כיצד לארגן חלל משרדי ביתי, שולחן כתיבה וקבצים

רק כמה דברים יכולים להיות מאושרים יותר מניהול עסק משלך מהבית. אין בוס שנושם בצווארך. אין מפגשים משעממים שאפשר להשתתף בהם. ואין לנו נסיעות ארוכות בשעות העומס.

למרות שעבודה מהבית יכולה להיות חוויה ממש מתגמלת, קל לשבת שאתה חופשי לעשות הרבה דברים בבת אחת. ואתה יכול בקלות לשכוח את הכללים הבסיסיים של ניהול עסק מצליח, כאשר עבורך 10 שעות זה רק אתה, המחשב שלך והסחת הדעת של הבית שלך.

כדי להתעדכן בעסק הביתי שלך, אתה צריך להיות מסודר. ההצלחה של עסק הבית שלך תלויה רבות באופן בו בית העסק שלך מאורגן . פוסט זה דן בחמישה טיפים מוכחים כיצד לארגן עסק ביתי ולהבטיח את פעולתו החלקה.

כיצד לארגן בהצלחה משרד עסקי ביתי

א. צור משרד ביתי ייעודי.. הצעד הראשון לפתיחת עסק ביתי הוא להפריש מקום ספציפי בבית לעסק שלך. צריך להיות קל להעריך את המרחב הזה (, כלומר, שעות העבודה שלך לא צריכות להיות תלויות בלוחות הזמנים של בני משפחה אחרים ).

בנוסף, משרד הבית שלך צריך להיות שקט ונקי מכל צורות הסחת הדעת. אתה לא רוצה שהלקוח שלך ישמע את הילדה הקטנה שלך בוכה או מצחקק ברקע כשהם דנים איתך בעסקים רציניים בטלפון.

הדבר החשוב ביותר הוא שהמשרד הביתי שלך יהיה נוח. תבלה חלק משמעותי מהיום שלך אם תצטרך להשהות את העבודה כל עשר דקות, רק כדי למתוח את הרגליים, כי הכיסא שלך לא מאוד נוח. משרד שקט ונוח עוזר לכם להתמקד ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

b. ארגן את היום שלך: עד כמה העסק הביתי שלך מסודר תלוי כמה אתה מסודר כבעלי עסק. כדי לארגן עסק ביתי, עליכם להיות מסודרים.

בעלי עסקים רבים בבית מתעללים במה שהם הבוסים שלהם.מכיוון שכבר אין להם בוס שעומד מעליהם ושולט עליהם כדי לוודא שהם סיימו את עבודתם, הם נותנים כלאחר יד לחמוק מכיוון שהם תופסים כמה דקות של טלוויזיה, מלטפים את חיות המחמד שלהם במשך מספר דקות או משתתפים במשימות טריוויאליות אחרות . הזנחת עסקיהם.

לכן, כדי לא ליפול למלכודת זו, צרו מבנה עבודה דומה לזה שהיה לכם אם הייתם עובדים תחת הנחייתו של הבוס שלכם. קבעו זמן התחלה וסיום והקדישו שעות ספציפיות לפעילויות ספציפיות. בדרך כלל מומלץ לבלות את השעה הראשונה ביום שלך בחיפוש אחר לקוחות חדשים ואז לעבור לאספקטים אחרים בעסק שלך.

ג. נסה להימנע ככל הנראה מנייר. עיבוד נייר בדרך כלל לוקח הרבה זמן. ואתה תחסוך את רוב הזמן הזה באמצעות מחשב. לכן עדיף לשמור את המסמכים העסקיים שלך באופן אלקטרוני. לפיכך, ניתן להשלים את החיסכון והחיפוש תוך שניות ותוכל להשיג יותר בשעות העבודה.

למרות שתמיד מפתה להדפיס את כל המידע לקבצי נייר, כריכי עם עצמך הסכם להדפיס רק את המידע ש באמת צריך להדפיס.אם אתה לא עומד בפיתוי זה, בקרוב תתחיל להתמודד עם כמויות נייר ענקיות.

