Sa mundo ng negosyo, may mga pagkakataon na may mali at kailangan mong humingi ng tawad at ayusin ito.
Kung ikaw man ay may kaugnayan sa hindi pagkakasundo ng customer, huli na paghahatid ng isang order o pagiging huli sa isang pulong sa mga stakeholder, ang isang liham ng paghingi ng tawad ay mabuti para sa kaluluwa. Nililinis nito ang hangin at nagbibigay-daan sa iyo at sa tatanggap na magpatuloy at maglabas ng sama ng loob.
Huwag kailanman mahulog sa bitag ng pagtanggi sa paghingi ng tawad. Kahit naloko ka, wala kang ginawang mali, humingi ka ng paumanhin sa papel na ginampanan mo sa hindi pagkakaunawaan o dahil hindi ka nakasagot ng mas epektibo.
Ang pagsusulat ng paghingi ng tawad ay higit na kinakailangan kapag ang kliyente ay kasangkot. Sa kasong ito, dapat mong isulat ito sa mga tuntunin ng laging tama ang mga customer … Bakit? Ang dahilan ay ang pagkawala ng isang customer ay maaaring maging lubhang magastos. At maaaring pigilan ng isang hindi nasisiyahang customer ang ilang iba pang potensyal na customer na makipagtulungan sa iyo.
Kaya, bilang isang may-ari ng negosyo o propesyonal, dapat ay mabisa kang magsulat ng mga liham ng paghingi ng tawad sa negosyo na humihikayat sa tatanggap na patawarin ang pagkakamali at ibalik ang magandang relasyon sa negosyong kinakatawan mo. Narito ang ilang mga alituntunin sa pagsulat ng liham ng paghingi ng tawad sa negosyo.
Paano Sumulat ng Liham ng Paghingi ng Tawad sa Negosyo – Sample na Template
1. Makipag-usap sa tamang tao: kung sumulat ka ng liham ng paghingi ng tawad sa isang partikular na tao ( halimbawa, isang bigong kliyente ), dapat kang sumangguni sa kanya sa pamamagitan ng pangalan at apelyido, halimbawa, Mahal na Mrs Edwards. Gayunpaman, kung nagpapadala ka ng sulat sa isang negosyo, idirekta ito sa taong namamahala sa pagtanggap ng mga naturang sulat. Kung hindi mo alam ang pangalan ng tao, alamin ito at isama ito sa iyong liham.
Ang isang liham ng paghingi ng tawad ay pinakamabisa kung alam ng tatanggap na ito ay partikular na ipinadala sa kanya. Sa lahat ng mga gastos, iwasan ang hindi personal at labis na paggamit ng mga pagbati tulad ng Mahal na ginoo o Kung kanino ito maaaring alalahanin. Ang mga pagbating ito ay nagpapadala ng mga senyales na ang iyong sulat ay iba ordinaryong sulat.
2 Ipahiwatig kung bakit mo isinusulat ang liham. Simulan ang iyong liham sa pamamagitan ng pagsasabi ng punto. Ibig sabihin, ipaalam sa tatanggap na ang sulat ay isang paghingi ng tawad. Ito ay maghahanda sa kanila ng emosyonal para sa bawat kasunod na salita. Hindi mo nais na hulaan nila o mapahiya tungkol sa iyong isusulat o kung ano ang iyong sasabihin.
Simulan ang iyong liham sa isang direkta, simpleng pahayag tulad ng Taos-puso akong humihingi ng paumanhin o Isinulat ko ang liham na ito upang taos-pusong humingi ng tawad huwag talunin ang bush. At huwag mo nang pag-usapan ang nangyari. Ang pagsisimula ng liham ng paghingi ng tawad ay ginagawang kalmado at tinatanggap ng mambabasa ang iyong paghingi ng tawad.
3. Bumuo ng iyong pagkakamali-: … na humihingi ka ng tawad, ipahiwatig kung ano ang hinihingi mo ng tawad. May mga pagkakataon na maaaring nakalimutan ng tatanggap ang nangyari. Kaya’t huwag laktawan ang bahaging ito, sa pag-aakalang maaalala pa rin ng tatanggap.
