كيفية تنظيم مساحة مكتب المنزل ، مكتب والملفات

يمكن أن تكون بعض الأشياء أكثر سعادة من إدارة أعمالك الخاصة من المنزل. لا يوجد رئيس يتنفس في رقبتك. لا توجد اجتماعات مملة للحضور. وليس لدينا رحلات طويلة خلال ساعة الذروة.

على الرغم من أن العمل من المنزل يمكن أن يكون تجربة مجزية حقًا ، إلا أنه من السهل أن تجذب انتباهك بنفسك وتحرر من أن تحصل على أشياء كثيرة في نفس الوقت. ويمكنك بسهولة أن تنسى القواعد الأساسية لإدارة نشاط تجاري ناجح ، عندما تكون أنت وجهاز الكمبيوتر الخاص بك وهاء منزلك لمدة 10 ساعات فقط.

لمواكبة أعمالك المنزلية ، تحتاج إلى تنظيم. يعتمد نجاح أعمالك المنزلية كثيرًا على كيفية تنظيم نشاطك التجاري في المنزل . يناقش هذا المنشور خمس نصائح مثبتة حول كيفية تنظيم الأعمال المنزلية وضمان التشغيل السلس لها.

كيفية تنظيم مكتب أعمال منزلي بنجاح

إنشاء. مكتب المنزل مخصص.. الخطوة الأولى لبدء عمل تجاري منزلي هي تخصيص مكان معين في منزلك لعملك. يجب تقييم هذه المساحة بسهولة ( ، بمعنى ، يجب ألا تعتمد ساعات العمل الخاصة بك على جداول أفراد الأسرة الآخرين ).

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون مكتب منزلك هادئًا وخاليًا من جميع أشكال الهاء. لا ترغب في أن يسمع عميلك فتاتك الصغيرة أو تضحك في الخلفية حيث يناقشن العمل الجاد معك عبر الهاتف.

أهم شيء هو أن مكتب منزلك مريح. سوف تقضي جزءًا كبيرًا من يومك إذا كان عليك التوقف عن العمل كل عشر دقائق ، لمد ساقيك فقط ، لأن مقعدك غير مريح للغاية. يساعدك مكتب هادئ ومريح في التركيز وزيادة الإنتاجية.

ب. تنظيم يومك: يعتمد مدى تنظيم أعمالك المنزلية بشكل جيد على مدى تنظيمك كمالك تجاري. لتنظيم الأعمال المنزلية ، يجب أن يتم تنظيمك.

يسيء كثير من أصحاب الأعمال المنزلية ما هم رؤساءهم.نظرًا لأنهم لم يعد لديهم رئيس يقف فوقهم ويتحكم فيهم للتأكد من أنهم قد أكملوا عملهم ، فإنهم يمنحون عرضًا وقتًا للهروب ، لأنهم يمضون عدة دقائق من التلفزيون أو يرعون حيواناتهم الأليفة لعدة دقائق أو يشاركون في مهام تافهة أخرى . إهمال أعمالهم.

لذا ، حتى لا تقع في هذا الفخ ، أنشئ بنية عمل مشابهة لتلك التي ستكون لديك إذا كنت تعمل تحت إدارة رئيسك. احصل على وقت بداية ونهاية وتخصيص ساعات محددة لأنشطة محددة. يوصى عمومًا بأن تقضي الساعة الأولى من يومك في البحث عن عملاء جدد ثم تنتقل إلى جوانب أخرى من عملك.

c. حاول تجنب الورق قدر الإمكان. تستغرق معالجة الورق عادة الكثير من الوقت. وستوفر معظم هذا الوقت باستخدام جهاز كمبيوتر. لذلك ، من الأفضل حفظ مستندات عملك إلكترونيًا. وبالتالي ، يمكن إكمال الحفظ والبحث في غضون ثوانٍ ، ويمكنك تحقيق المزيد خلال ساعات العمل.

على الرغم من أنه من المغري دائمًا طباعة جميع المعلومات المتعلقة بالملفات الورقية ، إلا أن إبرام اتفاقية مع نفسك لطباعة المعلومات التي يحتاج حقا إلى طباعتها.إذا لم تقاوم هذا الإغراء ، فستبدأ قريبًا في التعامل مع كميات هائلة من الورق.

