Urobili ste si čas na vytvorenie dokonalého plánu kontinuity podnikania. Dokonca ste vyškolili všetky zainteresované strany a zaistili ste, aby všetci kľúčoví zamestnanci presne vedeli, čo majú v daný čas robiť. Ako si však môžete byť istí, že máte spoľahlivý plán ?
Skutočne nemôžete povedať, pokiaľ si neoveríte plán kontinuity podnikania, aby ste získali predstavu o skutočnej situácii v živote. bude vyzerať takto. Keďže však žiadny vlastník firmy nemôže čakať, kým dôjde k katastrofe, aby mohol otestovať svoj plán kontinuity podnikania, je potrebné nájsť kreatívne spôsoby, ako tento plán otestovať. Pred diskusiou o niektorých stratégiách testovania, ktoré môžete použiť, je dôležité zamyslieť sa nad tým, ako naplánovať úspešné testy plánu kontinuity podnikania.
Najprv sa musíte rozhodnúť o cieľoch testu. Čo konkrétne chcete dosiahnuť? Ako by ste ohodnotili výkony? Aké výsledky očakávate ? Na tieto dôležité otázky si musíte odpovedať, aby ste mohli vytvárať rozsiahle cvičenia na overenie plánu kontinuity podnikania.
Pomáha tiež zostaviť skupinu vývojárov testov pre váš plán kontinuity podnikania. Táto skupina bude zodpovedná za skúmanie hlavných oblastí podnikania, ktoré by mohli byť núdzovou situáciou zasiahnuté, a potom za vypracovanie experimentálnych aj teoretických úloh, ktoré pomôžu otestovať plán kontinuity podnikania. Tu je niekoľko kreatívnych a šikovných spôsobov, ako otestovať plán kontinuity podnikania.
Ako skontrolovať plán kontinuity podnikania
a. Diskusie za okrúhlym stolom
To sa dá dosiahnuť tak, že si kľúčový personál alebo respondenti sadnú a prediskutujú možné scenáre katastrof a spôsob, ako sa s nimi vysporiadať. Je to múdry spôsob, ako zaistiť, aby každý zamestnanec alebo respondent presne vedel, akú úlohu zohráva pri obnove katastrofy a aby bol tejto úlohy skutočne schopný.
Môžete niekoho aj naďalej učiť roky reagovať, a pritom budete hlboko prekvapení, keď dôjde ku katastrofe – pretože sa človek podceňuje. Aby sa týmto situáciám vyhlo, je najlepšie zaistiť, aby každý porozumel tomu, čo sa od neho vyžaduje, prostredníctvom ústnej ukážky. Ako bude reagovať na kritické núdzové situácie a na to, ako budú plniť svoje úlohy kontinuity podnikania.
b. Otestujte niektoré premenné
Keď dôjde k nehode, v zásade to začne ako situácia, ktorá postihne malú časť organizácie, ktorá sa potom rozšíri a postihne celú organizáciu. Malé narušenie počítača môže byť napríklad pre organizáciu obrovskou katastrofou, ak nie je včas skontrolované.
Preto, ak chcete otestovať plán kontinuity podnikania, môžete vytvoriť malú testovaciu situáciu, napríklad obmedziť prístup spoločnosti na internet alebo úmyselne narušiť pracovný tok a potom sledovať, ako na to reagujú zamestnanci. Nezabudnite tiež porovnať ich reakcie s tým, čo je podrobne uvedené v pláne kontinuity podnikania, aby ste sa uistili, že skutočne chápu svoju úlohu a podľa toho konajú.
c. Vytvorte nepohodlie
Ďalšou účinnou stratégiou je vytvoriť nepríjemnú situáciu. Ak existuje niečo, s čím vaši zamestnanci tak zvyknú pracovať, skúste problém na niekoľko dní vyriešiť a uvidíte, ako ho zvládnu bez neho.
Môžete napríklad urobiť dodávky „neprístupnými“. niekoľko dní a zistíte, ako môžu zaistiť, aby boli zákazníci stále spokojní a dodávaní. Cieľom je sledovať, ako môžu vaši zamestnanci reagovať a zvládať situáciu obmedzenú zdrojmi.
d. Núdzové cvičenia
To možno použiť na overenie plánu kontinuity podnikania, ako aj reakcie vášho zamestnanca na núdzové situácie a obavy o bezpečnosť. Keď dôjde k katastrofe, prvým cvičením je evakuácia. Preto si musíte byť istí, že vaši zamestnanci a respondenti úplne rozumejú postupu evakuácie. Toto by sa malo vykonať najmenej raz za rok.
e. Semináre a školenia
Pravidelné semináre a školenia s praktickými cvičeniami na konci dňa môžu pomôcť zvýšiť znalosti vašich zamestnancov o plánovaní kontinuity podnikania. Navyše, preverenie ich znalostí môžu pomôcť aj praktické testy a zadania na konci takýchto školení.
f. Pravidelné kontroly
Pomáha tiež vykonávať pravidelné kontroly plánu kontinuity podnikania. Môžete si najať expertov na plánovanie kontinuity podnikania, ktorí vám pomôžu vyhodnotiť váš plán, ako aj pripravenosť vašej spoločnosti na katastrofy, ktorí váš plán skontrolujú a poskytnú odborné rady o tom, čo by ste mali zahrnúť do plánu kontinuity podnikania alebo z neho vylúčiť, aby bol lepší.
