Driver du et byggefirma og vil forhindre at spøkelser dukker opp på lønningslisten din? Hvis JA, her er 20 sikre tips om hvordan du forhindrer spøkelsesarbeidere i å jobbe.
Hva er en spøkelsesarbeider?
Spøkelsesarbeidere er ganske enkelt ansatte som regelmessig mottar lønnen i selskapet, men ikke jobber for det nevnte selskapet.
Ghost -ansattordninger drives av lønnsansatte som enten oppretter falske ID -er som inneholder falske SSN -er, adresse, telefonnummer, etc., eller som fortsetter å betale fordeler til ansatte som har forlatt selskapet og omdirigerer lønn til seg selv. Uansett hvilken form spøkelsesmedarbeideren tar, er dette bare et storslått opplegg for å stjele penger fra selskapet.
Spøkelsesarbeideren kan også være en ekte person, for eksempel et familiemedlem, som ikke jobber for selskapet, men samler inn betalingen og enten deler den med svindleren, eller holder tilbake all betalingen til seg selv.
Spøkelsesarbeiderfenomenet er virkelig i byggebransjen, der du pleier å ha mange mennesker i lønnsslippen din. På grunn av det store antallet entreprenører, heltid og dedikerte ansatte som stadig betaler i byggebransjen, er det generelt vanskelig å holde styr på betalingene sine. Det har blitt observert at spøkelsesarbeidere er mer vanlige i store organisasjoner enn i små, der de er lette å oppdage.
Spøkelsesarbeiderfenomenet er en av de vanligste lønnssvindelsakene som finnes i byggesektoren. Denne uredelige metoden kan manifestere seg på en rekke måter, som kan omfatte:
- Misfornøyd lønnssjef – hvis et byggefirma har en lønnsleder som er misfornøyd og mener at han eller hun fortjener ytterligere kompensasjon, ville det være ganske enkelt for dem å endre lønnsregistreringene for å opprette en ny, men fiktiv ansatt og samle den ansattes sjekk for seg selv. . Dette gjelder spesielt hvis lønnssjefen har ubegrenset og ukontrollert tilgang til lønningssystemet.
- Svindel for flere ansatte Er en annen måte svindelarbeider -svindel kan manifestere seg i utformingen av virksomheten. Med en mer kompleks lønningsprosess, eller hvis en ansatt ikke har direkte tilgang til lønningssystemet, kan flere ansatte konspirere for å jukse systemet og deretter dele opp penger de kaster bort. Vanligvis spiller en ansatt en rolle i å verifisere og autorisere lønningslisten slik at de kan logge på forfalskede timelister.
- Familie / venn kompensasjon … En ansatt kan opprette en lønnsoppføring for et familiemedlem eller en venn for å motta lønn fra selskapet. I dette tilfellet kan den faktiske ansatte få eller ikke motta andel av denne lønnen.
Ansattordninger for spøkelser kan variere fra enkel datainføring (spesielt hvis den falske medarbeideren blir betalt) til kompleks manipulering av falske tidsplaner og omdirigering av betalinger. Hvis du ikke holder godt øye med lønningene i byggevirksomheten din, kan denne typen svindel ofte gå upåaktet hen ganske lenge, nok til å miste en million dollar med selskap.
Røde flagg som kan antyde spøkelsesarbeidere i byggebransjen din
en. Informasjon om avvik fra ansatte. Det er flere anomalier du kan merke i byggefirmaet ditt, og de vil informere deg om at du har et spøkelsesproblem. Hvis en ansattes personnummer (SSN) ikke er oppført eller flere ansatte har samme SSN, indikerer dette en ting. Og dette er en svindel. Igjen, hvis flere adresseendringer skjer innen et år, må du være mistenksom.
b. Anomalier i lønnsregisteret for direkte innskudd. Dette skjer når det samme bankkontonummeret brukes for flere ansatte, noe som kan indikere at spøkelsesmedarbeiderens lønningslogg krediteres den samme kontoen som en annen ansatt bruker. Dette er et annet rødt flagg å markere. Flere bankkontoer for en enkelt ansattes lønn kan potensielt indikere at en ansattes lønn blir delt mellom medarbeidere.
v. Sjekk betalingsavvik. Hvis en ansatt under en betaling i en byggevirksomhet får flere sjekker i løpet av den samme faktureringsperioden, eller sjekkfaktura -bildet viser at det er bekreftet av en person som har et annet navn enn mottakerens, kan det hende du har problemer med hendene.
d. Bonuser eller avvik i lønn. Hvis du til enhver tid merker at en ansatt mottar en bonus som er forskjellig fra den typiske fordelingen av firmabonuser, eller en ansatt mottar flere lønnsøkninger på ett år, så er dette en grunn til etterforskning. …
e. Fritidsutvikling for ansatte. Den ansatte fikk ikke betalt permisjon eller sykemelding for hele året, eller den som behandler lønningslisten tar aldri permisjon. En tvunget permisjon eller rotasjon av plikter er effektiv kontroll, sa Wilder.
