Nu contează cât ați cheltuit pentru asigurarea diferitelor aspecte ale afacerii dvs.; aveți în continuare nevoie de un plan de continuitate a afacerii.
Un plan de continuitate a activității face mai ușoară gestionarea operațiunilor în caz de dezastru și readucerea afacerii pe drumul cel bun în cazul unui accident neprevăzut. Cu un plan de continuitate a afacerii, nu trebuie să pierdeți prea mult în ceea ce privește clienții potențiali, clienții și angajații în caz de dezastru. Veți putea să vă continuați afacerea din nou, de parcă nu s-ar fi întâmplat nimic.
Un plan de continuitate a afacerii este una dintre cele mai ieftine forme de asigurare pe care le poate avea o companie, deoarece nu va costa nimic. Dar, din păcate, multe companii aleg să externalizeze acest aspect vital și, de obicei, nu se deranjează până nu este prea târziu. Pentru a vă dezvolta propriul plan de continuitate a activității, iată câteva elemente de listă de verificare pe care ar trebui să le includeți.
Scrierea unui șablon / listă de verificare a planului de continuitate a activității
1. Enumerați obiectivele și obiectivele planului
În primul rând, trebuie să analizați în mod clar motivul creării planului dvs. de continuitate a afacerii și obiectivele pe care doriți să le atingeți. Desigur, obiectivul dvs. principal în crearea unui plan de continuitate a afacerii este de a vă ajuta compania să revină cât mai repede posibil în caz de dezastru. Trebuie să menționați acest lucru în Planul dvs. de continuitate a activității (BCP), precum și natura potențialelor dezastre.
2. Personal de rezervă
Apoi, ar trebui să faceți o listă a personalului care va fi responsabil pentru luarea deciziilor sau îndeplinirea rolurilor importante în caz de dezastru. Unele funcții ale postului sunt prea importante pentru a fi lăsate goale din orice motiv, deoarece lăsarea lor liberă poate duce la și mai multe probleme pentru existența continuă a companiei. Trebuie să identificați astfel de posturi și să întocmiți o listă a persoanelor care vor ocupa aceste posturi, împreună cu adresele lor de contact, adresele de e-mail și numerele de telefon și toate celelalte informații de contact necesare.
3. Contacte externe
În plus față de pozițiile critice interne, unele poziții externe sunt, de asemenea, foarte importante, cum ar fi consultanții de afaceri, avocații și contabilii companiei, bancherii și consultanții în tehnologia informației. Practic, aceștia ar trebui să fie oameni care joacă un rol important și vă pot ajuta să reveniți rapid. Ar trebui să faceți o listă a acestor persoane, împreună cu adresele lor de contact și să o includeți în planul dvs. de continuitate a afacerii.
4. Echipamente
La fel se poate face cu echipamentele critice. Există utilaje sau echipamente care sunt esențiale pentru gestionarea afacerii dvs.? Există vreun software special care conține date importante despre afaceri ? Ar trebui să faceți o listă cu astfel de hardware și software. Și dacă există backup-uri în afara site-ului, ar trebui incluse și ele.
5. Documente comerciale
Fiecare companie are câteva documente vitale și documente de afaceri, cum ar fi documente de încorporare, certificate fiscale, detalii bancare, contracte de închiriere și informații despre personal. În cazul unui dezastru, cum ar fi un incendiu sau o inundație, astfel de documente pot fi pierdute, ceea ce duce la complicații suplimentare pentru afacere. Cum veți gestiona documentele pierdute în caz de accident ? De asemenea, trebuie să includeți acest lucru în BCP.
6. Echipamente pentru situații neprevăzute
Să presupunem că o companie producătoare își pierde toate echipamentele și mașinile vitale pe care le folosește pentru a-și fabrica bunurile. Desigur, compania ar asigura aceste echipamente și utilaje, dar compania de asigurări nu vă va plăti în aceeași zi în care vă depuneți cererea. nu-i așa? Ați putea, vă rog, să vă lăsați clienții în pace și să lăsați concurenții să preia controlul în timp ce încercați să vă reuniți din nou ? Trebuie să faceți un plan de urgență pentru echipamente pe care le puteți folosi pentru a continua să lucrați până când puteți începe să lucrați din nou pe deplin.
7. Un loc pentru neprevăzute
Unde ți-ai muta temporar afacerea dacă îți pierzi spațiul actual de birouri? Pot angajații dvs. să lucreze de acasă în timp ce așteaptă un moment în care vă puteți recupera locația ? Acestea sunt lucrurile pe care ar trebui să le studiați și să le descrieți în detaliu cum se va întâmpla acest lucru în cazul unor astfel de situații.
8. Lista instrucțiunilor
De asemenea, ar trebui să existe o listă de instrucțiuni care conține mai multe responsabilități importante care trebuie îndeplinite în timpul unui dezastru și cum să le îndepliniți, de exemplu, ar trebui să existe instrucțiuni detaliate despre cum să contactați compania dvs. de asigurări pentru a le informa despre dezastru, precum și modul de depunere a cererilor de asigurare. Acest lucru trebuie făcut pentru fiecare responsabilitate importantă din companie.
9. Documentarea planului dvs. de continuitate a afacerii
După ce ați finalizat planul de continuitate a activității, asigurați-vă că este documentat atât în format tipărit, cât și tipărit. Puteți utiliza stocarea în cloud și copiile de rezervă ale terților pentru copiile soft. Pentru copii, asigurați-vă că fiecare personal cheie are nu numai o copie, ci și o înțelegere a ceea ce trebuie făcut cu aceasta.
În timp ce un plan de continuitate a afacerii este ușor de scris și ar trebui să fie ceva ce te poți gândi la tine, poți angaja un consultant care să te ocupe de tine dacă ți se pare dificil de gestionat.
