Käytätkö rakennusyritystä ja haluat estää haamujen näkymisen palkassasi? Jos KYLLÄ, tässä on 20 varmaa vinkkiä haamutyöntekijöiden estämisestä.
Mikä on aave työntekijä?
Kummitustyöntekijät ovat yksinkertaisesti työntekijöitä, jotka saavat säännöllisesti palkkansa yrityksessä, mutta eivät työskentele mainitussa yrityksessä.
Aavemaisten työntekijöiden järjestelmiä hoitavat palkanlaskennan työntekijät, jotka joko luovat väärennettyjä tunnuksia, jotka sisältävät väärennettyjä SSN -tunnuksia, osoitteen, puhelinnumeron jne., Tai jotka jatkavat etuuksien maksamista yrityksestä poistuneille työntekijöille ja ohjaavat palkan uudelleen itselleen. Riippumatta siitä, missä muodossa aave työntekijä on, tämä on vain suuri suunnitelma varastaa rahaa yritykseltä.
Haamutyöntekijä voi olla myös todellinen henkilö, kuten perheenjäsen, joka ei työskentele yrityksessä, mutta kerää maksun ja jakaa sen joko petoksen tekijälle tai pidättää kaiken maksun itselleen.
Kummitustyöntekijä -ilmiö on todellinen rakennusalalla, jossa sinulla on yleensä paljon ihmisiä palkassasi. Koska rakennusalalla maksavat jatkuvasti urakoitsijat, kokopäiväiset ja omistautuneet työntekijät, on yleensä vaikea seurata maksujaan. On havaittu, että haamutyöntekijät ovat yleisempiä suurissa organisaatioissa kuin pienissä, joissa heidät on helppo havaita.
Haamutyöntekijä -ilmiö on yksi yleisimmistä palkkapetoksista rakennusalalla. Tämä petollinen menetelmä voi ilmetä monin eri tavoin, kuten:
- Tyytymätön palkanlaskennan johtaja – jos rakennusyrityksellä on palkkahallinnon johtaja, joka on onneton ja katsoo, että hän ansaitsee lisäkorvausta, heidän olisi melko helppo muuttaa palkanlaskentatietueita uuden, mutta kuvitteellisen työntekijän luomiseksi ja kerätä kyseisen työntekijän sekki … Tämä pätee erityisesti, jos palkanlaskennan päälliköllä on rajoittamaton ja hallitsematon pääsy palkkajärjestelmään.
- Useiden työntekijöiden huijaus On toinen tapa, jolla haamutyöntekijöiden huijaukset voivat ilmetä yrityksen suunnittelussa. Monimutkaisemman palkkausprosessin yhteydessä tai jos työntekijällä ei ole suoraa pääsyä palkkajärjestelmään, useat työntekijät voivat salaliiton tehdä järjestelmästä ja jakaa sitten rahaa he tuhlaavat. Tyypillisesti yhdellä työntekijällä on rooli palkanlaskennan tarkistamisessa ja hyväksymisessä, jotta he voivat allekirjoittaa väärennetyt työaikataulut.
- Perheen / ystävän korvaus … Työntekijä voi luoda merkinnän palkkajärjestelmään, jotta perheenjäsen tai ystävä saa palkkaa yritykseltä. Tässä tapauksessa varsinainen työntekijä voi tai ei saa osuutta tästä palkasta.
Ghost -työntekijäjärjestelmät voivat vaihdella yksinkertaisesta tietojen syöttämisestä (varsinkin jos väärennetty työntekijä saa palkkaa) väärennettyjen aikataulujen monimutkaiseen manipulointiin ja maksujen uudelleenohjaamiseen. Jos et seuraa tiiviisti palkkaasi rakennusalalla, tämäntyyppinen huijaus voi usein jäädä huomaamatta jo jonkin aikaa, mikä riittää menettämään miljoonia dollareita yrityksen.
