Olet käyttänyt aikaa täydellisen liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman luomiseen. Olet jopa kouluttanut kaikkia sidosryhmiä ja varmistanut, että kaikki avainhenkilöt tietävät tarkalleen, mitä tehdä kulloinkin. Mutta kuinka voit olla varma, että sinulla on luotettava suunnitelma? ?
Et todellakaan voi kertoa, ellet ole tarkistanut liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaasi saadaksesi käsityksen todellisesta elämäntilanteesta. tulee näyttämään tältä. Mutta koska yksikään yrityksen omistaja ei voi odottaa, kunnes katastrofi iskee, jotta he voivat testata liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaansa, suunnitelman testaamiseen on löydettävä luovia tapoja. Ennen kuin keskustelet joistakin testausstrategioista, joita voit käyttää, on tärkeää miettiä, kuinka suunnitella liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasi onnistuneita testejä.
Ensin sinun on päätettävä testin tavoitteet. Mitä tarkalleen ottaen aiot saavuttaa? Miten arvioisit esityksiä? Mitä tuloksia odotat ? Sinun on vastattava näihin tärkeisiin kysymyksiin, jotta voit luoda tehokkaita harjoituksia liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasi vahvistamiseksi.
Se auttaa myös kokoamaan ryhmän testikehittäjiä liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaasi varten. Tämän ryhmän tehtävänä on selvittää tärkeimmät liiketoiminta-alueet, joihin hätä saattaa vaikuttaa, ja sitten kehittää sekä kokeellisia että teoreettisia toimeksiantoja, jotka auttavat testaamaan liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa. Tässä on joitain luovia ja fiksuja tapoja testata liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaasi.
Kuinka tarkistaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasi
a. Pyöreän pöydän keskustelut
Tämä voidaan tehdä pyytämällä avainhenkilöstöä tai vastaajia istumaan keskustelemaan mahdollisista katastrofiskenaarioista ja niiden käsittelystä. Tämä on fiksu tapa varmistaa, että jokainen työntekijä tai vastaaja tietää tarkalleen, mikä on heidän roolinsa katastrofipalautuksessa ja että he todella kykenevät siihen.
Voit jatkaa jollekulle toimimisen opettamista vuosia, mutta silti hämmästyä syvästi, kun katastrofi lopulta tapahtuu – koska henkilö aliarvioi. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on parasta varmistaa, että kaikki ymmärtävät suullisen esittelyn avulla, mitä heiltä vaaditaan. reagoivat kriittisiin hätätilanteisiin ja kuinka he täyttävät liiketoiminnan jatkuvuusroolinsa.
b. Testaa joitain muuttujia
Tapaturman sattuessa se alkaa periaatteessa pieneen osaan organisaatiota vaikuttavana tilanteena, joka sitten leviää ja vaikuttaa koko organisaatioon. Esimerkiksi pieni tietoturvaloukkaus voi olla valtava katastrofi organisaatiolle, jos sitä ei korjata ajoissa.
Jos siis haluat testata liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaasi, voit luoda pienen testitilanteen, esimerkiksi rajoittaa yrityksen Internet-yhteyttä tai tahallisesti häiritä työnkulkua ja sitten tarkkailla, miten työntekijät reagoivat tähän. Muista myös verrata heidän vastauksiaan liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman yksityiskohtiin varmistaaksesi, että he todella ymmärtävät roolinsa ja toimivat sen mukaisesti.
c. Luo epämukavuutta
Toinen tehokas strategia on luoda epämukava tilanne.Jos työntekijäsi ovat niin tottuneet työskentelemään, yritä korjata ongelma muutaman päivän ajan ja katso, kuinka he selviävät ilman sitä.
Voit esimerkiksi tehdä pakettiautoista ”pääsemättömiä”. muutaman päivän ajan ja katsoa, kuinka he voivat varmistaa, että asiakkaat ovat edelleen tyytyväisiä ja toimitettuja. Ajatuksena on tarkkailla, kuinka työntekijäsi voivat reagoida ja hallita resurssirajoitteista tilannetta.
d. Hätäharjoitukset
Tämän avulla voidaan vahvistaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasi sekä työntekijäsi reagointi hätätilanteisiin ja turvallisuusongelmiin. Kun katastrofi iskee, ensimmäinen harjoitus on evakuointi. Siksi sinun on oltava varma, että työntekijäsi ja vastaajasi ymmärtävät evakuointimenettelyn täysin. Tämä tulisi tehdä vähintään kerran vuodessa.
e. Seminaarit ja koulutukset
Säännölliset seminaarit ja koulutustilaisuudet, joissa on käytännönläheisiä istuntoja päivän päätteeksi, voivat auttaa lisäämään työntekijöiden tietämystä liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelusta. Lisäksi näiden koulutusten lopussa tehtävät harjoitustestit ja tehtävät voivat myös auttaa testaamaan tietojaan.
f. Säännölliset tarkastukset
Se auttaa myös arvioimaan säännöllisesti liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaasi. Voit palkata toiminnan jatkuvuuden suunnittelun asiantuntijoita arvioimaan suunnitelmasi sekä yrityksesi katastrofivalmiutta, jotka tarkistavat suunnitelmasi ja antavat ammattimaisia neuvoja siitä, mitä sinun tulisi sisällyttää tai jättää pois liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmastasi, jotta se olisi parempi.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman toteuttaminen
Vaikka tarvitset kohtuullisen annoksen optimismia oman yrityksen perustamiseen ja perustamiseen, sinun tulee aina muistaa, että yrityksesi voi kohdata suuria haasteita milloin tahansa. Katastrofi on yksi tällainen ongelma.
