Aveți o companie de construcții și doriți să împiedicați apariția fantomelor pe salariul dvs.? Dacă DA, iată 20 de sfaturi sigure despre cum să preveniți lucrătorii fantomă să lucreze.
Ce este un lucrător fantomă?
Lucrătorii fantomă sunt pur și simplu angajați care își primesc regulat salariul la companie, dar nu lucrează pentru compania menționată.
Schemele de angajați fantomă sunt administrate de angajați de salarizare care fie creează ID-uri false care conțin SSN-uri false, adresă, număr de telefon etc. sau care continuă să plătească beneficii angajaților care au părăsit compania și redirecționează plata către ei înșiși. Indiferent de forma pe care o ia angajatul fantomă, aceasta este doar o mare schemă de a fura bani de la companie.
Lucrătorul fantomă poate fi, de asemenea, o persoană reală, cum ar fi un membru al familiei, care nu lucrează pentru companie, dar colectează plata și fie o împarte cu fraudatorul, fie reține întreaga plată pentru sine.
Fenomenul lucrătorului fantomă este unul real în industria construcțiilor, unde aveți tendința de a avea mulți oameni în salariu. Datorită numărului mare de antreprenori, angajați cu normă întreagă și dedicați care plătesc constant în industria construcțiilor, este în general dificil să țineți evidența plăților. S-a observat că lucrătorii fantomă sunt mai frecvenți în organizațiile mari decât în cele mici, unde sunt ușor de observat.
Fenomenul lucrătorilor fantomă este unul dintre cele mai frecvente cazuri de fraudă salarială întâlnite în sectorul construcțiilor. Această metodă frauduloasă se poate manifesta într-o varietate de moduri, care pot include:
- Manager de salarizare nemulțumit – dacă o companie de construcții are un manager de salarizare care este nemulțumit și crede că merită o compensație suplimentară, ar fi destul de ușor pentru ei să schimbe registrele de salarizare pentru a crea un angajat nou, dar fictiv și să colecteze cecul angajatului pentru ei înșiși … Acest lucru este valabil mai ales dacă administratorul de salarizare are acces nerestricționat și necontrolat la sistemul de salarizare.
- Frauda cu mai mulți angajați Este un alt mod prin care se pot manifesta escrocherii de lucrători fantomă în proiectarea afacerii. Cu un proces de salarizare mai complex sau dacă un angajat nu are acces direct la sistemul de salarizare, mai mulți angajați pot conspira pentru a înșela sistemul și apoi împărți bani pe care îi risipesc. De obicei, un angajat joacă un rol în verificarea și autorizarea salarizării, astfel încât să poată semna fișele de timp falsificate.
- Compensarea familiei / prietenilor … Un angajat poate crea o intrare în sistemul de salarizare pentru ca un membru al familiei sau un prieten să primească un salariu de la companie. În acest caz, angajatul propriu-zis poate primi sau nu o parte din acest salariu.
Schemele de angajați fantomă pot varia de la simpla introducere de date (mai ales dacă angajatul fals este plătit) la manipularea complexă a programelor false și redirecționarea plăților. Dacă nu țineți cont de salarii în afacerea dvs. de construcții, acest tip de înșelătorie poate trece adesea neobservat destul de mult timp, suficient pentru a pierde o companie de milioane de dolari.
Steaguri roșii care ar putea sugera muncitorii fantomă din afacerea dvs. de construcții
A. Anomalii de informare a angajaților. Există mai multe anomalii pe care le puteți observa la compania dvs. de construcții și acestea vă vor informa că aveți o problemă fantomă. Dacă numărul de securitate socială (SSN) al unui angajat nu este listat sau mai mulți angajați au același SSN, acest lucru indică un lucru. Și aceasta este o înșelătorie. Din nou, dacă apar mai multe modificări de adresă în decurs de un an, trebuie să fiți suspect.
b. Anomalii în registrul de salarizare pentru depozite directe. Acest lucru se întâmplă atunci când același număr de cont bancar este utilizat pentru mai mulți angajați, ceea ce poate indica faptul că salariul salariatului fantomă este creditat în același cont pe care îl folosește un alt angajat. Acesta este un alt steag roșu de marcat. Conturile bancare multiple pentru salariul unui singur angajat ar putea indica faptul că salariul unui angajat fantomă este împărțit între asociați.
v. Verificați anomaliile de plată. Dacă, în timpul unei plăți într-o afacere de construcții, unui angajat i se emit mai multe cecuri în aceeași perioadă de facturare, sau imaginea facturii cecului arată că a fost verificată de o persoană al cărei nume este diferit de cel al destinatarului, atunci este posibil să aveți probleme cu mâinile tale.
d. Bonusurile sau salariile cresc anomalii. Dacă observați în orice moment că un angajat primește un bonus diferit de distribuția tipică a bonusurilor companiei sau dacă un angajat primește creșteri salariale multiple într-un an, atunci acesta este un motiv pentru anchetă. …
e. Tendințele de agrement ale angajaților. Angajatul nu a primit concediu plătit sau concediu medical pentru tot anul, sau persoana care procesează salariul nu își ia niciodată concediu. Un concediu forțat sau rotația sarcinilor este un control eficient, a spus Wilder.