Punaiset liput, jotka saattavat viitata rakennusalan haamutyöntekijöihin
a. Työntekijöiden tietojen poikkeavuudet. Rakennusyrityksessäsi voi havaita useita poikkeavuuksia, ja he ilmoittavat sinulle, että sinulla on aaveongelma. Jos työntekijän sosiaaliturvatunnusta (SSN) ei ole luettelossa tai useilla työntekijöillä on sama SSN, tämä osoittaa yhden asian. Ja tämä on huijaus. Jälleen kerran, jos vuoden aikana tapahtuu useita osoitteita, sinun on oltava epäilyttävä.
b. Suoratalletusten palkkarekisterin poikkeamat. Näin tapahtuu, kun samaa pankkitilin numeroa käytetään useille työntekijöille, mikä voi merkitä sitä, että haamutyöntekijän palkka hyvitetään samalle tilille, jota toinen työntekijä käyttää. Tämä on toinen punainen lippu. Useat pankkitilit yhden työntekijän palkalle voivat mahdollisesti osoittaa, että haamutyöntekijän palkka jaetaan osakkuusyritysten kesken.
v. Tarkista maksuvirheet. Jos rakennusalan maksun aikana työntekijälle annetaan useita sekkejä saman laskutusjakson aikana tai sekkilaskun kuva osoittaa, että henkilö on vahvistanut sen, jonka nimi on eri kuin vastaanottajan nimi, saatat olla ongelmia käsissäsi.
d. Bonukset tai palkankorotukset. Jos huomaat milloin tahansa, että työntekijä saa bonuksen, joka poikkeaa tavanomaisesta yritysbonusten jakamisesta, tai jos työntekijä saa useita palkankorotuksia vuoden aikana, tämä on syy tutkimukseen. …
e. Työntekijöiden vapaa -ajan suuntaukset. Työntekijä ei saanut palkallista lomaa tai sairauslomaa koko vuoden ajan tai palkanlaskentakäsittelijä ei koskaan mene lomalle. Pakotettu loma tai tehtävien kierto on tehokas valvonta, Wilder sanoi.
20 varmaa vinkkiä, kuinka estää aaveita rakennusyrityksessäsi
Koska suuri määrä muuttujia vaikuttaa petollisten työntekijöiden huijaamiseen, ei ole luotettavaa tapaa estää sitä tai saada työntekijöitä ryhtymään toimiin. Voit kuitenkin pienentää riskiäsi useilla tavoilla:
- Haamutyöntekijöiden auditointi
Useimmissa tapauksissa haamutyöntekijät löydetään palkanlaskennan perusteellisen tarkastuksen avulla. Sinun pitäisi pyytää rakennusalan henkilöä säännöllisesti vertaamaan palkanlaskentatietoja tilapäisiin korttiraportteihin ja työntekijöiden tiedostoihin havaitaksesi ristiriitoja, kuten väärennettyjä työntekijöitä, päällekkäisiä sosiaaliturvatunnuksia, päällekkäisiä osoitteita tai päällekkäisiä pankkitilejä. ”2”>
Toinen asia, joka sinun pitäisi tehdä rakennusliikkeessäsi haamutyöntekijöiden kutemisen estämiseksi, on varmistaa, että eri ihmiset käsittelevät maksuprosessin eri osia. Jos joku on vastuussa tarkastusten valtuuttamisesta, varmista, että joku muu on vastuussa näiden shekkien jakamisesta. Jos jollakin on valtuudet luoda / poistaa työntekijöitä palkkajärjestelmässä, varmista, että joku muu tarkistaa muutokset.
- Arvioi henkilöstöpolitiikkaa
Varmista, että henkilöstö- ja palkkaushenkilöstösi päivittää täysin henkilöstöpolitiikkasi, etenkin kun on kyse työntekijöiden lisäämisestä ja poistamisesta työntekijäluettelostasi. Tämä auttaa estämään entisten työntekijöiden tietojen käyttöä petollisiin petoksiin.
- Tee palkkalaskennasta vaikeampi väärentää
Jos sinulla on työntekijöitä, joille maksetaan palkkaa heidän aikansa perusteella, varmista, että sinulla on prosesseja, jotka vaikeuttavat aikatietojen väärentämistä. Käytä mieluiten automaattista ajanseurantaa, kun työntekijät tulevat ja menevät. Turvallisuuden lisäämiseksi käytä ajanseurantajärjestelmää, jossa on sisäänrakennettu henkilöllisyystodistus.
- Tarkista palkkaraporttisi säännöllisesti
Palkkaraporttien säännöllinen tarkastelu on tärkeä askel petosten vähentämisessä ja havaitsemisessa, ja tilintarkastajan tulisi tehdä tämä useammin kuin kerran vuodessa. Rakennusalan henkilöstön kokonaismäärän viitenumeron pitäminen mielessä on hyvä lähtökohta tälle tarkastelulle.
