Sillä ei ole väliä kuinka paljon olet käyttänyt liiketoimintasi eri osa -alueiden vakuuttamiseen; tarvitset edelleen liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman avulla on helppo hallita katastrofitoimia ja saada yrityksesi takaisin raiteilleen odottamattoman onnettomuuden sattuessa. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman avulla sinun ei tarvitse menettää paljon liidejä, asiakkaita ja työntekijöitä katastrofin sattuessa. Voit jatkaa liiketoimintaasi uudelleen kuin mitään ei olisi tapahtunut.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on yksi yrityksen halvimmista vakuutusmuodoista, koska se ei maksa mitään. Valitettavasti monet yritykset päättävät välittää tämän tärkeän näkökohdan eivätkä yleensä vaivaudu ennen kuin on liian myöhäistä. Jos haluat kehittää oman liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasi, tässä on muutamia tarkistuslistan kohteita, jotka sinun tulee sisällyttää.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman mallin / tarkistuslistan kirjoittaminen
1. Listaa suunnitelman tavoitteet
Ensin sinun on analysoitava selkeästi syy liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman luomiseen ja tavoitteet, jotka haluat saavuttaa. Tietenkin päätavoitteesi liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatimisessa on auttaa yritystäsi palaamaan takaisin mahdollisimman nopeasti katastrofin sattuessa. Sinun on ilmoitettava tämä liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassasi (BCP) sekä mahdollisten katastrofien luonne.
2. Varahenkilöstö
Sitten sinun on laadittava luettelo henkilöstöstä, joka on vastuussa päätösten tekemisestä tai tärkeiden tehtävien suorittamisesta katastrofin sattuessa. Jotkut työtehtävät ovat liian tärkeitä jätettäväksi tyhjäksi jostain syystä, koska niiden jättäminen avoimiksi voi aiheuttaa vielä enemmän ongelmia yrityksen olemassaololle. Sinun on tunnistettava tällaiset tehtävät ja laadittava luettelo henkilöistä, jotka täyttävät kyseiset tehtävät, sekä heidän yhteystietonsa, sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa sekä kaikki muut vaadittavat yhteystiedot.
3. Ulkoiset kontaktit
Sisäisten kriittisten asemien lisäksi jotkut ulkopuoliset tehtävät ovat myös erittäin tärkeitä, kuten liikekonsultit, yrityslakimiehet ja kirjanpitäjät, pankkiirit ja tietotekniikkakonsultit. Periaatteessa näiden pitäisi olla ihmisiä, joilla on tärkeä rooli ja jotka voivat auttaa sinua palaamaan nopeasti takaisin. Sinun tulee tehdä luettelo näistä henkilöistä sekä heidän yhteysosoitteesi ja sisällyttää se liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaan.
4. Laitteet
Sama voidaan tehdä kriittisten laitteiden kanssa. Onko koneita tai laitteita, jotka ovat kriittisiä yrityksesi johtamiselle? Onko olemassa erityisiä ohjelmistoja, jotka sisältävät tärkeitä yritystietoja ? Sinun pitäisi tehdä luettelo tällaisista laitteista ja ohjelmistoista. Ja jos on olemassa ulkopuolisia varmuuskopioita, ne on myös sisällytettävä.
5. Yritysasiakirjat
Jokaisella yrityksellä on elintärkeitä asiakirjoja ja yritystodistuksia, kuten perustamisasiakirjoja, verotodistuksia, pankkitietoja, vuokrasopimuksia ja henkilöstötietoja. Tulipalon tai tulvan kaltaisen katastrofin sattuessa tällaiset asiakirjat voivat kadota, mikä johtaa liiketoiminnan muihin komplikaatioihin. Miten aiot käsitellä kadonneita asiakirjoja onnettomuuden sattuessa ? Tämä on sisällytettävä myös rajapisteeseesi.
6. Varusteet ennakoimattomiin menoihin
Oletetaan, että valmistava yritys menettää kaikki tärkeät laitteet ja koneet, joita se käyttää tavaroidensa valmistukseen. Yhtiö tietysti vakuuttaisi nämä laitteet ja koneet, mutta vakuutusyhtiö ei maksa sinulle samana päivänä, kun teet korvausvaatimuksesi. Eikö olekin? Voisitko jättää asiakkaasi rauhaan ja antaa kilpailijoiden ottaa vallan, kun yrität kokoontua uudelleen ? Sinun on laadittava varautumissuunnitelma laitteille, joiden avulla voit jatkaa työskentelyäsi, kunnes voit aloittaa työskentelyn kokonaan uudelleen.
7. Paikka satunnaisille
Minne muuttaisit yrityksesi väliaikaisesti, jos menetät nykyisen toimistotilasi? Voivatko työntekijät työskennellä kotoa odottaessaan aikaa, jolloin voit palauttaa sijaintisi ? Näitä asioita sinun tulee tutkia ja kuvata yksityiskohtaisesti, miten tämä tapahtuu tällaisissa tilanteissa.
8. Ohjeiden luettelo
Siellä on myös oltava luettelo ohjeista, jotka sisältävät useita tärkeitä tehtäviä, jotka on suoritettava katastrofin aikana ja miten ne suoritetaan, esimerkiksi yksityiskohtaiset ohjeet siitä, miten voit ottaa yhteyttä vakuutusyhtiöön ja ilmoittaa heille katastrofista. miten vakuutushakemukset tehdään. Tämä on tehtävä jokaisesta tärkeästä vastuusta yrityksessä.
9. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman dokumentointi
Kun olet suorittanut liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman, varmista, että se on dokumentoitu sekä painettuna että painettuna. Pehmeitä kopioita varten voit käyttää pilvitallennustilaa ja kolmannen osapuolen varmuuskopioita. Varmista paperiversioiden osalta, että jokaisella avainhenkilöllä ei ole vain kopiota, vaan myös ymmärrys siitä, mitä sille tehdään.
Vaikka liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on helppo kirjoittaa ja sen pitäisi olla sellainen, mitä voit ajatella itsestäsi, voit palkata konsultin hoitamaan sinua, jos se on vaikeaa käsitellä.
