Hver gang virksomheten din trenger å motta forretningsbesøkende fra utlandet, må du skrive et invitasjonsbrev for forretningsvisum. Disse besøkende kan være dine eksisterende eller potensielle kjøpere, eksisterende eller potensielle investorer, messe- eller konferansedeltakere, utenlandske partnere eller agenter, utenlandske ansatte eller enkeltpersoner som kommer for opplæring på stedet på selskapets fasiliteter.
Ditt brev En invitasjon betyr en klar forklaring av årsakene og de planlagte aktivitetene for besøket. Han vil også kunngjøre søkernes planer om å returnere til hjemlandet ved slutten av besøket. Men du bør huske på at et invitasjonsbrev ikke er en garanti for at besøksvisumet ditt blir godkjent. Imidlertid, hvis du ikke skriver, vil visumet for besøk bli avvist, ettersom skrift alltid er et must for forretningsreisende.
Hvis din bedrift inviterer en besøkende til forretningsformål, bør du eller en annen representant for din bedrift skrive et invitasjonsbrev til den besøkende. Du bør sende den besøkende to originale kopier av brevet – en som han må oppgi når han søker om visum og andre når du kommer inn i landet ditt.
Hvor godt du lager din virksomhetsvisuminvitasjon kan i stor grad avgjøre om besøksvisumet ditt er godkjent eller ikke (selv om visumsøkere vil vurdere andre faktorer, for eksempel om søkeren er kvalifisert til å besøke landet ditt ). Så du trenger å vite hvordan du skriver overbevisende forretningsinvitasjonsbrev. Her er generelle retningslinjer for å skrive en invitasjon til forretningsvisum.
Hvordan skrive et eksempel på en invitasjonsmal for forretningsvisum
1. Adresse riktig: invitasjonen til virksomhetsvisum blir avvist hvis den blir feil adressert. De fleste ambassader eller høye kommisjoner vil ikke tilgi engang en skrivefeil i adressen, så du må gjøre det riktig. Før du skriver brevet ditt, vennligst besøk den offisielle nettsiden til ditt lands ambassade i det landet for å få riktig adresse å sende slike brev til.
I tillegg må du også bruke den riktige hilsenen. Hvis du vet navnet på den konsulære offiseren som vil motta brevet, kan du aktivere det. Men hvis du ikke vet navnet på den sannsynlige mottakeren, en enkel hilsen som Kjære konsulær offiser .
2. Angi navnet og plasseringen til de besøkende: <Du må tydelig angi navnet på den besøkende som ber om visum for et forretningsbesøk, akkurat slik det står på passet hans. For å unngå feil må du sjekke med den besøkende før du skriver brevet ditt. Vær oppmerksom på at det må være konsistens i hele dokumentasjonen. For eksempel, hvis besøkende kommer først i alle legitimasjonene sine, må du skrive etternavnet i e -posten først for å unngå forvirring.
3. Angi plasseringen til de besøkende og annen relevant informasjon-: I invitasjonsbrevet for virksomhetsvisum må du også inkludere navnet på de besøkende, navnet på selskapet de representerer, deres posisjon i det selskapet og deres forhold til din bedrift.
Avhengig av kravene kan mottakeren bli pålagt å oppgi besøkendes fødselsdato, by, fødeland, passnummer, sivilstatus og andre personlige data. I alle fall må du inkludere den besøkendes fulle kontaktinformasjon, fordi den konsulære avdelingen kan være lurt å kontakte dem direkte for noen spørsmål.
4. Angi formålet og varigheten av besøket: invitasjonsbrevet for forretningsvisum skal også angi formålet du inviterer den besøkende til, samt hvor lang tid de vil tilbringe i landet ditt før de returnerer til landet sitt.
I tillegg må du angi intensjonen til de besøkende å forlate landet ditt så snart formålet med besøket er nådd. For å overbevise mottakeren om dette, må du angi alle forpliktelsene til besøkende i hjemlandet som vil få dem til å reise så snart formålet med besøket er oppnådd.
5. Oppgi hvem som skal dekke kostnadene: du må også angi i brevet om du eller den besøkende dekker reise- og tilhørende utgifter. Hvis du vil dekke utgifter, kan du bli bedt om å dokumentere midler for å dekke utgiftene, for eksempel et kontoutskrift.
Etter å ha tatt med alle viktige opplysninger, angi i det siste avsnittet at du kan bli kontaktet for ytterligere avklaring. Og ta med kontaktinformasjonen din. Avrund brevet ditt Vennlig hilsen eller annen akseptabel nedleggelse; følg det deretter med din signatur, navn og posisjon i selskapet du representerer.
Husk igjen at invitasjonsbrevet ikke er et nødvendig dokument, men det inneholder dokumentasjon som støtter behovet for visum og kan forenkle visumsøknadsprosessen.
