Ali morate plačati plačilno listo vašega podjetja? Če je odgovor DA, je tukaj podroben vodnik o tem, kako najti popolno plačilno storitev za vaše podjetje in koliko stane.
Znano je, da so se mnoga podjetja med tečajem spopadala z napakami pri obračunu plač. njihova življenja. Ugotovilo je, da IRS vsako leto kaznuje približno enega od treh lastnikov podjetij za napake na plačilni listi zaradi nepravilne prijave davka na izplačane plače.
Tudi če napake niso tako pogoste, vas lahko izplačevanje lastne plače še vedno stane na druge načine. Dragocen čas in energijo, ki ju porabite za ugotavljanje, koliko denarja dolgujete, lahko porabite za ustvarjanje denarja, zato se mnoga podjetja obrnejo na pomoč, ko gre za njihove storitve izplačevanja plač.
Kaj je plačilna lista?
Programska oprema za obračun plač se uporablja za načrtovanje, avtomatizacijo in upravljanje postopka nagrajevanja zaposlenih, ki vključuje izračun plačil, odtegljaj davka zaposlenih in mesečno plačevanje na bančne račune zaposlenih ali kateri koli drug način plačila.
Izbira najboljše storitve za obračun plač za vaše potrebe vam lahko pomaga zmanjšati napake pri obračunu plač na minimum. Spet bo dobra storitev za obračun plač vsaj pravočasno prejela čeke tako za davčno uslužbence kot za vaše zaposlene, hkrati pa bo večino obremenitve prevzela z že tako obremenjenih ramen.
V tem priročniku bomo pokrili vse, kar morate vedeti o idealni storitvi obračunavanja plač, kaj te storitve ponujajo, kako jo izbrati in koliko stanejo.
Zakaj potrebujete popolno plačilno storitev?
Obstaja veliko razlogov, zakaj potrebujete dobro plačilno storitev za svoje podjetje, in nekateri od njih vključujejo:
- Za pomoč pri obdelavi plač
Glede na stopnjo napak pri obdelavi plačilnih listov veliko poslovnežev res potrebuje pomoč pri svojih storitvah za obračun plač. Spletne storitve za obračun plač samodejno izračunajo, koliko zaposlenih je treba plačati za vsak dan plače.Sistemi sami upoštevajo plačne stopnje, izmenske razlike, nadure, regres in davke ter socialne prejemke in odbitke.
- Dostava z neposrednim plačilom
Druga delovna obremenitev, iz katere je storitev obračuna plač izvzeta, je plačilo plače ali čekov neposredno vašim zaposlenim. Dobra storitev plače bo zaposlene plačala z neposrednim depozitom, predplačanimi debetnimi karticami ali papirnatimi čeki, kar vam je ljubše.
- Vloge in davki na plače
Dobra storitev za izračun vam bo pomagala tudi pri odbitku in odtegljaju davka za zaposlene ter predložitvi davčnih napovedi. Te storitve lahko zadržijo davke zaposlenih, predložijo četrtletne obračune davka na izplačane plače in plačajo davčni odtegljaj ustreznim lokalnim, državnim in zveznim agencijam.
Ob koncu leta izdajo tudi obrazce za zaposlene W-2 in 1099. Nekatere storitve ponujajo garancijo brez napak. Če je storjena napaka, jo bodo te plačilne liste popravile in plačale morebitne kazni ali obresti.
- Opozorijo novega zaposlenega
Ne pozabite, da so delodajalci vedno zelo zaposleni in majhne podrobnosti lahko vedno zbledijo iz spomina, kar vodi v globe.Dober servis za obračun plač vam lahko pomaga prijaviti nove zaposlitve vladi v vašem imenu in vas tako razbremeniti.
- Lahko zagotovi integracijo programske opreme za vaše podjetje
Dobra storitev za obračun plač bi morala biti sposobna integrirati z različnimi programi, povezanimi s plačili, ki jih vaše podjetje že uporablja, kot so računovodska programska oprema, sistemi za udeležbo na delovnem času in programska oprema za človeške vire.
