Det sies ofte at hendelsesplanleggere glir rundt og ser samlet og rolige ut mens de padler under vann for å holde ting på plass. Å se en kommersiell begivenhet, det være seg en offentlig begivenhet, konferanse, innsamling eller til og med en messe, er ikke annerledes enn å se en liten bedrift i mikrokosmos. Dette krever høy grad av detaljrikdom, idégenerering, programvarehåndtering for hendelser, planlegging, økonomistyring, logistikk og sikkerhet, samt salgs- og markedsføringselementer.
Her er 10 av de beste tipsene for å organisere et godt forretningsarrangement.
Sette mål
Dette er et godt utgangspunkt for et godt kommersielt arrangement. Du må spørre deg selv hvorfor du organiserer et bestemt arrangement? Gode grunner kan være å lansere en ny kampanje, generere inntekter, markedsføre et merke og innpode læring. Sørg for at du er merket med målene dine.
Innholdsformat og design
Når du har kartlagt og hvis du har bestemt at et live -arrangement er den beste bruken av budsjettet for å nå dine mål, og etter å ha fullført en mulighetsstudie, er det neste å vurdere det passende formatet. Er hendelsen for eksempel en intensjon om å opprette en storstilt offentlig begivenhet eller en nisjearrangement? Derfor vil dette avgjøre behovet for å bygge et prosjektteam som skal sikre at kreativ og logistisk tenkning er oppdatert.
Arrangementsplanlegging
Mer generelt kan hendelsesprosesser deles inn i tre grupper: markedsføring, innhold og logistikk. Hvert forretningsarrangement trenger en økonomisk plan og en detaljert prosjektrapport som bryter ned alle ressurser, tidslinjer og ansvar som kreves for å være vert for et førsteklasses forretningsarrangement. Risikostyring og beredskap må også implementeres. Timing er også veldig viktig. Tillat glidning i handlingsplanen din, og aldri undervurder hvor lang tid det vil ta å få innholdet i et fullført prosjekt.
logistikk
Det er noen kontrakter ved kommersielle arrangementer som du kanskje må forhandle med, for eksempel markedsførere, transporter, forvaltere, gulv, barrierer for mennesker, helse- og sikkerhetskonsulent, forsikring, billettkontor og lisenser inkludert. Maksimering av relasjoner er avgjørende for å levere kvalitetstjenester og er ofte en god målestokk for å identifisere hvem som skal være ansvarlig for levering på stedet. Et element som er viktig for kontantstrøm, er å spørre når leverandører ber om betaling. Stol på meg, ingen eventplanlegger vil betale for tjenester selv før deltakerne har hentet billettene sine. Du bør også spørre om du kan betale i avdrag, noe som er en god måte å spare penger på det foreslåtte budsjettet.
Oppfølging og evaluering
Oppfølging og evaluering bør planlegges før arrangementets start, ikke etter. Dette er for å sikre at all goodwill aktiveres og at god energi omsettes til forretningsutvikling. Som eventplanlegger vil du bli begeistret for å ha et flott forretningsarrangement basert på tilbakemeldinger fra kunder. Hvis tilbakemeldingen er negativ, er det et privilegium å gi mulighet for forbedring og bedre planlegging i oppfølgingsaktiviteter. Tilbakemeldinger bør ikke skuffe deg, men det bør være et insentiv til å revitalisere spillet ditt i fremtiden.
Konklusjon
Som eventplanlegger er en god måte å opprette et førsteklasses forretningsarrangement avhengig mye av dine mål, nøye planlegging, logistikk og estimater. Hvis du tydelig kan følge tipsene ovenfor, er du godt i gang med å oppnå et kommersielt arrangement i toppklasse.
