Ang kalihim ay may napakalakas na posisyon sa anumang organisasyon. Kapag ang isang tao ay unang pumasok sa iyong kumpanya, ang unang tao na malamang na makikita nila ay ang iyong sekretarya o administrator, at kung paano sila tratuhin ay malaki ang maitutulong sa paghubog ng impresyon ng iyong kumpanya sa mga mata ng mga bisita. p5>
Samakatuwid, hindi maaaring magkamali na sabihin na ang mga sekretarya / administrator ay ang mga gumagawa ng imahe ng iyong kumpanya. Dapat silang manamit nang maayos, magsalita nang maayos at kahit magsalita nang maayos; kailangan din nilang maging mga taong maaaring magtago ng kumpidensyal na impormasyon at maging maagap sa trabaho araw-araw. Kapag nag-iinterbyu para sa posisyon ng kalihim o kalihim, dapat mong bigyang pansin ang mga sumusunod na salik:
- Antas ng karanasan -: dapat mong malaman kung gaano karami ang alam ng kandidato tungkol sa pagiging isang administrator o sekretarya, at kung siya ay dati nang humawak ng katulad na posisyon.
- Kasanayan -: Ang isa pang bagay na dapat abangan ay ang kakayahan ng kandidato tulad ng mga kasanayan sa komunikasyon at pag-type.
- Kakayahang makipagtulungan sa mga nakatataas -. Ang mga administrator/sekretarya ay magkakaroon ng karamihan sa mga senior staff na makakasama. Gusto mong malaman kung ang taong ito ay makakatrabaho nang maayos sa kanilang mga nakatataas.
- Mga kasanayan sa komunikasyon sa pagitan ng mga ahensya -: maaari mo ring matukoy kung ang taong ito ay maaaring makitungo sa iba’t ibang personalidad na malamang na makikilala niya araw-araw.
- pagiging maagap-: Kahit sino ay maaaring lumiban sa trabaho, ngunit hindi isang administrator. Napakahalaga ng posisyon kung saan kailangan niyang nasa trabaho sa lahat ng oras, at kailangan mong malaman kung kaya ng taong ito na gawin ito.
- Maramihang Mga Kasanayan sa Pagpasok-: Karaniwang mataas ang trabaho ng kalihim. Kailangan niyang mag-dial, sagutin ang mga tawag, tumanggap ng mga bisita at gumawa ng maraming bagay nang sabay-sabay. Ang kakayahang mag-multitask ay isang napakahalagang kasanayan na dapat taglayin ng bawat sekretarya.
Paano maghanda para sa panayam ng iyong sekretarya / administrator
- Pumili ng lokasyon para sa panayam … Ang lugar ay dapat na tahimik at hindi nakakagambala.
- Tukuyin ang oras ng panayam … Gaano katagal ang interview.
- Piliin ang panel ng panayam … Kung may HR manager ka, dapat nasa interview panel siya. Dapat mo ring isama ang ilan sa mga taong makakasama ng administrator sa organisasyon.
- Mag-print ng kopya ng talambuhay ng bawat kandidato at ipasa ito sa mga miyembro ng pangkat ng panayam upang matutunan nila ang isa o dalawa tungkol sa kandidato at ilang mga katanungan na itatanong bago ang pakikipanayam.
- Ihanda nang maaga ang iyong mga tanong at tukuyin kung sino ang magtatanong sa bawat isa.
Ilan sa mga tanong na dapat mong itanong sa panahon ng pakikipanayam ay: –
35 posibleng katanungan na maaari mong itanong sa mga potensyal na sekretarya / administrator
- Mayroon ka bang karanasan sa pag-iskedyul at pag-iskedyul ng mga pagpupulong? Kung gayon, paano mo iiskedyul ang pulong?
- Ano ang dapat tandaan kapag nag-iiskedyul ng pulong?
- Anong software sa pamamahala ng kalendaryo ang pamilyar sa iyo?
- Ano ang lihim na impormasyon?
- Kung ang impormasyon / file ay minarkahan ng kumpidensyal, paano mo ito haharapin?
- Sabihin sa amin kung ano ang alam mo tungkol sa mga storage system.
- Paano ka nag-iingat ng mga talaan?
- Paano mo hahawakan ang pagpaparehistro sa isang computer?
- Ano ang pormal at impormal na pagsulat?
- Ano ang isasama mo sa isang pormal na liham na hindi mo inaabala na matanggap sa isang hindi opisyal na liham?
- Mayroon ka bang mga halimbawa ng anumang pormal na liham na isinulat mo sa nakaraan?
- Anong mga uri ng mga sistema ng komunikasyon sa negosyo ang mayroon?
- Anong software o application ang ginagamit mo para matiyak ang tamang spelling?
- Bigyan ang sekretarya ng isang liham na may ilang mga pagkakamali at hilingin sa kanya na i-edit ang sulat sa loob ng ilang minuto.
- Anong mga problema ang kinakaharap mo kapag sinusubukan mong magsumite ng nakasulat na mensahe?
- Anong mga hakbang ang gagawin mo para matiyak na madaling mahanap ang iyong mga file, lalo na kapag wala ka?
- Bakit mo gustong umalis sa iyong kasalukuyang trabaho?
- Anong mga mungkahi o tip para sa pagpapabuti ang mayroon ka batay sa aming kasalukuyang mga pamamaraan ng kalihiman?
- Kung marami kang priyoridad na nangangailangan ng kasabay na pagpoproseso, paano mo pipiliin ang unang ipoproseso sa unang lugar?
- Ilarawan ang multitasking?
- Sa tingin mo ba ay kaya mong mag-multitasking?
- Paano kung makita mong napakabigat ng iyong trabaho, ano ang gagawin mo?
- Paano mo haharapin ang masikip na mga deadline?
- Sabihin sa akin ang tungkol sa isang oras kung kailan mo gustong makayanan ang isang napakahigpit na deadline para sa hindi sapat na oras.
- Anong mga uri ng computer software at application ang pamilyar sa iyo?
- Ano ang iyong bilis ng pag-print?
- Sa isang pulong ng pamamahala, ano ang dapat gawin ng kalihim?
- Paano mo haharapin ang mahihirap na tao sa telepono?
- Nagkaroon na ba ng bastos sa iyo ang isang bisita o kliyente? Kung gayon, ano ang naramdaman mo at paano mo ito hinarap?
- Paano mo haharapin ang mga galit na kliyente?
- Mabilis ka ba talaga, o mas gusto mong maglaan ng oras para hindi ka magkamali?
- Ano ang proofreading?
- Ano ang hahanapin kapag nag-proofread?
- Nasisiyahan ka ba sa pakikipagtulungan sa ibang tao o mas gusto mong magtrabaho nang mag-isa?
- Ano ang pinakamababang halaga na maaari mong kunin kung inaalok mo ang trabahong ito?
Ito ang mga pangunahing tanong na dapat mong itanong sa mga kandidato para sa mga panayam ng sekretarya / administrator. Maaari mo ring isaalang-alang ang pagsulong sa pamamagitan ng pagbibigay sa kandidato ng ilang mga takdang-aralin sa pagsasanay, tulad ng pagsulat ng isang liham o pagsagot sa isang tawag sa telepono.
Dapat mo ring obserbahan kung paano nagbibihis at nagbibihis ang kandidato; ang mga sekretarya ay dapat na maganda ang pananamit, magalang at laging maganda ang ugali. Dahil ang taong ito ay hahawak din ng maraming sensitibong impormasyon, maaaring gusto mong tingnan ang kasaysayan ng kandidato at humingi ng mga referral upang maging ligtas ka.