- Pomaga pri upravljanju časa zaposlenih
Številne od teh plačilnih storitev upravljajo plačljivi čas tako, da spremljajo, koliko dopustov in bolniških ur so zaposleni zaslužili in koliko so porabili. Nekatere rešitve za obračun plač celo olajšajo zahtevo in potrditev prostega dne.
- Zagotavljajo plačilne liste na poti
Ena dobra prednost, ki vam jo lahko prinese vaša plačilna lista, je, da vam omogoča ogled plačilne liste na poti. Številni sistemi ponujajo mobilne aplikacije ali mobilnikom prijazna spletna mesta, ki podjetjem omogočajo upravljanje in upravljanje plač s pametnih telefonov ali tablic. Zagotavljajo tudi podrobna poročila o plačah in delu, ki lahko zagotovijo globlji vpogled v uspešnost podjetja.
- Dobiš tono dela z ramen
Največja prednost spletnih storitev za obračun plač je, da se vse delo – obračun plač, plačila davkov, davčni obrazci ob koncu leta, itd. – opravi namesto vas. V teh sistemih se lahko obračun plač običajno začne v nekaj sekundah, minutah.
Značilnosti, ki se pričakujejo od idealne plačilne storitve
Ko razmišljate o pridobitvi plačilne storitve za svoje podjetje, morate upoštevati, da vsi ponudniki plač ne ponujajo enake ravni storitev. Da pa vam bo vaš plačilni sistem optimalno služil, mora imeti določene lastnosti. Nekatere od teh funkcij vključujejo:
a. Več možnosti plačila. Ena od stvari, ki bi jo morali pričakovati od svojega plačilnega sistema, če vam bo služil bolje, je več možnosti plačila. Preden izberete storitev, razmislite, ali ponuja več možnosti plačila, kot so neposredno polog, papirni čeki ali predplačniške debetne kartice.
Preverite tudi, ali ponudnik ponuja več plačnih stopenj, izplačila plač, upravljanje plačanih dopustov, upravljanje nadomestil delavcem, zavarovanje za primer brezposelnosti in podrobna poročila o plačilu.
b. Stroški dela: vodenje podjetja je drago, zato morate izkoristiti vsako priložnost, da prihranite denar. Tako bi morali pri izbiri plačilne storitve za vaše podjetje imeti možnost, da dobite takšno, ki vam ponuja razumno ceno. Poleg stroškov morate ugotoviti, ali je potrebna pogodba o storitvi.
Številne storitve delujejo na mesečni ravni brez dolgoročnih pogodb, druge pa zahtevajo letno obveznost, pri čemer je pomembno razmisliti tudi o tem, ali plačujete po mesecih ali po plačilnem obdobju.
Glede na to, kako pogosto vodite plačilni list, ima lahko izbrana vrsta strukture visoke stroške. Za vsakogar se vedno nekaj najde, zato izberite programsko opremo, ki najbolj ustreza vašemu proračunu in ima hkrati vse funkcije, ki jih potrebujete.
c. Uporabniku prijazno: Nima smisla pridobivati plačilne liste, ki bi jo vi in vaše osebje težko uporabljali. Ko torej iščete popolno storitev obračuna plač za svoje podjetje, poskusite najti takšno, ki je zelo enostavna za uporabo. Imeti mora vmesnik, ki vam omogoča, da zaženete sistem plačevanja in dodate zaposlene v sistem v nekaj minutah.
Preživljati ure, ko poskušate ugotoviti, kako deluje, ali vedno kličete službo za pomoč uporabnikom, da boste lahko prišli do njih, se ne zdi dobra ideja. Raje izberite tisto, ki vam omogoča, da plačate svojim zaposlenim, jim pošljete plačilne liste in samodejno pošljete podatke na vaš računovodski sistem čim prej. Da se vaša storitev obračuna plač šteje za uporabniku prijazno, mora imeti:
- Intuitivna struktura menija
- Čitljivo besedilo
- Jasno označeni gumbi, ki vam povedo, kaj morate storiti (in kaj se zgodi, ko jih pritisnete).