Vaikka katastrofit ovat odottamattomia, sinun on valmisteltava yrityksesi niitä varten, jotta se voi jatkua myös näiden katastrofien edessä. Ei vaadi suurta katastrofia häiritä päivittäistä työtäsi. Jopa yksinkertainen luonnonkatastrofi, kuten sähkökatkos tai kyberrikollinen, voi aiheuttaa tuhoa yrityksellesi, puhumattakaan suurista katastrofeista, kuten vakavista tulvista ja hurrikaaneista.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on koordinoitu strategia, joka sisältää suunnitelmat ja menettelytavat, joilla varmistetaan, että asiakkaat pystyvät vastaamaan heidän tarpeisiinsa kaikkina aikoina suunnittelemattomien liiketoimintahäiriöiden jälkeen. Siinä kerrotaan, kuinka yrityksesi jatkaa toimintaansa kaikenlaisen katastrofin jälkeen. Tällaisen ratkaisun saaminen tarkoittaa, että jatkat tuotteiden tai palveluiden tarjoamista (liiketoiminnan kannalta tärkein ) ja määritä resurssit, joita tarvitaan liiketoimintasi jatkuvuuden varmistamiseksi.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatiminen on erittäin tärkeää, mutta sen tekeminen oikein – ja oikeaan aikaan – on vielä tärkeämpää. Et saavuta liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelutavoitteitasi, jos suunnitelmasi toteutetaan huonosti.
Yrityksesi kohtaamat katastrofit määräävät, mitä toimia sinun on ryhdyttävä varmistamaan liiketoiminnan jatkuvuus tällaisten katastrofien edessä. Esimerkiksi tulipalon tai muun luonnonkatastrofin sattuessa, joka uhkaa yrityksesi rakennusta, yksi tärkeimmistä suunnitelmistasi tulisi olla työntekijöiden evakuoiminen muualle määrätyille kokousalueille. Kuitenkin ympäristöön tai säähän liittyvän katastrofin sattuessa yrityksesi rakennuksen evakuoiminen saattaa lisätä työntekijöiden loukkaantumisriskiä. Siksi on tärkeää ottaa oikeat askeleet, kun yritetään varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman toteuttamisen pitäisi olla yksinkertaista, jos olet tehnyt parhaansa suunnitelman luomiseksi. Toteutuksen aikana ottamasi vaihe riippuu katastrofeista, joihin valmistat yritystäsi. Tässä ovat tyypilliset vaiheet, joita on noudatettava toiminnan jatkuvuussuunnitelmaa toteutettaessa:
Vaihe 1 – … Tarkista toiminnan jatkuvuussuunnitelmistasi evakuointisuunnitelmat katastrofin tyypin mukaan. Ensimmäinen prioriteettisi on varmistaa, että kaikki, erityisesti työntekijäsi, ovat poissa toimistosta ja turvassa. Työntekijän menettäminen katastrofissa voi vahingoittaa yritystäsi riippuen siitä, kuinka tärkeää se on yrityksellesi. Kun saavut määrättyihin evakuointikokouspisteisiin, suorita henkilöstölaskenta varmistaaksesi, että kaikki ovat paikalla ja kaikki on kunnossa. Jos katastrofi vaikuttaa johonkin työntekijään, aloita ponnistelut auttaaksesi häntä toipumaan mahdollisimman nopeasti.
Vaihe 2: Arvioi katastrofin aiheuttamien vahinkojen laajuus. Oletko hukannut varastosi? Oletko menettänyt tärkeitä asiakas- ja tuotetietoja? Onko katastrofi aiheuttanut merkittäviä vahinkoja palvelinkeskuksellesi? Olet menettänyt yrityksesi tärkeitä varoja ? Vastauksesi määräävät, mitä toimia sinun tulee tehdä kadonneiden esineiden palauttamiseksi kokonaan.
Vaihe 3: ota yhteyttä kolmansiin osapuoliin, jotka voivat auttaa sinua. Ota yhteyttä tavarantoimittajiisi ja asiakkaisiisi ja kerro heille kehityksestä ja pyydä heidän tukeaan, kun yrität jatkaa liiketoimintaasi. Ota myös yhteyttä vakuutusyhtiöösi ryhtyäksesi toimenpiteisiin korvausvaatimuksen tekemiseksi.
Vaihe 4: Luo työntekijöiden, johtajien ja osakkeenomistajien kokous. Kokouksessa sinun tulee ilmoittaa heille toipumiseen kuluvasta ajasta ja korostaa erilaisia toipumisstrategioita liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassasi.
Vaihe 5. Aloita liiketoimintasi palauttamiseksi tarvittavien tavaroiden tai palveluiden entisöiminen toimivalle tasolle, vaikka yrityksesi rakennus olisi vielä remontissa. Jos joku työntekijöistäsi pystyy tällä hetkellä työskentelemään etänä, myönnä se, sillä tavoitteesi on saada yrityksesi jaloilleen mahdollisimman pian.
Vaihe 6: Tarkista vakuutusturva ja selvitä, mikä omaisuus on vahingoittunut (kuten laitteistot/ohjelmistot ja infrastruktuuri on vaihdettava ). Tee täydellinen luettelo näistä varoista ja analysoi, kuinka korvaat ne. Lähetä luettelo vakuutusyhtiölle sekä menetetyn omaisuuden korvaamisesta aiheutuvat kustannukset.
Vaikka liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmat vaihtelevat liiketoiminnan ja odotetun katastrofin tyypin mukaan, nämä vaiheet koskevat lähes kaikkia liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmia.
