Chcete dodávat potraviny včas a rozšiřovat svou restauraci? ? Pokud ANO, zde je 50 nejlepších tipů pro správu inventáře restaurací pro rok 2021.
Správa restaurace je plná mnoha výzev a jednou z nejdůležitějších je, jak sledovat inventář restaurace. Řízení zásob je řízení zásob a zásob. Řízení zásob jako prvek řízení dodavatelského řetězce zahrnuje aspekty, jako je kontrola a dohled nad pořadím zásob, skladování zásob a kontrola množství zboží k prodeji.
S vaší malou marží je kontrola nákladů klíčem k vašemu úspěchu. a nakonec větší zisk. Vzhledem k tomu, že jídlo a práce jsou obvykle vašimi největšími výdaji, je nezbytné mít pro vaši firmu proces a zásady řízení zásob restaurace.
Jak důležitý je inventář restaurace?
Hlavním účelem inventáře je změřit množství produktů, které vaše restaurace používá v průběhu času, porovnat je s vašimi tržbami a prozkoumat rozdíl mezi výrobními náklady a prodejem. Správa zásob v restauracích je také velmi důležitá pro udržení pořádku ve vašem obchodě a také pro snížení plýtvání surovinami a zdroji.
Význam řízení zásob nelze v restauračním podnikání přeceňovat. Váš plán zásob potravin udržuje vše na svém místě, organizuje a spojuje je dohromady a jeden malý přehlédnutí může znamenat dramatický rozdíl ve vašem podnikání.
Sledování inventáře vaší kuchyně vede k informovanějšímu plánování a rozhodování. Pokud nesledujete zásoby efektivně, vaše předpovědi se mohou ukázat jako nesprávné, což způsobí nepřesnost vašich nákupních objednávek, plýtvání časem, zdroji a penězi.
I když někteří manažeři nepovažují řízení zásob za důležité, je to docela velký problém. Statisticky 16 % vašich potravin skončí v odpadkovém koši. 75 % zaměstnanců tvrdí, že v určitém okamžiku ukradli svým zaměstnavatelům, což je ohromujících 7 % vašeho příjmu. A restaurace, které provádějí inventuru pravidelně, mohou zvýšit zisky až o 24 % ročně.
Zde jsou další důvody, proč pravidelně inventarizovat restaurace.
A. Správa zásob hraje velmi důležitou roli v každém aspektu vaší restaurace – od vašich objednávek až po objednávky zákazníků, které přijímáte. Vzhledem k tomu, že tato část práce bude vždy přítomna, věnovat čas tomu, abyste pochopili, jak provádět inventarizaci, a přijmout software pro správu zásob, je investice, která se vyplatí.
b. Znáte svou finanční situaci: měření finančního zdraví restauračního podniku daleko přesahuje znalost částky na bankovním účtu. Toto číslo vám neřekne, kolik produktu máte po ruce, ani množství peněz, které tyto produkty na skladě představují.
Díky efektivní inventuře můžete snadno vypočítat čísla, která potřebujete, abyste pochopili finanční zdraví svého podnikání … například náklady na prodané zboží. Ve srovnání s příjmy vám náklady na prodané zboží poskytují lepší představu o vašem konečném výsledku.
Můžete použít tento jednoduchý vzorec:
- (Náklady na prodané zboží + mzdové náklady) / Celkové tržby = náklady
- Pokud je číslo, které dostanete, vyšší než 60% … máte potíže.
c. Sledujte očekávané využití inventáře: obvykle se jedná o stejný počet kusů použitých ze spíže za týden. Pokud se tedy nestala nějaká zvláštní událost, budete muset zjistit, proč došlo k výrazné změně množství zásob, které byly ze spíže spotřebovány. Pomocí běžného restauračního vybavení můžete:
- okamžitě detekovat významné zvýšení nebo snížení příjmu potravy
- zvýšit objem objednávek, aby nedocházelo k jejich nedostatku
- Snižte pořadí, abyste se vyhnuli přebytku
d. Snížení plýtvání potravinami. Plýtvání jídlem ovlivňuje jak úspěch restaurace, tak i společnost jako celek. Jen ve Spojených státech se jen v roce 133 vyplýtvalo asi 2010 miliard liber potravin. A navzdory přísným strategiím boje proti tomuto trendu se toto číslo od té doby relativně nezměnilo. Pravda však zůstává stejná: bez ohledu na to, jak moc se snažíte, než je budete moci použít, stále budou existovat zásoby, které se pokazí. Ale musíte udělat vše pro to, abyste tuto ztrátu snížili pro blaho vaší restaurace.
Prvním krokem ke snížení plýtvání je určení úrovně odpadu … což se neobejdete bez spolehlivých zásob. Průměrná míra odpadu je u restaurace s plným servisem 3,11 procenta. Pokud si uděláte výpočty a zjistíte, že průměrná ztrátovost je přes 3,11 procenta, pak plýtváte jídlem a tím pádem přicházíte o peníze.
E. Proti krádeži: Jakkoli důvěřujete svým zaměstnancům, nelze popřít, že existuje velká šance, že se vám podaří najmout špatné vejce, které se vás pokusí ukrást. Společnosti ve Spojených státech ztrácejí ročně 40 až 400 miliard dolarů kvůli krádežím zaměstnanců. Tato krádež vede ke kolapsu 50 % všech podniků.