- Barve, ki izgledajo žive
- Spletno mesto, prijazno do mobilnih naprav, tako da lahko izvajate obračun plač kjer koli
- In kar je najpomembneje, preprost postopek obračunavanja plač
d) sposobnost integracije z drugimi programskimi aplikacijami. Ko iščete popolno aplikacijo za obračun plač, upoštevajte, da lahko deluje z drugimi poslovnimi aplikacijami, ki jih že uporabljate na svojem delovnem mestu, kot so sistemi za delovni čas in računovodska programska oprema.
e. Notranji nadzor. Dobra programska oprema za obračun plač z vaše strani ne zahteva posebnega znanja, zato vam ni več treba najemati zunanjih sodelavcev, da bi upravljali vašo plačilno listo. Ne samo, da prihranite čas in denar pri uporabi programske opreme za obračun plač, ampak imate tudi popoln nadzor nad svojimi finančnimi informacijami in zasebnostjo podatkov. Zato je v vašem plačilnem sistemu vredno biti pozoren na to, ali ga lahko uporabljate sami.
f. Preizkušeni podporni sistemi. Ena stvar, na katero morate biti pozorni pri izračunu plačilne liste, je tista, ki lahko vašemu podjetju zagotovi podporo, ki jo potrebuje, ko jo potrebujete. Pozanimajte se, ali imate posebnega predstavnika za podporo, ki bo vedno vaša glavna kontaktna točka.
g. Preprosti izračuni: mala podjetja porabijo veliko časa za izplačilo plač vsak mesec. Potrebna je skrb, da se delavcem izplača pravilen znesek denarja, ki so ga zaslužili. Uporaba programske opreme za obračun plač avtomatizira vse te procese in tudi odpravlja možnost napak pri izračunih. Z ročnim sistemom plačevanja se lahko lastnik podjetja ali vzdrževalno osebje osredotoči na druge naloge, zaradi česar je proces produktiven in učinkovit, hkrati pa prihrani čas in denar.
h. Brezplačen preizkus. Nekatera programska oprema za obračun plač ponuja brezplačno preskusno različico, tako da lahko brezplačno najdete rešitev. Brezplačna preizkusna različica vam bo pomagala vedeti, kaj želite kupiti. Tako se boste lahko odločili, ali je programska oprema prava za vas. Tako boste obtičali s programsko opremo le, dokler vam ne poteče naročnina.
jaz. Dodatne storitve: nekateri ponudniki plač ponujajo različne storitve z dodano vrednostjo, kot so upravljanje osebja, samopostrežba zaposlenih ter upravljanje dajatev in pokojninskih načrtov. Ugotoviti morate, ali vaša idealna plačilna storitev ponuja takšne storitve, vendar morate vedeti, da dodana storitev pomeni dodano vrednost.
Kako izbrati popolno storitev obračunavanja plač za vaše podjetje
Če veste, kaj lahko pričakujete od storitve obračuna plač, ki jo želite, in funkcij, na katere morate biti pozorni, je zdaj čas, da se naučite, kako zagotoviti, da boste izbrali popolno storitev obračuna plač za vas.
- Ustvarite svoj seznam plač
Pred nakupom pri ponudniku plače je prva stvar, ki jo morate narediti, da naredite seznam vaših trenutnih potreb po plačilni listi. To so vse storitve, ki jih potrebujete pri plačilnem podjetju. Večina storitev, ki jih podjetja zahtevajo, vključujejo:
- Dajte poročila o statusu ter zvezne plačilne in davčne evidence
- Predložite in pošljite svoj W-2 zaposlenim
- Neposredna obdelava depozitov in čekov
- Plačajte 1099 nasprotnih strank in vložite 1099
- Napovedi plač izven cikla
- Dodatne davčne olajšave
- Plačilu zaposlenih dodajte bonuse ali provizije
Po izračunu osnovnih storitev, ki jih trenutno potrebujete, boste morda morali ustvariti tudi seznam želja za izračun plačilne liste, ki jo boste potrebovali čez eno leto, čez tri leta in čez pet let. Razmislite, ali želite v prihodnosti ponuditi katero od teh ugodnosti;
- Dopust in bolniška odsotnost
- Koristi za zdravje
- Pokojninski načrti
- Življenjsko in invalidsko zavarovanje
- Skladnost z donacijami
- Nagrade za potnike itd.