Sieltä se voi olla yhtä helppoa kuin nimien skannaaminen. On huomattava, että asianmukainen erottaminen edellyttää, että tämä tarkastus suoritetaan jonkun muun kuin uusien työntekijöiden tai vanhojen työntekijöiden irtisanomisen vuoksi.
Jos palkkasi ei muutu usein, kuten silloin, kun työntekijöiden määrä muuttuu tavalliseen tapaan, tarkista aina, kun suoritat palkanlaskennan, täyttääkö se odotuksesi. Katso tarkasti kaikki epänormaalit tulokset ja selvitä, mitä odottaa raportteja suoritettaessa.
- Käytä ennalta määrättyjä vuorosääntöjä
Ennalta määritellyt vuorotyösäännöt rajoittavat aikaa, jonka työntekijät voivat tulla ja poistua työstä. Jos he yrittävät tehdä tämän ennalta määritetyn aikaikkunan ulkopuolella, järjestelmä ei salli niitä. Säännöt voidaan asettaa yksilöille, osastoille tai koko yritykselle.
- Käytä käyttäjän todennusta
Käyttäjätodennus eliminoi kaverien lyömisen vaatimalla työntekijöitä antamaan yksilöllisen tunnuksen vuoroon tullessaan ja sieltä poistuttaessa. Järjestelmän monimutkaisuudesta ja sen kyvystä integroitua mihin tahansa laitteeseen, kuten skanneriin, riippuen tämä tunniste voi olla tunnistusmerkki, sormenjälki tai jopa valokuva työntekijän kasvoista.
Mitä tulee palkkausjärjestelmään, kysy toimittajalta, onko sillä ominaisuuksia, jotka voivat automaattisesti merkitä tietueita, joissa voi olla ongelmia. Nämä ominaisuudet ovat melko yleisiä.
Sinun on myös linkitettävä ohjelmistosi äänilähetyssääntöihin. Esimerkiksi parhaiden käytäntöjen mukaan työntekijät, jotka ohittavat hyväksytyn ikkunan, kytkeytyvät päälle tai pois päältä manuaalisesti pyytämällä kirjaa esimieheltä. Johtaja voi tarkastella olosuhteita, jotka liittyvät siihen, miksi tämä työntekijä oli aikaisin tai myöhässä, ja päättää, sallitaanko tallennus.
- Tarkastele järjestelmän käyttöoikeuksia
Sinun on voitava rajoittaa kullekin käyttäjälle pääsy yksinomaan heidän tarpeidensa perusteella, jotta tavalliset työntekijät eivät voi muuttaa palkkatasoaan. Voit myös rajoittaa mahdollisuutta muuttaa maksuprosentteja esimerkiksi suorituskyvyn analysoinnin jälkeen.
- Päästä eroon paperishekeistä
Fyysiset shekit on paljon helpompi väärentää ja varastaa kuin niiden digitaaliset vastineet, joten harkitse suoraa talletusta tai maksukorttia, jos et ole jo tehnyt niin. Ohjelmistosi avulla voit helposti vaihtaa maksutapoja.
- Poikkeusraporttien luominen
Kirjanpitojärjestelmä on suunniteltava säätimillä, jotka asettavat punaisen lipun tuloksiin, jotka ovat normaalien parametrien ulkopuolella. Ne voivat sisältää:
- Kun raportti lisätään tai poistetaan, se luodaan automaattisesti raportille asianomaiselle esimiehelle.
- Määritettyjen parametrien ylittävän ylityön tai kannustinpalkkion maksamisen pitäisi luoda poikkeusraportti.
- Etsi työntekijöitä ilman vähennyksiä
Hyvä tapa havaita aaveyrityksiä rakennusalan yrityksessäsi on etsiä joku, jolla ei ole juurikaan vähennyksiä palkoistaan. Urakoitsija joutuu harvoin kohtaamaan ongelman, joka koskee täydellisten hyvityssarjojen luomista etuuksiin, varsinkin kun tämä johtaa siihen, että rahasumma, jonka hän voi varastaa työnantajalta, vähenee.