Neustálým zaznamenáváním a vyšetřováním jakýchkoli zjevných porušení můžete omezit a dokonce zachytit krádeže. Nic neodmění zloděje víc než vědomí, že na zemi neexistuje žádný systém, který by otestoval jeho činy. Jako bonus může být vizuální shromažďování a kontrola inventáře tím limitujícím faktorem, že zaměstnanci nemusí po zbytek směny dávat nic do tašek.
F. Prevence nadměrného objednávání: Jak již bylo zmíněno dříve, ztráta je pro mnoho restauračních společností velkým problémem. Samozřejmě nechcete, aby vaše zadní místnost byla prázdná. Ale také nechcete, aby obsah vašeho zázemí tvořil neúměrné procento kapitálu vaší restaurace. Díky pravidelné inventuře můžete vědět, kolik produktů potřebujete, a zabránit tak nadměrnému objednávání.
S ohledem na tuto skutečnost je jasné, že řízení zásob je pro úspěch restaurace velmi důležité. Znát správný čas na doplnění zásob určitých položek, kolik položek koupit, kolik zaplatit, kdy prodat a za jakou cenu být obtížná volba bez správných informací.
Vzhledem ke značným nákladům a výhodám spojeným se zásobami tráví restaurace spoustu času tím, že se snaží zjistit, co představuje optimální úroveň zásob, které by měly být neustále udržovány, aby se předešlo tomu, že budou mít v daný okamžik příliš mnoho nebo příliš málo zásob.
Zde je 50 nejlepších tipů a triků pro správu zásob restaurací, které zaručeně pomohou vašemu podnikání.
50 nejlepších tipů pro správu inventáře restaurací pro rok 2021
- Začněte s kritickými položkami
Vaše menu je velmi důležitou součástí vašeho restauračního podnikání, a proto je dobrým výchozím bodem pro řízení zásob. Pravděpodobně je ve vaší nabídce několik nejprodávanějších produktů (zejména těch s vysokou hodnotou, ale nízkou hodnotou), takže si nemůžete dovolit špatně spravovat zásoby potřebné pro tyto produkty. Musíte mít „nejtěsnější“ kontrolu nad svými kritickými předměty. Tyto položky by měly být inventarizovány každou směnu a alespoň každý den.
2. Nastavte Pars pro každou položku. V zásobách je „par“ úroveň, při které jsou zásoby doplněny. Nastavení nominální hodnoty vám umožní mít po ruce dostatek zásob, takže vám nedojde to, co potřebujete.Mnoho transakcí parituje denní prodeje plus dodací lhůty, aby se zajistilo, že podnik nikdy nebude bez těchto kritických položek.
Nezáleží na tom, abyste věděli, kolik toho máte po ruce, pokud toto číslo nespojíte s vaší výrobou. a prodeje. Nezapomeňte na fakturu přidat nominální hodnotu, abyste věděli, kdy a kolik objednat. Pomůže vám také držet krok s vašimi prodejními týmy.
3. Implementace procesu řízení zásob restaurace: věnujte čas implementaci procesu a držte se ho! Určete nejlepší čas pro vytvoření inventáře, který souvisí s vaším objednávkovým a přepravním procesem. Nezapomeňte si udělat čas na inventarizaci nebo povolat své manažery k odpovědnosti za dokončení inventury. Pamatujte, že čím složitější a pestřejší je váš jídelníček, tím důležitější je správnost inventáře.
4. Použijte účetní software pro správu zásob v restauracích: I když si to stále můžete představit jako tužku a papír, je velmi důležité, abyste to zadali do softwaru souvisejícího s vaším prodejem. Podnikání v oblasti restaurací se stalo příliš složitým a časově náročným na to, abychom se pokusili sledovat zásoby pomocí ručního nástroje, jako je pero a papír. Investujte do dobrého softwaru a nebudete litovat.
Nastavte si softwarový systém řízení zásob – I když provozujete jen malou restauraci, budete mít v inventáři alespoň několik desítek položek a ve velkých provozech jich můžete mít několik stovek. Skutečným pohodlím softwarového inventarizačního systému je funkce automatického výpočtu a pomocí softwaru můžete definovat objednávky, které budou spuštěny při určitých stavech zásob.
5. Chovejte se a proveďte namátkovou kontrolu … Jakmile zavedete proces řízení zásob, nezapomeňte nejprve projít procesem sami. Poté, až bude váš tým zodpovědný za inventarizaci, zkontrolujte proces v intervalech, které jsou pro vás nejpohodlnější, ať už je to měsíční nebo čtvrtletní. Pamatujte, že váš inventář je váš prodej, který ještě neprošel účetní knihou, takže nezapomeňte sledovat, co je v zadní části domu.
Při správném řízení byste měli mít na Ruce dostatek inventáře, abyste mohli uvařit vše na jídelním lístku, ale ne příliš, aby se jídlo začalo kazit. Může také zabránit tomu, abyste byli vy nebo vaši zaměstnanci „pokoušeni“ „skvělými nabídkami“, které vaši dodavatelé uzavírají – před nákupem této „dohody“ zkontrolujte své zásoby a využití.
6. Vyškolte svůj inventář. Vložit skladovou schránku nebo software do rukou jakéhokoli zaměstnance a poslat je zpět do skladu je receptem na katastrofu. Řízení zásob nemůže být zcela na jedné osobě, zvláště ve firemních restauracích nebo podnicích s více pobočkami. Manažeři a vedoucí směny musí poskytovat podrobné zprávy o zásobách, kdykoli selžou, a upozornit tým na jakékoli závažné selhání nebo problémy.
