În calitate de proprietar de afacere, lider de afacere sau alt acționar al companiei, vi se va cere să țineți reuniuni ale consiliului de administrație în mod regulat sau ocazional. Deoarece aceste întâlniri sunt concepute pentru comunicarea de grup și schimbul de idei între marile peruci dintr-o companie sau industrie, trebuie să înțelegeți cum să le efectuați în mod eficient pentru a atinge acest obiectiv.
Dacă ședința consiliului de administrație este un succes, cea mai mare parte a creditului revine persoanei care a prezidat ședința. Și dacă nu își atinge obiectivul, cea mai mare parte a vina cade asupra aceleiași persoane. Singura diferență între o întâlnire reușită și o întâlnire eșuată este modul în care sunt efectuate ambele întâlniri. Doriți să aveți reuniuni de conducere de succes care să vă atingă obiectivul? ? Următoarele zece sfaturi vă vor ajuta.
- 10 motive pentru care întâlnirile de afaceri sunt o pierdere de timp
10 sfaturi pentru reuniunea consiliului de implementare cu succes
1) stabiliți-vă obiective și planificați-vă agenda din timp
Una dintre cele mai simple modalități de a petrece timpul într-o întâlnire este de a cere participanților să vină cu idei sau sugestii despre ceea ce au auzit prima dată în acea întâlnire. Cu toate acestea, această eroare este foarte frecventă.
În loc să pierdeți timp prețios într-o întâlnire, făcând o brainstorming, puteți structura întâlnirea și puteți comunica agenda participanților invitați din timp. În acest fel, ei ar putea face brainstorming idei și chiar să le corecteze înainte de data întâlnirii. Acest lucru vă va economisi mult timp și vă va ajuta să faceți mai multe lucruri într-o singură întâlnire.
2. Asumați-vă responsabilitatea pentru întreaga întâlnire
Întâlnirile bune sunt rezultatul unei bune conduceri, deci gestionați întâlnirea și arătați clar participanților că intenționați să păstrați întâlnirea relevantă și concisă. Setați un ceas în care toată lumea să poată vedea ceasul pentru a le arăta colegilor din ședință că apreciați cu adevărat timpul lor. În timpul întâlnirii, asigurați-vă că discuțiile dvs. se încadrează în subiectul subiectului. Ori de câte ori se întâmplă acest lucru, reorientați grupul reamintindu-le problemele relevante pe care le aveți pe agenda întâlnirii.
3. Permiteți tuturor să contribuie
Esența convocării unei întâlniri este, în primul rând, asigurarea unui flux bidirecțional de comunicare. În acest scop, este important să încurajăm contribuția onestă și semnificativă a tuturor celor prezenți la ședință. În calitate de lider al ședinței, puteți cădea cu ușurință în eroarea de a vă purta opinia pe mânecă, dar trebuie să aveți grijă dacă acesta este cazul, deoarece afectează scopul întâlnirii. Evitați tentația de a respinge imediat contribuțiile altor persoane, chiar dacă acestea par nesigure sau stupide.
4. Încheiați-vă întâlnirea cu un plan de acțiune
Unul dintre semnele distinctive ale unei întâlniri de succes este un plan de acțiune, care detaliază diferitele strategii care vor fi implementate pe baza deciziilor luate la ședință, cei responsabili de implementare, data și ora implementării și rezultatul scontat al strategiei.
5. Păstrați procesele verbale detaliate ale ședinței
Este foarte important ca cineva să noteze procesul-verbal sau cursul ședinței. Procesul-verbal va servi drept dovadă că ședința a avut loc și ca referință istorică pentru clarificarea oricăror îndoieli sau neînțelegeri care pot apărea pe parcursul desfășurării ședinței.
6. Eliminați orice distragere de la locul de desfășurare
Deși se așteaptă ca toți participanții la ședință să elimine toate distracțiile, cum ar fi smartphone-urile și tabletele, este de așteptat ca dvs., în calitate de lider al ședinței, să eliminați toate distracțiile de la locul întâlnirii. De exemplu, dacă se va ține o întâlnire în camera de pornire a companiei dvs., opriți televizorul cu LED, deoarece participanții dvs. vor fi dificil să nu se uite la el la intervale regulate în timpul întâlnirii, dacă continuați.
7. Nu întrerupe niciodată pe nimeni.
Chiar dacă sunteți superiori tuturor celorlalți din ședință, trebuie întotdeauna să rezistați tentației de a interveni atunci când vorbesc. Chiar dacă nu sunteți de acord cu ceea ce spun sau credeți că este o prostie, lăsați-i să termine înainte de a discuta întrebările dvs.
8. Acordați o atenție maximă
Când ai o întâlnire, toată lumea te privește în ochi când vorbește. Ascultarea lor cu atenție este un mod de a le spune că le respecti opiniile și că ești gata să le asculți. Puține lucruri îi pot enerva pe ceilalți într-o întâlnire decât să te joci cu smartphone-ul tău în timp ce vorbesc, ceea ce trimite semnale că nu le prețuiești opinia și că întâlnirea în sine nu este importantă pentru tine.
9. Gestionează bine conflictele: Acest lucru este tipic pentru conflictele apărute la ședințele consiliului. Dacă acest lucru se întâmplă într-o întâlnire la care participați, încercați să o controlați cât mai mult posibil, fără a lăsa ranchiună în mintea cuiva.
10. Recunoașteți și mulțumiți tuturor celor prezenți.
La sfârșitul ședinței Consiliului de administrație, recunoașteți prezența tuturor celor prezenți și mulțumiți-le pentru participarea lor la ședință și pentru contribuțiile lor semnificative. Spuneți participanților că îi prețuiți și acest lucru îi va încuraja să participe mai mult la reuniunile de urmărire.
