Doriți să vă urmăriți cheltuielile, dar nu aveți cunoștințele și instrumentele? Dacă DA, iată 17 sfaturi utile despre cum să vă urmăriți gratuit cheltuielile de afaceri.
Indiferent de tipul de afacere pe care o conduci sau o operezi, inevitabil o vei derula. Formular de cheltuieli sau altul. Suma de bani pe care o cheltuiește o afacere și modul în care o cheltuiește vor juca întotdeauna un rol important în a determina dacă o afacere va avea succes sau nu.
Pentru ca o afacere care cheltuiește mulți bani pe cheltuieli să rămână pe linia de plutire, trebuie să fie capabilă să genereze profituri. Companiile care suportă costuri mari în timpul desfășurării afacerilor, dar nu realizează profituri mari, se vor reduce cu siguranță în timp.
Deoarece toate companiile trebuie să se străduiască să mențină un echilibru între profiturile pe care le primesc și costurile pe care le cheltuiesc, este imperativ să evalueze continuu costurile.Estimarea acestor costuri permite proprietarilor de afaceri să determine unde cheltuiesc cei mai mulți bani și să identifice modalități de a minimiza costurile. Stil
Prin reducerea sumei pe care o cheltuiește o afacere, își poate crește profiturile. Dar înainte de a estima cheltuielile de afaceri, proprietarii de afaceri trebuie să urmărească în mod corespunzător cheltuielile de afaceri. Există diferite metode pe care le puteți folosi pentru a vă urmări cheltuielile de afaceri. Unele dintre cele mai populare metode de urmărire a cheltuielilor de afaceri includ utilizarea de documente pe hârtie, foi de calcul și sisteme software.
Metoda pe care o alegeți se poate baza pe preferințele personale sau pe tipul și dimensiunea afacerii implicate. Fiecare dintre aceste metode se concentrează pe organizarea cheltuielilor de afaceri în categorii specifice și actualizarea regulată a sumelor cheltuite în fiecare pentru a determina cheltuielile totale de afaceri ale companiei. Iată câteva alte motive pentru care ar trebui să urmăriți în mod regulat cheltuielile de afaceri.
4 motive pentru care ar trebui să vă urmăriți cheltuielile de afaceri, începeți azi
a, Cunoștințe îmbunătățite despre finanțe și gestionarea numerarului … Unul dintre cele mai comune motive pentru care majoritatea afacerilor eșuează este lipsa banilor. Deoarece fluxurile de numerar sunt atât de importante pentru supraviețuirea unei afaceri, este logic ca un om sau o femeie de afaceri inteligent să facă tot ce este necesar pentru a-și împiedica afacerea să scadă. în capcana de a fi prins.este prea putin?
O modalitate de a face acest lucru este prin gestionarea zilnică a cheltuielilor, astfel încât să nu „mergi la sfârșitul lunii și să descoperi că cheltuielile au depășit veniturile.
Urmărind cheltuielile de afaceri, vă puteți controla mai bine cheltuielile, puteți ști exact pentru ce cheltuiți și cât valorează acestea. tu. Aceste numere zilnice devin indicatorul tău pentru a vedea dacă ai depășit bugetul lunar sau nu. Întregul proces te ajută să devii mai conștient din punct de vedere financiar. Cu aceste date, puteți identifica și remedia obiceiurile proaste de cheltuieli de la început, înainte ca acestea să scape de sub control.
Nu numai că vei economisi bani, ceea ce va avea un impact pozitiv asupra profitului tău, dar vei elibera și bani pe care îi poți investi în alte domenii importante ale afacerii, precum departamentul de marketing.
b. Sunteți mai bine pregătiți pentru sezonul fiscal și vă puteți recupera banii: sezonul fiscal poate fi destul de agitat, mai ales dacă nu ești suficient de pregătit; de fapt, poate fi înfricoșător. Proprietarii de afaceri se chinuie adesea cu disperare, încercând să adune toate facturile și chitanțele necesare pe laptopurile și cutiile de pantofi.
Dar nu trebuie să treci prin asta. Păstrând înregistrări adecvate, veți fi întotdeauna pregătit pentru sezonul fiscal viitor. Nu fugiți, nu deveniți nervoși și nu vă faceți griji că pierdeți bani. Vedeți, multe cheltuieli sunt deductibile fiscal, ceea ce înseamnă că vă puteți recupera banii. Aceste costuri includ:
- prânzuri și întâlniri de afaceri
- telefon mobil și taxe de date
- cheltuieli de călătorie, cum ar fi combustibilul pentru a participa la o întâlnire cu un client
- Rechizite de birou, cum ar fi articole de papetărie.
