include pregătirile de la sfârșitul anului, cum ar fi tipărirea W-2, trimiterea prin poștă și raportarea. Taxele se pot aplica și pentru pregătirea trimestrială sau lunară a impozitului pe salariu, pe lângă procesarea anuală a impozitelor. Fiecare tranzacție poate costa până la 50 USD sau mai mult pe angajat. Dacă aveți angajați în mai multe state, se pot aplica taxe suplimentare.
Cu cât vă plătiți mai des angajații, cu atât veți suporta mai multe costuri. În cazul în care costul dvs. depinde de frecvența plății, puteți ajunge să cheltuiți mai mult pe săptămână sau două săptămâni pe angajat decât lunar, deoarece tranzacțiile au loc mai puțin cu salarizarea lunară.
De exemplu, pentru trei angajați, puteți plăti 36,85 USD pe săptămână, 41,85 USD pe săptămână sau 46,85 USD pe lună. Serviciile de salarizare online percep de obicei o taxă lunară de bază, indiferent de cât de des vă plătiți angajații. Pentru a reduce costurile, unele companii stabilesc un program salarial lunar.
În funcție de compania cu care lucrați, puteți plăti oriunde de la 25 USD la 159,57 USD pe lună pentru o companie online; se pot aplica taxe suplimentare.
Unele companii încă aderă la procesul tradițional de distribuire a cecurilor către angajați în loc de depozite directe. Dacă aveți nevoie de acest serviciu, compania de salarizare poate aplica taxe speciale în afara curierului la sol standard. Taxele depind de diferiți factori, cum ar fi tipul de livrare, locația, serviciul de curierat și reglementările guvernamentale. De asemenea, rețineți că costul de expediere a salariului este direct proporțional cu frecvența dvs. de salarizare.
- Diferite costuri de externalizare a salarizării
Citiți întotdeauna ștampila amendă atunci când căutați salariile companiilor. Pot exista alte costuri menționate în secțiunea „Altele” sau ascunse în termeni. Mai jos sunt taxele mici tipice care, dacă sunt acumulate, vă pot costa foarte mult:
- Se poate aplica o taxă de revizuire pentru a corecta erorile salariale cauzate de dvs.; de exemplu, nu puteți actualiza un furnizor de creștere a salariilor sau un angajat disponibilizat.
- Taxă de instalare pentru un cont nou.
- Taxă pentru actualizarea bazei de date a angajaților, cum ar fi adăugarea sau eliminarea angajaților din listă.
- Taxe anuale de depunere și raportare a impozitelor la sfârșitul fiecărui an fiscal.
- Raport de plată pe salar la cerere.
- Numărul dvs. de personal este sub nivelul de referință al ratei preferențiale.
Aceste taxe împreună calculează cât de mult veți fi taxat de serviciul dvs. de salarizare, astfel încât valoarea salariului dvs. poate să nu fie aceeași cu următoarea companie.
Dacă aceste întrebări v-au ajutat să vă restrângeți opțiunile, este o idee bună să căutați comentarii online sau să examinați rapoartele consumatorilor pentru a vă asigura că compania la care vă gândiți nu este înăbușită de o mulțime de reclamații din partea clienților săi, atât vechi, cât și noi. Acesta este de fapt un steag roșu pe care trebuie să îl eliminați.
