Yrityskonferenssien ja seminaarien järjestäminen on yksi älykkäimmistä tavoista mainostaa yritystäsi ja lisätä tietoisuutta brändistäsi. Tämä selittää sen, miksi vuosittain järjestetään useita tuhansia yrityskonferensseja ja seminaareja.
Se, kuinka hyvin konferenssisi tai seminaarisi menee, määrittää, kuinka osallistujat näkevät yrityksesi tai brändisi. Täydellisesti järjestetty yrityskonferenssi tai seminaari lähettää signaaleja siitä, että yrityksesi voi tehdä oikein koko ajan. Toisaalta huonosti valmistautunut luo pitkäaikaisia negatiivisia vaikutelmia osallistujien mieliin.
Jokainen prosessi, matka, liikeyritys tai investointi; alkaa suunnitelmasta. Mitään ei tapahdu ilman kriittistä suunnittelua ja huomiota yksityiskohtiin. Yrittäjänä ja yrityksen omistajana et voi koskaan vältellä seminaareja tai yritysesityksiä. Miksi sanon tämän ? Alla on joitain syitä, miksi yritysesitykset ja seminaarit ovat tärkeitä.
Miksi yritysesittelyjen ja seminaarien järjestäminen on tärkeää yrittäjille
Yritysesittelyt ja seminaarit ovat välttämättömiä prosessille:
- Lähettävät sijoittajat
- Pääoman hankkiminen
- Tuotteen julkaisu
- Työntekijän koulutus
- Tavoita asiakkaita ja sidosryhmiä
- Konferenssit
- Projektin tai yritysehdotuksen suojaus
Suurimman osan ajasta yrityskonferenssit ja seminaarit näyttävät toimivan hyvin, kun kaikki tapahtumat tapahtuvat sujuvasti aikataulussa. Todellisuudessa tämän toteuttamiseksi on kuitenkin tehtävä paljon. Onnistuneen konferenssin tai seminaarin järjestäminen vaatii laajaa suunnittelua ja valmistelua. Paljon on tehtävä oikean ilmapiirin ja palkitsevan kokemuksen luomiseksi osallistujille. Tässä on vaiheet, joita tarvitaan onnistuneen yrityskonferenssin tai -seminaarin järjestämiseen.
7 ”Älykästä tapaa järjestää yrityskonferenssi tai seminaari”
1. Valitse teema tai teema
Tapahtumasi teema tai teema sanelee organisaation, kohdeyleisön tai osallistujat, vieraat ja markkinoinnin lähestymistavan. Yleensä toimialakohtaisessa yrityskonferenssissa tai seminaarissa on mukana kyseisellä toimialalla toimivia tai kyseisen alan yritysten kohdeasiakkaita .
Lisäksi yrityksesi konferenssin tai seminaarin teema tai teema määrittää mainontaan käytettävät markkinointikanavat sekä markkinointitiimin muodostavat henkilöt. Esimerkiksi Internet-markkinoinnin yrityskonferenssiin tai seminaariin vaikuttavat todennäköisesti verkkomarkkinointikanavat, koska kohdeyleisö voi olla tavoitettavissa verkossa eikä offline-tilassa.
2. Valitse paikka .
Yrityksesi konferenssin tai seminaarin paikan valinta riippuu useista tekijöistä. Näitä ovat odotettu osallistujamäärä, arvohenkilöiden tai vieraiden läsnäolo muista maista, aktiviteetit tapahtuman aikana jne.
Voit helposti järjestää tyypillisen yrityskonferenssin tai seminaarin, jossa on 100-200 osallistujaa. hotellin seminaarihuoneessa, ehkä luokkahuoneessa tai teatterissa. 500–1000 tai useamman osallistujan tapahtumat vaativat kuitenkin suuren salin, auditorion tai konferenssikeskuksen.
Paikan sijainti ja laatutaso ovat myös tärkeitä, varsinkin jos paikalle odotetaan VIP-henkilöitä tai ulkomaisia vierailijoita. Tästä huolimatta tarvitset hyvämaineisen sijainnin, jossa on kutsuva ympäristö ja laadukkaat mukavuudet. Oletko varma, että et halua kutsua VIP-henkilöitä yritysseminaariin, joka pidetään yleisesti slummissa.
3. Luo markkinointisuunnitelma
Sinun on luotava markkinointisuunnitelma, joka alkaa määrittämällä, onko seminaarillasi suurta kysyntää osallistujien houkuttelemiseksi. Vaikka järjestäisit sisäistä työpajaa, sinun tulee tunnistaa syyt, miksi ihmisten tulisi olla tapahtumassasi, tämä auttaa sinua suunnittelemaan sisältöäsi.
