Du har tatt deg tid til å lage den perfekte forretningskontinuitetsplanen. Du har til og med trent opp alle interessenter og sørget for at alle nøkkelmedarbeidere vet nøyaktig hva de skal gjøre til enhver tid. Men hvordan kan du være sikker på at du har en pålitelig plan ?
Du kan faktisk ikke si det med mindre du har sjekket forretningskontinuitetsplanen din for å gi deg en ide om den virkelige situasjonen i livet. vil se slik ut. Men siden ingen bedriftseier kan vente til en katastrofe inntreffer, slik at de kan teste sin forretningskontinuitetsplan, må det finnes kreative måter å teste planen på. Før du diskuterer noen av teststrategiene du kan bruke, er det viktig å tenke på hvordan du planlegger for vellykkede tester av din forretningskontinuitetsplan.
Først må du bestemme deg for målene for testen. Hva har du egentlig tenkt å oppnå? Hvordan vil du rangere forestillingene? Hvilke resultater forventer du ? Du må svare på disse viktige spørsmålene for å gjøre deg i stand til å lage robuste øvelser for å validere din forretningskontinuitetsplan.
Det hjelper også å sette sammen en gruppe testutviklere for din forretningskontinuitetsplan. Denne gruppen vil være ansvarlig for å utforske de viktigste forretningsområdene som kan bli berørt av nødssituasjonen og deretter utvikle både eksperimentelle og teoretiske oppgaver som vil bidra til å teste forretningskontinuitetsplanen. Her er noen kreative og smarte måter å teste din forretningskontinuitetsplan på.
Slik sjekker du forretningskontinuitetsplanen din
en. Rundebordsdiskusjoner
Dette kan gjøres ved å la nøkkelpersonell eller respondenter sette seg ned for å diskutere mulige katastrofescenarier og hvordan de skal håndteres. Dette er en smart måte å sørge for at hver ansatt eller respondent vet nøyaktig hva deres rolle i katastrofegjenoppretting er, og at de virkelig er i stand til å utføre den rollen.
Du kan fortsette å lære noen hvordan de skal reagere i årevis og likevel bli dypt overrasket når en katastrofe til slutt skjer – fordi personen undervurderer. For å unngå disse situasjonene er det best å sørge for at alle forstår hva som kreves av dem gjennom muntlig demonstrasjon. hvordan de vil svare på kritiske nødsituasjoner og hvordan de vil oppfylle sine forretningskontinuitetsroller.
b. Test noen variabler
Når en ulykke inntreffer, starter den i utgangspunktet som en situasjon som berører en liten del av organisasjonen, som så sprer seg og påvirker hele organisasjonen. For eksempel kan et lite databrudd være en stor katastrofe for en organisasjon hvis det ikke sjekkes i tide.
Derfor, hvis du ønsker å teste din forretningskontinuitetsplan, kan du lage en liten testsituasjon, for eksempel begrense bedriftens internettilgang eller med vilje forstyrre arbeidsforløpet, og deretter observere hvordan ansatte reagerer på dette. Sørg også for å sammenligne svarene deres med det som er beskrevet i forretningskontinuitetsplanen for å sikre at de virkelig forstår rollen sin og handler deretter.
c. Skap ubehag
En annen effektiv strategi er å skape en ubehagelig situasjon. Hvis det er noe de ansatte er så vant til å jobbe med, prøv å fikse problemet i noen dager og se hvordan de takler det uten det.
For eksempel kan du gjøre varebiler «utilgjengelige». i noen dager og se hvordan de kan sikre at kundene fortsatt er fornøyde og forsynt. Ideen er å observere hvordan dine ansatte kan reagere og håndtere en ressursbegrenset situasjon.
d. Nødøvelser
Dette kan brukes til å validere din forretningskontinuitetsplan så vel som den ansattes respons på nødsituasjoner og sikkerhetsproblemer. Når en katastrofe inntreffer, er den første øvelsen evakuering. Derfor må du sørge for at dine ansatte og respondenter forstår evakueringsprosedyren fullt ut. Dette bør gjøres minst en gang i året.
e. Seminarer og treninger
Regelmessige seminarer og treningsøkter med praktiske økter på slutten av dagen kan bidra til å øke dine ansattes kunnskap om forretningskontinuitetsplanlegging. I tillegg kan øvingsprøver og oppgaver på slutten av disse treningene også bidra til å teste kunnskapen deres.
f. Regelmessige kontroller
Det hjelper også å gjennomføre regelmessige gjennomganger av kontinuitetsplanen din. Du kan ansette eksperter på forretningskontinuitetsplanlegging for å hjelpe med å evaluere planen din og bedriftens katastrofeberedskap, som vil gjennomgå planen din og gi profesjonelle råd om hva du bør inkludere eller ekskludere fra forretningskontinuitetsplanen for å gjøre det.
