Sihteerillä on erittäin vahva asema missä tahansa organisaatiossa. Kun henkilö astuu ensimmäistä kertaa yritykseesi, ensimmäinen henkilö, jonka hän todennäköisesti näkee, on sihteerisi tai ylläpitäjäsi, ja miten häntä kohdellaan, se auttaisi suuresti muokkaamaan yrityksesi vaikutelmaa vierailijoiden silmissä. p5>
Siksi ei voida erehtyä väittämään, että sihteerit / ylläpitäjät ovat yrityksesi imagontekijöitä. Heidän on kyettävä pukeutumaan hyvin, puhumaan hyvin ja jopa puhumaan hyvin; heidän on myös oltava ihmisiä, jotka voivat pitää luottamuksellisia tietoja ja olla täsmällisiä töissä joka päivä. Kun haastattelet sihteerin tai sihteerin tehtävää, sinun on kiinnitettävä huomiota seuraaviin tekijöihin:
- Kokemustaso -: sinun pitäisi selvittää, kuinka paljon ehdokas tietää ylläpitäjänä tai sihteerinä ja onko hän aiemmin toiminut vastaavassa tehtävässä.
- taidot -: Toinen huomioitava asia on ehdokkaan taidot, kuten viestintä- ja konekirjoitustaidot.
- Kyky työskennellä esimiesten kanssa -. Järjestelmänvalvojilla / sihteereillä on enimmäkseen ylempää henkilökuntaa. Haluatko tietää, pystyykö tämä henkilö toimimaan hyvin esimiestensä kanssa.
- Virastojen väliset viestintätaidot -: voit myös määrittää, pystyykö tämä henkilö käsittelemään erilaisia persoonallisuuksia, joita hän todennäköisesti tapaa joka päivä.
- Täsmällisyys-: Kuka tahansa muu voi olla poissa töistä, mutta ei järjestelmänvalvoja. Asema, jossa hän on, on niin tärkeä, että hänen on oltava töissä koko ajan, ja sinun on selvitettävä, kykeneekö tämä henkilö tekemään sen.
- Useita pääsytaitoja: Sihteerin työmäärä on yleensä suuri. Hänen täytyy soittaa, vastata puheluihin, vastaanottaa vieraita ja tehdä monia asioita samanaikaisesti. Monen tehtävän kyky on erittäin tärkeä taito, joka jokaisella sihteerillä pitäisi olla.
Kuinka valmistautua sihteerin / järjestelmänvalvojan haastatteluun
- Valitse haastattelun paikka … Paikan tulee olla hiljainen eikä häiritse.
- Määritä haastattelun aika … Kuinka kauan haastattelu kestää.
- Valitse haastattelupaneeli … Jos sinulla on henkilöstöpäällikkö, hänen pitäisi olla haastattelupaneelissa. Sinun tulisi myös sisällyttää joitain henkilöitä, joiden kanssa järjestelmänvalvoja työskentelee organisaatiossa.
- Tulosta kopio kunkin ehdokkaan elämäkerrasta ja välitä se haastattelutiimin jäsenille, jotta he voivat oppia jotain tai kaksi ehdokkaasta ja joitain kysymyksiä ennen haastattelua.
- Valmistele kysymyksesi etukäteen ja päättää kuka kysyy jokaiselta.
Jotkut haastattelun aikana esitettävistä kysymyksistä ovat: –
35 mahdollista kysymystä, joita voit esittää mahdollisille sihteereille / ylläpitäjille
- Onko sinulla kokemusta kokousten kalenterista ja aikataulusta? Jos on, miten aikataulutat kokouksen?
- Mitä pitää pitää mielessä kokouksen suunnittelussa?
- Mikä kalenterinhallintaohjelmisto on sinulle tuttu?
- Mikä on luottamuksellista tietoa?
- Jos tieto / tiedosto on merkitty luottamukselliseksi, miten käsittelette sitä?
- Kerro meille, mitä tiedät tallennusjärjestelmistä.
- Kuinka pidät kirjaa?
- Miten hoidat rekisteröinnin tietokoneella?
- Mitä on muodollinen ja epävirallinen kirjoittaminen?
- Mitä sisällyttäisit viralliseen kirjeeseen, jota et vaivaudu vastaanottamaan epävirallisessa kirjeessä?
- Onko sinulla näytteitä aiemmin kirjoittamistasi virallisista kirjeistä?
- Millaisia yritysten viestintäjärjestelmiä on olemassa?
- Mitä ohjelmistoa tai sovellusta käytät oikeinkirjoituksen varmistamiseen?
- Anna sihteerille kirje, jossa on virheitä, ja pyydä häntä muokkaamaan kirjettä muutamassa minuutissa.
- Mitä ongelmia kohtaat, kun yrität lähettää kirjallisen viestin?
- Mitä teet varmistaaksesi, että tiedostosi ovat helposti löydettävissä etenkin poissa ollessa?
- Miksi haluat jättää nykyisen työsi?
- Mitä parannusehdotuksia tai -vinkkejä sinulla on nykyisten sihteeristömme menettelyjen perusteella?
- Jos sinulla on ollut useita prioriteetteja, jotka vaativat samanaikaista käsittelyä, kuinka valitset ensimmäisen käsiteltävän ensisijaisesti?
- Kuvaile moniajoa?
- Luuletko kykeneväsi moniajoon?
- Entä jos työkuorma on mielestäsi liian raskas, mitä tekisit?
- Miten suhtautuisit tiukkoihin määräaikoihin?
- Kerro minulle tilanteesta, jolloin sinun olisi käsiteltävä erittäin tiukkaa määräaikaa, joka ei riitä.
- Millaiset tietokoneohjelmistot ja -sovellukset ovat sinulle hyvin tuttuja?
- Mikä on tulostusnopeutesi?
- Mitä sihteerin pitäisi tehdä johdon kokouksessa?
- Kuinka käsitellä vaikeita ihmisiä puhelimessa?
- Onko vierailija tai asiakas koskaan ollut töykeä sinua kohtaan? Jos vastasit kyllä, miltä sinusta tuntui ja miten suhtauduit siihen?
- Miten suhtaudut vihaisiin asiakkaisiin?
- Oletko todella nopea tai haluat mieluummin käyttää aikaa, jotta et tee virheitä?
- Mitä oikoluku on?
- Mitä kannattaa etsiä oikolukemisen aikana?
- Nautitko työskentelystä muiden ihmisten kanssa vai haluatko työskennellä yksin?
- Mikä on vähimmäissumma, jonka voit ottaa, jos tarjoat tämän työn?
Nämä ovat tärkeimmät kysymykset, jotka sinun tulee esittää ehdokkaille sihteeri- / pääkäyttäjähaastatteluihin. Voit myös harkita menemistä pidemmälle antamalla ehdokkaalle harjoitustehtäviä, kuten kirjeen kirjoittamisen tai puheluun vastaamisen.
Sinun tulisi myös tarkkailla, miten ehdokas pukeutuu ja pukeutuu; sihteerien tulee olla hyvin pukeutuneita, kohteliaita ja aina käyttäytyviä. Koska tämä henkilö käsittelee myös paljon arkaluonteisia tietoja, saatat haluta katsoa ehdokkaan historiaa ja pyytää lähetteitä, jotta voit olla turvassa.