- Sekkien manuaalinen jakaminen
Ajoittain sinun tulee noudattaa periaatetta, joka koskee sekkien manuaalista jakamista rakennusyrityksessäsi. Kun luotat manuaaliseen sekkijakeluun, organisaatiollasi on paremmat mahdollisuudet tunnistaa aavemaiset työntekijät.
- Osoitteiden tai suorien talletustilien analyysi
Toinen asia, jonka voit tehdä rakennusyrityksessäsi estääksesi haamutyöntekijöiden ilmestymisen, on analysoida osoitteita tai suoraa talletustiliä. Osana tilin ja osoitteen vahvistusprosessia organisaatiosi voi tunnistaa päällekkäiset tili-, osoite- tai sosiaaliturvatunnukset useille työntekijöille.
- Palkkatarkistusten vähennysten analyysi
Jos palkanlaskennassasi on työntekijöitä, jotka eivät pidätä veroja tai muita vähennyksiä, he voivat olla haamutyöntekijöitä. Analysoimalla suoria talletuksia voit vähentää työvoimakustannuksia poistamalla paperiset sekit ja mahdollisen muutoksen, väärentämisen ja useimmat varkaudet, vaikka tämä ei estä talletusten väärää ohjaamista luvattomille tileille.
- Tarkista palkat, joilla on kaksinkertainen hyväksyntä
Vaikka useimmat ovat laillisia, kaksi allekirjoitusta voi merkitä väärennetyn hyväksynnän poistuneelle työntekijälle, jonka myös varas ylläpitää ja tallettaa omalle tililleen.
- Varo palkkakustannusten muutoksia
Budjetoituja korkeampien kulujen maksaminen voi merkitä työttömiä työntekijöitä, joten sinun on oltava varovainen budjettisi suunnittelemattomista muutoksista.
- Käytä toimintojen erottelua
Rakennusyrityksessäsi on varmistettava, että monia palkanlaskennan toimintoja ei siirretä yhdelle henkilölle. Varmista, että palkan valmistelu, maksaminen ja jakaminen on erotettu toisistaan. Sitä tulisi soveltaa seuraavilla tavoilla:
- Kenenkään ei pitäisi voida lisätä uutta työntekijää palkanlaskelmaan, asettaa palkkoja, syöttää aikoja ja maksaa henkilölle.
- Palkanlaskennan ja henkilöstöosaston henkilöstöluettelon välillä tulee olla kuukausittainen täsmäytys, jonka suorittaa palkkahallinnon ulkopuolinen henkilö.
- Sekillä valtuuttava henkilö ei saa olla oikeutettu saamaan painettuja sekkejä.
- Palkkatoiminnon on oltava riippumaton pääkirjatoiminnosta.
- IT -ammattilaisilla ei pitäisi olla pääsyä HR -ohjelmiin tai palkkalaskelmiin.
18. Suorita säännöllisesti kaikkien työntekijöiden SSN -numero sosiaaliturvaviraston verkkosivuston kautta, erityisesti vastuullisissa tehtävissä, ja tarkista ne. Muita työntekijöiden tunnistamisen varmistamiseen tarkoitettuja verkkosivustoja ovat E-vahvistus tai IRS-sivusto. Tämä auttaa sinua selvittämään kuka on kuka.
20. Käytä maksujärjestelmää, joka vaatii työntekijöitä tunnistamaan itsensä
Jos tämä edellyttää sähköisen pyyhkäisyjärjestelmän käyttöä, tarkista huolellisesti, pyyhkäisevätkö samat kaksi henkilöä jatkuvasti korttejaan suunnilleen samaan aikaan. Tämä voi osoittaa, että joku on varastanut toisen henkilön tunnuksen, ja toinen ei ilmoittanut työstä.
- Selvitä, kuinka johdonmukaisia ovat työntekijöiden työajat
Jos kello ei koskaan muutu, se voi olla punainen lippu, joka ilmoittaa haamutyöntekijälle, koska huijari haluaa varmistaa, ettei kukaan katso kyseistä henkilöä ja sanelee mitä tapahtuu.
Johtopäätös
Vaikka haamutyöntekijöiden vitsaus ei välttämättä häviä pian, muutamien edellä mainittujen toimenpiteiden soveltaminen voi pelastaa rakennusyhtiösi haamutyöntekijöiden uhalta.