20 de sfaturi sigure despre cum să preveniți fantomele în compania dvs. de construcții
Datorită numărului mare de variabile care afectează modul în care sunt înșelați angajații frauduloși, nu există o modalitate fiabilă de a preveni acest lucru sau de a determina angajații să ia măsuri. Cu toate acestea, există mai mulți pași pe care îi puteți lua pentru a reduce riscul:
- Efectuarea unui audit al angajaților fantomă
În majoritatea cazurilor, angajații fantomă sunt descoperiți printr-un audit aprofundat al evidențelor dvs. de salarizare. Ar trebui ca cineva din afacerea dvs. de construcții să compare în mod regulat înregistrările de salarizare cu rapoartele temporare ale cardurilor și fișierele angajaților pentru a detecta discrepanțe, cum ar fi angajații falși, duplicarea numerelor de securitate socială, duplicarea adreselor sau duplicarea conturilor bancare. „2”>
Un alt lucru pe care ar trebui să-l faceți în afacerea dvs. de construcții pentru a preveni apariția lucrătorilor fantomă este să vă asigurați că diferite părți ale procesului dvs. de plată sunt gestionate de persoane diferite. Dacă cineva este responsabil pentru autorizarea cecurilor, asigurați-vă că altcineva este responsabil pentru distribuirea cecurilor respective. Dacă cineva are autoritatea de a crea / șterge angajați în sistemul de salarizare, asigurați-vă că altcineva verifică modificările.
- Evaluează politica de resurse umane
Asigurați-vă că personalul dvs. de resurse umane și salarizare vă actualizează complet politica de resurse umane, mai ales atunci când vine vorba de adăugarea și eliminarea angajaților din lista dvs. de angajați. Acest lucru va ajuta la prevenirea utilizării informațiilor foștilor angajați pentru fraudă frauduloasă.
- Faceți salariul mai greu de falsificat
Dacă aveți lucrători care sunt despăgubiți în funcție de timpul lor, asigurați-vă că aveți procese care îngreunează falsificarea înregistrărilor de timp. În mod ideal, utilizați urmărirea automată a timpului atunci când angajații vin și pleacă. Pentru mai multă securitate, utilizați un sistem de urmărire a timpului cu verificare a ID-ului încorporat.
- Verificați periodic rapoartele de salarizare
Revizuirea periodică a rapoartelor de salarizare este un pas important în atenuarea și detectarea fraudei, iar auditorul ar trebui să facă acest lucru mai mult de o dată pe an. Ținând cont de numărul de referință pentru numărul total de angajați din afacerea dvs. de construcții este un bun punct de plecare pentru această revizuire.
De acolo, poate fi la fel de simplu ca scanarea numelor. Trebuie remarcat faptul că, pentru separarea corectă, această revizuire trebuie să fie efectuată de altcineva decât cei care ar putea adăuga noi angajați sau ar putea concedia pe cei vechi.
Dacă salariul dvs. nu se schimbă des, ca în cazurile în care numărul de angajați se schimbă ca de obicei, de fiecare dată când rulați salariul, verificați dacă acesta corespunde așteptărilor dvs. Aruncați o privire atentă asupra oricăror rezultate anormale și aflați la ce să vă așteptați atunci când rulați rapoartele.
- Folosiți reguli de schimbare predefinite
Regulile de schimb predefinite limitează timpul pe care lucrătorii îl pot intra și ieși din muncă. Dacă încearcă să facă acest lucru în afara unei ferestre de timp predefinite, sistemul nu le va permite. Regulile pot fi stabilite pentru persoane fizice, departamente sau pentru companie în ansamblu.
- Folosiți autentificarea utilizatorului
Autentificarea utilizatorului elimină lovirea prietenilor, cerând lucrătorilor să elibereze un ID unic atunci când intră și iese din tura. În funcție de complexitatea sistemului și de capacitatea sa de a se integra cu orice echipament, cum ar fi un scaner, acest identificator poate fi o insignă de identificare, o amprentă digitală sau chiar o fotografie a feței unui angajat.
În ceea ce privește sistemul de salarizare însuși, întrebați furnizorul dacă are caracteristici care pot semnaliza automat înregistrările care ar putea avea probleme cu acestea. Aceste caracteristici sunt destul de comune.
De asemenea, ar trebui să vă conectați software-ul la regulile de prezență audio. De exemplu, cele mai bune practici necesită angajații care trec peste fereastra aprobată să activeze sau să dezactiveze manual solicitarea unei intrări de la managerul lor. Managerul poate examina circumstanțele din jurul motivului pentru care acest angajat a întârziat sau a întârziat și poate stabili dacă permite înregistrarea.
- Vedeți permisiunile utilizatorilor sistemului
Ar trebui să puteți restricționa accesul la fiecare utilizator numai pe baza nevoilor acestora, astfel încât lucrătorii obișnuiți să nu își poată schimba ratele de plată. De asemenea, puteți restricționa posibilitatea de a modifica ratele de plată, de exemplu, după analizarea performanței.
