În lumea afacerilor, notele de mulțumire sunt întotdeauna binevenite. Fie că este vorba despre mulțumiri pentru o recomandare sau recomandare, fie pentru un alt serviciu de la o persoană sau organizație, alocarea timpului pentru a-ți mulțumi nu numai că îi va arăta destinatarului cât de mult prețuiești serviciul, dar îi va arăta și atenția și ajutorul tău. construi o relație mai puternică cu destinatarul.
Deși un apel telefonic sau un e-mail aleatoriu poate părea suficient, nu are aceeași severitate ca o scrisoare trimisă prin poștă. Fiind specific, mai degrabă decât e-mail, o notă de mulțumire adaugă o notă mai personală mesajului dvs. de mulțumire. De asemenea, are un impact emoțional puternic asupra destinatarului și tinde să lase o impresie care durează mai mult.
Deoarece notițele de mulțumire pot fi foarte eficiente în crearea de noi conexiuni, dezvoltarea relațiilor existente și arătarea atenției expeditorilor, este mai mult decât necesar ca fiecare proprietar de afaceri sau profesionist să știe cum să le scrie. Iată câteva îndrumări pentru a scrie o scrisoare de mulțumire memorabilă.
Cum se scrie o scrisoare de mulțumire pentru afaceri
1. Alegeți un salut potrivit: dacă trimiteți o scrisoare de mulțumire unei anumite persoane, trimiteți-i numele și prenumele, de exemplu Stimate domnule Adams. Dacă vă adresați mai multor persoane, includeți-le pe toate după nume și titlu în rândul de salut. Evitați clișeele și saluturile impersonale precum cui se poate aplica acest lucru, sau drag domn. Salutări ca acesta elimină strălucirea scrisorii tale și diminuează interesul destinatarilor pentru ea. Salutul dvs. ar trebui să convingă destinatarul că scrisoarea de mulțumire a fost trimisă intenționat.
2. Începe prin a mulțumi: … Prima propoziție din scrisoarea de mulțumire ar trebui să fie structurată în jurul scrisorii de mulțumire. Această propoziție va veni după salut, dar înainte de a explica de ce îi mulțumiți destinatarului. Încercați să nu extindeți sau să slăbiți această propoziție cu cuvinte inutile, deoarece aș dori să-mi exprim recunoștința pentru asta și vă scriu doar pentru a spune „mulțumesc”. În schimb, utilizați o propoziție directă prezentată într-un timp prezent perfect simplu – de exemplu, Mulțumesc mult pentru sau Vă apreciem cu adevărat
3.Explicați motivul scrisorii dvs.: este important ca mai întâi să precizați clar motivul pentru care scrieți scrisoarea de mulțumire. Scrisoarea ta nu va avea impactul emoțional dorit dacă nu oferiți un motiv sau dacă spuneți un motiv nedefinit, de exemplu, ar putea însemna o mie de lucruri, cum ar fi Apreciem afacerea ta sau Vă mulțumim foarte mult pentru că sunteți alături de noi. În schimb, scrie ceva de genul: Vă mulțumesc foarte mult pentru că ați oferit o reducere uriașă ultima dată când am venit la cumpărături la magazinul dvs sau Vă mulțumim că ne-ați lăsat să vă servim timp de 10 ani.
4. Indicați beneficiul sau valoarea serviciului -: pentru ca cititorul să înțeleagă cât de mult prețuiți și apreciați că le mulțumiți, numiți principalul beneficiu sau influența motivului pe care l-ați indicat mai devreme. De exemplu, ai putea scrie, sfaturile dumneavoastră au fost de neprețuit pentru a ne ajuta să atingem obiectivele anuale ale companiilor noastre Sau rabatul pe care l-am primit m-a ajutat să economisesc câteva sute de dolari și a fost tot ce aveam nevoie pentru a-mi plăti factura la utilități luna trecută. Afirmații ca acestea îl motivează pe cititor să continue această relație și să ofere mai mult.
5. Subliniază-ți speranța pentru viitor. Una dintre cele mai inspirate și care provoacă gânduri ale unei scrisori de mulțumire este gândul sau speranța ta pentru viitor legată de beneficiile pe care le-ai subliniat. Asigurați-vă că asociați această speranță cu eforturile sau obiectivele actuale ale destinatarilor. De exemplu, puteți scrie: Sper că vom continua să vă satisfacem nevoile de întreținere a activelor pe măsură ce vă deschideți noua unitate din Seattle. … O astfel de afirmație îi spune destinatarului ce așteptări și explică dorința ta de a stabili o relație pe termen lung cu el.
6. Vă mulțumesc din nou și închideți scrisoarea: Ultima ta propoziție ar trebui să fie una simplă, care să reflecte prima ta mulțumire. Începe cu ceva de genul Multumesc din nou pt dar folosește cuvinte diferite pentru propriul tău motiv.
În cele mai multe cazuri, va fi potrivit să închideți biletul de mulțumire cu unele variante. Cele mai bune salutări, Cele mai bune salutări sau Cele mai bune salutări. Aceasta ar trebui apoi să urmeze semnătura dvs. Scrieți-vă întotdeauna numele în pene chiar dacă litera este tipărită. Și, atunci când este cazul, includeți numele sau titlul dvs. și numele companiei dvs. sub numele dvs.