ד. ארגן את המסמכים שלך (אם עליך להשתמש בהם) . במקרים מסוימים, עיבוד נייר הוא בלתי נמנע, למשל כאשר אתה צריך לאחסן מידע עסקי חשוב ומסמכי לקוח בקבצי נייר. במקרה זה, צור מערכת קבצים במשרד הביתי המאפשרת למצוא בקלות מסמכים חשובים. אם יש מספיק מקום בשולחן העבודה שלך, השתמש במערכת אחסון אנכית בראש השולחן כך שקבצים חשובים יהיו מלפנים ומרכז. כל הקבצים או המסמכים שאתה צריך לקשר אליהם לעתים קרובות צריכים להיות בהישג יד.

e. הפוך לשקע בכל המקצועות: כבעלים של עסק ביתי, תשחק תפקידים רבים. כולכם בעד עסקכם, כולל המנכ"ל, הנשיא, המזכיר, מנהל המשרד, תמיכה טכנית וכל השאר. פירוש הדבר שעליך לדעת כיצד כל אחד מאנשים אלו ממלא תפקיד בחברה.

בנוסף למיומנויות בסיסיות במשרד, עליך ללמוד כיצד לתקן בעיות טכניות בסיסיות. לדוגמה, אתה אמור להיות מסוגל לתקן תקלות קלות במחשב האישי שלך או במכונת ההעתקה, מכיוון שלא שכרת מישהו אחר שיעשה זאת. אם לא תלמדו לתקן שגיאות כאלה, תקדישו שעות עבודה לחכות שמישהו אחר יעשה זאת עבורכם.

כעת אינך צריך להיות מומחה, אלא וודא שיש לך ידע בסיסי. הבנה של תמיכה טכנית, הנהלת חשבונות וכן הלאה. אם לא תבלה הרבה זמן, לשכור מישהו שיעשה הכל בשבילך יהיה יקר מדי.

10 דרכים מגניבות לארגן מקום וקבצים למשרד הביתי שלך

אם אתה מנהל עסק ביתי או ניהול העסק שלך מהבית הוא אחד המפתחות ליעילות ופרודוקטיביות. זה להפריד את העסק שלך מהחיים האישיים שלך. איך ? אתה יכול להשיג זאת על ידי משרד ביתי מסודר לעסק שלך. כאן תוכלו לאחסן את הקבצים שלכם, לתקשר עם העובדים והלקוחות שלכם, לעקוב אחר הנהלת החשבונות שלכם, לעקוב אחר מאמצי השיווק שלכם ואת התוצאות של כל אחד מהם, וכן לפתור משימות אחרות הקשורות לעסק שלכם.

כיצד ביתכם מסודר משרד יכול לקבוע במידה רבה עד כמה תהיה פרודוקטיבי ומצליח כיזם. אז זהו, היבט אחד שאסור לכם להיות קל דעת. להלן חמישה טיפים להפיכת המשרד הביתי לסביבת עבודה נוחה, מהנה, יעילה ומסודרת.

1. מצא את המקום המושלם: הצעד הראשון שלך ליצירת משרד ביתי מסודר. שיש לך מקום המיועד אך ורק למשרד הביתי שלך.המשרד הביתי שלך לא יהיה אפקטיבי אם תמשיך להעביר אותו מהארון שלך לחנות שלך ולחדר האורחים שלך. במקום להסתובב בבית ולחפש את המקום המושלם, בחר מקום אחד והפוך אותו למקום הקבוע של משרד הבית שלך.

המרחב האידיאלי שלך הוא מחוץ לדרך ההליכה. אתה לא רוצה להיות מוסח על ידי כל מי שעובר במקום. והמרחב לא צריך להיות נתון לרעש. אתה בהחלט לא רוצה שלקוחות ישמעו את ילדיך בוכים ברקע כשהם מדברים איתך בטלפון.