Kapag itinuturo ang iyong pagkakamali, maging tumpak at malinaw. Ito ay kumbinsihin ang tatanggap na talagang nauunawaan mo ang iyong ginawa. Sumulat ng isang bagay tulad ng:
Ang nangyari noong nakaraang linggo ay medyo hindi propesyonal; bilang isang customer, malaya kang pumili ng anumang kulay na gusto mo kapag bumibili ng mga item sa maraming kulay. Sa pamamagitan ng pagpapadala sa iyo ng isang itim na smartphone sa halip na ang puti na iyong iniutos, pinagkaitan ka namin ng kalayaang ito, at ito ay mali. At ang pagtanggi sa iyong kahilingan na palitan ang isang device ng isa sa iyong mga ninanais na kulay ay isa sa pinakamasamang pagkakamali na nagawa namin sa isang customer. At lubos naming ikinalulungkot ito.
4. Kumpirmahin kung gaano mo sila nasaktan: pag-claim ng iyong pagkakamali, kumpirmahin kung gaano ito nasaktan sa tatanggap. Ito ay isang magandang pagkakataon para sa iyo na banggitin na hindi mo nilayon na saktan sila – hindi upang palayain ang iyong sarili sa pagkakasala o gumawa ng mga hindi kanais-nais na dahilan.
Sumulat ng isang bagay tulad ng:
Nalaman namin nang maglaon na ang iyong anak, na inutusan mo ng isang smartphone bilang regalo sa kaarawan para sa kanyang ginustong puting kulay dahil ito ang kanyang paboritong kulay, ngunit sa huli ay pinasundo namin siya sa isang bagay na talagang hindi niya gusto. Umaasa kaming naiintindihan mo na hindi ito ang aming intensyon. Nais naming bumalik ka sa panahong ito at maalala lamang ang masasayang bagay, ngunit nasira namin iyon dahil sa aming kapabayaan at hindi propesyonal na saloobin.
5. Pananagutan-: isa ito sa pinakamahirap na bahagi ng paghingi ng tawad, ngunit ang pinakamahalaga. Kahit na ang tatanggap ay mayroon ding ilang mga kapintasan, kailangan mong ipagpalagay na sila ay walang kamali-mali. Aminin mo lang ang iyong pagkakamali nang hayagan at nang walang anumang mga kwalipikasyon. Kahit na mayroon kang ilang dahilan para sa iyong mga aksyon, hindi iyon dapat humadlang sa iyong aminin na ang iyong mga aksyon ay talagang nakakasakit sa tatanggap.
Simpleng uri ng paninindigan Kami lamang ang may pananagutan para sa aming hindi propesyonal na saloobin at ang kakila-kilabot na sakit na naidulot namin sa iyo. , magiging OK.
6. Magmungkahi ng solusyon upang ayusin ang sitwasyon: hindi sapat ang pagsasabi lang ng sorry mo. Ang talagang gumagawa ng iyong paghingi ng tawad ay ang paghahanap ng mga paraan upang malutas ang problema sa hinaharap.
Kung ang isang pagkakamali ay isang bagay na maaaring itama, tulad ng isang mali o may sira na order, mag-alok na ayusin ito kaagad, nang walang kahirap-hirap. Gastos sa tatanggap. Ngunit kung hindi ito maitama, kumbinsihin ang tatanggap ng iyong panibagong pangako upang maiwasan ang mga pagkakamali sa hinaharap at sa iyong mga plano na makamit ito. Ito ay mas mabuti kaysa sabihin lamang: Nangangako kami na hindi na ito mauulit.
7. Ipahayag ang iyong pagnanais na ipagpatuloy ang relasyon – … Ang paghingi ng tawad ay hindi lamang tungkol sa paghingi ng tawad sa mga tatanggap; sa huli, ang ibig sabihin nito ay ayusin ang pagkakamali sa iyong relasyon sa kanila at panatilihing maayos muli ang relasyon. Mas mainam na ipahayag kung ano ang talagang gusto mo, tulad ng pagpapatuloy ng isang relasyon sa negosyo. Pagkatapos mong isulat ang katawan ng iyong liham ng paghingi ng tawad sa negosyo, bilugan ito at ipadala sa tatanggap.
