Det spiller ingen rolle hvor mye du har brukt på å forsikre ulike aspekter ved virksomheten din; du trenger fortsatt en forretningskontinuitetsplan.
En forretningskontinuitetsplan gjør det enkelt å administrere katastrofeoperasjoner og få virksomheten tilbake på sporet i tilfelle en uforutsett ulykke. Med en forretningskontinuitetsplan trenger du ikke miste mye når det gjelder kundeemner, kunder og ansatte i tilfelle en katastrofe. Du vil kunne fortsette virksomheten din igjen som om ingenting hadde skjedd.
En forretningskontinuitetsplan er en av de billigste forsikringsformene et selskap kan ha, da det ikke vil koste noe. Dessverre velger mange selskaper å videreformidle dette viktige aspektet, og bryr seg vanligvis ikke før det er for sent. For å utvikle din egen forretningskontinuitetsplan, er det noen sjekklisteelementer du bør inkludere.
Skrive et eksempel på en mal / sjekkliste for forretningskontinuitetsplan
1. Liste opp målene og målene med planen
Først må du tydelig analysere årsaken til å lage din forretningskontinuitetsplan og målene du vil oppnå. Selvfølgelig er hovedmålet ditt med å lage en forretningskontinuitetsplan å hjelpe bedriften din til å sprette tilbake så raskt som mulig i tilfelle en katastrofe. Du må oppgi dette i Business Continuity Plan (BCP) så vel som arten av de potensielle katastrofene.
2. Reservepersonell
Deretter bør du lage en liste over personalet som vil være ansvarlig for å ta beslutninger eller utføre viktige roller i tilfelle en katastrofe. Noen jobbfunksjoner er for viktige til å stå tomme av en eller annen grunn, ettersom det å la dem stå ledig kan føre til enda flere problemer for selskapets fortsatte eksistens. Du må identifisere slike stillinger og lage en liste over personer som vil fylle slike stillinger, sammen med kontaktadresser, e -postadresser og telefonnumre og all annen nødvendig kontaktinformasjon.
3. Eksterne kontakter
I tillegg til interne kritiske stillinger, er noen eksterne stillinger også svært viktige, for eksempel forretningskonsulenter, selskapsadvokater og regnskapsførere, bankfolk og informasjonsteknologikonsulenter. I utgangspunktet bør dette være mennesker som spiller en viktig rolle og kan hjelpe deg med raskt å hoppe tilbake. Du bør lage en liste over disse personene, sammen med kontaktadressene deres, og inkludere den i din forretningskontinuitetsplan.
4. Utstyr
Det samme kan gjøres med kritisk utstyr. Er det maskiner eller utstyr som er avgjørende for å drive virksomheten din? Er det noen spesiell programvare som inneholder viktige forretningsdata ? Du bør lage en liste over slik maskinvare og programvare. Og hvis det er sikkerhetskopier utenfor nettstedet, bør de også inkluderes.
5. Forretningsdokumenter
Hvert selskap har noen viktige dokumenter og forretningsdokumenter, for eksempel inkorporeringsdokumenter, skattesertifikater, bankdetaljer, leieavtaler og personellinformasjon. I tilfelle en katastrofe som brann eller flom, kan slike dokumenter gå tapt, noe som kan føre til ytterligere komplikasjoner for virksomheten. Hvordan skal du håndtere tapte dokumenter i tilfelle en ulykke ? Du må også inkludere dette i BCP.
6. Utstyr for beredskap
Anta at et produksjonsselskap mister alt av vital utstyr og maskiner som det bruker til å produsere sine varer. Selskapet vil selvfølgelig forsikre dette utstyret og maskineriet, men forsikringsselskapet kommer ikke til å betale deg samme dag som du sender inn kravene dine. er det ikke? Kan du la kundene dine være i fred og la konkurrentene ta over når du prøver å komme sammen igjen ? Du må lage en beredskapsplan for utstyr som du kan bruke til å fortsette å arbeide til du kan begynne å jobbe fullt ut igjen.
7. Et sted for uforutsette hendelser
Hvor vil du flytte virksomheten din midlertidig hvis du mister din nåværende kontorplass? Kan dine ansatte jobbe hjemmefra mens de venter på en tid da du kan gjenopprette posisjonen din ? Dette er tingene du bør studere og beskrive i detalj hvordan dette vil skje i slike situasjoner.
8. Liste over instruksjoner
Det bør også være en liste over instruksjoner som inneholder flere viktige ansvarsområder som skal utføres under en katastrofe og hvordan de skal gjøres, for eksempel bør det være detaljerte instruksjoner om hvordan du kontakter forsikringsselskapet ditt for å informere dem om katastrofen, samt hvordan du sender forsikringskrav. Dette må gjøres for hvert viktig ansvar i selskapet.
9. Dokumentere virksomhetens kontinuitetsplan
Når du har fullført forretningskontinuitetsplanen din, må du sørge for at den er dokumentert i både utskrift og utskrift. Du kan bruke skylagring og tredjeparts sikkerhetskopier for myke kopier. For papirkopier må du sørge for at hver nøkkelperson ikke bare har en kopi, men også en forståelse av hva de skal gjøre med den.
Selv om en forretningskontinuitetsplan er lett å skrive og burde være noe du kan tenke på selv, kan du leie en konsulent for å håndtere deg hvis du synes det er vanskelig å håndtere.