- Cheltuieli de închiriere
- Cheltuielile biroului acasă R: Dacă aveți un birou la domiciliu, vă puteți califica pentru o anulare a biroului la domiciliu. De exemplu, dacă biroul dvs. de acasă este de 20% din dimensiunea dvs., puteți solicita o rambursare de 20% pentru utilități, întreținere etc.
Dar vă puteți recupera banii numai dacă urmăriți, clasificați și dezvăluiți aceste cheltuieli de afaceri. Eșecul de a păstra înregistrări exacte înseamnă că vă lăsați banii câștigați cu greu pe birou și în mâinile ofițerului fiscal.
c. Angajații mai fericiți: dacă gestionați o echipă de angajați, cel mai probabil aceștia vă vor trimite chitanțe pentru călătorie, masă și alte cheltuieli personale. Urmărind aceste cheltuieli, le puteți rambursa angajaților dvs. banii la timp.Rambursarea angajaților dvs. pentru banii lor îi face fericiți și îi împiedică să vă reamintească de cheltuielile înregistrate cu ceva timp în urmă.
d. Ușurința de a determina profitabilitatea: aproape fiecare proprietar de afaceri știe să calculeze profitabilitatea (venituri minus cheltuieli). Rentabilitatea vă spune dacă afacerea dvs. merge bine, vă ajută, de asemenea, să atrageți investitori, să vă finanțați operațiunile de zi cu zi și să obțineți finanțare.
Importanța profitabilității nu poate fi exagerată, dar, în mod ironic, mulți proprietari de afaceri au o înțelegere foarte slabă a acestui lucru. Acest lucru se întâmplă, de obicei, deoarece nu sunt în măsură să țină evidența cu exactitate a veniturilor și cheltuielilor, ceea ce le face dificil să știe cu adevărat unde se află.
Din fericire, urmărind frecvent cheltuielile, vă puteți determina rapid profitabilitatea fără a fi nevoie să vă dați seama. înregistrări.
Urmărirea în mod regulat a cheltuielilor de vânzare vă va împiedica, de asemenea, să faceți presupuneri informate despre rentabilitate. Multe companii fac această greșeală – atunci când văd vânzări care vin, cred în mod eronat că afacerea lor este mai profitabilă decât este în realitate.
Având în vedere acest lucru, iată câteva modalități prin care o companie își poate urmări cheltuielile;
4 moduri accesibile dar extrem de eficiente de a vă urmări cheltuielile de afaceri
i. Leger: unii proprietari de afaceri încă preferă pixul și hârtia învechite pentru a-și ține evidența cheltuielilor; cu toate acestea, registrele pot fi gestionate numai pentru întreprinderile mici, cum ar fi întreprinderea individuală, fără angajați sau un număr mare de tranzacții complexe și, astfel, ținând evidența cheltuielilor dvs. este la fel de ușor ca să le notezi pe teren zilnic sau o dată pe săptămână. …
Veniți la momentul impozitării, adunați fiecare categorie de cheltuieli și scrieți-le în Anexa C din declarația de impozit. Într-o companie mai mare, va trebui să mergi pe ceva mai eficient pentru a-ți acoperi corect cheltuielile.
ii. Software și foi de calcul: software-ul de calculator facilitează ținerea evidenței cheltuielilor de afaceri. De exemplu, software-ul precum QuickBooks vă permite să clasificați cheltuielile, să înregistrați toate cheltuielile și să le etichetați cu categoria corespunzătoare.
De asemenea, puteți crea rapoarte pentru a urmări cheltuielile din diferite categorii. Software-ul este mai eficient decât manualul și hârtia și face pregătirea impozitelor mai ușoară, deoarece computerul urmărește cheltuielile și le adaugă pentru tine. Ar trebui să faceți copii de rezervă pentru software-ul dvs. zilnic pentru a evita pierderea înregistrărilor comerciale.
Proprietarii de afaceri pot urmări, de asemenea, cheltuielile de afaceri folosind foi de calcul. Foile de calcul și software-ul folosesc jurnale computerizate pentru a ține evidența cheltuielilor similare cu jurnalele pe hârtie. Multe companii preferă să folosească această metodă atunci când urmăresc cheltuielile, deoarece necesită mai puțin spațiu de stocare și înregistrările pot fi accesate de oriunde în orice moment.