Tato odpovědnost také spočívá na vašich kuchařích a servisním personálu, kteří si musí dělat poznámky o rozlitém, štěnicovém a shnilém jídle, kdykoli se s ním setkají. Naučit své zaměstnance, aby se stali specialisty na zásoby nebo specializovanými matematiky, může být složité, ale bude snazší, pokud svým zaměstnancům povolíte snadno použitelný systém zásob.
Chcete-li maximalizovat konzistenci a spolehlivost zásob, budete ve svém týmu potřebovat dva až tři lidi, kteří budou zásobovat. Vyberte si některé ze svých zaměstnanců, kteří se nejvíce zaměřují na detaily a povyšte je do stavu zásob.
Jakmile se rozhodnete, věnujte čas jejich proškolení ve správném řízení zásob. Odtud vyberte několik svých interních odborníků, odborníků na přijímání objednávek a skladů, abyste zajistili, že procesy běžící na místě fungují podle očekávání.
Jakmile bude vaše dobře vyškolená skupina spuštěna, proces dále zdokonalujte. Rozdělte různé odpovědnosti za inventarizaci mezi své klíčové pracovníky. Přidělte členům týmu následující úkoly inventury:
- Organizace skladu
- Příjem objednávek
- Výpočet zásob
- Hledejte ceny
- Vypočítejte náklady na prodané zboží
- Odesílejte finanční zprávy
Zadáním těchto úkolů jste právě vytvořili svůj vlastní seznam bodů, kteří se ptají, když potřebujete odpověď na otázku týkající se inventáře.
7. Sledujte své prodeje denně: I když se jedná pouze o denní XNUMXminutový přehled vedoucí k týdennímu ponoru do vašich dat, je nejlepší sledovat tržby v restauracích každý den. Když kontrolujete tržby denně, nikoli jednou týdně, jednou za dva týdny nebo měsíčně, budete mít přehled o okamžitých změnách ve vaší restauraci, takže můžete rychle a včas upravit plánování zásob restaurace a rozvoz potravin.
Pokud máte například sezónní položku, kterou plánujete odstranit ze svého menu, snadno uvidíte, kdy v očích vašich zákazníků postupně mizí, než abyste ji z nabídky odstranili příliš brzy nebo příliš brzy. …
Samozřejmě, že sledování prodeje a analýza dat může být docela složité, pokud nemáte správnou technologii. Místo ručního počítání všeho z inventárního listu nebo krčení ramen a intuitivního hádání se ujistěte, že máte k datům přístup přímo z místa prodeje. Tímto způsobem můžete identifikovat odchylky a pokusit se zjistit zdroj ztráty.
8. Vezměte si inventář Just In Case: vaše restaurace by měla mít opatření, která jsou obvykle rychlá. V případě nouze můžete tato dodatečná ustanovení využít k plnění objednávek a uspokojení zákazníků. Jen se ujistěte, že to pravidelně měníte pro případ, že by se váš inventář nezkazil, než jej začnete používat.
9. Začněte od začátku. Začněte od nuly a nespoléhejte na to, co už na zemi je. Ať už jste nový majitel, generální ředitel nebo vedoucí kuchyně restaurace, měli byste zkontrolovat svůj inventář, abyste věděli, kde se nacházíte.
Toto počáteční sčítání proveďte sami, i když máte v plánu delegovat odpovědnost za kontrolu zásob. Nic nenahradí vzhled toho, co máte na policích a v lednici jako základní znalosti pro řízení restaurace a kontrolu zásob.
10. Stanovte firemní politiku řízení zásob … Ujistěte se, že existuje přesný inventář a že alespoň jedna strana má zvláštní odpovědnost za správu inventáře. Mnoho restaurací dnes provádí inventuru denně nebo dokonce téměř v reálném čase a téměř všechny alespoň jednou týdně.
11. Nastavte postup řízení zásob, pokud možno ve dvou lidech … Nejen, že dvě sady očí snižují pravděpodobnost, že během inventarizace bude cokoli vynecháno, je to také dobré celkové opatření pro bezpečnost a prevenci ztrát. Spárování omezuje chyby a pokušení manipulovat s výsledky nebo položky do kapsy.
12. Sledujte své využití: potvrdit očekávané použití a prozkoumat významné odchylky. Restaurace mohou sledovat přesné množství každého produktu v nabídce, který se každý den prodá, a proto mají také docela dobrou představu o tom, jaké ingredience se používají a jak by se to mělo odrazit v inventáři. Rozdíly v zásobách jsou však součástí restauračního podnikání.
Někdy zaměstnanec omylem zkazí velkou dávku jídla nebo dojde ke zkažení kvůli zrušenému banketu nebo jiné očekávané poptávce, která se neuskuteční. Významné odchylky od očekávaného použití však mohou představovat krádež a měly by být prošetřeny.
Pokud spravujete zásoby pro větší restauraci, zvažte optický systém snímání čárových kódů nebo systém kontroly zásob RFID. Tyto systémy dále automatizují proces řízení zásob a výrazně usnadňují vedení sledování využití a vyšetřování ztrát.
13. Připravte si prodejní místo, abyste měli přehled o svých zásobách. Nejprve musíte zadat všechny přísady, které jsou součástí vašeho jídla. Můžete prodávat cheeseburgery a mléčné koktejly, ale kupujete hovězí maso, sýr, zmrzlinu a mléko (mimo jiné). Určete minimální množství pro každou složku a informujte se u svých dodavatelů.