د. تنظيم مستنداتك (إذا كان يجب عليك استخدامها) . في بعض الحالات ، تكون معالجة الورق أمرًا لا مفر منه ، على سبيل المثال ، عندما تحتاج إلى تخزين معلومات العمل المهمة ووثائق العميل في ملفات ورقية. في هذه الحالة ، قم بإنشاء نظام ملفات مكتب منزلي يسمح لك بالعثور على المستندات المهمة بسهولة. إذا كانت هناك مساحة كافية على مكتبك ، فاستخدم نظام تخزين رأسي أعلى المكتب بحيث تكون الملفات المهمة في المقدمة والوسط. يجب أن تكون جميع الملفات أو المستندات التي تحتاج إلى الارتباط بها في متناول اليد.

e. كن مقبسًا لجميع المهن: بصفتك مالك شركة منزلية ، ستلعب العديد من الأدوار. أنت جميعًا من أجل عملك ، بما في ذلك الرئيس التنفيذي والرئيس والسكرتير ومدير المكتب والدعم الفني وكل شيء آخر. هذا يعني أنك بحاجة إلى معرفة كيف يلعب كل واحد من هؤلاء الأشخاص دورًا في الشركة.

بالإضافة إلى المهارات المكتبية الأساسية ، تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية حل المشكلات الفنية الأساسية. على سبيل المثال ، يجب أن تكون قادرًا على إصلاح الأعطال الطفيفة في جهاز الكمبيوتر أو جهاز النسخ ، نظرًا لأنك لم تستأجر شخصًا آخر للقيام بذلك. إذا لم تتعلم تصحيح هذه الأخطاء ، فستقضي ساعات من العمل في انتظار قيام شخص آخر بعمل ذلك نيابة عنك.

الآن لست بحاجة إلى أن تصبح خبيرًا ، ولكن تأكد من أن لديك المعرفة الأساسية. فهم الدعم الفني والمحاسبة وهلم جرا. إذا كنت لا تقضي الكثير من الوقت ، فسيكون تعيين شخص ما لفعل كل شيء من أجلك مكلفًا للغاية.

10 طرق رائعة لتنظيم المساحة والملفات لمكتبك الرئيسي

إذا كنت تدير شركة منزلية أو تعد إدارة أعمالك من المنزل أحد مفاتيح الكفاءة والإنتاجية. هو فصل عملك عن حياتك الشخصية. كيف ؟ يمكنك تحقيق ذلك من خلال وجود مكتب منزلي منظم لعملك. هنا ستقوم بتخزين ملفاتك ، والتواصل مع موظفيك وعملائك ، ومراقبة مسك الدفاتر ، وتتبع جهود التسويق الخاصة بك ونتائج كل منهم ، وكذلك حل المهام الأخرى المتعلقة بعملك.

كيف يتم تنظيم منزلك يمكن للمكتب أن يحدد إلى حد كبير مدى إنتاجيتك ونجاحك كرجل أعمال. لذلك ، هذا جانب واحد يجب أن لا تكون تافها. إليك خمس نصائح لتحويل مكتبك المنزلي إلى مساحة عمل مريحة وممتعة وفعالة ومنظمة.

1. ابحث عن المكان المثالي: خطوتك الأولى لإنشاء مكتب منزلي منظم أن لديك مكان مصمم حصريًا لمكتب منزلك.لن يكون مكتب منزلك فعالاً إذا واصلت نقله من خزانتك إلى متجرك وإلى غرفة الضيوف الخاصة بك. بدلاً من التنقل في المنزل بحثًا عن المكان المثالي ، اختر مكانًا واحدًا واجعله مكانًا دائمًا في مكتب منزلك.

إن مساحتك المثالية هي خارج مسار المشي. لا تريد أن يصرف انتباه كل من يمر بها ، ولا ينبغي أن تكون المساحة عرضة للضوضاء. أنت بالتأكيد لا تريد أن يسمع العملاء أطفالك يبكي في الخلفية عندما يتحدثون إليك على الهاتف.