Hvordan implementere en forretningskontinuitetsplan
Selv om du trenger en moderat dose optimisme for å komme i gang og starte virksomheten din, bør du alltid huske at virksomheten din kan møte store utfordringer når som helst. Katastrofe er et slikt problem.
Selv om katastrofer er uforutsette, må du forberede virksomheten din på dem slik at den kan fortsette selv i møte med disse katastrofene. Det skal ikke mye til for å forstyrre det daglige arbeidet ditt. Selv en enkel naturkatastrofe som et strømbrudd eller et nettkriminelt angrep kan skape kaos på virksomheten din, for ikke å nevne store katastrofer som alvorlige flom og orkaner.
En forretningskontinuitetsplan er en koordinert strategi som inkluderer planer og prosedyrer som sikrer kundene at virksomheten er i stand til å møte deres behov til enhver tid etter uplanlagte forretningsavbrudd. Den beskriver hvordan virksomheten din vil fortsette å fungere etter enhver form for katastrofe. Å ha en slik løsning betyr at du vil fortsette å tilby dine produkter eller tjenester (viktigst for forretningsdriften ) og bestemme ressursene som trengs for å sikre kontinuiteten i virksomheten din.
Å ha en forretningskontinuitetsplan er veldig viktig, men å få det gjort riktig – og til rett tid – er enda viktigere. Du vil ikke oppnå dine forretningskontinuitetsplanleggingsmål hvis planen er dårlig implementert.
Hvilke typer katastrofer virksomheten din kan møte vil avgjøre hvilke handlinger du må ta for å sikre forretningskontinuitet i møte med slike katastrofer. For eksempel, i tilfelle brann eller annen naturkatastrofe som setter bedriftsbygningen din i fare, bør en av de viktigste planene dine være å evakuere dine ansatte til utpekte møteområder andre steder. Men i tilfelle en miljø- eller værrelatert katastrofe, kan evakuering av bedriftsbygningen sette dine ansatte i større risiko for skade. Derfor er det viktig å ta de riktige grepene når man prøver å sikre kontinuitet i virksomheten.
Implementering av en forretningskontinuitetsplan bør være en enkel oppgave hvis du har gjort det beste for å lage planen i utgangspunktet. Og trinnet du tar under implementeringen avhenger av katastrofene du forbereder virksomheten din på. Her er de typiske trinnene du må følge når du implementerer en forretningskontinuitetsplan:
Trinn 1 – … Sjekk forretningskontinuitetsplanene dine for evakueringsplaner basert på typen katastrofe. Din første prioritet er å sikre at alle, spesielt dine ansatte, er ute av kontoret og er trygge. Å miste en ansatt i en katastrofe kan skade virksomheten din, avhengig av hvor viktig det er for virksomheten din. Når du når de angitte evakueringsmøtestedene, foreta en persontelling for å sikre at alle er tilstede og at alt er i orden. Hvis en ansatt er berørt av katastrofen, begynn å gjøre en innsats for å hjelpe dem å komme seg så raskt som mulig.
Trinn 2: Vurder omfanget av skaden forårsaket av katastrofen. Har du mistet varelageret ditt? Har du mistet viktig kunde- og produktinformasjon? Har katastrofen forårsaket betydelig skade på datasenteret ditt? Du har mistet noen viktige eiendeler i virksomheten din ? Svarene dine avgjør hvilke skritt du skal ta for å gjenopprette tapte gjenstander fullstendig.
Trinn 3: kontakte tredjeparter som kan hjelpe deg. Kontakt leverandørene og kundene dine for å fortelle dem om utviklingen og be om deres støtte mens du prøver å gjenoppta virksomheten din. Ta også kontakt med forsikringsselskapet ditt for å begynne å ta skritt for å sende inn et krav.
Trinn 4: Lag et møte med dine ansatte, ledere og aksjonærer. På møtet må du varsle dem om tiden det vil ta å gjenopprette og fremheve de forskjellige gjenopprettingsstrategiene i din forretningskontinuitetsplan.
Trinn 5. Begynn å restaurere varene eller tjenestene som trengs for å bringe virksomheten din tilbake til funksjonelt nivå, selv om bedriftsbygningen fortsatt er under oppussing. Hvis noen av dine ansatte for øyeblikket er i stand til å jobbe eksternt, så innrøm det, siden målet ditt er å få virksomheten din på fote igjen så snart som mulig.
Trinn 6: Sjekk forsikringsdekningen og finn ut hvilke skadede eiendeler (som maskinvare/programvare og infrastruktur må byttes ut ). Lag en komplett liste over disse eiendelene og analyser hvordan du erstatter dem. Send listen til forsikringsselskapet, sammen med kostnadene for å erstatte de tapte eiendelene.
Mens forretningskontinuitetsplaner varierer avhengig av virksomheten og typen katastrofe som forventes, gjelder disse trinnene for nesten alle forretningskontinuitetsplaner.