Když se zásoby sníží, obchod vás na tuto skutečnost upozorní a dokonce vygeneruje nákupní objednávku k doskladnění, aby vás mohl zaregistrovat. Přidání všech položek menu je na druhém místě, protože budou založeny na receptech využívajících vaše ingredience. Když to uděláte tímto způsobem, vaše prodejna může automaticky aktualizovat množství jakékoli přísady v jakémkoli jídle, které prodáváte.
14. Připravte své zaměstnance (nebo sebe) na postup inventury: I když by si každý měl být alespoň vědom postupů a očekávání, měli byste se ujistit, že za to odpovídá jeden nebo dva lidé, jak již bylo zmíněno.
Pro ještě lepší výsledky se ujistěte, že to nejsou dva lidé. V každém případě, kdo dnes vyřizuje inventuru, měl by ji zítra a pozítří zpracovávat. Potřeba konzistence se vztahuje i na zaměstnance: v průběhu času bude úkol probíhat rychleji a plynuleji, pokud jej pokaždé zpracuje stejný tým.
15. Shrňte své prostředí. Nyní, když je vše připraveno na počítání POS, musíte je nejprve všechny spočítat. Nevadí, když jsi počítal den předtím. Zde zahájíte nový režim a nejlepší je začít od nuly, budete moci odebírat zásoby přímo z vašeho prodejního místa.
Spočítejte vše, co se spočítat dá. Zvažte vše, co je třeba vážit. Aktualizujte všechna množství a uložte změny. Pak, a to je opravdu důležité, požádejte někoho, aby to udělal znovu. Když se všechna vaše čísla shodují, víte, že jste hotovi.
16. Vytvořte plán pro ruční inventarizaci a poté jej dodržujte. Myšlenka každodenní ruční inventury se může zdát jako ztráta času, pokud máte prodejní místo, které automaticky obnovuje zásoby při každém prodeji, ale prodeje neodrážejí celkový obraz zásob.
Rozlité tekutiny, vadnoucí zelenina, maso se může pokazit a zákazníci mohou posílat jídlo zpět. Důležité je zkontrolovat ingredience a ověřit, zda realita odpovídá očekávání. Když se budete držet svého plánu, budete mít týdny a pak měsíce a pak roky na to, abyste se vrátili a analyzovali data.
17 … Pokud jde o ruční inventuru, zboží podléhající rychlé zkáze musí být denně kontrolováno z hlediska kvality, takže je můžete spočítat i tam. Položky nepodléhající zkáze by se měly počítat jednou nebo dvakrát týdně, podle toho, jak rychle je projdete. Měli byste to udělat vždy, když jste zavření, a nejlépe před otevřením.
Je důležité držet se harmonogramu, jako by na něm závisela vaše firma. Nemůžete to odložit a není to tak, že byste to mohli udělat dvakrát druhý den, abyste si to vynahradili. Čím více poskytujete své zásuvce pravidelných a spolehlivých dat, tím lépe rozumíte svým nákupům a používání.
18. Zaznamenejte ztrátu (a proč k ní dochází): jak již bylo zmíněno dříve, ztráty mohou a budou čas od času nastat, bez ohledu na to, jak dobře se je snažíte snížit. Při každém odečtení jídla z vašeho inventáře však musíte znát důvod. Většinou se tento důvod nachází ve zprávách o prodeji. Ale když jídlo není na prodej a je stále staženo z regálu? Musíte to také vědět.
Při ručním zásobování nevyhazujte pouze ingredience s prošlou dobou použitelnosti a aktualizujte svůj inventář. Zapište si odpad a přidejte důvod. Totéž by se mělo dělat, když se něco vysype nebo klient něco pošle zpět. Skvělé sledování zásob není jen o tom, vědět, co máte na dosah ruky. Když víte, čím jste promarnili, můžete na tyto ztráty umístit znaky dolaru a pochopit důsledky. Když víte, proč jste to promarnili, můžete podniknout kroky, aby se to už neopakovalo.
20. Před přijetím dodávek se ujistěte, že jsou vaše zásoby aktuální. Kdykoli víte, že zásilku převezmete, začněte s nově ověřenou fakturou. Tím se eliminuje možnost záměny při přidávání nových produktů k těm, které jsou již na pultech.
20. Vytvořte sekce. Je vaše úložiště rozdělené? Máte místo na těstoviny, zeleninu, ovoce a koření? Pokud smícháte potraviny a suché zboží, bude řízení zásob o něco složitější.
Oddělením úložného prostoru bude inventář nejen méně těžkopádný, ale také bude snazší poučit personál o tom, jak něco získat. ze spíže. Namísto toho, abyste své zaměstnance posílali na lov, dobře definovaná sekce pro každou položku usnadňuje nalezení položek.
21. Seskupte podobné položky dohromady. Počítání krabic kelímků je jednodušší než počítání polic nebo jednotlivých kelímků, že? Ale pro zaneprázdněného dělníka, který potřebuje 16-uncový šálek džusu (a nemyslí na kontrolu zásob později tento týden), se otevření nové zásuvky místo hledání již otevřené zdá jako nejrychlejší možnost. Připomeňte zaměstnancům, aby používali otevřené balíčky především k urychlení procesu inventury. A nezapomeňte jim říct, že jim to nakonec také usnadní práci.