Utilizarea acestei metode poate facilita, de asemenea, organizarea categoriilor de cheltuieli de vânzare și actualizarea totalurilor. Cele mai comune categorii de cheltuieli de afaceri incluse în sistemele de urmărire software includ chirie, utilități, cheltuieli de călătorie, divertisment pentru clienți, salarii, taxe și consumabile. Software-ul de urmărire a cheltuielilor pentru întreprinderile mici calculează automat costurile pe măsură ce le introduceți, economisind mult timp în comparație cu alte metode.
iii. Chitanțe: evidențele dvs. de cheltuieli, indiferent dacă sunt înregistrate sau introduse într-un computer, sunt doar o parte din documentația necesară pentru a plăti impozitele comerciale. De asemenea, ar trebui să păstrați chitanțele pentru cheltuielile dvs. Pentru o afacere mică cu un număr mic de chitanțe, va funcționa bine un fișier tip acordeon cu etichete pentru diverse categorii de cheltuieli, cum ar fi reclamă, papetărie, poștă etc.. Pentru o afacere mare, dosarele de depozitare pot funcționa. Odată ce ați înregistrat cheltuiala, depuneți chitanța în folderul sau secțiunea corespunzătoare din fișierul acordeonului.
iv. Kilometraj. Dacă folosiți vehiculul personal pentru afacerea dvs., puteți percepe o rată fixă pentru fiecare milă pe care o parcurgeți în scopuri comerciale, cum ar fi apelarea clienților sau conducerea la un magazin de articole de birou pentru a ridica cartușe de imprimantă. Pentru a face acest lucru, trebuie să păstrați un jurnal de kilometraj în vehicul și să înregistrați milele de început și de sfârșit pentru fiecare călătorie, precum și scopul călătoriei. Acest lucru facilitează acumularea milelor dvs. de afaceri la sfârșitul anului, dar servește, de asemenea, ca documentație pentru a justifica deducerea de mile cu IRS.
Cum să urmăriți cheltuielile de afaceri 17 sfaturi utile
1. Creați un cont bancar comercial: mulți proprietari individuali nu văd nevoia să-și separe conturile de afaceri de cele personale. Dacă aveți o mentalitate similară, atunci este timpul să renunțați la el și să obțineți un cont bancar de afaceri. Verificați întotdeauna pentru a vedea dacă veniturile dvs. din afaceri merg în contul dvs. de afaceri și utilizați un împrumut de afaceri sau un cont curent pentru orice achiziții legate de afaceri care pot fi plătite cu cardul.
Dacă o fac, puteți muta fonduri între cele două conturi, dar o distincție clară între cele două conturi vă va ajuta să urmăriți cu ușurință cheltuielile de afaceri și personale. Crearea unui cont bancar de afaceri va crea, de asemenea, un împrumut pentru afaceri, care este util dacă aveți nevoie de finanțare în viitor.
De asemenea, are sens să obțineți un card de credit conceput pentru utilizare în afaceri. Asta pentru că îți va fi mai ușor să-ți organizezi în mod sistematic cheltuielile cu un card de credit dedicat. De asemenea, ar trebui să fie mai convenabil decât transportul de numerar, deoarece majoritatea comercianților cu amănuntul acceptă acum carduri de credit și pentru tranzacții mici.
2. Nu renunta la chitantele tale. Nu aruncați doar chitanțele, ci atunci când primiți chitanțe pentru achiziții legate de afaceri, depozitați-le în plicuri sau într-un sertar și apoi depozitați-le într-un dulap organizat pe lună. Dacă ați fost auditat, este posibil să aveți nevoie de aceste chitanțe ca dovadă a achizițiilor dvs. de afaceri.
Păstrarea unor copii ale chitanțelor pentru cheltuieli este foarte utilă atunci când depuneți declarații fiscale. Desigur, IRS nu cere chitanțe pentru cheltuielile de afaceri care nu depășesc 75 de dolari, dar se recomandă (în special pentru întreprinderile mici) să păstrați chitanțele pentru vânzări pentru a urmări eficient cheltuielile de afaceri.
