Elinkeinoelämässä on aikoja, jolloin jotain menee pieleen ja sinun on pyydettävä anteeksi ja korjattava tilanne.
Olitpa hänen suhteessa asiakkaiden erimielisyyteen, tilauksen myöhäiseen toimitukseen tai myöhässä tapaamiseen sidosryhmien kanssa, anteeksipyyntö on hyvä sielulle. Se puhdistaa ilmaa ja antaa sinun ja vastaanottajan siirtyä eteenpäin ja vapauttaa kaunaa.
Älä koskaan joudu ansaan kieltäytymään anteeksi. Vaikka olisit petetty, et tehnyt mitään väärää, pahoittelut roolistasi väärinkäsityksessä tai siitä, ettet pystynyt vastaamaan tehokkaammin.
Anteeksipyyntö on vielä tarpeellisempaa, kun asiakas on mukana. Tässä tapauksessa sinun pitäisi kirjoittaa se termein asiakkaat ovat aina oikeassa … Miksi? Syynä on se, että asiakkaan menettäminen voi tulla erittäin kalliiksi. Ja yksi tyytymätön asiakas voi estää useita muita potentiaalisia asiakkaita työskentelemästä kanssasi.
Yrityksen omistajana tai ammattilaisena sinun pitäisi siis pystyä kirjoittamaan tehokkaasti yritysten anteeksipyyntökirjeitä, jotka rohkaisevat vastaanottajaa antamaan virheen anteeksi ja palauttamaan hyvät suhteet edustamaasi yritykseen. Seuraavassa on joitain ohjeita liike -elämän anteeksipyynnön kirjoittamiseen.
Yrityksen anteeksipyyntökirjeen kirjoittaminen – mallimalli
1. Keskustele oikean henkilön kanssa: jos kirjoitat anteeksipyynnön tietylle henkilölle ( esimerkiksi turhautunut asiakas ), sinun on viitattava häneen nimen ja sukunimen mukaan, esim. Arvoisa rouva Edwards. Jos lähetät kirjeen yritykselle, ohjaa se kuitenkin kirjeen vastaanottamisesta vastaavalle henkilölle. Jos et tiedä henkilön nimeä, selvitä se ja lisää se kirjeeseesi.
Anteeksipyyntö on tehokkain, jos vastaanottaja tietää, että se on lähetetty nimenomaan hänelle. Vältä kaikin keinoin persoonattomia ja liiallisia tervehdyksiä, kuten Hyvä herra tai Ketä se voi koskea. Tällaiset tervehdykset osoittavat, että kirjeesi on toinen tavallinen kirje.
2 Kerro, miksi kirjoitat kirjeen. Aloita kirjeesi sanomalla pointti. Eli kerro vastaanottajalle, että kirje on anteeksipyyntö. Tämä valmistaa heidät emotionaalisesti jokaiseen seuraavaan sanaan. Et halua heidän arvaavan tai häpeävän sitä, mitä kirjoitat tai mitä aiot sanoa.
Aloita kirjeesi suoralla, yksinkertaisella lausunnolla, kuten Pyydän vilpittömästi anteeksi tai Kirjoitan tämän kirjeen pyytääkseni vilpittömästi anteeksi älä lyö pensaita. Ja älä ala puhumaan siitä, mitä tapahtui. Anteeksipyynnön aloittaminen tekee lukijasta rauhallisen ja vastaanottavaisen anteeksipyyntösi suhteen.
3. Muotoile virheesi: … että pyydät anteeksi, kerro mitä pyydät anteeksi. Joskus vastaanottaja on saattanut unohtaa tapahtuneen. Joten älä koskaan ohita tätä osaa, olettaen, että vastaanottaja muistaa joka tapauksessa.
Kun osoitat virheesi, ole tarkka ja selkeä. Tämä vakuuttaa vastaanottajan ymmärtävän todella, mitä teit. Kirjoita jotain tällaista:
Viime viikolla tapahtunut oli melko epäammattimaista; asiakkaana voit vapaasti valita minkä tahansa värin, josta pidit, kun ostat useita värejä. Lähettämällä sinulle mustan älypuhelimen tilaamasi valkoisen sijasta me riistimme tämän vapauden, ja se oli väärin. Ja pyyntösi vaihtaa laite halutulla värilläsi hylkääminen oli yksi pahimmista virheistä, joita olemme koskaan tehneet asiakkaan kanssa. Ja pahoittelemme tätä syvästi.
4. Vahvista, kuinka paljon loukkasit heitä: väittäessäsi erehdystäsi vahvista, kuinka paljon se loukkasi vastaanottajaa. Tämä on hyvä tilaisuus mainita, ettet koskaan halunnut vahingoittaa heitä – et vapauta itseäsi syyllisyydestä tai tekisi kaukaisia tekosyitä.
Kirjoita jotain tällaista:
Myöhemmin saimme tietää, että poikasi, jolle tilasit älypuhelimen syntymäpäivälahjaksi haluamallesi valkoiselle värille, koska se on hänen suosikkivärinsä, mutta lopulta saimme hänet hyväksymään jotain, josta hän ei todellakaan pitänyt. Toivomme, että ymmärrät, ettei tämä ollut aikomuksemme. Halusimme sinun katsovan taaksepäin tähän aikaan ja muistavan vain onnelliset asiat, mutta pilasimme sen huolimattomuutemme ja epäammattimaisen asenteemme vuoksi.
5. Ota vastuu: tämä on yksi anteeksipyynnön vaikeimmista osista, mutta tärkein. Jopa vastaanottajalla on myös joitain puutteita, sinun on oletettava, että ne olivat virheettömiä. Myönnä vain erehdyksesi avoimesti ja ilman pätevyyttä. Vaikka sinulla olisi tekosyitä toiminnallesi, sen ei pitäisi estää sinua myöntämästä, että toimintasi todella vahingoittaa vastaanottajaa.
Yksinkertainen väite Olemme yksin vastuussa epäammattimaisesta asenteestamme ja kauheasta tuskasta, jonka olemme aiheuttaneet sinulle. , tulee olemaan ok.
6. Ehdota ratkaisua tilanteen korjaamiseksi: Pelkkä anteeksipyyntö ei riitä. Mikä tekee anteeksipyynnöstäsi todella tehokasta, on löytää keinoja ratkaista ongelma tulevaisuudessa.
Jos virhe on korjattavissa, kuten virheellinen tai viallinen tilaus, tarjoa korjata se välittömästi, vaivattomasti. Kustannukset vastaanottajalle. Mutta jos tätä ei voida korjata, vakuuta vastaanottaja uudesta sitoutumisestasi välttää tällaisia virheitä tulevaisuudessa ja suunnitelmissasi saavuttaa se. On parempi kuin sanoa: Lupaamme, että tämä ei koskaan tapahdu uudelleen.
7. Ilmaise haluasi jatkaa suhdetta – … Anteeksipyyntö ei tarkoita vain anteeksiantoa vastaanottajilta; viime kädessä se merkitsi virheen korjaamista suhteessasi heidän kanssaan ja suhteen pitämistä tasaisena. On parempi ilmaista mitä todella haluat, kuten liikesuhteen jatkaminen. Kun olet kirjoittanut yrityksesi anteeksipyyntökirjeen, pyöristä se ylös ja lähetä se vastaanottajalle.