Čas od času budete mít s největší pravděpodobností dvě otevřené krabice, ale pokud vaši zaměstnanci pochopí důležitost tohoto procesu, dobře si rozmyslí, než se vrhnou do krabice nové.
22. Vytvořte si zvyk: Proces krok za krokem zlepšuje spolehlivost inventury a zlepšuje konzistenci mezi různými příjemci inventury. Váš proces by měl uvádět, kde by měl inventář začít a kde se zastavit. A co funguje pro jednu restauraci, nemusí fungovat pro všechny. Rozhodněte se, který styl je podle vás nejvhodnější. Můžete použít následující možnosti:
- Pracujte ve směru hodinových ručiček a pohybujte se po místnosti, Začněte u dveří ve 12 hodin
- Počítejte zepředu dozadu a shora dolů
- Nejprve spočítáme chladič a pak jdeme do suchého skladu
Zjistíte, že pokud systém navrhnete, bude vaše práce jednodušší. Jakmile proces zastavíte, pouhým zadáním úložného prostoru můžete na první pohled vidět, jak daleko vaši zaměstnanci pokročili v procesu inventury.
23. Stimulujte: již provádíte vše výše uvedené a váš inventář je stále přinejlepším pochybně přesný? Už vás nebaví nadávat osobě, která špatně počítal, nebo to špatně položila na polici? Pokud ne, možná on nebo ona. Zkuste místo toho použít pozitivní posílení. Odměňte své nejspolehlivější a nejdůslednější správce zásob.
Pobídka nemusí být vždy v dolarech a centech, dejte svému inventáři nový vtipný tvar košile nebo odměňte zaměstnance účtovatelnou hodinou. S největší pravděpodobností zaznamenáte nárůst nadšení a spolehlivosti zásob.
24. Neignorujte nepoužívaný inventář: sklad a spíž by měly být dynamické. Když tam nejsou, nevyužitý inventář je nečinný … zabírá místo … stojí peníze. Proto, ať děláte cokoli, neignorujte to. Pořizování inventáře vám dává velkou výhodu – možnost skutečně něco dělat s předměty, kterých máte příliš mnoho.
Řekněme, že si objednáte 2 balíčky soli týdně jako hodinky. Místo toho, abyste slepě zadávali objednávku, jen abyste se nahromadili ve skladišti, podívejte se na svůj inventář, upravte objednávku a držte více peněz. Když najdete svou nadbytečnou zásobu, odřízněte tuto položku z vaší další objednávky… a nechte ji odříznutou, dokud nespálíte většinu svých bezpečnostních zásob.
25. Vyhněte se plýtvání potravinami: dochází ke ztrátě potravy. Ale jednou z hlavních výhod inventarizace je, že vidíte, kolik utrácíte. Pak máte možnost omezit plýtvání ve vaší restauraci. Umožněte svým zaměstnancům používat přebytečné ingredience v denních specialitách. Mohou hrát aktivní roli v prevenci nadměrného objednávání potravinového odpadu prodejem speciálních nabídek. Pokud se ocitnete v extra případu žabích stehýnek, vymyslete žábu obsahující svačinu, kterou nabídnete svým návštěvníkům.
Namísto tisku speciálních menu nechte své servery ústně představit specialitu hladovým návštěvníkům. Nejen, že dobře využijete vyhozené jídlo, ale také svým zaměstnancům připomenete, kolik může restaurace ztratit nadměrným objednáváním.
26. Neodhadujte množství: lidé, kteří mají pocit, že jsou „zkušení“, ve většině případů spíše jen odhadují, než počítají. Mohli by například říci: „Vypadá to jako asi 3 tucty vajec“, aniž by krabice skutečně otevřeli.
To je naprosto nepřijatelné, inventarizace je zbytečná pro vedoucího i restauraci jako celek. Pokud používáte excelovou tabulku nebo metodu ručního počítání papíru… opravdu musíte pokaždé počítat každou položku.
Pokud máte na své straně správnou technologii, můžete se jistěji účastnit výpočtů, minimalizovat pravděpodobnost chybných výpočtů a zároveň mít potřebné finanční ukazatele.
27. Nepokoušejte se vyšetřovat krádež: i když nejste Sherlock Holmes, pokud váš inventář naznačuje, že váš spolupracovník (nebo možná dva) krade, musíte jednat. Nešťastnou skutečností je, že 43 % ztrát v maloobchodě (včetně potravinářského průmyslu) je připisováno krádežím zaměstnanců.
A šokující je, že 75 % všech zaměstnanců uvádí, že byli v určitém okamžiku odcizeni svému zaměstnavateli. Jak tedy poznáte, že zaměstnanec krade? Sledujte rozdíl mezi vašimi náklady na prodané zboží a množstvím, které máte. Pokud existuje rozdíl, nemusí to nutně znamenat, že někdo krade … vaši kuchaři mohou být na přísadu příliš tvrdí.
Ale to by mělo vyvolat další vyšetřování… je to plýtvání jídlem nebo krádež? Samozřejmě, pokud jsou předměty, které se neustále objevují, vaše nejlepší lahve vína nebo dokonce ty nejmenší kousky masa, pravděpodobně máte případ krádeže zaměstnancem.
Jde o to, že … ani ti nejlepší zaměstnanci nejsou imunní vůči pokušení. Pokud své zaměstnance poučíte o důležitosti zásob, můžete vidět další výhodu v tom, že svým zaměstnancům ukážete, že udržování přesných zásob je dobrý způsob, jak udržet pracovní místa.
