I næringslivet er takkene alltid velkomne. Enten det er å si takk for en anbefaling eller anbefaling, eller for en annen tjeneste fra en person eller organisasjon, tar det seg tid å si takk, vil ikke bare vise mottakeren hvor mye du verdsetter tjenesten, men det vil også vise din omtanke og hjelp bygge et sterkere forhold til mottakeren.
Selv om en telefon eller en tilfeldig e -post kan virke som nok, har den ikke samme alvorlighetsgrad som et brev sendt i posten. Ved å være spesifikk i stedet for e -post, gir en takkemelding et mer personlig preg på takkemeldingen. Det har også en sterk følelsesmessig innvirkning på mottakeren og har en tendens til å etterlate et inntrykk som varer lenger.
Fordi takkemeldinger kan være svært effektive for å knytte nye forbindelser, utvikle eksisterende relasjoner og vise avsendernes omtanke, er det mer enn nødvendig at hver bedriftseier eller profesjonell vet hvordan de skal skrive dem. Her er noen retningslinjer for å skrive et minneverdig takkebrev.
Hvordan skrive en bedrift takkemelding
1. Velg en passende hilsen: hvis du sender et takkebrev til en bestemt person, kan du for eksempel sende ham eller henne fornavn og etternavn Kjære Mr. Adams. Hvis du henvender deg til mer enn én person, må du inkludere dem alle med navn og tittel i hilsenlinjen. Unngå klisjeer og upersonlige hilsener som f.eks hvem dette kan gjelde, eller kjære herre. Hilsener som dette fjerner gnisten fra brevet ditt og reduserer mottakernes interesse for det. Hilsenen din skal overbevise mottakeren om at takkebrevet ble sendt med vilje.
2. Start med å takke: … Den første setningen i takkebrevet bør være strukturert rundt takkebrevet. Denne setningen kommer etter hilsenen, men før du forklarer hvorfor du takker mottakeren. Prøv å ikke utvide eller svekke denne setningen med unødvendige ord, da jeg vil uttrykke min takknemlighet for det, og jeg skriver bare for å si «takk». Bruk i stedet en direkte setning presentert i en enkel presens i perfekt tid – for eksempel Tusen takk for eller Vi setter virkelig pris på
3.Forklar årsaken til brevet ditt: det er viktig at du først tydelig oppgir årsaken til at du skriver takkebrevet. Brevet ditt vil ikke ha ønsket følelsesmessig innvirkning hvis du ikke gir en grunn, eller hvis du angir en udefinert grunn, for eksempel kan det bety tusen ting, som f.eks. Vi verdsetter virksomheten din eller Tusen takk for at du er der for oss. I stedet skriver du noe sånt som: Tusen takk for at du ga en enorm rabatt sist jeg kom og handlet i butikken din eller Takk for at vi fikk tjene deg i 10 år.
4. Angi fordelen eller verdien av tjenesten -: slik at leseren forstår hvor mye du verdsetter og setter pris på at du takker dem, nevne den største fordelen eller innflytelsen av grunnen du angav tidligere. Du kan for eksempel skrive, Ditt råd har vist seg uvurderlig for å hjelpe oss med å nå selskapenes årlige mål Eller rabatten jeg mottok hjalp meg med å spare noen hundre dollar og var alt jeg trengte å betale for strømregningen min forrige måned. Uttalelser som disse motiverer leseren til å fortsette dette forholdet og tilby mer.
5. Legg vekt på håpet ditt for fremtiden. En av de mest inspirerende og tankevekkende delene av et takkebrev er tanken din eller håpet for fremtiden knyttet til fordelene du har skissert. Sørg for å knytte dette håpet til mottakerens nåværende innsats eller mål. For eksempel kan du skrive: Jeg håper vi fortsetter å dekke dine behov for vedlikehold av eiendeler når du åpner ditt nye Seattle -anlegg. … En slik uttalelse forteller mottakeren hva du forventer og uttrykker eksplisitt ønsket ditt om å etablere et langsiktig forhold til dem.
6. Takk igjen og lukk brevet ditt: Den siste setningen din skal være enkel som gjenspeiler din første takknemlighet. Start med noe slikt Takk igjen for men bruk andre ord av din egen grunn.
I de fleste tilfeller vil det være hensiktsmessig å lukke takkebrevet med noen varianter. Med vennlig hilsen, hilsen eller hilsen. Dette bør deretter følge signaturen din. Skriv alltid navnet ditt i boksen selv om bokstaven skrives ut. Og når det er aktuelt, inkluder ditt navn eller tittel og firmanavnet ditt under navnet ditt.