- Scapă de cecurile de hârtie
Verificările fizice sunt mult mai ușor de falsificat și furat decât omologii lor digitali, deci luați în considerare o cale de depunere directă sau de card de plată, dacă nu ați făcut-o deja. Software-ul dvs. ar trebui să vă permită să modificați cu ușurință metodele de plată.
- Generarea de rapoarte de excepție
Sistemul contabil ar trebui să fie conceput cu controale care să pună semnalizări roșii pe rezultatele care sunt în afara parametrilor normali. Acestea pot include:
- Când este adăugat sau eliminat în statul de plată, un raport ar trebui să fie generat automat pentru managerul corespunzător.
- Plata orelor suplimentare sau a plăților de stimulare care depășesc parametrii specificați ar trebui să genereze un raport de excepție.
- Căutați angajați fără deduceri
O modalitate bună de a identifica angajații fantomă în compania dvs. de construcții este să căutați pe cineva cu mici sau deloc deduceri din salariile sale. Antreprenorul se confruntă rar cu problema creării unui set complet de înscrieri pentru beneficii, mai ales că acest lucru va duce la o scădere a sumei de bani pe care o pot fura de la angajator.
- Distribuirea manuală a chitanțelor
Din când în când, ar trebui să vă ghidați după principiul distribuției manuale a cecurilor la firma dvs. de construcții. Optând pentru distribuirea manuală a verificărilor, organizația dvs. va avea o oportunitate mai bună de a identifica angajații fantomatic.
- Analiza adreselor sau a conturilor de depozit direct
Un alt lucru pe care îl puteți face în compania dvs. de construcții pentru a preveni apariția lucrătorilor fantomă este analizarea adreselor sau a conturilor de depozit direct. Ca parte a procesului de verificare a contului și a adresei, organizația dvs. poate identifica numerele de cont, de adresă sau de securitate socială duplicate pentru mai mulți angajați.
- Analiza deducerilor din cecurile salariale
Dacă aveți salariați care nu rețin impozite sau alte deduceri, aceștia pot fi angajați fantomă. Prin analiza depozitelor directe, puteți reduce costurile forței de muncă prin eliminarea cecurilor pe hârtie și a posibilității de modificare, contrafacere și majoritatea furturilor, deși acest lucru nu împiedică direcționarea greșită a depozitelor către conturi neautorizate.
- Examinați salariile care au aprobare dublă
În timp ce majoritatea sunt legitime, două semnături pot semnala o aprobare falsă a unui angajat plecat, pe care hoțul o menține și o depune în propriul cont.
- Feriți-vă de modificările bugetare în costurile salarizării
Plata costurilor mai mari decât cele bugetate poate indica angajați șomeri, deci ar trebui să fiți atenți la orice modificare neplanificată a bugetului.
- Utilizați separarea funcțiilor
În cadrul companiei dvs. de construcții, trebuie să vă asigurați că multe dintre funcțiile de salarizare nu sunt delegate unei singure persoane. Asigurați-vă că funcțiile de pregătire, plată și distribuire a salariilor sunt separate. Ar trebui aplicat în următoarele moduri:
- Nimeni nu ar trebui să poată adăuga un nou angajat la salarizare, să stabilească salarii, să introducă orele și să plătească o persoană.
- Ar trebui să existe o reconciliere lunară între salarizare și lista personalului din departamentul de resurse umane efectuată de cineva din afara departamentului de salarizare.
- Persoana care autorizează cecul nu trebuie să aibă dreptul de a primi cecuri tipărite.
- Funcția de salarizare trebuie să fie independentă de funcția de registru general.
- Profesioniștii IT nu ar trebui să aibă acces la programe de resurse umane sau salarizare.
18. Rulați periodic SSN-ul tuturor angajaților prin intermediul site-ului web al Administrației de securitate socială, în special a celor din funcții de responsabilitate, și verificați-i. Alte site-uri web pentru verificarea identificării angajaților includ verificarea E sau site-ul IRS. Acest lucru vă va ajuta să aflați cine este cine.
20. Folosiți un sistem de plăți care solicită angajaților să se identifice
Dacă acest lucru implică utilizarea unui sistem electronic de glisare, examinați cu atenție dacă aceleași două persoane își vor glisa continuu cărțile aproximativ în același timp. Acest lucru ar putea indica faptul că cineva a furat insigna celei de-a doua persoane, iar al doilea nu a raportat lucrarea.
- Examinați cât de consistente sunt orele angajaților
Dacă ceasul nu se schimbă niciodată, ar putea fi un steag roșu care să semnaleze angajatul fantomă, deoarece escrocul vrea să se asigure că nimeni nu se uită la acea persoană și dictează ce se întâmplă.
Concluzie
Deși flagelul muncitorilor fantomă poate să nu dispară în curând, aplicarea câtorva dintre măsurile de mai sus vă va ajuta să vă salvați compania de construcții de amenințarea muncitorilor fantomă.