3. Folosiți un calendar online pentru a vă înregistra cheltuielile pe măsură ce apar : Un instrument de calendar online precum Google Calendar poate fi un instrument foarte valoros pentru configurarea notificărilor de cheltuieli recurente sau unice. Folosiți formularul de eveniment pentru a înregistra tipul de cheltuială (de exemplu, utilități, chirie, servicii contractor) și destinatarul fondurilor. De asemenea, puteți utiliza aceste calendare pentru a configura alerte care să vă reamintească să plătiți pentru cheltuielile viitoare înainte ca acestea să apară și puteți tipări întregul calendar pentru referință la următoarea perioadă fiscală.
4. Utilizați software pentru a urmări și analiza achizițiile dvs. de afaceri. Majoritatea programelor de contabilitate oferă posibilitatea de a crea categorii de cheltuieli și de a le lega de elemente similare din formularele dvs. fiscale, ceea ce reduce timpul petrecut cu pregătirea declarațiilor fiscale. Aceste programe pot fi utilizate și pentru a crea declarații de venit, astfel încât să vă puteți evalua cu ușurință situația financiară. Afaceri. Utilizarea software-ului de urmărire a cheltuielilor de afaceri vă va economisi mult timp atunci când vine sezonul fiscal și trebuie să vă depuneți taxele.
5. Angajați un contabil: dacă observați că afacerea dvs. crește și cheltuielile devin mai complexe, ar trebui să luați în considerare angajarea unui contabil care să vă ajute să vă analizați chitanțele și facturile și să le urmăriți de mai multe ori în software-ul de contabilitate. ore în fiecare lună. De obicei, contabilii taxează de la 20 USD la 50 USD pe oră pentru serviciile lor, ceea ce merită destul de mult.
6. Obțineți ajutor : Dacă tocmai vă începeți afacerea și descoperiți că aveți probleme în a ține evidența cheltuielilor, ar trebui să căutați ajutor pentru a putea începe cu piciorul bun.
7. Fiți la curent cu documentele pe hârtie … Pentru a deduce majoritatea cheltuielilor, trebuie să urmăriți cumpărăturile, cum ar fi chitanțele, cecurile anulate sau facturile. Petreceți ceva timp la sfârșitul săptămânii introducând chitanțele sau descarcându-le de pe site-ul bancar sau al cardului de credit în programul dvs. de contabilitate. Clasificați întotdeauna cheltuielile ca publicitate, utilități, rechizite de birou etc. De asemenea, ar trebui să păstrați orice chitanțe fizice de afaceri timp de 7 ani în cazul în care IRS sau inspectorul fiscal trebuie să le vadă.
8, Tăiați excesul: dacă cheltuielile tale depășesc bugetul, știi că trebuie să te așezi și să iei măsuri de precauție. Uită-te la fiecare dintre cheltuielile tale pentru a vedea de unde ai putea reduce.
9. Nu uitați mașina dvs.: Urmăriți-vă kilometrajul și alte costuri aferente separat și actualizați-l în mod regulat. Nu țineți doar evidența câte mile au fost de la punctul A la punctul B, ci asigurați-vă și că vă înregistrați kilometrajul.
10. Folosiți software de contabilitate : Cu software-ul de contabilitate, vă puteți echilibra cu ușurință carnetul de cecuri. Dar majoritatea software-ului vine și cu funcții suplimentare, cum ar fi verificarea declarației de venit lunar, trimestrial sau oricând trebuie să vedeți unde este profitul. Este timpul să nu vă mai bazați pe calculatoare pentru a vă urmări afacerea.
Există mai multe programe de contabilitate disponibile pentru a facilita urmărirea și gestionarea cheltuielilor. Cele mai multe dintre ele sunt inconfundabile și dau rezultate rapide. Atunci când alegeți un software de contabilitate pentru afacerea dvs., asigurați-vă că achiziționați un program binecunoscut și popular în rândul contabililor.
11. Atribuiți procesarea numerarului mic. Desemnați o persoană de încredere din companie care să gestioneze numerarul mic pentru a vă facilita urmărirea banilor și pentru a evita confuzia și greșelile. Chiar dacă numerarul este în mare parte o sumă mică de bani, aceste sume mici se pot adăuga rapid la o sumă mare. Stabiliți linii directoare clare cu privire la ce poate fi folosit numerarul mic și eliminați cheltuielile inutile.
12. Nu amâna: notează-ți întotdeauna chitanțele imediat ce le primești, în loc să aștepți ca ele să se îngrămădească. Întârzierea în această chestiune poate duce la pierderea controlului asupra datelor dumneavoastră financiare. Documentarea periodică a acestor date vă economisește timp și vă asigură că înregistrările dumneavoastră sunt întotdeauna actualizate.