2. עשה את זה נוח לך: האידיאל שלך. המשרד הביתי נוח לך מבחינה ארגונומית. אתה תהיה פחות פרודוקטיבי אם תנאי העבודה שלך לא ירגישו בנוח. אם הכסא שלך מחליש את הרגליים או לשולחן שלך אין את החלל הדרוש, תבלה זמן רב בשיטוט בבית, מנסה חלקים אחרים לרמות נוחות.

קנו כיסא רך כך שתוכלו לשבת בנוחות מספר שעות. קבלו שולחן שאינו גבוה או נמוך מדי, אחרת תתלוננו על כאבי גב לאחר כל יום עבודה. ותשאיר מספיק מקום לחימום הרגליים והליכה.

אתה יכול לבקש מאדם מקצועי שיגיע לביתך כדי להעריך את מקום העבודה שלך בארגונומיה ואז לבצע את השינויים המתאימים.יתר על כן, אתה יכול לעשות זאת בעצמך באמצעות משאבים מקוונים המסבירים כיצד ליצור משרד מושלם ארגונומית לעסק הביתי שלך.

3. נקה את כל העומס – . הבלגן במשרד הביתי לא יאפשר לכם להישאר מסודרים. אם יש לך שולחן כתיבה פריטים שאינם קשורים לעסק שלך, כגון צעצועים או ספרים לילדים שלך, מחק אותם תחילה. כל מה שאתה צריך להיות במשרד הביתי שלך הם הדברים הרלוונטיים לעסק שלך. לא יותר!

לאחר הסרת פריטים מיותרים מהמשרד הביתי, אתה עדיין צריך לסדר את הפריטים המתאימים. יש ארון לארגון הקבצים והמסמכים שלך. אף אחד מהם לא צריך להיות על שולחנך, מלבד מה שאתה עובד עליו כרגע.

מלבד ניירות, הכבלים תורמים גם הם לבלגן במשרד הביתי. הם לוכדים אבק, מחברים את הרגליים והופכים את המשרד שלך לא מאורגן. לפיכך, נהל את הכבלים שלך על ידי קשירתם בעדינות באמצעות קשרי כבלים, או הרם אותם לחלוטין מהרצפה על ידי הצמדתם לתחתית השולחן עם מהדקי כבל דביקים. כדי לצמצם את מספר הכבלים, שקול להשתמש במכשירים אלחוטיים כמו מקלדת אלחוטית ועכבר אלחוטי.

4. ביטול דברים מיותרים: אחסון של דברים מיותרים במשרד הביתי שלך יכול למעשה להפחית את התפוקה שלך. .לדוגמה, אתה משקיע זמן רב יותר בחיפוש אחר הנייר או הקובץ הדרוש לך, מכיוון שהוא מוסתר תחת כמה אחרים שאינך צריך עוד. פיתרון? פשוט מחק את כל הקבצים והמסמכים חסרי התועלת האלה, כך שבפעם הבאה שתוכל למצוא במהירות את הקבצים והמסמכים שלך.

5. לך ללא נייר במידת האפשר. נייר הוא אחת הסיבות לכך שהמשרד הביתי שלך אינו מאורגן במהירות. ככל שיש לך פחות נייר, פחות עבודה תצטרך לעשות בכל פעם שתארגן את המשרד. אז, נסה להחליף את השימוש בנייר במחשב שלך. ניתן להחליף קבצים אלה בקובצי מחשב, ומסמכים אלה יכולים להחליף במסמכי Microsoft Word או בעותקים סרוקים.

על ידי פיתוח מערכת פחות ביתית במשרד הביתי שלך, אתה לא רק מקבל משרד מסודר יותר, אלא שאתה יכול במהירות מצא את הקבצים והמסמכים שלך כשאתה זקוק להם. פשוט השתמש בתיבת החיפוש במחשב שלך, והקובץ הדרוש לך יופיע במקום בו שמרת אותו!

