V poslovnem svetu so zahvale vedno dobrodošle. Ne glede na to, ali gre za zahvalo za priporočilo ali priporočilo ali za drugo storitev osebe ali organizacije, če si vzamete čas za zahvalo, prejemniku ne boste le pokazali, kako zelo cenite storitev, ampak bo pokazal tudi vašo premišljenost in pomoč. zgraditi močnejši odnos s prejemnikom.
Čeprav se telefonski klic ali naključno e-poštno sporočilo morda zdita dovolj, ni tako resno kot pismo, poslano po pošti. Zahvala je natančna in ne e-poštna, zato dodaja bolj osebno noto vašemu sporočilu zahvale. Ima tudi močan čustveni vpliv na prejemnika in ponavadi pusti vtis, ki traja dlje.
Ker so zahvale lahko zelo učinkovite pri ustvarjanju novih povezav, razvoju obstoječih odnosov in izkazovanju premišljenosti pošiljateljev, je več kot nujno, da jih vsak lastnik podjetja ali strokovnjak zna napisati. Tukaj je nekaj smernic za pisanje nepozabnega zahvalnega pisma.
Kako napisati poslovno zahvalo
1. Izberite primeren pozdrav: če pošiljate zahvalno pismo določeni osebi, ji na primer pošljite ime in priimek Spoštovani gospod Adams. Če nagovarjate več oseb, jih vse vključite po imenu in naslovu v pozdravni vrstici. Izogibajte se klišejem in neosebnim voščilom kot npr za koga se to lahko nanaša, ali dragi gospod. Takšni pozdravi vašemu pismu odvzamejo iskrico in zmanjšajo zanimanje prejemnikov zanj. Vaš pozdrav bi moral prejemnika prepričati, da je bilo pismo zahvale poslano namenoma.
2. Začnite z zahvalo: … Prvi stavek v vašem zahvalnem pismu mora biti strukturiran okoli besed zahvale. Ta stavek bo prišel po pozdravu, vendar pred razlago, zakaj se prejemniku zahvalite. Poskušajte tega stavka ne razširiti ali oslabiti z nepotrebnimi besedami, saj bi rad izrazil svojo hvaležnost za to, pišem pa samo zato, da rečem “hvala”. Namesto tega uporabite neposreden stavek, predstavljen v preprostem sedanjem popolnem času – na primer Hvala vam za ali Resnično cenimo vaše
3. Pojasnite razlog za vaše pismo: pomembno je, da najprej jasno navedete razlog, zakaj pišete zahvalno pismo. Vaše pismo ne bo imelo želenega čustvenega učinka, če ne navedete razloga ali če navedete nedefiniran razlog, na primer, lahko pomeni tisoč stvari, kot je npr. Cenimo vaše podjetje ali Najlepša hvala, ker ste tam za nas. Namesto tega napišite nekaj takega: Najlepša hvala za velik popust, ko sem zadnjič nakupoval v vaši trgovini ali Hvala, ker ste nam dovolili, da vam služimo 10 let.
4. Navedite ugodnost ali vrednost storitve -: da bo bralec razumel, koliko cenite in cenite, da se mu zahvalite, navedite glavno korist ali vpliv razloga, ki ste ga prej navedli. Lahko bi napisali npr. Vaš nasvet se je izkazal za neprecenljivega pri doseganju letnih ciljev naših podjetij Ali popust, ki sem ga prejel, mi je pomagal prihraniti nekaj sto dolarjev in je bilo vse, kar sem potreboval, da sem prejšnji mesec plačal račun za komunalne storitve. Takšne izjave motivirajo bralca, da nadaljuje to razmerje in ponudi več.
5. Poudarite svoje upanje v prihodnost. Eden najbolj navdihujočih in najbolj spodbudnih delov zahvalnega pisma je vaša misel ali upanje za prihodnost, povezano s prednostmi, ki ste jih začrtali. Bodite prepričani, da to upanje povežete s trenutnimi prizadevanji ali cilji prejemnikov. Na primer, lahko napišete: Upam, da bomo še naprej izpolnjevali vaše potrebe po vzdrževanju sredstev, ko boste odprli svoj novi objekt v Seattlu. … Takšna izjava prejemniku pove, kaj pričakujete, in izrecno navede vašo željo po vzpostavitvi dolgoročnega odnosa z njim.
6. Še enkrat hvala in zaprite pismo: Vaš zadnji stavek naj bo preprost, ki odzvanja vašo prvo hvaležnost. Začnite z nečim podobnim Še enkrat hvala za ampak uporabljaj druge besede iz lastnega razloga.
V večini primerov bo primerno zapreti zahvalo z nekaj različicami. Lep pozdrav, Lep pozdrav ali Lep pozdrav. To bi moralo slediti vašemu podpisu. Vedno napišite svoje ime v peneven, če je črka natisnjena. In če je primerno, pod svojim imenom vključite svoje ime ali naziv in ime podjetja.