2. اجعله مناسبًا لك: مثلك المثالي مكتب المنزل مريح لك. ستصبح أقل إنتاجية إذا كانت ظروف عملك تجعلك غير مرتاح. إذا كان مقعدك يضعف ساقيك أو إذا كانت طاولتك لا تملك المساحة اللازمة ، فستقضي وقتًا طويلًا في التجول في أرجاء المنزل ، وتجرب الأجزاء الأخرى لمستويات الراحة.

اشترِ كرسيًا ناعمًا بحيث يمكنك الجلوس بشكل مريح لعدة ساعات. احصل على طاولة ليست مرتفعة أو منخفضة للغاية ، وإلا فسوف تشكو من آلام الظهر بعد كل يوم عمل. اترك مساحة كافية لتسخين ساقيك والمشي.

يمكنك أن تطلب من شخص محترف الحضور إلى منزلك لتقييم بيئة العمل لديك ، ثم إجراء التغييرات المناسبة.علاوة على ذلك ، يمكنك القيام بذلك بنفسك باستخدام الموارد عبر الإنترنت التي تشرح كيفية إنشاء مكتب مثالي هندسيًا لأعمالك المنزلية.

3. امسح كل الفوضى – . الفوضى في المكتب المنزلي لن تسمح لك بالبقاء منظم إذا كانت لديك عناصر على مكتبك لا تتعلق بنشاطك التجاري ، مثل الألعاب أو الكتب لأطفالك ، فاحذفها أولاً. كل ما تحتاجه في مكتبك في المنزل هو الأشياء ذات الصلة بعملك. لا شيء أكثر!

بعد إزالة العناصر غير الضرورية من مكتب منزلك ، لا تزال بحاجة إلى ترتيب العناصر المناسبة. هناك خزانة لتنظيم الملفات والمستندات الخاصة بك. لا ينبغي أن يكون أي منهم على مكتبك ، بخلاف ما تعمل عليه في الوقت الحالي.

إلى جانب الأوراق ، تساهم الكابلات أيضًا في الفوضى في مكتب منزلك. انهم فخ الغبار ، وربط ساقيك وجعل مكتبك غير منظم. وبالتالي ، قم بإدارة الكابلات عن طريق ربطها بلطف معًا باستخدام ربطات الكابلات ، أو ارفعها تمامًا عن الأرضية عن طريق ربطها في أسفل الطاولة بمشابك الحبل اللزجة. لتقليل عدد الكابلات ، يمكنك استخدام أجهزة لاسلكية مثل لوحة المفاتيح اللاسلكية والماوس اللاسلكي.

4. تخلص من الأشياء غير الضرورية: يمكن أن يؤدي تخزين الأشياء غير الضرورية في مكتبك المنزلي إلى انخفاض إنتاجيتك بالفعل .على سبيل المثال ، تقضي وقتًا أكبر في البحث عن الورق أو الملف الذي تحتاجه ، لأنه مخفي تحت عدة ملفات أخرى لم تعد بحاجة إليها. الحل؟ كل ما عليك هو حذف جميع هذه الملفات والمستندات التي لا فائدة منها في المرة التالية التي تعثر فيها على الملفات والمستندات الخاصة بك بسرعة.

5. انتقل بدون أوراق حيثما أمكن ذلك. . يعد الورق أحد الأسباب لعدم تنظيم مكتبك بسرعة. كلما قل عدد الأوراق التي لديك ، قل العمل الذي يتعين عليك القيام به في كل مرة تقوم فيها بتنظيم مكتبك. لذا ، حاول استبدال استخدام الورق بجهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن استبدال هذه الملفات ببساطة بملفات الكمبيوتر ، ويمكن استبدال هذه المستندات إما بمستندات Microsoft Word أو بنسخ ممسوحة ضوئيًا.

