Å organisere forretningskonferanser og seminarer er en av de smarteste måtene å markedsføre virksomheten din og øke bevisstheten om merkevaren din. Dette forklarer hvorfor flere tusen forretningskonferanser og seminarer arrangeres årlig.
Hvor godt konferansen eller seminaret ditt går, vil avgjøre hvordan deltakerne ser virksomheten eller merkevaren din. En perfekt organisert forretningskonferanse eller seminar sender signaler om at virksomheten din kan gjøre det riktige hele tiden. På den annen side vil de dårlig forberedte skape langsiktige negative inntrykk i tankene til deltakerne.
Hver prosess, tur, forretningssatsing eller investering; starter med en plan. Ingenting skjer uten kritisk planlegging og oppmerksomhet på detaljer. Som gründer og bedriftseier kan du aldri vike fra å drive seminarer eller forretningspresentasjoner. Hvorfor sier jeg dette ? Nedenfor er noen av grunnene til at forretningspresentasjoner og seminarer er viktige.
Hvorfor organisere forretningspresentasjoner og seminarer er viktig for gründere
Forretningspresentasjoner og seminarer er viktige for prosessen:
- Sender investorer
- Innhenting av kapital
- Produktutgivelse
- Ansattes opplæring
- Å nå ut til kunder og interessenter
- Konferanser
- Beskyttelse av prosjekt eller forretningsforslag
Mesteparten av tiden ser det ut til at forretningskonferanser og seminarer fungerer bra med at alle hendelsene skjer jevnt etter planen. I virkeligheten må imidlertid mye gjøres for å få dette til. Å organisere en vellykket konferanse eller seminar krever omfattende planlegging og forberedelse. Mye må gjøres for å skape den rette atmosfæren og en givende opplevelse for deltakerne. Her er trinnene som kreves for å organisere en vellykket forretningskonferanse eller seminar.
7 «Smarte måter å organisere en forretningskonferanse eller seminar på»
1. Velg et tema eller tema
Temaet eller temaet for arrangementet ditt vil diktere organisasjonen, målgruppen eller deltakerne, gjester og markedsføringstilnærming. Generelt vil en bransjespesifikk forretningskonferanse eller seminar involvere de som driver forretninger i den bransjen eller målrette kunder til selskaper i den bransjen .
I tillegg vil temaet eller temaet for din virksomhetskonferanse eller seminar bestemme hvilken type markedsføringskanaler som skal brukes til annonsering, så vel som enkeltpersonene som utgjør markedsføringsteamet. For eksempel vil en forretningskonferanse eller internettmarkedsføringsseminar sannsynligvis bli påvirket av online markedsføringskanaler ettersom målgruppen kan være tilgjengelig online i stedet for offline.
2. Velg et sted .
Valget av sted for din forretningskonferanse eller seminar avhenger av flere faktorer. Disse inkluderer forventet antall deltakere, tilstedeværelse av dignitarier eller gjester fra andre land, aktiviteter under arrangementet, etc.
Du kan enkelt organisere en typisk forretningskonferanse eller seminar med 100 til 200 deltakere. i et hotellseminarium, kanskje et klasserom eller teaterstil. Arrangementer med 500 til 1000 eller flere deltakere krever imidlertid en stor sal, auditorium eller konferansesenter.
Plasseringen og kvalitetsstandarden på et sted er også viktig, spesielt hvis VIPer eller utenlandske besøkende forventes å besøke. Når det er sagt, trenger du en anerkjent beliggenhet med et innbydende miljø og kvalitetsfasiliteter. Er du sikker på at du ikke vil invitere VIP -er til et forretningsseminar i det som vanligvis kalles slum.
3. Lag en markedsføringsplan
Du må lage en markedsføringsplan som starter med å avgjøre om det er stor etterspørsel etter seminaret ditt for å tiltrekke deltakere. Selv når du gjennomfører en intern workshop, bør du identifisere årsakene til at folk bør være til stede på arrangementet ditt, dette vil hjelpe deg med å planlegge innholdet ditt.