20 sikre tips om hvordan du forhindrer spøkelser i byggefirmaet ditt
På grunn av det store antallet variabler som påvirker hvordan bedrageriske ansatte blir svindlet, er det ingen pålitelig måte å forhindre det eller få ansatte til å iverksette tiltak. Det er imidlertid flere trinn du kan ta for å redusere risikoen:
- Gjennomføre en revisjon av spøkelsesansatte
I de fleste tilfeller blir spøkelsesansatte oppdaget gjennom en grundig revisjon av lønnsregistreringene dine. Du bør ha noen i byggevirksomheten din til regelmessig å sammenligne lønnsposter med midlertidige kortrapporter og ansattfiler for å oppdage avvik som falske ansatte, dupliserte personnummer, dupliserte adresser eller dupliserte bankkontoer. «2»>
En annen ting du bør gjøre i byggebransjen din for å forhindre at spøkelsesarbeidere gyter, er å sikre at forskjellige deler av betalingsprosessen din blir håndtert av forskjellige mennesker. Hvis noen er ansvarlig for å godkjenne sjekker, må du kontrollere at noen andre er ansvarlige for å distribuere disse sjekkene. Hvis noen har myndighet til å opprette / slette ansatte i lønningssystemet, må du kontrollere at noen andre sjekker endringene.
- Evaluer HR -politikk
Sørg for at HR- og lønnsmedarbeiderne oppdaterer HR -retningslinjene dine fullstendig, spesielt når det gjelder å legge til og fjerne ansatte fra listen over ansatte. Dette vil bidra til å forhindre bruk av informasjon fra tidligere ansatte for bedrageri.
- Gjør lønnen din vanskeligere å forfalske
Hvis du har arbeidstakere som blir kompensert basert på sin tid, må du sørge for at du har prosesser som gjør det vanskelig å forfalske tidsposter. Ideelt sett bør du bruke automatisk tidssporing når ansatte kommer og går. For ekstra sikkerhet, bruk et tidssporingssystem med innebygd ID-bekreftelse.
- Sjekk lønnsrapportene med jevne mellomrom
Periodisk gjennomgang av lønnsrapporter er et viktig skritt for å redusere og oppdage svindel, og revisor bør gjøre dette mer enn en gang i året. Husk referansenummeret for det totale antallet ansatte i byggebransjen er et godt utgangspunkt for denne anmeldelsen.
Derfra kan det være like enkelt som å skanne navn. Det bør bemerkes at denne anmeldelsen må utføres av noen andre enn de som kan legge til nye ansatte eller si opp gamle.
Hvis lønnen din ikke endres ofte, som i tilfeller der antall ansatte endres som vanlig, må du sjekke om den oppfyller dine forventninger hver gang du kjører lønn. Se nøye på eventuelle unormale resultater og finn ut hva du kan forvente når du kjører rapportene.
- Bruk forhåndsdefinerte skiftregler
Forhåndsdefinerte skiftregler begrenser tiden arbeidstakere kan komme inn og ut av arbeid. Hvis de prøver å gjøre dette utenfor et forhåndsdefinert tidsvindu, tillater systemet det ikke. Regler kan settes for enkeltpersoner, avdelinger eller selskapet som helhet.
- Bruk brukerautentisering
Brukerautentisering eliminerer slag med venner ved å kreve at arbeidstakere utsteder en unik ID når de går inn og ut av et skift. Avhengig av systemets kompleksitet og dets evne til å integrere med utstyr som en skanner, kan denne identifikatoren være et identifikasjonsmerke, et fingeravtrykk eller til og med et fotografi av ansattes ansikt.
Når det gjelder lønningssystemet selv, spør leverandøren om det har noen funksjoner som automatisk kan flagge poster som kan ha problemer med dem. Disse funksjonene er ganske vanlige.
Du bør også koble programvaren til regler for lydoppmøte. Eksempelvis krever god praksis at ansatte som hopper over det godkjente vinduet, slår på eller av manuelt forespørsel om oppføring fra lederen. Lederen kan gå gjennom omstendighetene rundt hvorfor denne medarbeideren var tidlig eller sen, og avgjøre om han skulle tillate innspilling.
- Se systembrukernes tillatelser
Du må kunne begrense tilgangen til hver bruker utelukkende basert på deres behov, slik at vanlige arbeidstakere ikke kan endre lønnssatsene. Du kan også begrense muligheten til å endre betalingssatser, for eksempel etter å ha analysert ytelsen.