من خلال تطوير نظام منزلي أقل في مكتبك الرئيسي ، لن تحصل فقط على مكتب أكثر تنظيماً ، ولكن يمكنك أيضًا بسرعة ابحث عن الملفات والمستندات الخاصة بك عند الحاجة إليها. ما عليك سوى استخدام مربع البحث على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وسيظهر الملف الذي تحتاجه في المكان الذي قمت بحفظه فيه! نجاح عملك في المنزل. على الرغم من أن تنظيم مكتب منزلي منظم وخالي من الفوضى ، إلا أن هذا قد يبدو سهلاً ، لكن العديد من أصحاب الأعمال المنزلية يعتبرون ذلك أحد أكبر مشكلاتهم.ومع ذلك ، تحتاج إلى الحفاظ على سطح مكتبك مرتبًا لأنه مكتبك الرئيسي حيث ستقضي معظم وقتك كرائد أعمال في المنزل.

يمكنك الآن أن تسأل لماذا يجب أن تدير شركة منزلية الجدول منظم. وقد تعتقد أنه لا يوجد أكثر من الحس السليم الذي يملي هذا. ولكن هناك ما هو أكثر من ذلك بكثير. وإليك بعض الفوائد:

• يمكنك العثور بسرعة على بعض العناصر. على سبيل المثال ، ليس عليك قضاء الكثير من الوقت في نسخ المستندات الورقية للعثور على مستند واحد فقط تحتاج إليه.
• ستكون أكثر إنتاجية. كلما كان من الأسهل العثور على كل ما تحتاج إليه ، كلما أكملت مهامك بشكل أسرع ، وكلما حققت أكثر في فترة زمنية محدودة.
• ستحدث انطباعًا جيدًا عن الأشخاص الذين يرون منطقة عملك. على الرغم من أن مكتبك قد يكون موجودًا في منزلك ، فهناك أوقات قد تحتاج فيها إلى وضع عملاء أو موظفين على طاولة مكتب منزلك.
• نفسياً ، يمكنك الفوز إذا رأيت جدولًا أنيقًا وجذابًا في بداية كل منها. يوم العمل ، وبسبب القدرة على إيلاء المزيد من الاهتمام لعملهم بسبب عدم وجود الكثير من الانحرافات البصرية.

آمل أن تكون مقتنعًا الآن بأن سطح المكتب المنظم جيدًا لمنزلك هو مصلحتك الخاصة ، لذلك ، سأنتقل الآن للكشف عن بعض النصائح التي أثبتت جدواها حول كيفية تنظيم أعمال منزلك office.

i. افصل بين الأشياء الشخصية والتجارية. . في كثير من الأحيان تقوم بمهام مكان العمل الشخصية ، مثل دفع فواتير الخدمات العامة وتنظيم الشؤون المالية الشخصية. لا يمكن تجنب ذلك دائمًا ، ولكن حاول دائمًا فصل الأشياء الشخصية عن العمل قدر الإمكان. في الواقع ، يوصى بإعداد مكتب منفصل في مكتبك المنزلي للملفات الشخصية ، بشرط توفر مساحة كافية لذلك.

يؤدي فصل العناصر الشخصية وعناصر العمل إلى تقليل الفوضى على سطح مكتب منزلك ، وتجنب مزج الأشياء وحفظك من الإغراء في نفس الوقت العمل على المشاريع الشخصية والمشاريع التجارية.

ii. اترك جهاز الكمبيوتر بعيدًا عن الطاولة: . إذا كان لديك طاولة كبيرة بما يكفي ، فمن المستحسن أن تضع الكمبيوتر على طاولة منفصلة وأن تضعه بزاوية 90 درجة على سطح المكتب الرئيسي. سيتيح هذا مساحة أكبر على مكتبك المنزلي لعناصر مشروعك الحالية وأي لوازم مكتبية تستخدمها بانتظام. للتنقل بسهولة بين مكتبك وجهاز الكمبيوتر ، اشتر كرسيًا دوارًا.

iii.إزالة العناصر غير المرغوب فيها: يمكن بسهولة أن يصبح مكتب مكتب منزلك مستودعًا للعديد من العناصر غير المرتبطة بنشاطك التجاري ، مثل ألعاب الأطفال والصور الفوتوغرافية والكتب والأكواب والأقراص المدمجة. إذا كان الأشخاص الآخرون يضعونهم عادة هناك ، فقم دائمًا بإزالتهم ووضعهم في مكانهم. ولكن إذا كنت من الجناة العاديين ، فاستسلم عن هذه العادة. ضعها دائمًا في المكان المناسب بعد استخدامها. إذا لم يكن هناك مثل هذا المنزل حاليًا لهذه العناصر ، فضع صندوقًا أو حاوية كبيرة في مكتبك حيث يمكنك وضعها لفترة من الوقت.