כיצד לארגן דלפק עסקי ביתי

ארגון מקום העבודה הוא אחד הגורמים המוערכים לעיתים קרובות, שיכולים לתרום ל ההצלחה של בית העסק שלך. למרות שארגון משרד ביתי מסודר ונקי מהבלאגן, זה אולי נראה קל, אך בעלי עסקים רבים בבית רואים זאת כאחת הבעיות הגדולות שלהם.עם זאת, עליכם לשמור על סדר בשולחן העבודה מכיוון שמדובר במשרד הביתי בו תבלו את רוב זמנכם כיזם בבית.

כעת אתם עשויים לשאול מדוע עליכם לנהל עסק ביתי. השולחן מאורגן. ואתה עשוי לחשוב שאין יותר מהשכל הישר שמכתיב את זה. אבל יש בזה הרבה יותר. והנה כמה מהיתרונות:

• תוכלו למצוא במהירות פריטים מסוימים. לדוגמה, אינך צריך לבזבז זמן רב בהעתקת מסמכי נייר כדי למצוא רק מסמך אחד שאתה זקוק לו.
• אתה תהיה פרודוקטיבי יותר. ככל שתוכלו למצוא את כל מה שדרוש לכם קל יותר, תוכלו להשלים את המשימות שלכם במהירות רבה יותר וכך תוכלו להשיג יותר בזמן מוגבל.
• תוכלו לעשות רושם טוב על האנשים הרואים את אזור העבודה שלכם. למרות שמשרדך עשוי להיות ממוקם בביתך, ישנם מקרים בהם יתכן שתצטרך להציב לקוחות או עובדים בשולחן משרדך.
• פסיכולוגית, אתה מנצח אם אתה רואה שולחן מסודר ומושך בראשית כל אחד מהם. יום עבודה, ובשל היכולת לשים לב יותר לעבודותיהם בגלל היעדר הפרעות ראייה רבות מדי.

אני מקווה שעכשיו אתה משוכנע ששולחן עבודה מסודר לבית שלך הוא היתרון האישי שלך, אז עכשיו אני אמשיך לחשוף כמה טיפים מוכחים כיצד לארגן את עבודת הבית שלך. משרד.

i. הפרד בין דברים אישיים ועסקיים. פעמים רבות אתה מבצע משימות אישיות במקום העבודה, כגון תשלום חשבונות שירות וארגון כספים אישיים. לא תמיד ניתן להימנע מכך, אך נסו תמיד להפריד בין הדברים האישיים שלכם לעסק ככל האפשר. לאמיתו של דבר, מומלץ שתקים שולחן כתיבה נפרד במשרד הביתי עבור קבצים אישיים, ובלבד שיהיה מספיק מקום לכך.

הפרדת פריטים אישיים ועסקיים תפחית את העומס בשולחן העבודה של הבית שלך, ותימנע מערבוב דברים ויחסוך אותך מהפיתוי בו זמנית. עבוד על פרויקטים אישיים ועסקיים.

ii. הרחק את המחשב מהטבלה: . אם יש לכם שולחן מספיק גדול, מומלץ להניח את המחשב על שולחן נפרד ולהניח אותו בזווית של 90 מעלות לשולחן העבודה הראשי. זה יאפשר יותר מקום בשולחן הבית עבור רכיבי הפרויקט הנוכחיים שלך וכל ציוד משרדי שאתה משתמש בו באופן קבוע. כדי לעבור בקלות בין שולחן העבודה למחשב, קנו כסא מסתובב.

iii.הסר פריטים לא רצויים: שולחן העבודה במשרד הביתי יכול להפוך בקלות למאגר עבור פריטים רבים שאינם קשורים לעסק שלך, כגון צעצועים לילדים, צילומים, ספרים, ספלים ודיסקים. אם אנשים אחרים בדרך כלל מניחים אותם שם, הסר אותם תמיד והניחו במקומם. אבל אם אתה אשם רגיל, אז תוותרי על ההרגל הזה; מקם אותם תמיד במקום הנכון לאחר השימוש בהם. אם אין כרגע בית כזה לפריטים כאלה, הכניסו קופסה או מכולה גדולה למשרדכם, שם תוכלו להכניס אותם למשך זמן מה.