Du må også bestemme hvordan du vil nå dine besøkende og hvor mye det vil koste deg å nå dem. Kommer du til å nå dem gjennom direkte trykkannonsering, post eller markedsføring på sosiale medier? Du må også bestemme hvor mye det koster å belaste dine besøkende. Du kan sjekke hva lignende workshops tilbyr og hva kostnadene er. Du bør imidlertid merke deg at formålet ditt med å organisere et seminar eller seminar vil avgjøre om det er gratis eller kostnad å delta på seminaret ditt.
4. Definer innholdet i workshopen
Før du organiserer et seminar eller holder en presentasjon, må du først finne ut hva temaet ditt er, hvor du vil motta informasjonen, hvem som skal levere den, og hvordan informasjonen vil bli presentert for folk. Du må kanskje også legge til et program eller program med start- og sluttider for hver del av workshopen. Ikke glem å legge til pauser. Lag også en liste over materialet du trenger, for eksempel en arbeidsbok, gjesteforelesere og forelesninger.
5. Skriv en liste over logistikken som vil være nødvendig for arrangementet
Skriv ned kostnaden for å bestille et sete eller sete og ordne seter, innsjekkingsskranken, audiovisuelle behov, projektor, podium og drikke. Det er opp til deg å bestemme om du vil ta med mat og drikke til området, eller om du vil bruke cateringtjenestene på stedet.
6. Opprette og sende invitasjoner via post
Invitasjonene dine kan variere fra en enkel Microsoft Word -utskrift til et uvanlig design av en profesjonell grafisk designer. Alt avhenger av størrelsen og formaliteten på konferansen eller seminaret.
For å gi deltakerne nok tid til å planlegge besøket, bør du sende dem invitasjoner noen uker før arrangementet. Imidlertid må du ikke gjøre dette på forhånd, slik at de kan glemme før den faktiske datoen, for eksempel ved å sende invitasjoner syv måneder før datoen for arrangementet. Alternativt kan du sende invitasjonene dine via e -post. Vær imidlertid oppmerksom på at noen mottakere ikke kan motta invitasjoner via e -post på grunn av overivrige spamfiltre.
7. Start markedsføringen
Markedsføring er den viktigste og vanskeligste oppgaven knyttet til å organisere en forretningskonferanse eller seminar, og den er den viktigste komponenten i suksessen til arrangementene dine. Dette er fordi antall deltakere som kommer til arrangementet ditt, avhenger mye av markedsføringsinnsatsen din. På samme måte avhenger mye av markedsføringen om arrangementet ditt vil nå sine mål eller ikke. Dermed må du vedta den riktige markedsføringsstrategien for å drive imponerende trafikk.
Avhengig av målgruppen din, må du fokusere mer på online eller offline markedsføring. Frittstående metoder inkluderer distribusjon av brosjyrer og fakturaer, avis- og magasinannonser, fjernsyns- og radioannonser og så videre. Internettmetoder inkluderer betalt annonsering, markedsføring på sosiale medier, e -postmarkedsføring, etc.
8. Installer alt annet
Siden formålet med arrangementet ditt er å formidle meldingen til deltakerne, må du forberede presentasjonsmateriell før arrangementet. Det kan være lurt å lage en PowerPoint -presentasjon slik at du har en visuell referanse når du eller presentatørene presenterte materialet.
Sørg for å gi penner og notater til deltakerne, spesielt hvis temaet for forretningskonferansen eller seminaret krever mye skriving. I tillegg må du bestemme hvordan du vil underholde dine medlemmer og gjester. Hvis konferansen eller seminaret skal vare i flere timer, må du tilby lunsj eller lette måltider. Hvis det starter om morgenen og varer mer enn en time til lunsj, må du sørge for lunsj.
Du må også lage navnelapper og et påloggingsark. Deltakerne er glade for å se andres navn og opprinnelse umiddelbart etter å ha møtt dem.
En annen ting du ikke bør glemme å gjøre er å markedsføre virksomheten din, spesielt hvis det er hovedmålet ditt når du organiserer et arrangement. . Lag brosjyrer og annet reklamemateriell om virksomheten din, og vis dem på deltakerbordene. Etter å ha fullført trinnene ovenfor, kan du planlegge et eventsted for en dag eller to og sørge for at alt er klart.
