Luarea eficientă de note pentru întâlnirile de afaceri este o abilitate care necesită timp pentru a stăpâni. Și dacă sunteți un jucător în lumea corporativă sau de afaceri, va trebui, fără îndoială, să stăpâniți această abilitate, deoarece va trebui să participați la întâlniri de afaceri în care luarea de notițe este foarte importantă.
Deși este posibil să aveți un secretar sau un asistent care să vă ia notițe despre întâlnirea de afaceri, aceștia nu vor face același lucru atunci când participați la o conferință de afaceri importantă în străinătate sau la o întâlnire improvizată cu un client sau furnizor în afara biroului.
Chiar dacă ați luat note de uz personal de câteva ori, asta nu înseamnă că veți fi bun la luarea notelor la întâlnirile de afaceri. Acest lucru se datorează faptului că luarea notelor în cadrul întâlnirilor de afaceri necesită un set de abilități foarte diferit. De exemplu, în notele dvs. personale, puteți utiliza abrevieri și transcrieri, sau chiar desene pe care numai dvs. le puteți interpreta. Notele dvs. personale nu ar trebui să urmeze un model sau să arate orice considerație altui cititor. Și nu trebuie să fie îngrijite, deoarece sunt doar pentru uz.
Cu toate acestea, notele întâlnirii au un scop complet diferit, deoarece sunt scrise pentru alții și servesc ca documente istorice care marchează deciziile și acțiunile luate sau discutate la o întâlnire de afaceri. Dacă trebuie să luați notițe la o întâlnire de afaceri; Următoarele sfaturi vă vor ajuta să le utilizați eficient.
10 strategii eficiente de luare a notelor și sfaturi pentru întâlniri de afaceri
1. Folosiți un pix și hârtie
Puteți paria că suntem în lumea tabletelor, laptopurilor și PDA-urilor chiar acum. Dar adevărul este că utilizarea stiloului și a hârtiei este mai puțin intruzivă și vă facilitează menținerea contactului vizual cu persoana care vorbește. Pe lângă crearea unui zid între tine și persoana cu care vorbești, dispozitivele digitale dau impresia că lucrezi la altceva sau comunici cu cineva, chiar dacă nu ești. Și este chiar mai ușor să vă distrageți atenția atunci când utilizați aceste dispozitive.
2. Învață și folosește stenograma
Nu, stenograma nu este doar pentru secretari și jurnaliști; este încă relevantă pentru a lua notițe la întâlnirile de afaceri, mai ales atunci când ascultați un vorbitor care vorbește repede. Învățarea stenogramelor nu este atât de dificilă pe cât ai crede. Doar căutați pe Internet resurse utile și relevante și ar trebui să le puteți stăpâni în câteva luni.
Dacă nu aveți timp să studiați stenograma, vă puteți formula propriile abrevieri și mnemonice pe care le veți folosi la înregistrarea întâlnirilor de afaceri. Vă puteți imagina orice vă place; doar asigură-te că are sens pentru tine.
3. Doar evidențiați punctele cheie
Vă veți plictisi să luați notițe dacă încercați să înșelați lucrurile. Când luați notițe într-o întâlnire de afaceri, ascultați pe toată lumea, dar scrieți doar lucrurile importante și importante. Este de la sine înțeles, dar nu trebuie să scrieți o scurtă glumă care a fost spartă în timpul ședinței.
- Pregătiți un raport scris imediat după ședință
După cum sa menționat anterior, o notă de afaceri servește ca document istoric și informații de referință, dar numai atunci când este transformată într-un text cuprinzător. Bineînțeles, nu vă puteți aștepta ca compania să păstreze proiectul de hârtie pe care l-ați scris în timpul ședinței; trebuie să pregătiți un raport bine scris, care să fie mai prezentabil și mai ușor de înțeles pentru orice cititor.
Încercați să vă pregătiți raportul imediat după ședință, în timp ce totul este încă proaspăt în mintea voastră. Și chiar dacă nu vi se solicită să prezentați un raport oficial, puteți utiliza acest document pentru arhivele dvs. personale sau ca dovadă în cazul unui conflict asupra discuției.
- Asculta cu atentie
Când începe o întâlnire de afaceri, începe rolul tău dublu: ascultarea și luarea notelor. Deși a face ambele împreună este dificil și aparent nerealist, dacă vrei să fii mai bun la unul, trebuie să asculți. Dacă poți asculta fiecare detaliu important fără să ratezi niciunul, poți include oricând ceea ce ți-a scăpat scriind mai târziu.
- Cunoașteți diferența dintre diferitele tipuri de afirmații
În timpul unei întâlniri de afaceri, participanții discută diferite tipuri de declarații. Acestea includ opinii, fapte, întrebări, sugestii, presupuneri, întrebări și așa mai departe. Ar trebui să știți cum să definiți fiecare dintre aceste tipuri de afirmații pentru a evita confuzia. Știți că poate fi confuz atunci când raportați o propunere ca fapt.
- Păstrați-l scurt și simplu
Indiferent de modul în care notați ce se întâmplă în timpul ședinței, trebuie să faceți raportul final suficient de clar pentru beneficiul celorlalți. Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că limba dvs. este clară și obiectivă în toate.
- Notează tot despre întâlnire
Când luați notițe la o întâlnire de afaceri, nu uitați să adăugați toate detaliile necesare despre întâlnire; spre discuții. Acestea includ tipul de întâlnire ( planificat sau de urgență ), scopul întâlnirii, data și ora ședinței, numele persoanei care a convocat sau a prezidat ședința, numele celor prezenți și orice informații referitoare la următoarea ședință. Aceste detalii completează notele întâlnirii. Nu doriți ca oamenii să înceapă să întrebe cine a spus la ce dată sau la ce a avut loc ședința.
9. Fiți specific: … Trebuie să fii absolut precis în prezentarea detaliilor întâlnirii. deoarece va deveni un document oficial aprobat.
10. Citiți cu atenție
Chiar dacă obiectivul dvs. este să furnizați informații exacte despre o întâlnire de afaceri cu nota dvs., lipsa de erori tipografice, gramaticale și de ortografie este, de asemenea, foarte importantă. Dacă notele dvs. sunt pline de aceste greșeli, vă veți submina reputația de furnizor de informații de încredere.