iv. השתמש תמיד בתיבות הדואר שלך: . למרות שלרוב שולחנות המשרדים יש שתי עד שלוש מגירות, רוב האנשים משאירים פריטים על השולחן במקום להחזיק אותם במגירה. ציוד משרדי וניירות הם מקור נוסף לעומס, לכן עליכם לאחסן אותם במגירה, שם תוכלו להעריך אותם בקלות כאשר אתם זקוקים להם. אם יש לך מספר מגירות בשולחן העבודה, השתמש במגירה העליונה ( שהכי קל להשיג ) עבור הפריטים שבהם אתה משתמש באופן קבוע.

v. צור שטח אחסון נוסף . שולחן העבודה שלך מוגבל. אפילו אם תחליט לשמור את כל הקבצים שלך בתיבות, לא ייקח הרבה זמן עד שתמצא יותר מקום לקבצים. במקום לאחסן קבצים על שולחן כתיבה או רצפה, פשוט קנו ארונות או מגירות זולים בחנות המשרדים.מוטב שתוכלו למצוא קופסת נייר ריקה ממוחשבת ולהשתמש בה לאחסון קבצים לא פעילים. הקפד למקם קבצים לא פעילים אלה בסדר ספציפי כך שניתן יהיה למצוא אותם בקלות כשתזדקק להם בעתיד.

vi. נקה מיד דברים מיותרים: . אם למשרד הביתי שלך עדיין אין פח אשפה, השג אותו בהקדם האפשרי. אחת הסיבות ששולחן המשרדים שלך יכול להתבלבל במהירות היא להשאיר עליו פריטים מיותרים. כשאתה מוחק מכתבים מעובדים, חשבונות ישנים, קבצי סרק ופריטים אחרים, אתה יכול להבטיח את הפעולה החלקה של שולחן העבודה שלך.

כיצד לארגן קבצים עסקיים ביתיים

לדעת כמה מומחים, כמה ובכן, אתם מארגנים את המשרד הביתי שלכם, זה יכול להשפיע ישירות על האפקטיביות שאתם משתמשים בו וכמה תהיו פרודוקטיביים. בפרט, קבצים ותיקיות משרדים יכולים להפוך במהירות לבלגן לא מאורגן אם לא תתקין את מערכת האחסון המתאימה במקום.

למרות העובדה שיש לך אפשרות לשכור מארגן מקצועי שיעזור לך לארגן את העסק הביתי שלך. קבצים, זה יהיה יקר מדי, בהתחשב בעובדה שאתה צריך לארגן את הקבצים שלך בפרקי זמן קבועים. מרבית העסקים לא יכולים להסתדר בלי נייר, וזה מסביר מדוע העסק יוצר יותר מ -30 מיליארד מסמכים בשנה.

לכן, אין לך ברירה אלא ללמוד כיצד לארגן קבצים עסקיים ביתיים בעצמך. כאשר זה הופך לחלק ממך, אתה יכול לשמור על סדר וסדר במשרד הביתי שלך, ובכל עת תוכל למצוא בקלות כל קובץ או מסמך שאתה זקוק לו. להלן הנחיות לארגון הקבצים העסקיים הביתיים שלך.

א. הגש מסמכים חדשים, אל תערום אותם: . כדי לתחזק מערכת אחסון מסמכים מסודרת במשרד הביתי, עליך למצוא את המקום היחיד לאחסון מסמכים נכנסים. זה יכול להיות מגש אותיות, תיקיה עם קבצים, סל או קופסה. ברוב המקרים, מסמכים נכנסים הם האשמים בהתפרקות חוזרת של הקבצים שלך לאחר שתסדר אותם מוקדם יותר.