iv. استخدم دائمًا صناديق البريد الخاصة بك: . على الرغم من أن معظم مكاتب المكاتب تحتوي على درجين أو ثلاثة ، فإن معظم الأشخاص يتركون العناصر على الطاولة بدلاً من وضعها في درج. تمثل اللوازم والأوراق المكتبية مصدرًا آخر للفوضى ، لذا تحتاج إلى تخزينها في درج حيث يمكنك تقييمها بسهولة عند الحاجة إليها. إذا كان لديك العديد من الأدراج على مكتبك ، فاستخدم الدرج العلوي ( والذي يسهل الحصول عليه ) للعناصر التي تستخدمها بانتظام.

v. أنشئ مساحة تخزين إضافية . سطح المكتب محدود. حتى إذا قررت الاحتفاظ بجميع ملفاتك في الصناديق ، فلن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً حتى تجد مساحة أكبر للملفات. بدلاً من تخزين الملفات على مكتب أو أرضية ، ما عليك سوى شراء خزانات أو أدراج رخيصة من متجر المكتب.والأفضل من ذلك ، يمكنك العثور على مربع ورق كمبيوتر فارغ واستخدامه لتخزين الملفات غير النشطة. تأكد من وضع هذه الملفات غير النشطة بترتيب معين حتى يمكن العثور عليها بسهولة عندما تحتاج إليها في المستقبل.

vi. قم بتنظيف الأشياء غير الضرورية فورًا: . إذا لم يكن مكتب منزلك يحتوي على سلة مهملات ، فاحصل عليها في أقرب وقت ممكن. أحد الأسباب التي تجعل مكتبك يمكن أن يملأ بسرعة هو ترك الأشياء غير الضرورية عليه. عندما تحذف هذه الرسائل التي تمت معالجتها والحسابات القديمة وملفات الخمول والعناصر الأخرى ، يمكنك ضمان التشغيل السلس لمكتبك.

كيفية تنظيم ملفات الأعمال المنزلية

وفقًا لبعض الخبراء ، كم حسنًا ، أنت تقوم بتنظيم مكتب منزلك ، ويمكن أن يؤثر بشكل مباشر على مدى فاعليتك واستخدامه على نحو فعال. على وجه الخصوص ، يمكن أن تتحول الملفات والمجلدات المكتبية بسرعة إلى فوضى غير منظمة إذا لم تقم بتثبيت نظام التخزين المناسب في المكان.

على الرغم من أن لديك الفرصة لتوظيف منظم محترف لمساعدتك في تنظيم أعمالك المنزلية. – الملفات ، ستكون مكلفة للغاية ، بالنظر إلى أنه يجب عليك تنظيم ملفاتك على فترات منتظمة. لا يمكن لمعظم الشركات الاستغناء عن الورق ، وهذا ما يفسر سبب قيام الشركة بإنشاء أكثر من 30 مليار مستند سنويًا.

وبالتالي ، ليس لديك خيار سوى معرفة كيفية تنظيم ملفات الأعمال المنزلية الخاصة بك بنفسك. عندما يصبح جزءًا منك ، يمكنك الحفاظ على النظام والنظام في مكتبك المنزلي ، وفي أي وقت يمكنك بسهولة العثور على أي ملف أو مستند تحتاجه. فيما يلي إرشادات لتنظيم ملفات الأعمال المنزلية.

أ. إرسال مستندات جديدة ، لا تكدسها: . للحفاظ على نظام منظم لتخزين المستندات في مكتبك المنزلي ، تحتاج إلى العثور على المكان الوحيد لتخزين المستندات الواردة. يمكن أن يكون علبة حروف ، مجلد به ملفات ، سلة أو صندوق. في معظم الحالات ، تكون المستندات الواردة هي السبب في عدم التنظيم المتكرر لملفاتك بعد أن تقوم بترتيبها مسبقًا.