Sinun on myös määritettävä, kuinka tavoitat vierailijasi ja kuinka paljon heidän tavoittaminen maksaa. Tavoitatko heidät suoran painetun mainonnan, postin tai sosiaalisen median markkinoinnin avulla? Sinun on myös määritettävä, kuinka paljon vierailijoilta veloittaminen maksaa. Voit tarkistaa, mitä vastaavia työpajoja on tarjolla ja mitkä ovat kustannukset. Huomioi kuitenkin, että seminaarin tai seminaarin järjestämistarkoitus ratkaisee sen, onko seminaariin osallistuminen ilmaista vai maksullista.
4. Määrittele työpajan sisältö
Ennen seminaarin järjestämistä tai esityksen tekemistä sinun on ensin selvitettävä, mikä on aiheesi, mistä saat tiedon, kuka sen toimittaa ja miten tiedot esitetään ihmisille. Saatat myös joutua lisäämään ohjelman tai ohjelman, jossa on alkamis- ja päättymisajat työpajan jokaiselle osalle. Älä unohda lisätä taukoja. Tee myös luettelo tarvitsemistasi materiaaleista, kuten työkirja, vierailevat puhujat ja luennot.
5. Kirjoita luettelo tapahtumaan tarvittavista logistiikasta
Kirjoita muistiin paikan tai istuimen varauksen hinta ja järjestä paikat, lähtöselvityspöytä, audiovisuaaliset tarpeet, projektori, podium ja juomat. On sinun päätettävissäsi, tuotko alueelle ruokaa ja juomaa vai käytätkö paikallisia catering-palveluita.
6. Kutsujen luominen ja lähettäminen postitse
Kutsusi voivat vaihdella yksinkertaisesta Microsoft Word -tulosteesta ammattigraafisen suunnittelijan epätavalliseen suunnitteluun. Kaikki riippuu konferenssisi tai seminaarin koosta ja muodollisuudesta.
Jotta osallistujille jää riittävästi aikaa suunnitella vierailunsa, sinun tulee lähettää heille kutsu muutama viikko ennen tapahtumaa. Älä kuitenkaan tee tätä etukäteen, jotta he voivat unohtaa ennen varsinaista päivämäärää, esimerkiksi lähettämällä kutsut seitsemän kuukautta ennen tapahtuman päivämäärää. Vaihtoehtoisesti voit lähettää kutsusi sähköpostitse. Muista kuitenkin, että jotkut vastaanottajat eivät välttämättä saa sähköpostikutsuja liian innokkaiden roskapostisuodattimien vuoksi.
7. Aloita markkinointi
Markkinointi on yrityskonferenssin tai seminaarin järjestämiseen liittyvä tärkein ja vaikein tehtävä, ja se on tärkein osa tapahtumiesi onnistumista. Tämä johtuu siitä, että tapahtumaasi saapuvien osallistujien määrä riippuu paljon markkinointitoimistasi. Samoin se, saavuttaako tapahtumasi tavoitteensa vai ei, riippuu paljon markkinoinnista. Siksi sinun on omaksuttava oikea markkinointistrategia houkutellaksesi vaikuttavaa liikennettä.
Kohdeyleisöstäsi riippuen sinun on keskityttävä enemmän online- tai offline-markkinointiin. Itsenäisiä menetelmiä ovat lehtisten ja esitteiden jakaminen, sanoma- ja aikakauslehtimainokset, televisio- ja radiomainokset ja niin edelleen. Internet-menetelmiä ovat maksullinen mainonta, sosiaalisen median markkinointi, sähköpostimarkkinointi jne.
8. Asenna kaikki muu
Koska tapahtumasi tarkoituksena on saada viesti perille osallistujille, sinun on valmisteltava esitysmateriaalit ennen tapahtumaa. Haluat ehkä luoda PowerPoint-esityksen, jotta sinulla on visuaalinen viite, kun sinä tai esittelijät esittelitte materiaalia.
Muista tarjota osallistujille kyniä ja muistiinpanoja, varsinkin jos yrityksesi konferenssin tai seminaarin aihe vaatii paljon kirjoittamista. Lisäksi sinun on päätettävä, kuinka viihdytät jäseniäsi ja vieraitasi. Jos konferenssisi tai seminaarisi kestää useita tunteja, sinun on tarjottava lounas tai kevyitä aterioita. Jos se alkaa aamulla ja kestää yli tunnin lounaalla, sinun on tarjottava lounas.
Sinun on myös luotava nimilaput ja kirjautumislomake. Osallistujat näkevät mielellään muiden ihmisten nimet ja alkuperän heti tapaamisen jälkeen.
Toinen asia, jota sinun ei pidä unohtaa, on mainostaa yritystäsi, varsinkin jos se on päätavoitteesi tapahtumaa järjestäessäsi. Luo esitteitä ja muuta mainosmateriaalia yrityksestäsi ja näytä ne osallistujapöydissä. Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, voit ajoittaa tapahtumapaikan päiväksi tai kahdeksi ja varmistaa, että kaikki on asetettu.