V idealnem primeru bi vam moral dober ponudnik plač zagotoviti možnost dodajanja storitev, ko se vaše podjetje širi. To vam daje priložnost, da rastete z lastnim tempom in ne plačujete storitev, ki jih ne uporabljate.
- Preizkusite zdaj
Eden od načinov, kako vas prepričati, da storitev obračuna plač, ki jo nameravate prejeti, obljublja, kaj lahko zagotovi, je, da jo vzamete na testno vožnjo. To je edini način, da veš, ali je to, kar so ti povedali, res ali ne.
Če želite rešiti to težavo, prosite podjetje za poskusno obdobje. Pogosto imajo podjetja za obračun plač strankam na voljo preizkusne različice svoje programske opreme za obračun plač. Ta preizkusna različica bi morala odgovoriti na vsa vaša vprašanja.
Ko uporabljate poskusno storitev ali možnost, morate ugotoviti, ali;
- Lahko krmarite po zaledju in sami opravite vse te korake
- Lahko razumete vso terminologijo, ki se uporablja, ali pa dajejo preproste razlage
- Sistem je preveč zanesljiv za velikost vašega podjetja. Ali obstajajo funkcije, ki ne veljajo za ekipo vaše velikosti?
- Obstaja funkcija klepeta v živo. Ta funkcija je zelo uporabna, če prvič uporabljate programsko opremo za obračun plač.
- Obstajajo članki s pomočjo ali baza znanja, ki so na voljo
Če vas izkušnje napeljejo k razmišljanju, morate poiskati možnost, zasnovano za mala podjetja.
Če pa podjetje, ki ga nameravate izbrati, ne ponuja preizkusa, vam ni treba podjetja kar zapustiti. Obstajajo tudi drugi načini za sklepanje. Prva stvar je, da poiščete nekaj njihovih strank in jim zastavite nekaj vprašanj o storitvah, ki jih ponujajo. Vprašajte jih o odzivnosti, natančnosti in primerjavi te storitve z drugimi, ki so jih uporabljali v preteklosti.
Preberite številne dobre in slabe ocene o podjetju, da vidite, kako so ljudem všeč funkcije, ki so najpomembnejše. Poskusite tudi razumeti, ali imajo ljudje, ki preizkušajo programsko opremo, težave, podobne vašim.
Na primer, če je ocenjevalec lastnik restavracije, ga lahko skrbijo stvari, kot so nasveti, kako prijaviti, kaj morda ne velja za vas, če vsi vaši zaposleni prejemajo plačilo (ali obratno). Najdete lahko tudi pričevanja strokovnih ocenjevalcev, ki so dobro seznanjeni z vsemi razpoložljivimi možnostmi.
- Preverite njihovo ekipo za podporo
Druga stvar, ki jo spodbujamo, da naredite, da lahko izberete idealno storitev za obračun plač, je, da pokličete njihov oddelek za pomoč strankam, da vidite, koga boste poklicali na drugi liniji. Pravzaprav morate poklicati vse njihove linije, da vidite, ali je njihova storitev za stranke hitra in učinkovita.
Podjetje mora imeti odlično storitev za stranke, da zagotovi, da so vaše zahteve izpolnjene, vi nudite pomoč in vaše potrebe. Če zamujate več kot 30 minut, odidite.