28. Zapojte zaměstnance do správy zásob ve společnosti Buy-Into: víte, jak důležité jsou vaše zásoby… ale vědí to vaši zaměstnanci? Pokud vaši zaměstnanci nechápou, jak kritický je inventář pro zdraví vaší restaurace, nemusí zacházet příliš daleko, aby se ujistili, že tomu rozumí správně.
Udělejte si čas a formálně poučte své zaměstnance o důležitosti a praxi inventury. Vaši zaměstnanci potřebují vědět, že přesná čísla mohou zlepšit váš konečný výsledek. A to přímo ovlivňuje úspěšnost restaurace a bezpečnost jejího provozu.
29. Naplánujte si to pravidelně: kdy děláš inventuru? Pokud je vaše odpověď během odstávky, pak to nestačí. Abyste měli jistotu, že inventura skutečně probíhá, naplánujte si na ni každý týden dohodnutý čas. Udržování pravidelně nastaveného plánu zvyšuje spolehlivost údajů o počítání zásob. Vzhledem k tomu, že jej užíváte každý týden ve stejný okamžik týdne, měli byste vidět shodu mezi čísly. Naplánujte si inventář na klidné chvíle mezi obědem a večeří, aby byl proces co nejméně bolestivý.
30. Proveďte předdodávku zásob a po velké dodávce : Pokud váš sklad vypadá neuspořádaně, nejste v tom zdaleka sami. Pokud zásilky obdržíte ve čtvrtek, proveďte inventuru ve středu. Vaši prodejci toto promyšlené gesto ocení.
31. Provádějte namátkové kontroly … Nemůžete počítat každý prvek každý den. Čas od času si ale můžete vybrat několik namátkových kontrol. Vyberte si 4 obzvláště drahé předměty každý týden … nebo několik položek, které vám neustále docházejí … a inventujte je denně po dobu jednoho týdne. Namátkové kontroly jsou užitečné zejména v situacích, kdy již máte podezření, že některé položky chybí.
Informace, které jste shromáždili, vám pomohou lépe pochopit, kdy chybějící předměty mohly opustit kuchyni. Při provádění namátkových kontrol byste se měli snažit být nepředvídatelní, aby vaši zaměstnanci nemohli uhodnout konkrétní skupinu položek, u kterých se pokoušíte provést inventuru.
32. Lock It Up : Zacházejte se svým inventářem stejně jako s penězi, protože ve skutečnosti představují dolary a centy. Udržujte svůj inventář v bezpečí tím, že jej budete mít zamčený. S vaším inventářem na bezpečném místě si můžete být jisti, že s ním není manipulováno a že vaše kousky jsou stejně spolehlivé jako v den, kdy jste je obdrželi.
Co schováváš pod zámkem? Položky, na kterých vám záleží nejvíce Pokud vaši zaměstnanci uvidí, že děláte kroky k udržení jejich inventáře v bezpečí, budou vědět, jak moc vám na tom záleží… což je může inspirovat, aby se o ně starali trochu víc.
33. Nekupujte příliš mnoho … Jedním z nejjednodušších způsobů, jak finančně podpořit svou restauraci, je omezit zásoby. Ale kolik je dost? Tato otázka trápí restauratéry už léta. Nechcete vázat všechny své peníze v zásobách nebo riskovat ztrátu spousty peněz kvůli znehodnocení. Ale také nechcete, aby vám došly vaše nejoblíbenější potraviny nebo nejdražší bílkoviny. Je žádoucí, aby vaše zásoby dosahovaly 1,5násobku týdenní hodnoty prodávaných položek.
34. Automatizujte svůj inventář. Neexistuje žádný způsob, jak to obejít … měli byste automatizovat proces inventury. Nemáte čas na papírové pauzovací listy nebo tabulky… zvláště pokud byly v posledních 5 letech vytvořeny snadno použitelné a cenově dostupné restaurační aplikace.
Samozřejmě existuje mnoho způsobů, jak provést inventuru, ale při výběru nejlepší metody je třeba vzít v úvahu několik univerzálních pravd. Stoly nejsou v této moderní době zdaleka tak dobré. Opravdu se to nedá jinak říct.
Od zdlouhavého ručního zadávání po časově náročné vzorce, metody inventarizace založené na tabulkách jsou plné úkolů, na které prostě nemáte čas. Aplikace vám usnadní život a budou finančně přínosné. Díky automatizaci inventáře to zvládnete rychleji…můžete to dělat přesněji…a můžete tento úkol usnadnit tak, že to zvládne každý.
Prospívejte sobě a své firmě pomocí aplikace nebo softwaru pro inventář na míru. Úspora času, jednoduchost, snadné vykazování… všechny tyto funkce vás donutí přemýšlet, proč jste tak dlouho čekali. Moderní restauratér nemusí chodit sám, pokud jde o inventář. Můžete zlepšit efektivitu a přesnost svých zásob použitím správného procesu a technologie.
