Podle studie asi 50 procent zaměstnanců věří, že schůzky jsou největší ztrátou času. jejich čas v práci je zabijákem produktivity číslo jedna.
Nemluvíme zde o konferencích, seminářích a zasedáních správní rady, které jsou obvykle dobře naplánované. Mluvíme o těch interních poradách zaměstnanců, které obvykle trvají hodiny, ale nejsou vždy nutné.
Obchodní schůzky samozřejmě poskytují příležitost prodiskutovat důležitá témata týkající se společnosti a všeho, co s ní souvisí, ale tyto schůzky přicházejí s odvrácenou stranou zabíjení produktivity zaměstnanců i manažerů. To vysvětluje, proč odborníci doporučovali zrušit většinu obchodních schůzek jako způsob, jak zvýšit produktivitu. Zde je 10 důvodů, proč obchodní jednání brání produktivitě:
10 důvodů, proč obchodní jednání snižují produktivitu
1) obchodní jednání ztrácejí čas
Jak již bylo řečeno, většina obchodních schůzek zabírá značnou část času zaměstnanců, takže jim zbývá velmi málo času na dokončení důležitých úkolů. Pro vedoucí pracovníky je to ještě horší – více než polovinu svého času tráví na té či oné schůzce se zaměstnanci nebo třetími stranami, jako jsou zákazníci, dodavatelé a obchodní partneři. Ve skutečnosti je jedním z charakteristických znaků dnešních obchodních lídrů to, že většinu času tráví na obchodních jednáních.
2. Většina obchodních jednání neposkytuje akční plán
3. Většina obchodních jednání není připravena
Většina obchodních schůzek se svolává, když je jasné, že organizátor nemusí na schůzku nic vybírat, chce si jen o něčem popovídat, přičemž zanedbává, že je to ztráta drahocenného času. Bez jasného nastínění toho, co se na schůzce bude projednávat a jak dlouho bude trvat, se budou probírat zbytečné záležitosti (a za případné zbytky bude naplánováno další setkání) a nedosáhne se ničeho pozitivního.
4. Otázky projednané na posledním zasedání jsou posuzovány
Toto je jeden z nejčastějších důvodů, proč obchodní jednání trvají déle než obvykle. Otázky vznesené nebo projednávané na předchozí schůzce by měly být rozeslané a přečtené předem. Jedna obchodní schůzka tak bude úspěšným pokračováním předchozí, nikoli opakováním té předchozí. Takže tyto nesmysly vždy vylučte. čtení zápisu z poslední schůze z jejich agendy.
5. Někdy jsou obchodní jednání rozdělena na další schůzky .
Obchodní jednání občas vyvolá novou debatu a diskusi. I když je naprosto normální, že se během schůzky objeví takové nové nápady nebo problémy, nechat je změnit směr schůzky je běžnou chybou, která vede k prodloužení doby schůzek a neproduktivním schůzkám. A za každou schůzku, která nepřinese dobré výsledky, přijde mnohem více, dokud nebude dosaženo přijatelného cíle.
Na obchodních jednáních komunikuje 6 lidí
Obchodní schůzky snižují produktivitu, protože trvají déle než obvykle. A jedním z důvodů, proč to trvají déle, je zbytečná komunikace mezi návštěvníky. Lidé se ptají svých spolupracovníků, co dělali o víkendech, když se takové otázky mohly klást u oběda.
7. Některé body setkání se opakují z hloupých důvodů.
Dalším důvodem, proč většina obchodních schůzek trvá příliš dlouho, je zbytečné opakování toho, co bylo probráno, aby každý, kdo na schůzku vešel nebo na poslední schůzce nebyl, pochopil, odkud to přichází. To je rafinovaný způsob, jak zanedbávat důležitost času jiných národů. Bez ohledu na to, jak je daný člověk pro firmu důležitý, měl by existovat alternativní způsob, jak mu sdělit, co na schůzce zameškal.
8. Většina setkání jsou brainstormingy.
Pokud podnik potřebuje dosáhnout konkrétního cíle a potřebuje nápady od zaměstnanců a manažerů, jak tohoto cíle dosáhnout, může to vyžadovat obchodní schůzku. Co je však pro většinu podnikatelů špatné, je používat setkání jako prostředek k vymýšlení nových nápadů. To vždy zabere čas, zejména proto, že většina zaměstnanců musí na místě nacházet nápady, na které nebyli připraveni.V ideálním případě by měl být program sdělen účastníkům, aby každý přišel s vlastními nápady.
9. Technologie prodlužuje většinu schůzek
Většinu obchodních schůzek příliš protahuje nutnost opravit projektor, hledat informace na internetu nebo organizátor potřebuje přijmout hovor. To vše zvyšuje celkový čas strávený na obchodních jednáních.
10. Většina obchodních jednání se koná pro informační účely: obchodní schůzky by se měly konat pro účely rozhodování. Čtením zbytečných informací z powerpointové prezentace nebo vyprávěním historie společnosti jen ztrácíte čas.