4. Bodite pozorni na stopnjo napak
Spletne storitve obračuna plač so v oblaku, kar podjetjem omogoča, da prejmejo plačilo od ponudnika plače in ga ohranijo. Ne pozabite vprašati, ali ima ponudnik veliko izpadov in kako pogosto izpade zaradi vzdrževanja.
5. Zahtevajte njihovo ponudbo
Druga stvar, ki jo morate storiti, ko kupujete popolno storitev obračuna plač za vaše podjetje, je, da jih vprašate za ponudbo. To ponudbo potrebujete, da zagotovite, da si lahko privoščite storitve, ki vam jih nudijo, in da niso skrite.
Vsekakor bi morali dobiti ponudbo, ki vključuje pristojbine za vse storitve, ki ste jih načrtovali. Pridobite ponudbo za letošnje in naslednje leto, da boste, če se cene sčasoma spremenijo, vedeli, ali bo storitev ostala v okviru vašega proračuna.
Vprašanja, ki jih morate zastaviti, da se prepričate, da niste ločeni
- Kako pogosto se njihove davčne tabele posodabljajo, da se ujemajo?
- Ali imate druge stranke v svoji panogi?
- Ali se lahko integrirajo s ponudbami ugodnosti za zaposlene?
- Kako bodo upravljali vaše podjetje, ko bo vaše podjetje raslo?
- Kateri varnostni ukrepi so uvedeni za zaščito podatkov o plačilnih listih vaših podjetij?
- Kako hitro poteka obdelava?
- Če je služba naredila napako, kdo je odgovoren za te napake?
- Koliko časa traja odprava napake?
- Ali obstajajo dodatni stroški za dodajanje ali spremembo plače zaposlenega?
- Se bodo letne pristojbine čez eno leto spremenile ali povečale?
- Kako pogosto boste prejemali poročila od službe? ?
- Ali ponujajo pokojninske načrte?
- Ali se lahko integrirajo z vašo računovodsko programsko opremo?
- Kakšno tehnologijo zaledne službe uporablja storitev?
- Kakšne so ure in načini razpoložljivosti storitev za stranke?
- Vam bodo dodelili predstavnika ali vas bodo vedno napotili k nekomu novemu?
- Ali obstajajo dodatne pristojbine za prijavo davka v več državah?
- Če se podatki ponovno vnesejo, jih boste lahko pregledali, preden se vpišejo na plačilno listo?
- Kako pogosto se boste slišali z njimi?
Koliko stane dobra plačilna storitev?
Stroški plač se običajno razlikujejo glede na to, katere storitve želite in za kaj jih potrebujete. Kljub temu obstaja standardna struktura stroškov, ki ji sledi večina plačilnih storitev. V standardni strukturi plačila je fiksna osnovna provizija, ki se zaračuna mesečno ali na plačilno obdobje.
Tipični strošek izplačevanja plač je zbirka različnih pristojbin, ki se zaračunavajo iz različnih plačilnih storitev, ponujenih stranki. Za doplačilo so na voljo različne storitve in lahko vključujejo:
- Glavni stroški zunanjega izvajanja plač
Treba je opozoriti na stroške prve plačilne storitve za vas, to je glavni strošek zunanjega izvajanja dela. Večina plačilnih podjetij ponuja osnovni paket z mesečnimi plačili ali na plačo. Plačilo se lahko giblje od 20 do 200 $ na mesec, odvisno od dejavnikov, kot so pogostost izplačevanja plač, obseg, davčne zahteve in paketi storitev.
Nekateri prodajalci zaračunajo tudi ločeno pristojbino za pregled v višini približno 1-2 $. Mala podjetja z največ 10 ljudmi običajno plačujejo več kot velika podjetja na zaposlenega, ker podjetje za izplačane plače ponuja popuste velikim podjetjem.
- Pristojbine za programsko opremo
Če vaše plačilno podjetje zahteva dostop do sistema, vam lahko zaračunajo enkratno licenčnino, strošek namestitve, stroške vzdrževanja in nadgradnje. Zavedajte se teh potencialnih skritih stroškov in vedno prosite svojega prodajalca za preglednost.