35. Vytvořte systém a vyškolte všechny své zaměstnance. Aby proces restaurace fungoval ve vaší práci jako evergreen, proškolte ji se všemi zaměstnanci. Ano, je nepravděpodobné, že budete potřebovat všechny své zaměstnance pro každý inventář, ale myšlenka je, že kdokoli může v případě potřeby pomoci. Konkrétní položky inventáře se mohou v jednotlivých restauracích lišit, ale poučte své zaměstnance o následujících všestranných podmínkách správy zásob:
- Sedící inventář : Toto je částka položky (nebo dolarů), kterou aktuálně máte doma. Ať už používáte jakékoli přírůstky, ať už jde o míry nebo částky v dolarech, ujistěte se, že jste všude konzistentní.
- Vyčerpání … Toto je množství produktu (nebo hodnota v dolarech), které používáte za nastavenou dobu. Nastavte okna na denní, týdenní nebo měsíční přírůstky a vypočítejte je pomocí údajů o prodeji z vašeho systému prodejního místa (POS).
- Použití : Toto je součet sedavého inventáře (nebo v dolarech) dělený průměrným vyčerpáním v rámci zadaného okna. Pokud tedy máte ve svém inventáři 4 galony omáčky a rychlost vyčerpání je galon za týden, spotřeba omáčky je 4 týdny.
- Rozptyl : Toto je v podstatě rozdíl mezi vaším teoretickým využitím (obvykle „vypočteným“ vaším POS) a vaším skutečným využitím. Pokud tedy zaregistrujete svou spotřebu hovězího masa na 100 USD za týden a váš POS „předpovídá“ 90 USD, váš rozdíl je 90 USD (teoreticky) – 100 USD (skutečný) = – 10 USD nebo -10 %.
- Příjem … Toto je procento produktu, které se skutečně započítává do tržeb, ve srovnání s teoretickým množstvím, které měl být podle POS použit. Výtěžek vypočítejte tak, že vezmete své teoretické využití a vydělíte ho skutečným využitím. V posledním příkladu: teoretické využití je 90 USD a skutečné využití je 100 USD nebo 90 USD (teoretické) / 100 USD (skutečné) = 0,90 USD nebo 90 %
36. Spravujte své zásoby pravidelně a důsledně. Udělat inventuru není žádná fuška, tak s ní nezacházejte! Údaje, které shromáždíte při správě zásob, určují vaše menu a nakonec budoucí strategii celé vaší restaurace. Všechno, co děláte: buďte proaktivní, pravidelní a nečekejte, až vám skoro nic nezbude na odpověď.
Inventarizaci provádějte vždy ve stejnou denní dobu a ve stejnou dobu v týdnu. Pokud tak neučiníte, malé nesrovnalosti to mezi sezeními vyhodí. Pokud provedete inventuru jeden měsíc ráno a další večer, najdete v datech nesrovnalosti. Provádění inventury týden po týdnu ve stejnou dobu zajistí, že vaše data budou co nejpřesnější a nejspolehlivější.
37. Chcete-li učinit rozhodnutí „first-in-first-out“ (FIFO): „FIFO“ znamená „kdo dřív mele“. Nemá smysl používat nové nádobí k vaření, dokud je ještě várka. FIFO doporučuje nejprve použít starší jídlo ve vašem inventáři, aby se nic nezkazilo.
Tato čtyři písmena představují zlatý standard pro veškerou správu inventáře v restauracích a šetří na sedavém inventáři. Chcete-li použít účinnou strategii FIFO, označte všechny potraviny datem, kdy jste je obdrželi, a datem spotřeby. Používejte produkty, jejichž platnost vyprší dříve než ostatní, a dávejte si pozor na to, co brzy dojde.
38. Proveďte inventuru po uzavření restaurace nebo před jejím otevřením. Nemůžete přesně provést inventuru v době prodeje zboží. Ať si vyberete jakýkoli čas, držte se ho. Pokud děláte inventuru vždy v úterý, ale někdy to děláte v noci a někdy ráno, výsledky budou týden od týdne kolísat.
39. Před inventarizací vyčistěte a uspořádejte skladovací prostory: vyhoďte položky, které jsou po datu expirace, přesuňte podobné položky do stejné police a obecně je odložte.
- Pokud používáte váhu k vážení zásob a měření porcí, kalibrujte je každý týden.
- Standardizujte své jednotkové náklady. Cena mnoha položek (např. mleté hovězí) se týden od týdne mění. Standardně použijte poslední zaplacenou cenu. Nejjednodušší k nalezení a zapamatování
40. Hospodaření se surovinami: pro zamezení plýtvání je nezbytné obezřetné řízení zásob. Pomocí těchto bodů se ujistěte, že je váš inventář využíván efektivně.
- Pokuste se zaujmout minimální přístup k inventáři inventáře v restauraci, zejména u položek podléhajících zkáze.
- Objednávání pouze v případě potřeby navíc pomáhá předcházet ztrátám.
41. Řízení receptur a kalkulace … Standardizace a správa receptur je nezbytná pro správné řízení zásob, protože pomáhá snižovat náklady na potraviny. Standardní recept uvádí množství každé použité přísady; proto může systém řízení zásob snadno určit počet dní, po které budou zbývající zásoby drženy. Náhodné použití přísad vede k nerovnováze v zásobě a způsobuje předčasné vysychání zásob.
Dokončete své recepty v softwaru POS a vyhodnoťte spotřebu surovin v porovnání s prodejem. To vede k menšímu počtu krádeží v restauraci, což u velkých řetězců pomáhá zaručit chuť pokrmů, protože receptury budou ve všech provozovnách stejné. Pomocí funkce kalkulačky receptů můžete také získat odhad, kolik bude stát příprava pokrmu.