13. Mentinerea unui buget. A avea și menține un buget este foarte important pentru a ține evidența cheltuielilor tale. Examinați-vă cheltuielile săptămânale în detaliu și vedeți cât de bine sunt veniturile dvs. față de acestea.
Cu toate acestea, în funcție de situația locală, poate fi necesar să ajustați bugetul din când în când. Dacă este nevoie, ar trebui să faceți tot ce este necesar, dar asigurați-vă că alocați fonduri suficiente pentru toate departamentele majore ale afacerii dvs. De asemenea, puneți deoparte fonduri de urgență.
14. Cunoașteți elementele de bază ale contabilității: chiar dacă intenționați să angajați un specialist care să vă facă contabilitatea, afacerea dvs. va fi foarte benefică dacă sunteți bine versat în instrumentele de contabilitate de bază și sunteți implicat activ în managementul capitalului în afacerea dvs. Banii sunt foarte importanți în lumea afacerilor deoarece cunoștințele aspectelor financiare ale managementului întreprinderii sunt la fel de importante ca și cunoașterea produsului sau serviciului pe care îl vindeți.
Încercați tot posibilul să studiați subiecte precum evidența contabilă și contabilitatea pentru a obține o mai bună înțelegere și înțelegere a investițiilor dvs. Urmăriți mișcarea numerarului de intrare și de ieșire din afacerea dvs.; acesta se numește flux de numerar. Numerarul se referă la banii tăi la bancă cu care trebuie să-ți plătești angajații, furnizorii și creditorii. Subestimarea diferențelor și implicațiilor fluxului de numerar pozitiv și negativ poate fi foarte benefică pentru sănătatea financiară a companiei dumneavoastră.
Un flux de numerar pozitiv este bun pentru întreaga afacere și indică faptul că intră mai mulți bani în afacere decât pleacă. Pe de altă parte, fluxul de numerar negativ indică faptul că pleacă mai mulți bani decât se primesc, iar acest lucru nu este niciodată un lucru bun. Dacă trendul negativ al fluxului de numerar nu se schimbă, afacerea se va închide cu siguranță.
Urmărirea fluxului de numerar vă va ajuta să vă urmăriți banii, determinând dacă prea multe dintre activele companiei dvs. sunt blocate în inventar, dacă trebuie să strângeți banii pe care îi datorați sau dacă fluxul de numerar către afacere pur și simplu nu este suficient.
În plus, trebuie să examinați și bilanţul companiei dumneavoastră. Un bilanț este un instantaneu al poziției financiare a companiei dvs. la un moment dat, care enumeră activele și pasivele afacerii dvs. pentru a ajunge la valoarea netă. De asemenea, vă oferă o imagine mai clară a ceea ce deține și datorează afacerea dvs. în orice moment.
15. Planificați cheltuieli mari: Păstrați-vă întotdeauna principalele cheltuieli în perspectivă și planificați să coincidă cu momentul în care calendarul dvs. financiar este în plină floare, mai degrabă decât atunci când aveți un buget restrâns. Este foarte important ca toți proprietarii de afaceri să știe care luni sunt cele mai lente de vândut pentru a evita cheltuielile inutile în aceste perioade. Planificați în avans toate cheltuielile majore pentru a vă pregăti pentru cheltuieli suplimentare. Acest lucru va ajuta la evitarea împrumuturilor inutile din conturile companiei. Dacă este posibil, evitați cheltuielile mari în timpul sezonului lent.
16. Înregistrați-vă depozitele corect: trebuie să vă asigurați că înregistrăm corect toate depozitele dvs. de afaceri pentru a vă asigura că nu plătiți impozite pe banii care nu au fost investiți în afacere ca venit deloc. Implementați un sistem în biroul dvs., astfel încât toate tranzacțiile financiare să fie clare – știți de unde vin banii și încotro se duc.
În concluzie, începerea propriei afaceri poate fi destul de interesantă, dar transformarea unei afaceri într-una de succes poate fi destul de supărătoare. Odată cu mai multe ridicări, vor fi mai multe căderi. Trebuie să faceți ca cunoștințele și tehnologia să funcționeze în favoarea dvs. pentru a face față eșecurilor, iar sfaturile de mai sus ar trebui să vă ajute, de asemenea, să vă pregătiți pentru furtunile și să vă mențineți în același timp costurile scăzute și veniturile ridicate.
