Ang pag-oorganisa ng mga kumperensya sa negosyo at seminar ay isa sa pinakamatalinong paraan upang maitaguyod ang iyong negosyo at itaas ang kamalayan sa iyong tatak. Ipinapaliwanag nito kung bakit maraming libong mga kumperensya sa negosyo at seminar ang ginaganap taun-taon.
Kung gaano kahusay ang pagpunta ng iyong kumperensya o seminar ay matutukoy kung paano nakikita ng mga dumalo ang iyong negosyo o tatak. Ang isang perpektong organisadong komperensiya sa negosyo o seminar ay nagpapadala ng mga senyas na maaaring gawin ng iyong negosyo ang tamang bagay sa lahat ng oras. Sa kabilang banda, ang hindi maayos na paghahanda ay lilikha ng pangmatagalang mga negatibong impression sa isip ng mga kalahok.
Ang bawat proseso, biyahe, pakikipagsapalaran sa negosyo o pamumuhunan; nagsisimula sa isang plano. Walang nangyayari nang walang kritikal na pagpaplano at pansin sa detalye. Bilang isang negosyante at may-ari ng negosyo, hindi mo maiiwasan ang pagpapatakbo ng mga seminar o pagtatanghal sa negosyo. Bakit ko nasasabi to ? Nasa ibaba ang ilan sa mga kadahilanan kung bakit mahalaga ang mga pagtatanghal ng negosyo at mga seminar.
Bakit ang pag-aayos ng mga pagtatanghal ng negosyo at seminar ay mahalaga para sa mga negosyante
Ang mga pagtatanghal ng negosyo at seminar ay mahalaga sa proseso:
- Pagpapadala ng Mga namumuhunan
- Pagpapalaki ng kapital
- Paglabas ng produkto
- Pagsasanay ng empleyado
- Pag-abot sa mga customer at stakeholder
- Mga Kumperensya
- Proteksyon ng proyekto o panukala sa negosyo
Karamihan sa mga oras, ang mga kumperensya sa negosyo at seminar ay tila gumagana nang maayos sa lahat ng mga kaganapan na maayos na nangyayari sa iskedyul. Gayunpaman, sa reyalidad, maraming kailangang gawin upang maganap ito. Ang pag-oorganisa ng isang matagumpay na kumperensya o seminar ay nangangailangan ng malawak na pagpaplano at paghahanda. Maraming kailangang gawin upang lumikha ng tamang kapaligiran at isang kapaki-pakinabang na karanasan para sa mga kalahok. Narito ang mga hakbang na kinakailangan upang maisaayos ang isang matagumpay na kumperensya sa negosyo o seminar.
7 “Mga Matalinong Paraan upang Maisaayos ang isang Conference sa Negosyo o Seminar”
1. Pumili ng isang tema o tema
Ang tema o tema ng iyong kaganapan ang magdidikta sa samahan, target na madla o dumalo, panauhin, at diskarte sa marketing. Sa pangkalahatan, ang isang kumperensya sa negosyo na partikular sa industriya ay kasangkot sa mga gumagawa ng negosyo sa industriya na iyon o target na mga customer ng mga kumpanya sa industriya na iyon .
Bilang karagdagan, matutukoy ng tema o tema ng iyong kumperensya sa negosyo o seminar ang uri ng mga channel sa marketing na gagamitin para sa advertising, pati na rin ang mga indibidwal na bumubuo sa pangkat ng marketing. Halimbawa
2. Pumili ng isang venue .
Ang pagpili ng lugar para sa iyong kumperensya sa negosyo o seminar ay nakasalalay sa maraming mga kadahilanan. Kasama rito ang inaasahang bilang ng mga dadalo, ang pagkakaroon ng mga dignitaryo o panauhin mula sa ibang mga bansa, mga aktibidad sa kaganapan, atbp.
Madali kang makakapag-ayos ng isang tipikal na kumperensya sa negosyo o seminar na may 100 hanggang 200 na kalahok. sa isang silid ng seminar sa hotel, marahil isang istilo sa silid aralan o teatro. Gayunpaman, ang mga kaganapan na 500 hanggang 1000 o higit pang mga kalahok ay mangangailangan ng isang malaking bulwagan, awditoryum o sentro ng pagpupulong.
Ang lokasyon at kalidad ng pamantayan ng isang lugar ay mahalaga din, lalo na kung ang mga VIP o dayuhang bisita ay inaasahang bibisitahin. Sinabi na, kakailanganin mo ang isang kagalang-galang na lokasyon na may isang nag-aanyaya na kapaligiran at kalidad ng mga amenities. Sigurado ka bang ayaw mong mag-imbita ng mga VIP sa isang seminar sa negosyo na gaganapin sa karaniwang tinatawag na isang slum.
3. Lumikha ng isang plano sa marketing
Dapat kang lumikha ng isang plano sa marketing na nagsisimula sa pamamagitan ng pagtukoy kung mayroong isang mataas na pangangailangan para sa iyong seminar upang maakit ang mga dumalo. Kahit na nagpapatakbo ka ng isang panloob na pagawaan, dapat mong makilala ang mga dahilan kung bakit dapat ang mga tao sa iyong kaganapan, makakatulong ito sa iyo sa pagpaplano ng iyong nilalaman.
Kailangan mo ring matukoy kung paano mo maaabot ang iyong mga bisita at kung magkano ang gastos sa iyo upang maabot ang mga ito. Maaabot mo ba sila sa pamamagitan ng direktang pag-print sa advertising, mail, o marketing sa social media? Kailangan mo ring matukoy kung magkano ang gastos upang singilin ang iyong mga bisita. Maaari mong suriin kung ano ang ibinibigay ng mga katulad na pagawaan at kung ano ang mga gastos. Gayunpaman, dapat mong tandaan na ang iyong layunin sa pag-aayos ng isang seminar o seminar ay matutukoy kung ang pagdalo sa iyong seminar ay libre o gastos.