- Bli kvitt papirkontroller
Fysiske kontroller er mye lettere å forfalske og stjele enn sine digitale kolleger, så vurder et direkte innskudd eller betalingskortrute hvis du ikke allerede har gjort det. Programvaren din skal tillate deg å enkelt endre betalingsmåter.
- Generere unntaksrapporter
Regnskapssystemet bør være utformet med kontroller som setter røde flagg på resultater som ligger utenfor normale parametere. De kan inkludere:
- Når den legges til eller fjernes i lønningslisten, bør en rapport genereres automatisk for den aktuelle lederen.
- Betaling av overtid eller insentivbetalinger utover de angitte parametrene bør generere en unntaksrapport.
- Se etter ansatte uten fradrag
En god måte å oppdage spøkelsesansatte i byggefirmaet ditt er å lete etter noen med lite eller ingen fradrag fra lønnen. Entreprenøren står sjelden overfor problemet med å lage et komplett sett med kreditter for fordeler, spesielt siden dette vil føre til en nedgang i mengden penger de kan stjele fra arbeidsgiveren.
- Manuell fordeling av sjekker
Av og til bør du bli guidet av prinsippet om manuell fordeling av sjekker i byggefirmaet ditt. Ved å stole på manuell sjekkfordeling, vil organisasjonen ha en bedre mulighet til å identifisere spøkelsesaktige ansatte.
- Analyse av adresser eller direkte innskuddskontoer
En annen ting du kan gjøre i byggefirmaet ditt for å forhindre at spøkelsesarbeidere dukker opp, er å analysere adresser eller direkte innskuddskontoer. Som en del av kontoen og adresseverifiseringsprosessen kan organisasjonen identifisere dupliserte kontoen, adressen eller personnummer for flere ansatte.
- Analyse av fradrag fra lønnssjekker
Hvis du har ansatte på lønnen din som ikke holder tilbake skatt eller andre fradrag, kan de være spøkelsesansatte. Ved å analysere direkte innskudd kan du redusere lønnskostnadene ved å eliminere papirkontroller og muligheten for endring, forfalskning og mest tyveri, selv om dette forhindrer ikke feilaktig innføring av innskudd til uautoriserte kontoer.
- Undersøk lønnsslipp som har dobbel godkjenning
Selv om de fleste er legitime, kan to signaturer signalisere en forfalsket godkjenning av en avgått ansatt, som tyven også opprettholder og setter inn på sin egen konto.
- Vær oppmerksom på budsjettendringer i lønnskostnader
Betale kostnader som er høyere enn budsjettert kan indikere arbeidsledige ansatte, så du bør være forsiktig med eventuelle uplanlagte endringer i budsjettet.
- Bruk separasjon av funksjoner
I byggefirmaet ditt må du sørge for at mange av lønnsfunksjonene ikke blir delegert til én person. Sørg for at funksjonene forberedelse, betaling og fordeling av lønn er atskilt. Det bør brukes på følgende måter:
- Ingen skal kunne legge en ny ansatt til lønningslisten, sette lønn, angi tider og betale en person.
- Det bør være en månedlig avstemning mellom lønn og personalelisten i HR -avdelingen utført av noen utenfor lønnsavdelingen.
- Personen som godkjenner sjekken må ikke ha rett til å motta trykte sjekker.
- Lønnsfunksjonen må være uavhengig av hovedbokfunksjonen.
- IT -fagfolk bør ikke ha tilgang til HR -programmer eller lønn.
18. Kjør SSN -er for alle ansatte med jevne mellomrom gjennom Social Security Administration -nettstedet, spesielt de som har ansvar, og sjekk dem. Andre nettsteder for å verifisere ansattidentifikasjon inkluderer E-verifisere eller IRS-nettstedet. Dette vil hjelpe deg med å finne ut hvem som er hvem.
20. Bruk et betalingssystem som krever at ansatte identifiserer seg
Hvis dette innebærer bruk av et elektronisk sveipesystem, må du undersøke nøye om de samme to personene stadig vil sveipe kortene sine omtrent samtidig. Dette kan indikere at noen har stjålet den andre personens merke, og den andre ikke rapporterte arbeidet.
- Undersøk hvor konsekvent arbeidstiden er
Hvis klokken aldri endres, kan det være et rødt flagg som signaliserer spøkelsesmedarbeideren fordi svindleren vil sørge for at ingen ser på den personen og dikterer hva som skjer.
Konklusjon
Selv om spøkelsesarbeidernes plage kanskje ikke forsvinner snart, kan noen av de ovennevnte tiltakene redde byggefirmaet ditt fra trusselen fra spøkelsesarbeidere.