Ako implementovať plán kontinuity podnikania
Aj keď na začatie podnikania potrebujete miernu dávku optimizmu, vždy by ste mali mať na pamäti, že vaše podnikanie môže kedykoľvek čeliť veľkým výzvam. Katastrofa je jedným z takýchto problémov.
Hoci sú katastrofy nepredvídateľné, musíte na ne pripraviť svoju firmu, aby mohla pokračovať aj napriek týmto katastrofám. Nerušiť vašu každodennú prácu nevyžaduje veľa katastrof. Aj obyčajná prírodná katastrofa, ako napríklad výpadok elektriny alebo kybernetický zločin, môže spôsobiť chaos vo vašej firme, nehovoriac o veľkých katastrofách, ako sú silné záplavy a hurikány.
Plán kontinuity podnikania je koordinovaná stratégia, ktorá zahŕňa plány a postupy, ktoré zaisťujú zákazníkom, aby podnik bol schopný uspokojiť ich potreby vždy po neplánovaných prerušeniach podnikania. Podrobne popisuje, ako bude vaše podnikanie pokračovať v prevádzke po akejkoľvek forme katastrofy. Mať také riešenie znamená, že budete naďalej poskytovať svoje produkty alebo služby (najdôležitejšie pre obchodné operácie ) a určiť zdroje potrebné na zabezpečenie kontinuity vášho podnikania.
Mať plán kontinuity podnikania je veľmi dôležité, ale jeho správne a v správnom čase ešte dôležitejšie. Ciele plánovania kontinuity podnikania nedosiahnete, ak je váš plán zle implementovaný.
Typy katastrof, s ktorými sa vaša firma môže stretnúť, určia, aké opatrenia musíte podniknúť, aby ste zaistili kontinuitu podnikania v prípade takýchto katastrof. Napríklad v prípade požiaru alebo akejkoľvek inej prírodnej katastrofy, ktorá predstavuje hrozbu pre budovu vašej spoločnosti, by jedným z vašich najdôležitejších plánov mala byť evakuácia vašich zamestnancov na určené miesta stretávania sa inde. V prípade katastrofy súvisiacej s životným prostredím alebo počasím však môže evakuácia budovy vašej firmy ohroziť vašich zamestnancov. Preto je dôležité urobiť správne kroky pri snahe zaistiť kontinuitu podnikania.
Implementácia plánu kontinuity podnikania by mala byť jednoduchá úloha, ak vynaložíte úsilie, ktoré v prvom rade potrebujete na vytvorenie plánu. A krok, ktorý urobíte počas implementácie, závisí od katastrof, na ktoré pripravujete svoje podnikanie. Tu sú typické kroky, ktoré je potrebné vykonať pri implementácii plánu kontinuity podnikania:
Krok 1 – … Skontrolujte evakuačné plány svojich plánov kontinuity podnikania podľa typu katastrofy. Vašou prvou prioritou je zaistiť, aby všetci, obzvlášť vaši zamestnanci, boli mimo kancelárie a v bezpečí. Strata zamestnanca v prípade katastrofy môže poškodiť vaše podnikanie v závislosti od toho, aké dôležité je to pre vaše podnikanie. Akonáhle sa dostanete na určené miesta evakuačných stretnutí, vykonajte počet zamestnancov, aby ste sa presvedčili, že sú všetci prítomní a že je všetko v poriadku. Ak sa nejakého zamestnanca katastrofa dotkne, začnite sa snažiť pomôcť mu čo najrýchlejšie sa zotaviť.
Krok 2: Posúďte rozsah škôd spôsobených katastrofou. Stratili ste inventár? Stratili ste dôležité informácie o zákazníkovi a produkte? Spôsobila katastrofa značné poškodenie vášho dátového centra? Prišli ste o niektoré dôležité aktíva svojej firmy ? Vaše odpovede určia, aké kroky je potrebné vykonať na úplnú obnovu stratených predmetov.
Krok 3: kontaktujte tretie strany, ktoré vám môžu pomôcť. Kontaktujte svojich dodávateľov a zákazníkov, aby ich informovali o vývoji a požiadali o ich podporu, kým sa pokúšate obnoviť svoje podnikanie. Tiež sa obráťte na svoju poisťovňu a začnite podnikať kroky na podanie škodnej udalosti.
Krok 4: Vytvorte stretnutie svojich zamestnancov, manažérov a akcionárov. Na stretnutí ich musíte upozorniť na čas potrebný na zotavenie a zdôrazniť rôzne stratégie obnovy vo svojom pláne kontinuity podnikania.
Krok 5. Začnite obnovovať tovar alebo služby potrebné na to, aby sa vaše obchodné operácie vrátili na funkčnú úroveň, aj keď sa budova vašej spoločnosti stále renovuje. Ak je niektorý z vašich zamestnancov v súčasnosti schopný pracovať na diaľku, priznajte si to, pretože vašim cieľom je čo najskôr postaviť svoje podnikanie na nohy.
Krok 6: Skontrolujte poistné krytie a zistite, ktoré poškodené aktíva (je potrebné vymeniť hardvér / softvér a infraštruktúru ). Vytvorte si úplný zoznam týchto aktív a analyzujte, ako ich nahradíte. Zoznam pošlite poisťovni spolu s nákladmi na výmenu strateného majetku.
Napriek tomu, že plány kontinuity činnosti sa líšia v závislosti od podnikania a druhu očakávanej katastrofy, tieto kroky platia pre takmer všetky plány kontinuity činnosti.
