Yritysmaailmassa kiitoskirjeet ovat aina tervetulleita. Olipa kyse kiitoksesta suosituksesta tai suosituksesta tai jostain muusta palvelusta henkilöltä tai organisaatiolta, kiitoksen osoittaminen ei ainoastaan osoita vastaanottajalle, kuinka paljon arvostat palvelua, vaan se osoittaa myös huomaavaisuutesi ja avuksesi rakentaa vahvempi suhde vastaanottajan kanssa.
Vaikka puhelu tai satunnainen sähköposti saattaa tuntua riittävältä, se ei ole yhtä vakava kuin postissa lähetetty kirje. Koska kiitosviesti on täsmällinen sähköpostin sijasta, se antaa henkilökohtaisemman ilmeen kiitosviestillesi. Sillä on myös voimakas emotionaalinen vaikutus vastaanottajaan ja se jättää yleensä vaikutelman, joka kestää pidempään.
Koska kiitoskirjeet voivat olla erittäin tehokkaita uusien yhteyksien luomiseen, olemassa olevien suhteiden kehittämiseen ja lähettäjien huomaavaisuuden osoittamiseen, on enemmän kuin välttämätöntä, että jokainen yrityksen omistaja tai ammattilainen osaa kirjoittaa ne. Tässä muutamia ohjeita ikimuistoisen kiitoskirjeen kirjoittamiseen.
Kuinka kirjoittaa yritys kiitoskirjeestä
1. Valitse sopiva tervehdys: jos lähetät kiitoskirjeen tietylle henkilölle, lähetä hänelle esimerkiksi etu- ja sukunimi Arvoisa herra Adams. Jos puhut useammalle kuin yhdelle henkilölle, sisällytä heidät kaikki nimen ja otsikon mukaan tervehdysriville. Vältä kliseitä ja persoonattomia tervehdyksiä, kuten ketä tämä koskee, tai hyvä herra. Tällaiset terveiset vievät kirkkauden kirkkauden ja vähentävät vastaanottajien kiinnostusta sitä kohtaan. Tervehdyksesi pitäisi saada vastaanottaja vakuuttuneeksi siitä, että kiitoskirje lähetettiin tarkoituksella.
2. Aloita kiittämällä: … Kiitoskirjeesi ensimmäisen lauseen tulisi olla rakennettu kiitossanojen ympärille. Tämä lause tulee tervehdyksen jälkeen, mutta ennen kuin selität, miksi kiität vastaanottajaa. Yritä olla laajentamatta tai heikentämästä tätä lausetta tarpeettomilla sanoilla, koska haluan ilmaista kiitollisuuteni siitä, ja kirjoitan vain sanoakseni ”kiitos”. Käytä sen sijaan suoraa virkettä yksinkertaisessa nykyisessä täydellisessä muodossa – esimerkiksi Kiitos paljon tai Arvostamme todella
3. Selitä kirjeesi syy: on tärkeää, että sanot ensin selvästi syyn, miksi kirjoitat kiitoskirjeen. Kirjeelläsi ei ole toivottua emotionaalista vaikutusta, jos et anna syytä tai jos määrität esimerkiksi määrittelemättömän syyn, se voi tarkoittaa tuhatta asiaa, kuten Arvostamme yritystäsi tai Kiitos paljon siitä, että olet siellä. Kirjoita sen sijaan jotain: Kiitos paljon, että annoit valtavan alennuksen, kun viimeksi kävin ostoksilla kaupassasi tai Kiitos, että sait palvella sinua 10 vuoden ajan.
4. Ilmoita palvelun hyöty tai arvo -: jotta lukija ymmärtää, kuinka paljon arvostat ja arvostat kiitollisuuttasi, mainitse aiemmin mainitsemasi syyn tärkein hyöty tai vaikutus. Voit kirjoittaa esim. neuvosi ovat osoittautuneet korvaamattomiksi auttamaan meitä saavuttamaan yrityksemme vuotuiset tavoitteet Tai Saamani alennus auttoi minua säästämään muutamia satoja dollareita ja se oli kaikki mitä tarvitsin maksamaan sähkölaskuni viime kuussa. Tällaiset lausunnot motivoivat lukijaa jatkamaan tätä suhdetta ja tarjoavat enemmän.
5. Korosta toiveesi tulevaisuutta kohtaan. Yksi innostavimmista ja ajatuksia herättävimmistä osista kiitoskirjeessä on ajatuksesi tai toiveesi tulevaisuudesta, joka liittyy esittämiisi etuihin. Muista liittää tämä toivo vastaanottajien nykyisiin ponnistuksiin tai tavoitteisiin. Voit esimerkiksi kirjoittaa: Toivon, että vastaamme edelleen omaisuuden ylläpitotarpeisiisi, kun avaat uuden Seattlen laitoksen. … Tällainen lausunto kertoo vastaanottajalle, mitä odotat, ja ilmaisee nimenomaisesti haluasi luoda pitkäaikainen suhde heidän kanssaan.
6. Kiitos vielä kerran ja sulje kirjeesi: Viimeisen lauseesi tulisi olla yksinkertainen, joka toistaa ensimmäisen kiitoksesi. Aloita jotain sellaista Kiitos taas mutta käytä muita sanoja omasta syystäsi.
Useimmissa tapauksissa on tarkoituksenmukaista sulkea kiitosviesti muutamilla muunnelmilla. Parhain terveisin, Parhain terveisin tai Terveisin. Tämän pitäisi sitten seurata allekirjoitustasi. Kirjoita nimesi aina peneveniin, jos kirjain tulostetaan. Lisää tarvittaessa nimesi tai nimikkeesi ja yrityksesi nimi tarvittaessa.