إذا تم تخزين جميع مستنداتك الواردة في مكان واحد ولم يتم توزيعها عبر مكتب المكتب بالكامل ، فسيكون من الأسهل بالنسبة لك تعامل معهم عندما تكون جاهزًا. وسيكون من الأسهل بالنسبة لك الاحتفاظ بنظام تسجيل منظم ، حيث يمكنك بسهولة وضعه في المكان الذي يجب أن يكون عليه بعد زيارته.

ب. التصرف بسرعة. عندما تتلقى خطابًا جديدًا أو مستندًا آخر ، يمكنك فقط القيام بأمرين معه: التصرف أو تدميره. يوصى أن يكون لديك مجلد خاص يسمى ACTION. سيحتوي هذا المجلد على جميع المستندات والمستندات أو الملفات التي تحتاج إلى التعامل معها على الفور.سيتم وضع أي مستندات تتطلب إجراءً من جانبك في المجلد.

إذا أصبح ملف الإجراء الخاص بك ضخمًا جدًا ، فيمكنك تقسيمه إلى فئات ، مع وضع كل فئة في مجلدات منفصلة. قد يكون لديك مجلد باسم “حسابات الدفع” و “مقالات للقراءة” و “المكالمات الهاتفية”. سيساعدك هذا في زيادة تبسيط مجلد الإجراء.

بالنسبة للرسائل الترويجية وغيرها من المستندات التي تعتبرها غير مجدية ، احذفها على الفور. قاوم إغراء الحفاظ عليها ، معتقدًا أنك قد لا تزال بحاجة إليها. هذه الفكرة هي واحدة من أكثر الأسباب شيوعًا لتجميع الناس للقمامة في مكاتبهم. حتى بعد معالجة أي مستند ، يمكنك حفظه للاستخدام في المستقبل أو رفضه. إذا كنت متأكدًا من أنك لن تحتاج إليها في المستقبل ، فقم بإزالته فورًا. ولكن إذا كنت متأكدًا من أنك ستحتاج إليها لاحقًا ، فقم بتسجيلها وفقًا لذلك.

c. أرسل الملف وفقًا لذلك: . بالنسبة للمستندات التي ستحتاج إليها في المستقبل ، يجب عليك حفظها وفقًا لذلك حتى لا تضيع بضع دقائق من وقتك الثمين في محاولة للعثور عليها عند الحاجة إليها ، وهناك طرق عديدة لتقديم المستندات الخاصة بك ، ولكن الطريقتان الأكثر شيوعًا هما الأبجدية الأساسية تنظيم وتنظيم الفئات. سوف تجعل اختيارك حسب نوع المعلومات التي تتم معالجتها.

• مؤسسة أبجدية أساسية: استخدم هذه الطريقة لتنظيم المجلدات مع ملفات المكتب إذا كان لديك مجموعة كبيرة من العملاء تحتاج إلى دعمها. فقط اكتب لكل عميل اسم العائلة ، فاصلة ، ثم الاسم على الملصق. ثم ضع الملصق على حافة المجلد الذي يحتوي على معلومات العميل. ثم فرز جميع المجلدات الخاصة بك حسب الاسم الأخير ( والاسم الأول ، حيث لديك عميلان بنفس الاسم الأخير ). ثم أدخل المجلدات الأبجدية في كل درج من خزانة ملفاتك من أعلى إلى أسفل. أخيرًا ، ضع علامة على الحرف الأول من أسماء العائلة في هذا المربع على السطح الخارجي لكل سحب للراحة على سبيل المثال ، من A إلى E ، ومن G إلى K ، ومن L إلى O ، إلخ.
• فئة المؤسسة-: . هذه الطريقة مفضلة إذا كنت تقوم بمعالجة العديد من أنواع المستندات المختلفة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك مجلد آخر لملفات الموظفين وملفات العملاء وملفات البائعين والعقود الموقعة وخطط التسويق وما إلى ذلك. اكتب اسم كل فئة تنظمها على الملصق وضعه في كل ملف. ثم ببساطة اكتب اسم المجلد الذي ينتمي إليه الملف بأحرف صغيرة في أعلى الملف. سيساعدك هذا في فرز الملفات بسهولة إلى مجلدات مناسبة.