אם כל המסמכים הנכנסים שלך מאוחסנים במקום אחד ולא מופצים על כל דלפק המשרד, יהיה לך הרבה יותר קל להיות התמודד איתם כשאת מוכנה. ויהיה לך יותר קל לתחזק מערכת רישום מסודרת, מכיוון שאתה יכול בקלות למקם אותם במקום שהם צריכים להיות לאחר ביקור בהם.

b. פעל במהירות. כשאתה מקבל מכתב חדש או מסמך אחר, אתה יכול רק לעשות שני דברים איתו: לפעול או להשמיד אותו. מומלץ שתהיה לך תיקיה מיוחדת בשם ACTION. תיקיה זו תכיל את כל המסמכים, המסמכים או הקבצים איתם אתם צריכים לפעול באופן מיידי.כל מסמך הדורש פעולה מצידך יוצב בתיקיה.

אם קובץ הפעולה שלך הופך להיות מגושם מדי, אתה יכול לחלק אותו לקטגוריות, כאשר כל קטגוריה ממוקמת בתיקיות נפרדות. יתכן שתהיה לך תיקיה בשם "חשבונות לתשלום", "מאמרים לקריאה" ו"שיחות טלפון ". זה יעזור לך לייעל את תיקיית הפעולה שלך.

למכתבי מכירות ומסמכים אחרים שאתה מחשיב כלא מועילים, מחק אותם מייד. התנגד לפיתוי לשמרם, במחשבה שאולי עדיין תזדקק להם. רעיון זה הוא אחת הסיבות השכיחות ביותר לכך שאנשים צוברים זבל במשרדיהם. גם לאחר עיבוד מסמך כלשהו, ​​תוכלו לשמור אותו לשימוש עתידי או לסרב לו. אם אתה בטוח שלא תזדקק לה בעתיד, הסר אותו מייד. אך אם אתה בטוח שתצטרך את זה מאוחר יותר, רשום אותו בהתאם.

ג. הגש את הקובץ בהתאם: . באשר למסמכים שתזדקק להם בעתיד, עליך להגיש אותם בהתאם כדי לא לבזבז כמה דקות מזמנך היקר בניסיון למצוא אותם כשתזדקק להם.יש הרבה דרכים להגיש את המסמכים שלך, אך שתי הדרכים הנפוצות ביותר הן האלף-בית הבסיסי ארגון וארגון קטגוריות. אתה תבחר את הבחירה שלך בהתאם לסוג המידע שעובד.

• בסיס ארגון אלפביתי: השתמש בשיטה זו כדי לארגן תיקיות עם קבצי משרד אם יש לך קבוצה גדולה של לקוחות שאתה צריך לתמוך. פשוט כתוב לכל לקוח שם משפחה, פסיק ואז את השם על התווית. לאחר מכן הנח את התווית בשולי התיקיה המכילה את פרטי הלקוח. ואז מיין את כל התיקיות לפי שם משפחה ( ושם פרטי, שם יש לך שני לקוחות עם אותו שם משפחה ). ואז הכנס את התיקיות האלפביתיות לכל מגירה בארון הקבצים שלך מלמעלה למטה. לבסוף, סמנו את האות הראשונה של שמות המשפחה בתיבה זו בחלק החיצוני של כל תיקו מטעמי נוחות. לדוגמה, מ- A ל- E, מ- G ל- K, מ- L ל- O וכו '.
• קטגוריית הארגון: . שיטה זו מועדפת אם אתה מעבד סוגים רבים ושונים של מסמכים. לדוגמה, יתכן שתהיה לך תיקיה אחרת לקבצי עובדים, קבצי לקוחות, קבצי ספק, חוזים חתומים, תוכניות שיווק וכן הלאה. כתוב את השם של כל קטגוריה שאתה מארגן על התווית והניח אותה בכל קובץ. ואז פשוט כתוב את שם התיקיה בה הקובץ שייך באותיות קטנות בראש הקובץ. זה יעזור לך למיין קבצים לתיקיות מתאימות.