4. Tukuyin ang nilalaman ng pagawaan
Bago mag-organisa ng isang seminar o gumawa ng isang pagtatanghal, dapat mo munang matukoy kung ano ang iyong paksa, kung saan tatanggapin ang impormasyon, sino ang maghatid nito, at kung paano ipapakita ang impormasyon sa mga tao. Maaaring kailanganin mo ring magdagdag ng isang programa o programa na may mga oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa bawat bahagi ng pagawaan. Huwag kalimutang magdagdag ng mga break. Gayundin, gumawa ng isang listahan ng mga materyal na kailangan mo, tulad ng isang workbook, mga speaker ng bisita, at mga lektura.
5. Sumulat ng isang listahan ng mga logistik na kakailanganin para sa kaganapan
Isulat ang halaga ng pag-book ng upuan o upuan at ayusin ang mga upuan, desk sa pag-check in, mga pangangailangan sa audiovisual, projector, podium at inumin. Nasa sa iyo ang pagpapasya kung magdadala ka ng pagkain at inumin sa lugar o kung gagamitin mo ang mga on-site na serbisyo sa pag-catering.
6. Lumilikha at nagpapadala ng mga paanyaya sa pamamagitan ng koreo
Ang iyong mga paanyaya ay maaaring saklaw mula sa isang simpleng printout ng Microsoft Word hanggang sa isang hindi pangkaraniwang disenyo ng isang propesyonal na graphic designer. Ang lahat ay nakasalalay sa laki at pormalidad ng iyong kumperensya o seminar.
Upang mabigyan ang iyong mga dadalo ng sapat na oras upang planuhin ang kanilang pagbisita, dapat kang magpadala sa kanila ng mga paanyaya ng ilang linggo bago ang kaganapan. Gayunpaman, huwag gawin ito nang maaga upang makalimutan nila bago ang aktwal na petsa, halimbawa sa pamamagitan ng pagpapadala ng mga paanyaya pitong buwan bago ang petsa ng kaganapan. Bilang kahalili, maaari mong ipadala ang iyong mga paanyaya sa pamamagitan ng email. Ngunit tandaan na ang ilang mga tatanggap ay maaaring hindi makatanggap ng mga paanyaya sa email dahil sa labis na labis na pag-filter ng spam.
7. Simulan ang marketing
Ang marketing ay ang pinakamahalaga at pinakamahirap na gawain na nauugnay sa pag-aayos ng isang kumperensya sa negosyo o seminar, at ito ang pinakamahalagang sangkap ng tagumpay ng iyong mga kaganapan. Ito ay sapagkat ang bilang ng mga dumalo na dumarating para sa iyong kaganapan ay nakasalalay nang malaki sa iyong mga pagsisikap sa marketing. Gayundin, kung ang iyong kaganapan ay makakamtan ang mga layunin nito o hindi nakasalalay ng maraming sa marketing. Sa gayon, kailangan mong gamitin ang tamang diskarte sa marketing upang humimok ng kahanga-hangang trapiko.
Nakasalalay sa iyong target na madla, kakailanganin mong tumuon nang higit pa sa online o offline na marketing. Kabilang sa mga pamamaraang standalone ang pamamahagi ng mga polyeto at handbill, mga ad sa dyaryo at magazine, mga ad sa telebisyon at radyo, at iba pa. Kasama sa mga pamamaraan sa Internet ang bayad na advertising, marketing sa social media, marketing sa email, atbp.
8. I-install ang lahat ng iba pa
Dahil ang layunin ng iyong kaganapan ay upang maiparating ang mensahe sa mga dadalo, kailangan mong maghanda ng mga materyales sa pagtatanghal bago ang kaganapan. Maaaring gusto mong lumikha ng isang pagtatanghal ng PowerPoint upang mayroon kang isang visual na sanggunian noong ikaw o ang iyong mga nagtatanghal ay nagpakita ng materyal.
Tiyaking magbigay ng mga panulat at tala para sa mga dadalo, lalo na kung ang paksa ng iyong kumperensya sa negosyo o seminar ay nangangailangan ng maraming pagsulat. Bilang karagdagan, kailangan mong magpasya kung paano mo aliwin ang iyong mga miyembro at panauhin. Kung ang iyong komperensya o seminar ay tatagal ng maraming oras, kakailanganin mong mag-alok ng tanghalian o magaan na pagkain. Kung magsisimula ito sa umaga at tumatagal ng higit sa isang oras para sa tanghalian, kakailanganin mong magbigay ng tanghalian.
Kailangan mo ring lumikha ng mga name tag at isang sheet ng pag-login. Ang mga kalahok ay nalulugod na makita ang mga pangalan ng ibang tao at ang kanilang mga pinagmulan kaagad matapos silang makilala.
Ang isa pang bagay na hindi mo dapat kalimutan na gawin ay itaguyod ang iyong negosyo, lalo na kung iyon ang iyong pangunahing layunin kapag nag-oorganisa ng isang kaganapan. . Lumikha ng mga brochure at iba pang mga pampromosyong materyal tungkol sa iyong negosyo at ipakita ang mga ito sa mga talahanayan ng dadalo. Matapos makumpleto ang mga hakbang sa itaas, maaari kang mag-iskedyul ng lokasyon ng kaganapan para sa isang araw o dalawa at tiyakin na ang lahat ay naitakda.
