Pogosto pravijo, da načrtovalci dogodkov drsijo naokoli in so videti zbrani in umirjeni, ko veslajo pod vodo, da bi stvari obdržale na mestu. Gledanje komercialnega dogodka, pa naj bo to javni dogodek, konferenca, zbiranje sredstev ali celo sejem, se ne razlikuje od gledanja malega podjetja v mikrokozmosu. To zahteva visoko stopnjo granularnosti, ustvarjanja idej, upravljanja programske opreme dogodkov, načrtovanja, finančnega upravljanja, logistike in varnosti ter prodajnih in trženjskih elementov.
Tukaj je 10 najboljših nasvetov za organizacijo dobrega poslovnega dogodka.
Zastavi si cilje
To je dobro izhodišče za dober komercialni dogodek. Vprašati se morate, zakaj organizirate določen dogodek? Dobri razlogi lahko vključujejo zagon nove kampanje, ustvarjanje prihodkov, promocijo blagovne znamke, spodbujanje učenja. Prepričajte se, da ste označeni s svojimi cilji.
Oblika vsebine in oblikovanje
Ko ste začrtali in če ste se odločili, da je dogodek v živo najboljša uporaba vašega proračuna za doseganje vaših ciljev, in po zaključku študije izvedljivosti, je naslednja stvar, da razmislite o ustrezni obliki. Ali je dogodek na primer namen ustvarjanja obsežnega javnega dogodka ali nišnega dogodka? Zato bo določil potrebo po izgradnji projektne ekipe, ki bo zagotavljala aktualno kreativno in logistično razmišljanje.
Načrtovanje dogodka
Širše lahko prireditvene procese razdelimo v tri skupine: trženjski, vsebinski in logistični. Vsak poslovni dogodek bo potreboval finančni načrt in podrobno poročilo o projektu, ki razčlenjuje vse vire, časovne okvire in odgovornosti, potrebne za organizacijo prvovrstnega poslovnega dogodka. Prav tako je treba izvajati obvladovanje tveganj in nepredvidenih dogodkov. Zelo pomemben je tudi čas. Dovolite zdrs v vašem akcijskem načrtu in nikoli ne podcenjujte časa, ki bo potreben za pridobitev vsebine zaključenega projekta.
logistika
Obstajajo nekatere pogodbe v komercialnih dogodkih, o katerih se boste morda morali pogajati, na primer s tržniki, prevozniki, redarji, talnimi oblogami, ovirami za ljudi, svetovalcem za zdravje in varnost, zavarovanjem, blagajno in licencami. Maksimiziranje odnosov je ključnega pomena za zagotavljanje kakovostnih storitev in je pogosto dobro merilo za ugotavljanje, kdo bo odgovoren za dostavo na kraju samem. Eden od elementov, ki je pomemben za denarni tok, je vprašanje, kdaj dobavitelji zahtevajo plačilo. Verjemite mi, noben načrtovalec dogodkov ne želi plačati storitev, še preden udeleženci prevzamejo svoje vstopnice. Vprašajte se tudi, ali lahko plačate na obroke, kar je dober način za prihranek denarja pri predlaganem proračunu.
Spremljanje in vrednotenje
Nadaljnje spremljanje in vrednotenje je treba načrtovati pred začetkom dogodka, ne po njem. S tem zagotovimo, da se vse dobro ime kapitalizira in da se dobra energija prevede v razvoj poslovanja. Kot načrtovalec dogodkov boste navdušeni nad odličnim poslovnim dogodkom na podlagi povratnih informacij strank. Če so povratne informacije negativne, je privilegij zagotoviti priložnost za izboljšave in boljše načrtovanje nadaljnjih aktivnosti. Povratne informacije vas ne bi smele razočarati, vendar bi morale biti spodbuda za oživitev vaše igre v prihodnosti.
Zaključek
Kot načrtovalec dogodkov je dober način za ustvarjanje prvovrstnega poslovnega dogodka v veliki meri odvisen od vaših ciljev, skrbnega načrtovanja, logistike in ocen. Če lahko jasno sledite zgornjim nasvetom, ste na dobri poti, da dosežete vrhunski komercialni dogodek.
