Yrityksen omistajana, yrityksen johtajana tai yrityksen muuna sidosryhmänä sinun on pidettävä hallituksen kokouksia säännöllisesti tai satunnaisesti. Koska nämä tapaamiset ovat ryhmäviestintää ja ajatustenvaihtoa yrityksen tai teollisuuden suurien peruukkien välillä, sinun on ymmärrettävä, miten ne tehokkaasti toteutetaan tämän tavoitteen saavuttamiseksi.
Jos hallituksen kokous onnistuu, suurin osa ansioista menee kokouksen johtajalle. Ja jos se ei saavuta tavoitettaan, suurin osa syyllisyydestä lankeaa yhdelle ja samalle henkilölle. Ainoa ero onnistuneen ja epäonnistuneen kokouksen välillä on se, miten molemmat kokoukset suoritetaan. Haluatko onnistuneita hallituksen kokouksia, jotka saavuttavat tavoitteesi ? Seuraavat kymmenen vinkkiä auttavat sinua.
- 10 syytä, miksi liiketapaamiset ovat ajanhukkaa
10 vinkkiä toteutukseen Hallituksen kokous onnistui
1) aseta tavoitteita ja suunnittele eteenpäin
Yksi helpoimmista tavoista viettää aikaa kokouksessa on pyytää osallistujia esittämään ideoita tai ehdotuksia siitä, mitä he ensin kuulevat kokouksessa. Tämä virhe on kuitenkin hyvin yleinen.
Sen sijaan, että tuhlaisit kallisarvoista aikaa kokouksessa aivoriihellä, voit rakentaa kokouksen ja välittää esityslistan kutsutuille osallistujille etukäteen. Näin he voisivat aivoriihi ideoita ja jopa korjata ne ennen kokouspäivää. Tämä säästää paljon aikaa ja auttaa tekemään enemmän yhdessä tapaamisessa.
2. Ota vastuu kokouksesta
Hyvät kokoukset ovat hyvän johtamisen tulosta, joten hallitse kokousta ja tee osallistujille selväksi, että aiot pitää kokouksen ajankohtaisena ja ytimekkäänä. Aseta kello, jossa kaikki voivat nähdä kellon, osoittaaksesi kollegoillesi kokouksessa, että todella arvostat heidän aikaansa. Varmista kokouksen aikana, että keskustelusi kuuluvat aiheeseen. Aina kun näin tapahtuu, suuntaa ryhmä uudelleen muistuttamalla heitä kokouksen asialistalla olevista aiheista.
3. Anna kaikkien osallistua
Kokouskutsun ydin on ensinnäkin varmistaa kaksisuuntainen viestintävirta. Tätä varten on tärkeää kannustaa rehellisesti ja mielekkäästi kaikkia kokouksessa läsnä olevia. Kokouksen johtajana voit helposti joutua siihen virheeseen, että pidät mielipiteesi hihassa, mutta sinun on oltava varovainen, jos näin on, koska se vahingoittaa kokouksen tarkoitusta. Vältä kiusausta hylätä välittömästi muiden osallistuminen, vaikka he näyttäisivätkin epäluotettavilta tai typeriltä.
4. Päätä kokous toimintasuunnitelmalla
Yksi onnistuneen kokouksen tunnusmerkeistä on toimintasuunnitelma, jossa esitetään yksityiskohtaisesti eri strategiat, jotka pannaan täytäntöön kokouksessa tehtyjen päätösten perusteella, toimeenpanosta vastaavat, täytäntöönpanon päivämäärä ja kellonaika sekä strategian odotettu tulos.
5. Pidä yksityiskohtaiset kokousten pöytäkirjat
On erittäin tärkeää, että joku kirjoittaa pöytäkirjan tai kokouksen kulun. Pöytäkirja toimii todisteena kokouksen pitämisestä ja historiallisena viittauksena kokouksen aikana mahdollisesti ilmenevien epäilysten tai väärinkäsitysten selvittämiseen.
6. Poista häiriötekijät tapahtumapaikalta
Vaikka kaikkien kokouksen osallistujien odotetaan poistavan kaikki häiriötekijät, kuten älypuhelimet ja tabletit, odotetaan yhtä lailla, että sinä kokouksen johtajana poistat kaikki häiriötekijät kokouspaikalta. Jos esimerkiksi kokous pidetään yrityksesi käynnistyshuoneessa, sammuta LED -TV, koska osallistujien on vaikea olla katsomatta sitä säännöllisin väliajoin kokouksen aikana, jos jatkat.
7. Älä koskaan keskeytä ketään.
Vaikka olisit kokouksessa muita parempia, sinun on aina vastustettava kiusausta puuttua puheeseen. Vaikka olisitkin vahvasti eri mieltä heidän sanomastaan tai mielestäsi se olisi paskaa, anna heidän päättää ennen kuin keskustelet kysymyksistäsi.
8. Kiinnitä huomiota
Kun sinulla on kokous, kaikki katsovat sinua silmiin puhuessaan. Heidän kuunteleminen huolellisesti on tapa kertoa heille, että kunnioitat heidän mielipiteitään ja olet valmis kuuntelemaan niitä. Harvat asiat voivat ärsyttää muita kokouksessa kuin älypuhelimen kanssa käpertyminen heidän puhuessaan, mikä lähettää signaaleja siitä, ettet arvosta heidän mielipidettään ja että kokous itsessään ei ole sinulle tärkeä.
9. Hallitse ristiriitoja hyvin: Tämä on tyypillistä hallituksen kokouksissa syntyville konflikteille. Jos näin tapahtuu kokouksessa, johon osallistut, yritä hallita sitä mahdollisimman paljon jättämättä kaunaa kenenkään mieleen.
10. Tunnista ja kiitä kaikkia läsnä olevia.
Tunnusta hallituksen kokouksen lopussa kaikkien läsnäolijoiden läsnäolo ja kiitä heitä osallistumisesta kokoukseen ja merkittävistä panoksista. Kerro osallistujille, että arvostat heitä, ja tämä kannustaa heitä osallistumaan enemmän seurantakokouksiin.