Nekatere plačilne liste lahko ponujajo obdelavo plač samo v svoji osnovni konfiguraciji. V takih primerih lahko zaračunajo pristojbine za dodatne storitve, vključno z neposrednimi depoziti, pripravo čekov in vnosom podatkov o zaposlenih. Poleg tega se običajno zaračunajo dodatni stroški za nujne spremembe ali posodobitve računov.
- Stroški storitev davka na izplačane plače
Večina plačilnih podjetij ima davčno prijavo v svojem osnovnem načrtu, vendar večina davčni urad zaračuna ločeno. To vključuje priprave ob koncu leta, kot so tiskanje W-2, pošiljanje po pošti in poročanje. Pristojbine se lahko uporabljajo tudi za četrtletno ali mesečno pripravo davka na izplačane plače poleg letne davčne obdelave. Vsaka transakcija lahko stane do 50 $ ali več na zaposlenega. Če imate zaposlene v več državah, boste morda morali plačati dodatne stroške.
Pogosteje ko plačujete svoje zaposlene, več stroškov boste imeli. Če so vaši stroški odvisni od pogostosti plačil, lahko na koncu porabite več na teden ali dva tedna na zaposlenega kot mesečno, saj se pri mesečnih izplačilih plače zgodi manj transakcij.
Na primer, za tri zaposlene lahko plačate 36,85 $ na teden, 41,85 $ na teden ali 46,85 $ na mesec. Spletne storitve za obračun plač običajno zaračunavajo osnovno mesečno nadomestilo, ne glede na to, kako pogosto plačujete svojim zaposlenim. Za znižanje stroškov nekatera podjetja določijo mesečni plačni načrt.
Odvisno od podjetja, s katerim delate, lahko plačate od 25 $ do 159,57 $ na mesec za spletno podjetje; se lahko zaračunajo dodatne pristojbine.
Nekatera podjetja se še vedno držijo tradicionalnega postopka razdeljevanja čekov zaposlenim namesto neposrednih depozitov. Če potrebujete to storitev, lahko plačilno podjetje zaračuna posebne pristojbine zunaj standardnega zemeljskega kurirja. Pristojbine so odvisne od različnih dejavnikov, kot so vrsta dostave, lokacija, kurirska služba in vladni predpisi. Upoštevajte tudi, da so stroški pošiljanja plače neposredno sorazmerni s pogostostjo vaše plače.
- Različni stroški zunanjega izvajanja plač
Ko raziskujete plačilne liste podjetij, vedno preberite drobni žig. Morda so drugi stroški omenjeni v razdelku »Drugo« ali skriti v pogojih. Spodaj so tipične majhne pristojbine, ki vas lahko, če se naberejo, stanejo veliko:
- Pristojbina za revizijo se lahko zaračuna za odpravo napak pri plači, ki jih povzročite vi; na primer, ne morete nadgraditi ponudnika dviga plač ali odpuščenega zaposlenega.
- Strošek namestitve za nov račun.
- Nadomestilo za posodabljanje baze podatkov zaposlenih, kot je dodajanje ali odstranjevanje zaposlenih s seznama.
- Letne pristojbine, zaračunane ob koncu vsakega fiskalnega leta za vložitev in poročanje davčnih napovedi.
- Plačilo po obračunu plače na zahtevo.
- Vaše število zaposlenih je pod izhodiščno vrednostjo preferencialne stopnje.
Te pristojbine skupaj izračunajo, koliko vam bo zaračunala storitev za obračun plač, tako da vrednost vaše plače morda ne bo enaka kot pri naslednjem podjetju.
Če so ta vprašanja pripomogla k zožitvi izbire, je dobro, da poiščete spletne komentarje ali pregledate poročila potrošnikov, da se prepričate, da podjetje, na katerega mislite, ni zadušeno z veliko pritožbami strank, tako starih kot novih. To je pravzaprav rdeča zastava, ki jo morate odstraniti.
