Potrivit studiului, aproximativ 50% dintre angajați consideră că întâlnirile sunt cea mai mare pierdere de timp. timpul lor la locul de muncă este cel mai mare ucigaș al productivității.
Nu vorbim aici de conferințe, seminarii și ședințe de consiliu, care sunt de obicei bine planificate. Vorbim despre acele întâlniri interne ale angajaților care de obicei durează ore întregi, dar nu sunt întotdeauna necesare.
Desigur, întâlnirile de afaceri oferă o oportunitate de a discuta aspecte importante despre companie și tot ceea ce este legat de aceasta, dar aceste întâlniri au un dezavantaj în uciderea productivității atât a angajaților, cât și a managerilor. Acest lucru explică de ce experții au recomandat anularea majorității întâlnirilor de afaceri ca o modalitate de îmbunătățire a productivității. Iată 10 motive pentru care întâlnirile de afaceri scad productivitatea:
10 motive pentru care întâlnirile de afaceri reduc productivitatea
1) întâlnirile de afaceri pierd timpul
După cum sa menționat anterior, majoritatea întâlnirilor de afaceri ocupă o proporție semnificativă din timpul angajaților, lăsându-le cu foarte puțin timp pentru a îndeplini sarcini importante. Pentru directori, acest lucru este și mai rău – mai mult de jumătate din timpul lor este petrecut într-o întâlnire sau alta cu angajați sau părți interesate, precum clienți, furnizori și parteneri de afaceri. De fapt, unul dintre semnele distinctive ale liderilor de afaceri de astăzi este acela că își petrec cea mai mare parte a timpului în întâlniri de afaceri.
2. Majoritatea întâlnirilor de afaceri nu oferă un plan de acțiune
3. Majoritatea întâlnirilor de afaceri nu sunt pregătite pentru
Majoritatea întâlnirilor de afaceri sunt convocate atunci când devine clar că organizatorul nu are nevoie să adune nimic pentru întâlnire; vor doar să vorbească despre ceva, neglijând că este o pierdere de timp prețios. Fără o schiță clară a ceea ce va discuta întâlnirea și cât timp va dura, vor fi discutate probleme inutile (, și pentru orice resturi va fi programată o altă întâlnire) și nu se va obține nimic pozitiv.
4. Problemele discutate la ultima ședință sunt luate în considerare
Acesta este unul dintre cele mai frecvente motive pentru care întâlnirile de afaceri durează mai mult decât de obicei. Acest lucru va face ca o întâlnire de afaceri să fie o continuare cu succes a celei anterioare și nu o repetare a celei anterioare. Deci, excludeți întotdeauna această prostie. citind procesul-verbal al ultimei ședințe din agenda lor.
5. Uneori, întâlnirile de afaceri sunt împărțite în întâlniri suplimentare .
Uneori, o întâlnire de afaceri declanșează noi dezbateri și discuții. Deși este perfect normal ca astfel de idei noi sau probleme să apară în timpul unei întâlniri, lăsarea acestora să schimbe direcția întâlnirii este o greșeală obișnuită care duce la prelungirea timpului de întâlnire și la întâlniri neproductive. Și pentru fiecare întâlnire care nu produce rezultate bune, vor veni mult mai multe până când se va atinge un obiectiv acceptabil.
6 persoane comunică în cadrul întâlnirilor de afaceri
Întâlnirile de afaceri distrug productivitatea, deoarece durează mai mult decât de obicei. Și unul dintre motivele pentru care durează mai mult este comunicarea inutilă între vizitatori. Oamenii își întreabă colegii ce au făcut în weekend, când astfel de întrebări puteau fi puse la prânz.
7. Unele puncte de întâlnire se repetă din motive stupide.
Un alt motiv pentru care majoritatea întâlnirilor de afaceri durează prea mult este acela de a repeta inutil ceea ce s-a discutat, astfel încât oricine a intrat în timpul unei întâlniri sau a lipsit de la ultima ședință să poată înțelege de unde provine. Acesta este un mod subtil de a neglija importanța timpului altor națiuni. Indiferent cât de importantă este persoana pentru afacere, ar trebui să existe o modalitate alternativă de a-i spune ce a ratat la ședință.
8. Majoritatea întâlnirilor sunt sesiuni de brainstorming.
Dacă afacerea trebuie să atingă un obiectiv specific și are nevoie de idei de la angajați și manageri cu privire la modul de realizare a acestui obiectiv, aceasta poate necesita o întâlnire de afaceri. Cu toate acestea, ceea ce este greșit pentru majoritatea organizatorilor de afaceri este să folosească întâlnirea ca vehicul pentru a veni cu idei noi. Acest lucru va necesita întotdeauna timp, mai ales că majoritatea angajaților trebuie să găsească idei la fața locului pentru care nu erau pregătiți. În mod ideal, agenda ar trebui comunicată participanților, astfel încât fiecare să își propună propriile idei.
9. Tehnologia prelungește majoritatea întâlnirilor
Majoritatea întâlnirilor de afaceri sunt excesiv prelungite de necesitatea de a repara un proiector, de nevoia de a căuta informații pe internet sau de organizator, care trebuie să primească un apel. Toate acestea măresc timpul total petrecut în întâlnirile de afaceri.
10. Majoritatea întâlnirilor de afaceri se țin în scop informativ: întâlnirile de afaceri ar trebui organizate în scopul luării deciziilor. Citirea informațiilor inutile dintr-o prezentare PowerPoint sau relatarea istoricului companiei va pierde doar timpul.