Stačí zadat recept spolu s podáváním každé ingredience a spravovat inventář restaurace. Systém vám dá cenu jídla za toto jídlo. Pomůže vám také určit prodejní cenu daného produktu. V ideálním případě by potraviny měly být za 30 % z ceny menu nebo prodejní ceny.
42. Správa data expirace … Řízení skladovatelnosti je nedílnou součástí řízení zásob restaurace. Každá položka v inventáři má konkrétní datum vypršení platnosti. Některé potraviny, jako je rýže, mohou vydržet roky, jiné, například zelenina, se mohou velmi rychle zkazit.
Proto je velmi důležité řídit dobu trvanlivosti potravin podléhajících zkáze. U každé položky ve vašem inventáři můžete určit, jak dlouho je lze skladovat a následně používat, než se pokazí. Pokud z důvodu pomalého prodeje nebo z jakéhokoli jiného důvodu nebyly položky během tohoto období použity, budete upozorněni, že jsou zkažené a neměly by se používat k vaření.
43. Reporty a analýzy … Reporting a analýzy jsou další důležitou funkcí správy zásob restaurací, která pomáhá restauracím fungovat. Výkazy o prodeji a využití surovin pomáhají předvídat a plánovat budoucnost Výkazy zisků a ztrát jsou generovány na základě prodeje a spotřeby zásob. Tato funkce vám také pomůže:
- Analyzujte trendy zásob. Můžete analyzovat trendy inventáře a přijímat informovaná rozhodnutí, jako je výběr z nabídky. Podrobné zprávy založené na spotřebě každého vývaru dávají představu o tom, která složka je nejoblíbenější a měla by být více používána v receptech.
- Sledujte zásoby a buďte přesní. Přesný seznam dostupného spotřebního materiálu vám pomůže sledovat denní a týdenní spotřebu.
- Dolaďte předpověď. Přesná předpověď je životně důležitá. Vaše předpokládané kalkulace prodeje by měly být založeny na faktorech, jako jsou historické údaje o prodeji
44. Používejte cloudový software pro správu zásob : Hledejte software s analýzou prodeje v reálném čase. Hledejte software, který se připojuje přímo k vašemu prodejnímu místu, takže úrovně vašich zásob se automaticky upraví pokaždé, když provedete prodej. Dostávejte každodenní e-mailová upozornění na dostupnost produktů, abyste vždy věděli, které produkty jsou nízké nebo vyprodané, takže si můžete objednat více času.
45. Propojte kontrolu kvality s řízením zásob: zaměstnanci by měli mít k dispozici kontrolní seznamy a/nebo počítačové systémy, které jim mohou pomoci při provádění správných postupů při kontrole zboží, které obdrží.Všechno zboží by mělo být zkontrolováno, zda není poškozeno, včetně netěsností, prasklin nebo poškozených pečetí; nesrovnalosti v popisech – barvy, styly a velikosti zboží musí být shodné s objednávkou; a ceny a podmínky prodeje. Pokud je kvalita produktu nižší než sjednaná jakost, musí být produkt vrácen dodavateli. Toto opatření také zabraňuje zbytečnému zvyšování úrovně zásob.
46. Zkontrolujte své bezpečnostní zásoby: Manažeři restaurací se někdy mohou podivovat nad množstvím zásob, pod které by jejich spíž neměla klesnout. Jednoduchá odpověď je nula. Bezpečnostní zásoby jsou užitečné pouze tehdy, jsou-li použity. Hlavním smyslem bezpečnostních zásob je chránit před očekávanými výkyvy nabídky a poptávky.
Pokud své bezpečnostní zásoby nikdy nepoužijete, máte jich příliš mnoho. V průměru byste měli být pod úrovní bezpečnostních zásob v polovině případů, kdy je doplňování zásob dostupné, a nad ní ve druhé polovině. Pokud tomu tak není, musíte se zamyslet nad tím, jaké produkty na jednotlivých místech skladujete, abyste ze svého dolaru v zásobách vytěžili maximum.
47. Naplánujte si úložný prostor. Každý centimetr spíže by měl být naplánován, aby se maximalizoval úložný prostor. Jedná se o jeden z nejlepších postupů řízení zásob, který lze implementovat za velmi nízké náklady. Prostor musí být organizován tak, aby byla zajištěna rychlá a plynulá přeprava zboží. Měl by tam být také dostatek prostoru pro pohyb lidí.
Konečně musíte být svými daty posedlí. Pokud dodržíte všechny tyto kroky, zjistíte, že máte nad svým podnikáním kontrolu jako nikdy předtím. Budete moci porovnat své využití s tím, co jste předpověděli, a podle toho upravit své nákupy.
Budete vědět, co přichází, co vychází, co bylo utraceno, kdo to utratil – seznam pokračuje. Když budete procházet svými daty v reálném čase, budete mít jasnější představu o tom, jak si vaše firma vede, co vás stojí a jak ušetřit peníze.
Ve skutečnosti je celý proces inventarizace obecně tím, jak přistupujete ke svému podnikání. Tok zásob od doručovacích dveří vzadu do břicha vašich zákazníků se stane jasným obrazem a vy budete vyzbrojeni daty, abyste to tak udrželi. Dobrý software pomáhá, ale musíte se mu věnovat. Jídlo ve vaší kuchyni je očekávaným příjmem do budoucna, ale je to také výdaj, který jste již zaplatili. Nezapomeň na to.
